Conseils et bonnes pratiques pour votre prochaine assemblée générale

En copropriété, l’assemblée générale est un moment important où vous pouvez échanger avec vos copropriétaires sur divers sujets. Pour que votre prochaine assemblée générale soit fructueuse, nous vous donnons quelques conseils et bonnes pratiques dans cet article.

Organisez votre assemblée générale en présentiel ou distanciel

En tant que président du conseil syndical en syndic coopératif, vous devez organiser au moins une assemblée générale par an. Pour chaque assemblée, c’est vous qui décidez du lieu et de la manière dont elle sera tenue (présentiel, distanciel ou vote par correspondance).

Les assemblées générales à distance autorisées jusqu’au 30 septembre 2021

Pour continuer à respecter les gestes barrières, la loi relative à la gestion de la sortie de crise sanitaire stipule que vous pouvez organiser une assemblée générale en distanciel jusqu’au 30 septembre 2021.

Légalement, une assemblée générale en distanciel peut se tenir par visioconférence, audioconférence ou tout autre moyen de communication électronique qui permet d’identifier les participants sans ambiguïté. Lors de l’assemblée générale, il sera possible de demander une preuve d’identité pour s’assurer que ce sont bien les copropriétaires de l’immeuble qui y assistent.

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Bon à savoir :

Il existe de nombreux outils qui permettent de tenir une assemblée générale à distance. Nous avons décidé d’intégrer l’application Zoom à votre espace Matera. Depuis votre espace personnel, démarrez une réunion Zoom sans limite de temps ni participants. Tous les frais relatifs à l’utilisation de Zoom sont inclus dans votre abonnement.

Si vous souhaitez tenir votre assemblée générale par visioconférence, rendez-vous dans l’onglet “Assemblées” de votre espace Matera, puis cliquez sur “Choisir un lieu” et cochez la case “L’assemblée aura lieu en visioconférence”.

L’autre moyen est d’organiser un vote par correspondance. Dans ce cas, les copropriétaires votent en anticipation de l’assemblée générale en remplissant un formulaire de vote joint à la convocation, qu’ils doivent vous transmettre au moins 3 jours francs avant l’assemblée.

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Bon à savoir :

Ces deux types d’assemblée générale sont cumulatifs. Cela signifie que vous pouvez tout à fait organiser une assemblée générale en visioconférence et un vote par correspondance pour les copropriétaires qui n’auraient pas les outils numériques à disposition pour y assister.

Le retour des assemblées générales en présentiel

Par ailleurs, depuis le 9 juin 2021, vous pouvez à nouveau tenir une assemblée générale en présentiel, en respectant plusieurs règles :

  • Une jauge d’au minimum 4 mètres carrés par personne est requise ;
  • Chaque copropriétaire doit se tenir à 1 mètre de l’autre minimum ;
  • Si le lieu de l’assemblée est un espace fermé, il faut ventiler ou aérer régulièrement la pièce ;
  • Le port du masque est obligatoire.

Que l’assemblée générale se tienne en présentiel ou en distanciel, un copropriétaire peut donner son pouvoir en désignant un tiers afin de le représenter durant l’assemblée et de voter en son nom. Le mandataire peut être un proche ou un autre copropriétaire.

Pour cela, le copropriétaire doit remplir un formulaire de pouvoir et le transmettre à son mandataire, qui devra le remettre au président de séance durant l’assemblée. Attention, le mandataire n’est pas tenu de respecter les intentions de vote de la personne qu’il représente ! Veillez donc bien à choisir une personne de confiance si vous choisissez de donner votre pouvoir.

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Bon à savoir :

Par principe, un mandataire peut cumuler trois pouvoirs au maximum. Il existe toutefois une exception à cette règle : en effet, il peut recevoir plus de trois pouvoirs si le total des tantièmes qu’il détient, les siens inclus, n’excède pas 10% des tantièmes de tous les copropriétaires. Ce seuil est porté à 15% jusqu’au 31 janvier 2022 pour inciter les copropriétaires à donner leur pouvoir en période de pandémie.

Mettez le règlement de votre copropriété en conformité avec la loi ELAN

Quelle est la mise à jour du règlement de copropriété à faire et qui est concerné ?

La loi ELAN, entrée en vigueur le 23 novembre 2018, stipule que les copropriétés doivent mettre à jour leur règlement de copropriété. Cette mise à jour concerne :

  • Les lots transitoires, qui sont des lots privatifs pas encore construits, composés d’un droit de construire et d’une quote-part des parties communes ;
  • Les parties communes spéciales, qui sont des espaces communs réservés à l’usage exclusif de seulement quelques copropriétaires, comme l’ascenseur par exemple ;
  • Les parties communes à jouissance privative, qui découlent d’un droit de jouissance exclusif accordé à un ou plusieurs copropriétaires, comme un balcon.

Vous devez donc mettre à jour votre règlement de copropriété uniquement dans les cas suivants :

  • Si votre copropriété comporte des lots transitoires qui sont inscrits dans l'état descriptif de division, mais pas dans le règlement de copropriété ;
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Bon à savoir :

L’état descriptif de division est un document qui répertorie tous les lots de la copropriété avec la partie privative et la quote-part de parties communes associée, exprimée en tantièmes. Chaque lot est numéroté pour être identifié plus facilement.

  • Si votre copropriété contient des parties communes spéciales inscrites dans l'état descriptif de division mais pas dans le règlement de copropriété ;
  • Si votre copropriété comporte des parties communes à usage exclusif, qui sont inscrites dans l'état descriptif de division, mais qui ne sont pas mentionnées dans le règlement de copropriété.

Comment mettre à jour le règlement de votre copropriété ?

Toute modification du règlement de copropriété doit faire l’objet d’un vote en assemblée générale. Pour cela, la résolution associée doit être mise à l’ordre du jour de la prochaine assemblée, à l’initiative du syndic ou bien à la demande d’un copropriétaire ou du syndicat des copropriétaires.

Les copropriétaires doivent vous envoyer leur projet de modification par lettre recommandée avec accusé de réception, de préférence deux mois avant la prochaine assemblée pour respecter les délais légaux d’envoi des convocations.

La modification du règlement de de copropriété est soumise à plusieurs règles de majorité :

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Bon à savoir :

La double majorité est assez difficile à obtenir puisqu’elle doit recueillir le vote favorable de la majorité des copropriétaires, représentant au moins ⅔ des tantièmes de la copropriété.

  • L’unanimité, pour les modifications majeures, comme la modification des droits des copropriétaires sur leurs parties privatives ou encore la répartition des charges de copropriété.

Puisque la mise en conformité du règlement exigée par la loi Elan concerne une évolution législative, la modification doit être votée à la majorité simple.

Comment Matera peut vous aider dans la mise en conformité de votre règlement de copropriété ?

Si vous avez un doute sur la conformité de votre règlement de copropriété, n’hésitez pas à nous contacter via le bouton “Une question ?” en bas à droite de votre espace. Nos équipes seront en mesure de vérifier votre situation et de vous guider pour régulariser votre situation si besoin.

Pensez aux travaux de rénovation énergétique

Même si aucune loi ne stipule qu’il est obligatoire de réaliser des travaux de rénovation énergétique, l’État encourage les particuliers et notamment les propriétaires-bailleurs à entreprendre ces travaux, à l’image de la loi Climat et Résilience.

Pour ce faire, le gouvernement a mis en place différentes aides, désormais accessibles aux copropriétés, comme MaPrimeRénov’.

Pour prétendre à ce dispositif, vous devez d’abord voter les travaux à faire dans votre immeuble et déposer la demande d’aide avant le 31 décembre 2022. C’est pourquoi, nous vous recommandons d’envisager des travaux de rénovation énergétique lors de votre prochaine assemblée générale pour profiter de cette aide et alléger le coût de vos travaux !

Quels travaux de rénovation énergétique pouvez-vous effectuer dans votre copropriété ?

Les travaux de rénovation énergétique dans les parties communes ont pour objectif de réduire la consommation énergétique de la copropriété. Il existe différents types de travaux de rénovation énergétique comme par exemple :

  • L’amélioration de l’isolation (toiture, murs, fenêtres…) ;
  • L’amélioration ou le remplacement du système de chauffage (chaudière à condensation, pompe à chaleur…) ;
  • L’amélioration ou le remplacement du système de ventilation ;
  • Le changement d’énergie, notamment pour passer aux énergies renouvelables ;
  • L’optimisation des installations électriques.
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Bon à savoir :

Vous pouvez également réaliser des travaux de rénovation énergétique dans votre logement individuel sans l’accord préalable du syndicat des copropriétaires. Cependant, des travaux de rénovation énergétique dans les parties communes auront un impact plus important sur l’amélioration énergétique du bâtiment.

Comment réaliser des travaux de rénovation énergétique en copropriété ?

Même si ce n’est pas obligatoire, la première étape pour réaliser des travaux de rénovation énergétique dans les parties communes est de faire réaliser un audit énergétique ou un diagnostic de performance énergétique (DPE).

À noter que l’audit énergétique et le DPE sont deux diagnostics différents :

  • L’audit énergétique permet de réaliser un bilan complet des performances énergétiques de la copropriété. Le professionnel prévoit également dans son rapport un plan pluriannuel de travaux pour prioriser les travaux à effectuer à court, moyen et long terme ;
  • Le DPE, quant à lui, est une étude technique qui analyse les performances énergétiques d’un logement individuel ou d’un bâtiment. À la fin du DPE, deux étiquettes environnementales sont délivrées : une étiquette énergie qui permet d’estimer la consommation énergétique à l’année, et une étiquette climat qui estime les émissions de gaz à effet de serre d’un logement ou d’un bâtiment. Les deux étiquettes sont classées de A à G, A correspondant à la meilleure performance énergétique et G à la plus mauvaise.
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Bon à savoir :

Le diagnostic de performance énergétique ne donne pas d’indication sur les travaux à réaliser. Il est plus utile pour les logements individuels car il permet d’informer les actuels propriétaires ou les acquéreurs de la performance énergétique d’un bien. Le diagnostic de performance est d’ailleurs obligatoire en cas de vente.

En résumé, il est plus logique d’opter pour l’audit énergétique si vous souhaitez effectuer des travaux de rénovation énergétique en copropriété.

Pour réaliser un audit énergétique ou un diagnostic de performance énergétique, vous devez faire voter cette résolution en assemblée générale de copropriété à la majorité simple de l’article 24 de la loi de 1965.

Lors de cette même assemblée, vous pouvez faire voter en assemblée générale les travaux à effectuer selon la règle de majorité en vigueur, soit la majorité simple.

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Bon à savoir :

Les travaux de rénovation énergétique peuvent représenter un investissement conséquent. C’est pourquoi, il vaut mieux vous assurer que la plupart des copropriétaires sont favorables à ce projet avant de voter la résolution en assemblée générale. Pour être certain que tout le monde adhère au projet, vous pouvez décider de voter les travaux à la majorité absolue au lieu de la majorité simple mais cela n’est pas une obligation.

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Bon à savoir :

Avant de faire voter les travaux en assemblée, n’oubliez pas de mettre en concurrence au moins deux prestataires comme le veut la loi. En plus d’être une obligation, cela vous permettra de choisir le prestataire avec le meilleur rapport qualité-prix. Si besoin, les experts travaux de Matera vous accompagnent dans le choix des prestataires et la comparaison des devis.

Pourquoi faire des travaux de rénovation énergétique dans votre copropriété ?

Même si les travaux de rénovation énergétique peuvent représenter un certain investissement à court terme, les bénéfices à moyen et long terme sont non-négligeables :

  • Vous réaliserez des économies d’énergie, car la consommation énergétique va être optimisée, ce qui fera d’ailleurs baisser les charges de copropriété ;
  • Le confort de vie dans votre copropriété va s’améliorer puisque l’isolation sera refaite et les équipements énergétiques, remplacés ou optimisés ;
  • La valeur de chaque logement individuel va augmenter car les travaux de rénovation énergétique contribuent à valoriser le patrimoine.

Zoom sur l’aide MaPrimeRénov’ pour vos travaux de rénovation énergétique en copropriété

L’aide la plus courante pour les travaux de rénovation énergétique est MaPrimeRénov’, qui existe depuis le 1er janvier 2021. Pour pouvoir prétendre à cette aide il faut que :

  • Votre copropriété soit composée d’au moins 75% d’habitations principales, c’est-à-dire de logements occupés au minimum 8 mois dans l’année ;
  • Votre copropriété soit immatriculée au registre national des copropriétés ;
  • Les travaux envisagés par la copropriété garantissent un minimum de 35% de gain énergétique ;
  • Les travaux soient réalisés par une entreprise labellisée Reconnue Garante de l’Environnement (RGE). Pour trouver une entreprise RGE, vous pouvez vous rendre sur l’annuaire FAIRE du gouvernement ou sur l’annuaire fournisseurs Matera qui répertorie des entreprises proches de chez vous, recommandées par d’autres copropriétés clientes ;
  • Les travaux soient encadrés par une assistance à maîtrise d’ouvrage (AMO). Le maître d’ouvrage choisi devra accompagner la copropriété tout au long des travaux.

Pour les copropriétés, MaPrimeRénov’ couvrira jusqu’à 25% du montant global des travaux, dans la limite de 15 000€ par lot. Cela représente donc une aide maximale de 3 750€ par logement. Le dispositif octroie également deux bonus :

  • Un bonus de 500€ par logement, si les travaux permettent à la copropriété de ne plus être une “passoire thermique” ;
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Bon à savoir :

Une “passoire thermique” désigne une consommation supérieure à 330 kWh/m2 par an. Il s’agit de bâtiments ou de logements mal isolés ayant obtenu une étiquette énergie F ou G lors du diagnostic de performance énergétique.

  • Un autre bonus “bâtiment basse consommation” (BBC) de 500€ par logement est accordé, si les travaux permettent à la copropriété d’atteindre l’étiquette énergie B ou A.

Pour tout connaître sur MaPrimeRénov’, le gouvernement met à disposition un document récapitulatif, qui résume de manière complète ce dispositif. En cas de question, vous pouvez également contacter notre équipe juridique via le bouton “Une question ?” en bas à droite de votre espace Matera.

Votre copropriété a déjà prévu d’entreprendre des travaux de rénovation énergétique ? Vous pouvez d’ores et déjà déposer votre dossier sur : www.maprimerenov.gouv.fr pour faire votre demande qui sera traitée dans un délai de deux mois.

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Bon à savoir :

MaPrimeRénov’ Copropriétés est cumulable avec d’autres aides telles que :

  • Les Certificats d’Economies d’Energie (CEE) : les CEE ont été instaurés par l’Etat pour accélérer les économies d’énergie. Le principe des CEE est d’impliquer les fournisseurs d’énergie pour qu’ils financent eux-mêmes une partie des travaux de rénovation énergétique. Le montant de la subvention varie en fonction des économies réalisées mais la moyenne est de 2000€ par logement ;
  • L’éco-prêt à taux zéro (ou éco-PTZ) : il s’agit d’un prêt à taux zéro qui peut être contracté au nom du syndicat des copropriétaires pour financer plus facilement les travaux de rénovation énergétique. Pour plus d’informations sur ce dispositif, rendez-vous sur le site dédié ;
  • Le chèque énergie : il s’agit d’une aide financière annuelle versée par l’État aux ménages les plus modestes afin de les aider à financer les travaux de rénovation énergétique et à payer leurs factures de gaz et/ou d’électricité.

23 juillet 2021
ÉCRIT PAR
Charlotte Le Breton
Juriste