1. Wieso haben Sie sich nach einer neuen Verwaltungslösung umgeschaut?
Grundsätzlich haben wir uns umgesehen nach einer neuen Verwaltungsform, weil wir mit den jetzigen Beratungen oder besser gesagt den Stellen, die wir mit der Hausverwaltung haben, nicht zufrieden waren. Wir sind eine kleine WEG mit fünf Parteien. Das bedeutet, dass große Unternehmen nicht besonders interessiert sind und wir hatten das Gefühl, dass es nicht transparent ist. Man weiß nicht genau, wofür man am Ende des Tages zahlt und die Abrechnungen waren teilweise unübersichtlich. Man wusste gar nicht, woher die Zahlen kommen.
Wir bekamen einfach einen Haufen Ordner und mussten diese kontrollieren. Das war für uns nicht intuitiv und vertrauenswürdig. Deshalb beschlossen wir vor drei oder vier Jahren, eine Eigenverwaltung zu machen.
Klar, es ist eine kleine WEG, das bedeutet, dass wir relativ wenig Umsätze haben. Aber so etwas aufzusetzen, bedeutet einfach sehr viel Arbeit und viele Erklärungen gegenüber den anderen Eigentümern.
2. Wie sind Sie auf Matera gekommen?
Ich kam irgendwann auf die Idee, online zu recherchieren, was es heute für Möglichkeiten gibt.Dabei bin ich auf wenige andere Unternehmen gestoßen. Es ist, glaube ich, eher auch eine Lücke, die Matera jetzt besetzt. Deshalb bin ich darauf gekommen, mich direkt mit Matera in Verbindung zu setzen und so ist unsere Journey losgegangen.
Der große Vorteil, den ich dabei gesehen habe, ist, dass es zu einhundert Prozent transparent ist. Jeder weiß sofort, wie viel Geld wir haben, wofür wir es ausgeben und kann sich natürlich auch Reports ziehen. Außerdem haben wir ein Dashboard, was es für mich als Verwalter super einfach macht.
3. Wie verlief der Wechsel in die unterstützte Selbstverwaltung mit Matera?
Es war ein bisschen umständlich, aber das ist ganz normal. Jede Hausverwaltung, die irgendetwas übernimmt, benötigt einfach viele Informationen. Diese Informationen müssen erst aufbereitet werden. Wir hatten sehr viel Kommunikation mit Matera, insbesondere ich persönlich. Ich habe mich dabei immer sehr gut aufgehoben gefühlt. Ehrlicherweise hatte ich nie das Gefühl, dass ich nicht wusste, was ich tun muss, um das Ziel zu erreichen. Am Ende des Tages hat mir Matera eigentlich alles abgenommen, was ich auch wollte, dass es mir abgenommen wird, weil ich das ganze Thema nebenberuflich mache und dementsprechend nicht besonders viel Zeit dafür hatte. Es war ein relativ einfacher Übergang mit wenig Aufwand.
4. Was gefällt Ihnen an Matera besonders gut?
Besonders gut gefällt mir die Plattform selbst. So, wie Matera sie gebaut hat, würde ich sie auch bauen. Ich fühle mich einfach sehr wohl und kann mich dadurch relativ schnell einarbeiten. Klar merkt man, dass alles noch relativ frisch ist. Dennoch merkt man auch, dass sehr viel im Hintergrund läuft. Das heißt, es wird viel weiterentwickelt, zum Beispiel das Lastschriftverfahren. Das war am Anfang nicht da. Das ist ein riesengroßer Vorteil für uns als WEG, dass wir einfach automatisiert die Einzüge von den jeweiligen Konten haben. Jeder bekommt eine E-Mail und weiß ganz transparent, wie viel am ersten des Monats abgebucht wird. Das macht es einfach viel einfacher, vor allem auch für mich als Verwalter. Ich nutze zum Beispiel die App, scanne irgendwelche Rechnungen ein, die automatisch in das System hochgeladen und kategorisiert werden. Ich kann dann einfach sagen: "Okay, das passt, ich füge das einem Dienstleister hinzu und überweise." Ich bekomme eine letzte SMS und schon ist die Arbeit erledigt. Früher war es so, dass ich in der Woche ein bis zwei Stunden dafür investiert habe, um die aktuellen Buchungen zu kategorisieren oder Überweisungen zu machen. Jetzt hat es sich auf zwei bis drei Minuten reduziert. Außerdem ermöglicht die App, dass man ohne viel Aufwand seiner Verwaltertätigkeit nachkommen kann, egal wann und wo man ist. Das eine Mal war ich sogar auf Dienstreise in den USA. Das Gleiche gilt aber auch für Versammlungen. Das heißt, wenn wir Jahresabschluss machen wollen, ist es eine sehr schöne Sache, dass wir das zentral planen können. Wir können einen Termin absprechen und vorher schon die Abrechnung einsehen. Das Protokoll wird automatisch verfasst, wir können die Tagesordnungspunkte kategorisieren und vorher noch abstimmen, wenn wir das wollen. Das Gute ist, jeder Eigentümer kann digital unterschreiben. Das hat natürlich auch einen riesigen Vorteil. Wir brauchen keinen Umlaufbeschluss, der hier im Haus rumläuft. Wir können das alles digital machen.
Außerdem sehe ich ein großes Weiterentwicklungspotenzial für die Plattform. Auch wenn wir über Mieter oder Dienstleisterzusammenarbeit reden, können wir natürlich heute schon E-Mails verschicken. Das heißt, alle Anhänge, die in E-Mails versendet werden, seien es Rechnungen etc., werden automatisch im Portal hochgeladen. Das sind alles so Dinge, da frage ich mich: Warum gab es das nicht schon früher?
