Die Kategorisierung von Ein- und Ausgaben Ihrer WEG ist eine der wesentlichen Aufgaben des internen Verwalters. Eine lückenlose Kategorisierung gewährt eine saubere und klare Jahresendabrechnung für die WEG. 

Die Kategorisierungen nehmen Sie im Matera Portal unter Finanzen > Bankkonto vor. Klicken Sie hierbei auf den Karteireiter “Zu kategorisieren” und dann auf den Button “Kategorisieren” in jeder einzelnen Buchung.

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1. Bitte nehmen Sie die Kategorisierung bei jeder Zahlung gewissenhaft vor und vergessen Sie nicht, die dazugehörigen Rechnungen direkt während der Kategorisierung als Dokument hochzuladen. Dies garantiert eine einfache Prüfung in der Jahresendabrechnung. 

2. Falls Rechnungen zu Reparaturen, Reinigung oder Wartungen zu zahlen sind, hinterlegen Sie bitte immer den Betrag zu den haushaltsnahen Dienstleistungen (HND), sollte die Rechnung diese ausweisen. Dies garantiert Ihnen, dass diese HND für Ihre Jahresendabrechnung berücksichtigt werden und erspart Ihnen viel Arbeit zum Zeitpunkt der Jahresendabrechnung.
   Mehr Infos zu den Arten von HNDs hier in diesem Artikel und in weiterführenden Artikel in unserem Hilfecenter.

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Screenshot: Rechnung hochladen + HND Anteil eintragen (wo möglich)

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1. Ausgabe

2. Mehrere Ausgaben

3. Sonderfall: Ausgabe betrifft nur einen Miteigentümer

4. Einnahme (Hausgeld)

5. Einnahme: Senkung der Kosten oder klassische Einnahme

6. Rücklagenentnahme

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Beim Kategorisieren auf der Matera Plattform geht es darum, getätigte Bankbewegungen einem Sachkonto (= einer Ein- oder Ausgabenkategorie) oder einem Miteigentümer zuzuordnen. 

Üblicherweise handelt es sich um eine Einnahme oder eine Ausgabe, welche auf ein einzelnes Sachkonto kategorisiert werden muss.

Bei einer einfachen Ausgabe nutzen Sie die Option “Ausgabe” und suchen den passenden Dienstleister aus. In der großen Mehrheit der Fälle sind Bankbewegungen eine einfache Ausgabe. 

Screenshot: Ausgabe oder Mehrere Ausgaben auswählen

Im folgenden Beispiel handelt es sich um eine Aufzugswartung, durchgeführt von der Firma “Graedler Aufzug”.

Screenshot: Auswahl eines Dienstleisters + Hochladen einer Rechnung

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Wichtig: Legen Sie dazugehörige Rechnungen im Feld “Legen Sie eine Datei hier ab” ab. So dass die Belege für Ihre Jahresabrechnung direkt zugeordnet sind. 

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In der Rechnung werden Lohn-, Maschinen- und Fahrtkosten von 100€ inkl. Mehrwertsteuer angegeben. Diese geben Sie in das Feld HND-Anteil an. 

Gut zu wissen: HND Beträge finden sich zumeist bei Reparaturleistungen, Hausmeister und Reinigungsservices und Schornsteinfeger sowie Wartungskosten. 

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Screenshot: Eingabe eines HND Anteils der hochgeladenen Rechnung

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Sobald dieser Anteil angegeben worden ist, können Sie auf “Weiter” klicken und das passende Sachkonto auswählen. Bedenken Sie, dass Sie hier über "Weitere Optionen ansehen” auf die anderen Sachkonten zuordnen können, wenn das vorgeschlagene Sachkonto nicht zutrifft.

Sollte der Rechnungsbetrag aufgrund eines WEG-Beschlusses von der Rücklage zu zahlen sein, können Sie die Buchung über den oberen Reiter “Per Beschluss von der Rücklage abbuchen” kategorisieren.

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Screenshot: Per Beschluss von der Rücklage abbuchen

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Es kommt des Öfteren vor, dass ein Dienstleister Abschläge oder Rechnungen für verschiedene Posten gemeinsam in Rechnung stellt. Zum Beispiel wenn die Stadtwerke sowohl Strom als auch Brennstoff liefern. In diesem Fall müssen Sie die Option “Mehrere Ausgaben” auswählen.

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Screenshot: Mehrere Ausgaben oder Einnahmen auswählen 

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Im nachfolgenden Erklärvideo wird das Beispiel in einem Video erläutert: 

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Es kann vorkommen, dass eine Ausgabe nur einen Eigentümer betrifft, so z.B. die einseitige Kostenbegleichung für die Kaminreinigung einer Wohnung. Die Rechnung wurde jedoch im Zuge des gemeinsamen Auftrags vom Schornsteinfeger an die WEG gestellt.

Hier können Sie den Betrag einem Eigentümer direkt zuordnen, so dass nur sein Eigentümer Saldo mit der Ausgabe belastet wird.

Screenshot: Ausgabe nur einem Eigentümer zuzurechnen

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Hier handelt es sich um die gängigste Einnahme, das Hausgeld der Eigentümer. Hier die 1. Option “Zahlungseingang Miteigentümer” wählen und anschließend den zahlenden Miteigentümer auswählen.

Screenshot: Einnahme Zahlungseingang Miteigentümer

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Weitere Arten von Einnahmen können Gutschriften von Dienstleistern sein, die die Kosten des jeweiligen Dienstleisters senken. Dafür wählen Sie die Option “Einnahme” oder “Mehrfacher Zahlungseingang”. Hier wählen Sie den Karteireiter “Senkung der Kosten”.

Einfache Einnahme

Ein Betrag wird einem Dienstleister und einem Sachkonto zugeordnet. In diesem Beispiel “EnBW” für das Sachkonto “Allgemeinstrom”.

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Mehrfacher Zahlungseingang in einer Einnahme

Bei mehrfachem Zahlungseingang sind es verschiedene Gutschriften von gleichen oder verschiedenen Dienstleistern, die aber zu verschiedenen Sachkonten gehören, z.B. Strom und Gas vom selben Versorger, beispielsweise den Stadtwerken. Hier das “EnBW” Beispiel, bei der in einer Überweisung von “58,45€” zwei Gutschriften für 2 verschiedene Sachkonten gemacht werden.

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Eine klassische Einnahme ist z.B. eine Erstattung durch die Gebäudeversicherung für einen Versicherungsschaden. Diese wird nicht dem Sachkonto “Gebäudeversicherung” zugeordnet, da sie nicht zu den Versicherungsgebühren gehört. Diese Einnahme wird üblicherweise unter dem Sachkonto “Versicherungsleistung oder “Verschiedene Erträge” verbucht.

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Tipp: Wenn Sie Ihre Bankbewegungen in den ersten Wochen kategorisieren, lassen Sie diesen Artikel parallel geöffnet. Er wird Ihnen ein guter Leitfaden sein und nach ein paar Wochen sind Sie eingespielt und Sie fliegen locker und leicht durch die Kategorisierungen.

Bei Fragen können Sie sich natürlich jederzeit bei uns melden.

Ihre Buchhaltungs-Fans vom Matera Team

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