Matera bietet zwei Dienstleistungsgeschäfte an, für die die folgenden datenschutzrechtlichen Regelungen gelten sollen:
Damit Sie Ihre Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) selbst verwalten können, erhebt und speichert Matera persönliche Daten seiner Nutzer. Die Vertraulichkeit und Sicherheit dieser persönlichen Daten ist und bleibt unsere höchste Priorität. Dies ist unser Ziel und diese Datenschutzrichtlinie ("Richtlinie") erläutert im Folgenden, was wir damit meinen. Diese Richtlinie enthält wesentliche Informationen über die Verwendung Ihrer persönlichen Daten durch Matera SAS und gilt für alle Matera-Dienste und die damit verbundenen Dienstleistungen. Von Zeit zu Zeit entwickeln und bieten wir neue Dienste oder zusätzliche Angebote an. Wenn die Einführung dieser neuen Dienste oder zusätzlichen Angebote zu einer Änderung der Art und Weise führt, wie wir Ihre personenbezogenen Daten erfassen und verarbeiten, werden wir Ihnen weitere Informationen und zusätzliche Bedingungen oder Richtlinien zur Verfügung stellen. Sofern es nicht anders angegeben wird, unterliegen alle neuen Dienste oder zusätzlichen Angebote, die hinzugefügt werden, dieser Richtlinie.
WIE SAMMELN WIR IHRE PERSÖNLICHEN DATEN?
Wir sammeln Ihre persönlichen Daten auf folgende Weise:
- Wenn Sie sich auf der Matera-Website oder über die in die Website integrierte Chat-Funktion registrieren: Wir erfassen bestimmte personenbezogene Daten wie Ihre E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Ihren Namen, um Sie zu kontaktieren und/oder Ihnen ein Demo-Konto der App anzubieten.
- Matera bietet, neben dem eigenen Produkt, kostenlose Vermittlungsleistungen für interessierte Nutzer (nachfolgend “Interessenten”) von Angeboten für die Immobilienverwaltung an. Zu diesem Zweck speichert und verarbeitet Matera die Kontaktdaten der Wohnungseigentümergemeinschaft und der Kontaktperson und gibt diese nach Rücksprache - in Textform oder telefonisch - an ausgewählte Partner weiter. Matera sucht auf Grundlage der Anfragen die passenden Anbieter (nachfolgend “Anbieter” oder “Partner”) aus und vermittelt die Interessenten an die Partner. Über die Nutzung der Matera-Anwendung: Um eine ordnungsgemäße Verwaltung der WEG zu gewährleisten und die Kommunikation zwischen den Wohnungseigentümern zu ermöglichen, erfassen wir die Kontaktdaten und Eigentumsinformationen der Wohnungseigentümer und der WEG sowie der eventuellen Mieter (nachfolgend “Nutzer”). Matera verwaltet und speichert auch die Finanzdaten der Miteigentümer und der WEG.
- Über Dienste von Drittanbietern, die in die Matera-Anwendung integriert sind: Matera bietet die Integration mit Diensten von Drittanbietern direkt von seiner Plattform aus an. Einige dieser Dienste zeichnen persönliche Daten auf und teilen diese mit Matera.
Wir verwenden aggregierte und anonymisierte Informationen, um den Matera-Service zu verbessern, unsere Computersysteme zu testen, Forschung zu betreiben, Daten zu analysieren und neue Funktionen zu entwickeln.
ART DER PERSONENBEZOGENEN DATEN
I. Hinsichtlich Nutzung der Matera-Dienste und Plattform
Persönliche Daten, die bei der Registrierung auf der Website erfasst werden
Dies sind die persönlichen Daten, die Sie angeben, um sich auf der Matera-Website registrieren zu können. Hiervon umfasst sind Namen, Vornamen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern und allgemeine Informationen über Ihre WEG.
Erfasste persönliche Daten von Miteigentümern
Um die Verwaltung der WEG zu gewährleisten, speichert Matera die Daten aller Miteigentümer (und eventuell Mieter): ihre Kontaktdaten (Name, Geburtsdatum, physische Adresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer), ihre Eigentums-/Mietinformationen sowie ihre finanziellen Informationen in Bezug auf die WEG (geschuldete Beträge und Belege). Aktiviert ein Miteigentümer die Online-Abbuchung vom Hausgeld (über einen Fremddienst), werden auch die Bankverbindung des Miteigentümers, Lastschriftmandate und Lastschriften erfasst.
Erfasste personenbezogene Daten der Gemeinschaft der Miteigentümern
Um die WEG zu verwalten, speichert Matera Daten über die Gemeinschaft der Miteigentümer: ihre Adresse, ihre WEG-bezogenen Eigenschaften (wie bspw. die Funktion als Verwalter), ihre Bankverbindung, bestimmte rechtliche Dokumente (Gemeinschaftsordnung, Dokumente der Eigentümerversammlungen usw.), gesendete E-Mails und Briefe, ihre buchhalterische Situation und die sie betreffenden Versicherungs- und Wartungsverträge. Wenn die Matera-Anwendung mit dem Bankkonto der WEG verbunden ist (über einen Dienst eines Drittanbieters), werden auch Informationen zu Bankgeschäften aufgezeichnet. Wenn die Matera-Anwendung mit einem Online-Lastschriftservice (über einen Drittanbieter-Service) integriert ist, werden auch Informationen zu Lastschriftmandaten und Lastschriften erfasst.
| KATEGORIE DER BETROFFENEN PERSONEN |
KATEGORIE DER INFORMATIONEN |
ZWECK(E) DER VERARBEITUNG |
GELTENDE RECHTSGRUNDLAGE |
AUFBEWAHRUNGSFRIST |
| Bevollmächtigte Benutzer einer elektronischen Geldbörse |
Ausweispapiere, Nachweis der Adresse, Führerschein |
Eröffnung eines Matera-Zahlungskontos |
Um unseren gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen |
Solange das Zahlungskonto nicht geöffnet ist |
| Nicht-bevollmächtigte Benutzer / Bevollmächtigte Benutzer einer elektronischen Geldbörse |
Name, Vorname, Adresse, E-Mail, Telefonnummer |
Erforderlich für die Erfüllung des Vertrages |
Erforderlich für die Erfüllung des Vertrages |
Solange der Benutzer den Matera-Vertrag nicht gekündigt hat |
| Nicht-bevollmächtigte Benutzer / Bevollmächtigte Benutzer einer elektronischen Geldbörse |
Bankdaten |
Notwendig um das Hausgeld zu zahlen |
Erforderlich für die Erfüllung des Vertrages |
Solange der Benutzer sie nicht gelöscht oder seinen Matera-Vertrag gekündigt hat |
II. Hinsichtlich Vermittlungsleistungen
Um die Zurverfügungstellung und Durchführung von Vermittlungsleistungen zu gewährleisten, speichert Matera die Daten der Wohnungseigentümergemeinschaft und des interessierten Wohnungseigentümers:
| KATEGORIE DER BETROFFENEN PERSONEN |
KATEGORIE DER INFORMATIONEN |
ZWECK(E) DER VERARBEITUNG |
GELTENDE RECHTSGRUNDLAGE |
AUFBEWAHRUNGSFRIST |
| Interessent |
Name, Vorname, physische Adresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer |
Erbringung von Vertragsleistungen, Kundenservice, Protokollierung |
Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO |
Die Daten werden entsprechend den gesetzlichen Vorgaben und vertraglichen Vereinbarungen aufbewahrt (§ 35 BDSG i.V.m. Art. 18 DSGVO). Die Daten werden zunächst nur solange aufbewahrt, wie sie für die Erfüllung der Vertragszwecke erforderlich sind. Die Daten werden insbesondere benötigt, um im Rahmen der geschäftlichen Tätigkeit übliche und regelmäßig vorkommende Serviceanfragen oder Auskünfte zum Vertragsstand zu bearbeiten, zu deren Zwecken die Daten im aktiven System für bis zu sechs Monate aufbewahrt werden. Darüber hinaus erfolgt eine Aufbewahrung der Daten innerhalb der regelmäßigen gesetzlichen Verjährungsfrist (§§ 195,199 BGB) innerhalb eines Zeitraums von drei Jahren ab Ende des Vertragsverhältnisses, sofern diese Daten auf Grundlage der bisherigen geschäftlichen Erfahrung und branchenüblicher Geschäftsverläufe erforderlich werden könnten, um etwaige Gewährleistung und Schadensersatzansprüche oder vergleichbare Beanstandungen sowie Rückfragen bearbeiten und erforderliche Nachweise, insbesondere auch im Hinblick auf datenschutzrechtliche Zulässigkeit der Verarbeitung der Daten, erbringen zu können. In diesem Fall wird die Verarbeitung der Daten alleine auf die vorgenannten Zwecke gemäß § 35 BDSG i.V.m. Art. 18 DSGVO eingeschränkt. Darüber hinaus erfolgt eine Aufbewahrung der Daten entsprechend den gesetzlichen Archivierungsvorgaben im Sinne des Art. 6 Abs. 1 lit. c. DSGVO, d.h. für 10 Jahre gemäß §§ 147 Abs. 1 AO, 257 Abs. 1 Nr. 1 und 4, Abs. 4 HGB (Bücher, Aufzeichnungen, Lageberichte, Buchungsbelege, Handelsbücher, für Besteuerung relevanter Unterlagen, etc.) und 6 Jahre gemäß § 257 Abs. 1 Nr. 2 und 3, Abs. 4 HGB (Handelsbriefe). Auch im Fall der gesetzlich vorgegebenen Archivierung wird die Verarbeitung alleine auf diesen Zweck eingeschränkt. Die Erforderlichkeit der Speicherung der Daten ist in laufende Prozesse implementiert und wird regelmäßig überprüft. |
WEITERGABE IHRER PERSÖNLICHEN DATEN
I. Hinsichtlich Nutzung der Matera-Dienste und Plattform
Matera verpflichtet sich, die Daten seiner Benutzer zu schützen und die Weitergabe von Daten so weit wie möglich einzuschränken. Jegliche Weitergabe von Daten ist entweder notwendig, um den Matera-Service bereitzustellen oder gerechtfertigt, um den Matera-Service zu verbessern. Matera verkauft die persönlichen Daten seiner Benutzer nicht.
Die Akteure, mit denen bestimmte Daten geteilt werden, sind:
- Die Miteigentümer Ihrer WEG
Die Kontaktdaten (Name, Vorname, E-Mail, ...) sind für alle Miteigentümer im Intranet der WEG zugänglich. Darüber hinaus haben einige Miteigentümer mit privilegiertem Zugang (WEG-Verwalter, Gemeinschaftsrat) Zugriff auf andere Daten wie z. B. Finanzinformationen. - In die Plattform integrierte Dienstleister
Matera bietet seinen Nutzern die Möglichkeit, Dienste von Drittanbietern direkt auf der Plattform zu nutzen, um ihr Erlebnis zu verbessern. Zu diesen Diensten von Drittanbietern gehören z. B. der Versand von physischer Post über die Plattform, die Synchronisierung von Bankkonten mit der Plattform oder die Online-Bezahlung von Hausgeld. Die Nutzung dieser Dienste ist optional und unterliegt der Zustimmung des Nutzers. Jeder Dienst unterliegt einer eigenen Datenschutzrichtlinie. - Unsichtbare Dienstleister
Matera nimmt die Dienste von technischen Dienstleistern in Anspruch, die die technische Infrastruktur betreiben, die wir für die Bereitstellung des Matera-Dienstes benötigen, einschließlich Dienstleistern, die die Matera-Anwendung und -Website, deren Inhalte und die von uns verarbeiteten Daten hosten, speichern, verwalten und pflegen. Matera nutzt auch technische Dienstleister, die uns bei der Kommunikation mit Ihnen helfen. - Käufer unseres Unternehmens
Wir werden Ihre personenbezogenen Daten weitergeben für den möglichen Fall, dass wir unser Unternehmen an einen Käufer oder Kaufinteressenten verkaufen oder über den Verkauf verhandeln. In diesem Fall wird Matera weiterhin die Vertraulichkeit Ihrer persönlichen Daten wahren und Sie im Voraus über die Übertragung Ihrer persönlichen Daten an den Käufer oder die Einführung neuer Datenschutzrichtlinien informieren.
II. Hinsichtlich Vermittlungsdienstleistungen
Mit dem Absenden der Angebotsanfrage (per Klick auf den „Senden“-Button), erklären sich die Interessenten damit einverstanden, dass wir ihre Namen sowie ihre Kontakt- und Anfragedaten verarbeiten dürfen, um ihre Anfrage zu bearbeiten, zur Angebotserstellung vorzubereiten und an ausgewählte Anbieter zu übermitteln. Bevor Matera die Daten übermittelt, informiert Matera den Interessenten. Diese Daten werden an ausgewählte Partner weitergegeben, damit diese dem Interessierten ein passendes Angebot unterbreiten können. Zu diesem Zweck setzen sich die Partner per E-Mail oder per Telefon mit den Interessenten in Verbindung
IHRE RECHTE
Wie Sie vielleicht wissen, gewährt eine Verordnung der Europäischen Union, die so genannte "Datenschutz-Grundverordnung" oder "DSGVO", Einzelpersonen bestimmte Rechte in Bezug auf ihre personenbezogenen Daten, darunter:
- Auskunftsrecht: Diese Richtlinie informiert unsere Nutzer über die Art und Verwendung der personenbezogenen Daten;
- Recht auf Zugang, Berichtigung und Löschung: Wenden Sie sich an uns, um alle Ihre personenbezogenen Daten zu erhalten/berichtigen/löschen zu lassen;
- Recht auf Einschränkung: Wenden Sie sich an uns, um zu verlangen, dass die Verarbeitung aller oder eines Teils Ihrer personenbezogenen Daten vorübergehend oder dauerhaft eingestellt wird;
- Verweigerungsrecht: Wenden Sie sich an uns, um die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für Direktmarketing Zwecke abzulehnen;
- Recht auf auf Datenübertragbarkeit: Wenden Sie sich an uns, um eine Kopie Ihrer personenbezogenen Daten in einem strukturierten elektronischen Format zu erhalten, das leicht übertragbar ist;
- Recht, keiner automatisierten Entscheidungsfindung unterworfen zu werden: Wir verwenden keine automatisierte Entscheidungsfindung.
- Sie haben das Recht, erteilte Einwilligungen gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen.
WIDERRUFSMÖGLICHKEIT
Die Einwilligung kann jederzeit formlos, z.B. per E-Mail an hallo@matera.eu oder per Brief an die Matera Deutschland GmbH, Andreasstr. 72, 10243 Berlin, mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.
DATENAUFBEWAHRUNG
Matera speichert Ihre persönlichen Daten nur so lange, wie es notwendig ist, um Ihnen den Matera-Service zur Verfügung zu stellen und für legitime und wesentliche Geschäftszwecke wie die Einhaltung unserer gesetzlichen Verpflichtungen und die Beilegung von Streitigkeiten. Auf Ihren Wunsch hin werden wir Ihre personenbezogenen Daten löschen oder anonymisieren, so dass Sie nicht mehr identifiziert werden können, es sei denn, es ist uns gesetzlich gestattet oder vorgeschrieben, bestimmte personenbezogene Daten aufzubewahren. Im Falle eines Vertrages zwischen der Wohnungseigentümergemeinschaft und Matera unterliegt die Speicherung bestimmter personenbezogener Daten der Wohnungseigentümer den Bestimmungen des Vertrages. Matera speichert alle Daten innerhalb der Europäischen Union und überträgt keine personenbezogenen Daten außerhalb der Europäischen Union. Die Server von Matera werden von Amazon Web Services verwaltet, die mit der DSGVO auf dem neuesten Stand sind.
SICHERHEIT DER PERSÖNLICHEN DATEN
Matera verpflichtet sich, die persönlichen Daten seiner Benutzer zu schützen. Wir setzen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen ein, um die Sicherheit Ihrer personenbezogenen Daten zu schützen. Bitte beachten Sie jedoch, dass kein System vollständig sicher ist.Ihr Passwort schützt Ihr Benutzerkonto. Wir empfehlen Ihnen daher, ein sicheres und eindeutiges Passwort zu verwenden und den Zugriff auf Ihren Computer und Browser zu beschränken.
KINDER
Matera bietet seine Dienste nicht für Kinder an. Aufgrund der Art der angebotenen Dienstleistung (WEG-Verwaltung) haben wir es nicht für notwendig erachtet, das Alter unserer Nutzer zu kontrollieren.
ÄNDERUNGEN AN DIESER DATENSCHUTZRICHTLINIE
Wir können von Zeit zu Zeit Änderungen an dieser Richtlinie vornehmen. Wenn wir Änderungen an dieser Richtlinie vornehmen, werden wir Sie durch entsprechende Hinweise benachrichtigen, z. B. indem wir einen Hinweis in der Matera-App veröffentlichen oder Ihnen eine E-Mail schicken. Wir können Sie über solche Änderungen im Voraus informieren.
NEHMEN SIE MIT UNS KONTAKT
Vielen Dank, dass Sie unsere Datenschutzrichtlinie gelesen haben. Wenn Sie Fragen zu dieser Richtlinie haben, kontaktieren Sie uns bitte unter policy@matera.eu.
Matera SAS ist der Datenverantwortliche in Bezug auf die im Rahmen dieser Richtlinie verarbeiteten personenbezogenen Daten. Der DSB von Matera, Marine de Villoutreys, kann unter dpo@matera.eu kontaktiert werden.
MATERA-KONTEN IN PARTNERSCHAFT MIT TREEZOR
Kunden, die sich für die Eröffnung eines Matera-Kontos entscheiden, profitieren von den Datenschutzbestimmungen unseres Partners Treezor.
