.avif)
.avif)
1. Häufigste Beschwerden gegen Hausverwaltungen
Die Probleme, die sich aus der Beauftragung eines externen Hausverwalters für die WEG ergeben können, sind vielfältig: Allen voran zu nennen sind beispielsweise mangelhafte Leistungen der Verwaltung. Hierzu zählen insbesondere:
- fehlerhafte oder nicht nachvollziehbare Jahresabrechnung
- unkorrekte Protokolle der Eigentümerversammlung
- Fristen werden nicht eingehalten
- mangelnde bzw. zu langsame Umsetzung von Beschlüssen der Eigentümerversammlung
- Verwaltungsbeirat wird nicht informiert
- Einholung zu teurer Angebote von Handwerkern und sonstigen Dienstleistern
- unprofessionelle Leitung der Eigentümerversammlung
- gewünschte Tagesordnungspunkte der Wohnungseigentümer werden nicht aufgenommen.
- Intransparente Kontoführung
- Veruntreuung von Rücklagen
1.1 Untätigkeit
Zusammengefasst ist eines der häufigsten Probleme ist die Untätigkeit der Verwaltung: Eigentümer berichten, dass keine Eigentümerversammlungen einberufen werden, wichtige Beschlüsse nicht umgesetzt oder Pflichten einfach ignoriert werden. Auch Mails bleiben unbeantwortet, Informationen fehlen, Angebote werden nicht eingeholt – mitunter über Monate hinweg.
Diese Untätigkeit kann erheblichen Schaden verursachen – sowohl finanziell (z. B. durch nicht eingeholte Angebote oder Fristversäumnisse) als auch im Vertrauen zwischen Eigentümern, Mietern, Vermietern und Verwaltung.
1.2 Schlechte Kommunikation und Erreichbarkeit
Probleme mit der Erreichbarkeit der Hausverwaltung und fehlende, unklare oder verspätete Informationen gehören ebenfalls zu den häufigsten Beschwerden. Wenn Eigentümer, Mieter oder Vermieter keine Rückmeldung erhalten, wichtige E-Mails unbeantwortet bleiben oder Hausverwalter Beschlüsse ohne Rücksprache umsetzen, kann das schnell das Vertrauensverhältnis belasten.
Auch das Vorgehen gegen Beschlüsse ohne Einwilligung oder mangelhafte Transparenz bei Angeboten und Datenverarbeitung lässt sich in vielen Fällen auf unzureichende Kommunikation zurückführen. Eine gute Verwaltung muss hier mit klaren Informationen, zugänglichen Ansprechpartnern und zuverlässiger Erreichbarkeit überzeugen – denn nur so lassen sich Beschwerden und Schaden vermeiden.
1.3 Beschwerde von Mietern gegen Hausverwaltungen
Auch Mieter haben oft wegen mangelnder Kommunikation oder fehlerhafter Nebenkostenabrechnungen mit der Hausverwaltung zu kämpfen.
Als Vermieter sollten Sie deshalb für Ihre Mieter erreichbar bleiben und auf Anfragen zeitnah reagieren – besonders bei dringenden Anliegen wie Heizungsausfällen oder Wasserschäden. Ist niemand erreichbar, dürfen Mieter im Notfall selbst handeln. Die Kosten können dann auf Sie als Vermieter zurückfallen. Sorgen Sie also für klare Zuständigkeiten und verlässliche Kommunikation, um Beschwerden und Konflikte zu vermeiden.
2. Wann ist eine Beschwerde angemessen?
Eine professionelle Hausverwaltung übernimmt im Auftrag der Eigentümer klare Pflichten wie die Verwaltung des Vermögens, Buchführung und Durchführung von Versammlungen und sollte diesen auch zuverlässig nachkommen. Die Aufgaben der Hausverwaltung lassen sich in drei zentrale Bereiche unterteilen:
- Kaufmännische Verwaltung (z. B. Buchführung, Jahresabrechnung, Wirtschaftsplan, Rechnungsprüfung)
- Technische Verwaltung (z. B. Instandhaltung, Angebotseinholung, Baukoordination, Wartung technischer Anlagen)
- Rechtliche Verwaltung (z. B. Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, Umsetzung von Beschlüssen, Vertretung der WEG)
Erfolgt dies nicht, sind Beschwerden, Abmahnungen oder sogar Schadensersatzansprüche möglich.
3. Wo kann ich mich über die Hausverwaltung beschweren?
Beschweren können Sie sich schriftlich direkt bei der Hausverwaltung, bei der Eigentümerversammlung oder – in schwerwiegenden Fällen – auch beim Amtsgericht. Unterstützend können Sie sich bei Problemen mit der Hausverwaltung an den Verwaltungsbeirat, einen Anwalt für WEG-Recht oder die Verbraucherzentrale wenden.
4. Lösungen bei Problemen mit der Hausverwaltung
4.1 Gespräch mit Hausverwalter suchen
Wie in jeder vertraglichen Beziehung sollten sie bei Problemen zunächst ein klärendes Gespräch suchen: Denn wird der Hausverwalter nicht auf Probleme aufmerksam gemacht, so hat er schon gar nicht die Möglichkeit, diese zu beheben.
Wir empfehlen hierfür, ein persönliches Gespräch in die Wege zu leiten. Nicht selten kommt es vor, dass es bei dem ersten Versuch der Problemlösung auf schriftlichem Weg zu Missverständnissen und Fehlinterpretationen kommt, die das Verhältnis weiter verhärten und eine diplomatische Problemlösung noch schwieriger machen.
Im Idealfall sollten Sie sich zuvor mit den anderen Wohnungseigentümern absprechen. Nur so können Sie erfahren, ob auch die übrigen Mitglieder der WEG Probleme mit dem externen Verwalter haben – oder das Problem nur einzelne Eigentümer betrifft.
Sofern der externe Verwalter sich stumm stellt und auf persönliche oder telefonische Anfragen nicht reagiert, sollten Sie versuchen, diesen über den Verwaltungsbeirat zu erreichen.
4.2 Nochmals schriftlich Beschwerde einreichen
Sofern Sie den Hausverwalter nicht erreichen können oder dieser Ihre Hinweise ignoriert bzw. zurückweist, sollten Sie aktiv werden. Weisen Sie die Verwaltung schriftlich auf ihre Pflichten hin – etwa auf die mangelhafte Umsetzung eines Beschlusses der Eigentümerversammlung, wiederholt fehlerhafte Abrechnungen oder die Beauftragung immer derselben teuren Dienstleister.
Verfassen Sie einen Beschwerdebrief:
Ein professionell formulierter Beschwerdebrief kann helfen, den Verwalter zur Pflichtenerfüllung zu bewegen. Nennen Sie darin konkret:
- Ihre Wohnungseinheit und Eigentümerdaten
- Den Zeitraum sowie den betreffenden Fall
- Die genauen Probleme (z. B. fehlende Informationen, verspätete Angebote, Missachtung eines Beschlusses)
Tipp: Senden Sie den Brief per Mail mit Lesebestätigung oder per Einschreiben, um im Streitfall einen Nachweis zu haben.
4.3 Klare Fristen setzen
Damit Ihre Beschwerde Wirkung zeigt, sollten Sie der Hausverwaltung immer eine konkrete Frist zur Abhilfe setzen. Erst nach deren Ablauf können weitere Schritte wie Abmahnung, Kündigung oder gerichtliches Vorgehen geprüft werden.
4.4 Hausverwaltung abmahnen
Sofern auch der schriftliche Klärungsversuch nicht erfolgreich ist, sollten Sie nach Ablauf der gesetzten Frist die Möglichkeit der Abmahnung in Betracht ziehen. Über diese Maßnahme ist vor der Einleitung von weitergehenden Schritten, etwa einer Abberufung und Kündigung oder gar Klage gegen den Hausverwalter, nachzudenken.
5. Wenn keine Besserung erfolgt: Abberufung und Kündigung des Hausverwalters
Haben alle vorgenannten Maßnahmen nicht zu einer Problemlösung geführt, sollte eine Abberufung und Kündigung des externen Hausverwalters in Betracht gezogen werden.
Schließlich steht jedem Wohnungseigentümer ein Anspruch auf ordnungsgemäße Verwaltung seines Wohnungseigentums zu – auch wenn hierfür ein Verwalterwechsel notwendig ist.
Durch die Abberufung des Verwalters, geregelt in § 26 Abs. 3 WEG, wird die Amtsstellung des Verwalters vor Ablauf der Bestellungszeit beendet. Erforderlich hierfür ist ein Mehrheitsbeschluss. Sobald der Abberufungsbeschluss dem externen Verwalter zugeht, ist die Abberufung rechtsverbindlich.
Streng zu unterscheiden hiervon ist die Kündigung des Verwaltervertrages, die auf keinen Fall vergessen werden sollte. Der Verwaltervertrag ist nämlich Grundlage für den Zahlungsanspruch des Verwalters und endet nicht automatisch gleichzeitig mit seiner Abberufung (es sei denn, im Verwaltervertrag ist dies ausdrücklich so festgelegt).
Vielmehr kann der Verwaltervertrag auch noch nach Abberufung vom Verwalteramt fortbestehen, sodass die Eigentümergemeinschaft weiterhin zur Zahlung verpflichtet bleibt. Zeitlich gedeckelt wird die Zahlungsverpflichtung jedoch gemäß § 26 Abs. 3 S. 2 WEG auf 6 Monate nach Abberufung des Verwalters.
Soll der Verwaltervertrag vorher gekündigt werden, so ist für eine außerordentliche, fristlose Kündigung stets ein wichtiger Grund erforderlich.
Hierfür muss das vertragswidrige Verhalten des Verwalters erheblich sein. Einzelne mangelhafte Leistungen, etwa einmalige Fehler in der Jahresabrechnung oder ein unvollständiges Protokoll der Eigentümerversammlung, genügen dieser Anforderung nicht.
Ausreichend sind jedoch gewichtige Verfehlungen wie etwa die Veruntreuung von Rücklagen oder Beleidigungen einzelner Mitglieder der WEG, die eine weitere Zusammenarbeit unzumutbar machen.
6. Hausverwaltung wechseln
Wenn Beschwerden, Fristsetzungen und sogar eine Abmahnung keine Wirkung zeigen, sollten Eigentümer über einen Wechsel der Hausverwaltung nachdenken. Fortlaufende Pflichtverletzungen, intransparente Angebote oder wiederkehrender Schaden durch mangelhafte Verwaltung sind ernst zu nehmen – und können langfristig nicht nur das Vertrauensverhältnis, sondern auch den Werterhalt der Immobilie gefährden.
Ein Wechsel der Verwaltung erfolgt in der Regel durch einen entsprechenden Beschluss der Eigentümerversammlung. Wichtig: Auch hierfür müssen alle formalen Anforderungen eingehalten werden – von der Einwilligung zur Tagesordnung über Fristen bis hin zur Abstimmung. Tipps und eine Vorlage zur Kündigung finden Sie z. B. hier: Hausverwaltung kündigen.
Alternative: Selbstverwaltung durch Eigentümer
Wenn Sie mit externen Hausverwaltern wiederholt schlechte Erfahrungen gemacht haben oder mehr Kontrolle über Angebote, Daten und Abläufe wünschen, kann auch eine Selbstverwaltung durch die Eigentümergemeinschaft eine Lösung sein. Diese ist rechtlich möglich und wird zunehmend von engagierten Eigentümer*innen gewählt – entweder mit Unterstützung digitaler Tools oder in Eigenregie. Mehr Informationen dazu finden Sie hier:
Ein Wechsel oder die Umstellung auf Selbstverwaltung kann helfen, Konflikte zu lösen, Schaden zu vermeiden und wieder transparente Kommunikation und Vertrauen innerhalb der WEG zu schaffen.
7. In besonders schweren Fällen: Verwaltung verklagen
Ist der Wohnungseigentümergemeinschaft ein Schaden entstanden – etwa weil durch die mangelnde Umsetzung von Beschlüssen weitergehende Sachschäden am Gemeinschaftseigentum verursacht wurden oder die Hausverwaltung die Auszahlung von Gutschriften an die Mitglieder der WEG zurückhält –, so können die Eigentümer auf Schadensersatz klagen.
Ob die Klage durch die gesamte Wohnungseigentümergemeinschaft oder nur einzelne Mitglieder erhoben wird, ist vom jeweiligen Fall abhängig und richtet sich danach, welche Art von Anspruch geltend gemacht wird. Geht es etwa um Ansprüche, die der Gemeinschaft zustehen (etwa gerichtet auf die Umsetzung von Beschlüssen oder Schadensersatzansprüche für Schäden am Gemeinschaftseigentum), muss die Gemeinschaft als Ganzes tätig werden.
Betreffen die Ansprüche hingegen nur einzelne Wohnungseigentümer, etwa wegen eines individuell erlittenen Schadens, so ist die Klage durch diesen Kläger oder Klägerin zu erheben.
Rechtliche Schritte und Schadensersatzklagen:
In besonders schwerwiegenden Fällen können rechtliche Schritte gegen den Hausverwalter notwendig werden. Diese erfolgen in der Regel dann, wenn vorangegangene Beschwerden, Fristsetzungen oder Abmahnungen erfolglos geblieben sind. Eine Schadensersatzklage ist insbesondere dann denkbar, wenn finanzielle Nachteile entstanden sind oder gesetzliche Pflichten der Verwaltung wiederholt verletzt wurden. Auch hier empfiehlt sich eine rechtssichere Dokumentation aller relevanten Informationen, z. B. über Mails, Angebote, Beschlüsse und Einwilligungen, um den Fall erfolgreich darzulegen.
8. Matera hilft bei Problemen mit Verwaltung
Probleme mit der externen Hausverwaltung sind in der Praxis häufig anzutreffen. Dabei sollten Sie als Eigentümer nicht untätig bleiben und auf Besserung hoffen, ohne die Unstimmigkeiten anzusprechen. Denn Sie und die übrigen Mitglieder der WEG bezahlen teures Geld an die externe Verwaltung, weshalb Ihnen ein Anspruch auf eine ordnungsgemäße, flexible und effektive Verwaltung Ihrer Wohnanlage zusteht.
Sind auch Sie von Problemen mit Ihrer Hausverwaltung betroffen? Wir von Matera sind im Umgang mit problematischen Hausverwaltern erfahren und wissen genau, worauf es in diesem Zusammenhang ankommt.
Doch wer oder was ist Matera? Matera macht die Verwaltung eine Eigentümergemeinschaft durch ein Team aus WEG-Experten und einer hochmodernen Online-Plattform deutlich einfacher, effizienter und günstiger als jemals zuvor. Das bestätigen auch unzählige Eigentümer, die sehr zufrieden mit unserem Angebot sind.
So sagt Patrick aus Berlin: „Seitdem wir mit Matera zusammenarbeiten, hat die WEG viel mehr Kontrolle über alle Schritte. Das Portal bietet volle Transparenz und das Expertenteam hilft an allen Ecken. Endlich eine Verwaltungslösung, die funktioniert!“
Sind Sie interessiert? Dann vereinbaren Sie jetzt ein kostenloses Gespräch mit uns. Wir freuen uns schon auf Sie!
