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1. Was ist eine Jahresabrechnung?
Durch die Jahresabrechnung – häufig auch als WEG-Abrechnung oder Hausgeldabrechnung bezeichnet – erhält die Wohnungseigentümergemeinschaft Klarheit darüber, welche Kosten über das Jahr hinweg für die Unterhaltung des gemeinschaftlichen Eigentums entstanden sind.
Dabei sind nicht nur die Ausgaben, sondern auch etwaige Einnahmen der Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) zu berücksichtigen. Kurz gesagt handelt es sich bei der Jahresabrechnung also um eine Einnahmen-Ausgabenrechnung, die möglichst geordnet und übersichtlich, in jedem Fall aber inhaltlich zutreffend und für die Mitglieder der Eigentümergemeinschaft verständlich sein muss.
Im Wesentlichen werden durch die Jahresabrechnung zwei Ziele verfolgt:
Einerseits wird aus ihr ersichtlich, ob noch Nachzahlungen oder Erstattungen für die Mitglieder der Wohnungseigentümergemeinschaft anfallen, sogenannte Abrechnungsspitzen. Dies ist dann der Fall, wenn die Vorauszahlungen im Wirtschaftsplan zu niedrig bzw. zu hoch kalkuliert wurden oder über das Jahr hinweg höhere beziehungsweise geringere Kosten angefallen sind, als ursprünglich gedacht. Die Vorschüsse, die über das Hausgeld gezahlt wurden, werden dann zurückgezahlt oder es stehen Nachzahlungen an.
Andererseits sorgt die WEG-Abrechnung für Transparenz innerhalb der Gemeinschaft der Eigentümer. Jeder Wohnungseigentümer erhält nämlich einen Einblick in die wirtschaftliche Situation bzw. die Finanzflüsse der Wohnungseigentümergemeinschaft. Nur so kann die Beschlussfassung für Nachzahlungen und die Höhe zukünftiger Vorschüsse korrekt in der Eigentümerversammlung stattfinden.
Damit verbunden ist auch die Kontrolle des Verwalters. Die Jahresabrechnung legt nämlich offen, wie er die ihm obliegende Verwaltung der gemeinschaftlichen Gelder ausgeübt hat.
2. Rechtliche Grundlagen der Abrechnungen der WEG
In § 28 WEG ist neben dem Wirtschaftsplan und dem Vermögensbericht auch die Jahresabrechnung der Wohnungseigentümergemeinschaft geregelt.
2.1. Ist die Erstellung einer Jahresabrechnung Pflicht?
Ja, die Jahresabrechnung muss zwingend jedes Jahr erstellt und sämtlichen Wohnungseigentümern zugestellt werden. Üblicherweise erfolgt die Erstellung im Frühjahr jeden Jahres.
2.2.Wer muss die WEG-Abrechnung erstellen?
Gemäß § 28 Abs. 2 S. 2 WEG ist die Jahresabrechnung nicht etwa von den Eigentümern selbst, sondern vom WEG-Verwalter zu erstellen. Die Hausverwaltung ist also gesetzlich verpflichtet, den Wohnungseigentümern eine übersichtliche und verständliche Abrechnung zu erstellen.
2.3.Ist die Rechnungsprüfung in einer WEG Pflicht?
Die Überprüfung der WEG-Abrechnung (auf Belegprüfung genannt) sollte laut § 29 Abs. 3 WEG erfolgen. Nach der Prüfung sollte zudem eine Stellungnahme erfolgen, in der die Richtigkeit der Abrechnung bestätigt wird oder aber Fehler bzw. Verbesserungen aufgezeigt werden.
3. Inhalt der Jahresabrechnung im Überblick
Wie muss eine Jahresabrechnung aussehen? Während einige Angaben freiwillig in der WEG-Jahresabrechnung angegeben werden können, sind folgende Informationen zwingend in der Hausgeldabrechnung aufzuführen:
Gesamteinnahmen und -ausgaben: Sämtliche Einnahmen (z. B. Hausgeld) und Zahlungen (z. B. Kosten für Wasserversorgung, Hausmeisterdienst, Hausreinigung oder Reparaturen) müssen in der Abrechnung enthalten sein.
Verteilung der Einnahmen und Ausgaben: Des Weiteren gibt die Jahresabrechnung Aufschluss über die Verteilung der Einnahmen und Ausgaben auf die einzelnen Mitglieder der Gemeinschaft.
Die Verteilung erfolgt zum einen nach dem geltenden Verteilungsschlüssel, häufig auch als Umlageschlüssel bezeichnet. Dieser orientiert sich in der Regel an den Miteigentumsanteilen bzw. deren Verhältnis zum Gemeinschaftseigentum. Wer also verhältnismäßig über viel Eigentum an der Wohnanlage verfügt, wird auch verhältnismäßig stärker an den Ausgaben und Einnahmen beteiligt. Dazu zählen beispielsweise die Mieteinnahmen von Gemeinschaftseigentum oder die Verwaltungs- oder Reinigungskosten.
Andere Kosten, wie die Heizkosten oder Wasserkosten, werden dagegen nach Verbrauch abgerechnet und aufgeteilt.
Kontostände der Wohnungseigentümergemeinschaft: Zwingend enthalten sollten auch die Anfangs- und Endbestände der bestehenden Gemeinschaftskonten (meist WEG-Konto und Rücklagenkonto) enthalten sein. So können die Eigentümer die Höhe und Entwicklung der WEG-Finanzen, inklusive der gebildeten Instandhaltungsrücklage (auch Erhaltungsrücklage genannt) nachvollziehen und informierte Entscheidungen für das Folgejahr treffen.
Nicht erforderlich, in der Praxis aber dennoch häufig angefügt, ist die Bescheinigung des Verwalters gem. § 35a EStG über Dienst- oder Handwerkerleistungen in Form von Einzelabrechnungen. Auch eine Auflistung etwaiger Hausgeldschulden von einzelnen Wohnungseigentümern oder ein Wirtschaftsbericht, der insbesondere über etwaige Versicherungsfälle oder Erhaltungsmaßnahmen Aufschluss gibt, kann sinnvollerweise enthalten sein.
4. WEG-Anrechnung: Fristen und Vorgehensweisen bei Versäumnissen der Hausverwaltung
Die Hausgeldabrechnung der Wohnungseigentümergemeinschaft wird in der Regel einmal im Jahr erstellt und an alle Eigentümer gesendet. Leider kommt es vor, das Fristen nicht eingehalten oder gar keine Abrechnung geliefert wird.
4.1. Bis wann muss der Verwalter die Jahresabrechnung vorlegen?
Häufig sind Fristen für die Jahresabrechnung in Verwalterverträgen oder der Teilungserklärung enthalten; eine gesetzliche Frist existiert jedoch nicht. Nach der Rechtsprechung des BGH ist die Jahresabrechnung innerhalb von drei bis sechs Monaten nach Ablauf des Wirtschaftsjahres fällig (BGH Urteil vom 16.02.2018 - V ZR 89/17).
Für das Jahr 2024 muss Ihr Verwalter die Abrechnung also bis spätestens zum 30.06.2025 erstellt haben.
4.2. Was ist, wenn die Jahresabrechnung zu spät kommt?
Eine verspätete WEG-Abrechnung hat besonders für vermietende Eigentümer ernsthafte Konsequenzen. Diese verlieren den Anspruch auf Nachzahlungen ihrer Mieter, wenn sie die gesetzliche Frist für die Nebenkostenabrechnung nicht einhalten können. Die Nebenkostenabrechnung muss nämlich spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums zugestellt werden. Hat der Vermieter noch Anspruch auf Nachzahlungen gegen diesen, so kann er sie nicht mehr gegen ihn geltend machen, wenn dem Mieter die Betriebskostenabrechnung verspätet zugegangen ist. Dieser Nachteil gilt selbst dann, wenn nicht den Vermieter, sondern allein die Hausverwaltung für die Verspätung der Hausgeldabrechnung die Schuld trifft (Urteil des BGH, AZ: IIIV ZR 249/15).
Verliert ein Vermieter den Anspruch auf eventuelle Nachzahlungen, kann er diese dem Verwalter gegenüber geltend machen, sofern dessen Verzug bei der WEG-Abrechnung ursächlich war. Ist die Verspätung nicht dem Verwalter geschuldet, sondern externen Dienstleistern (z.B. zur Erstellung der Heizkostenabrechnung), kann er für den entstandenen Schaden nicht belangt werden.
Um Verspätungen zu vermeiden, sollte dem Verwalter eine angemessene Frist zur Erstellung der Jahresabrechnung gesetzt werden. Gleichzeitig sollte die Gemeinschaft der Eigentümer ihm auch eine Ersatzvornahme, also die Beauftragung eines anderen Unternehmens mit der Hausgeldabrechnung auf Kosten des Verwalters, androhen.
Um diese Handlungen (ggf. in einem späteren Gerichtsprozess nach Klage) nachweisen zu können, sollten Sie dies unbedingt schriftlich tun.
4.3. Was tun, wenn die Hausverwaltung keine Abrechnung erstellt?
Verletzt der Verwalter seine Pflicht zur Erstellung der Hausgeldabrechnung, so sollten Mitglieder der Eigentümergemeinschaft so schnell wie möglich tätig werden. Wie bei Verspätungen, ist eine fehlende Jahresabrechnung primär für Vermieter ärgerlich, da diese Probleme mit der Einhaltung der gesetzlich vorgeschriebenen Abrechnungsfrist für die Nebenkosten gegenüber ihren Mietern bekommen.
Die Gemeinschaft kann dagegen keine informierte Beschlussfassung vornehmen. Ob und wie Hausgeldzahlungen angepasst werden müssen oder mögliche Rückstände sind ohne Abrechnung schwer einzuschätzen.
Im Falle einer fehlenden WEG-Abrechnung empfiehlt es sich, den Verwalter zunächst auf seine Pflichtverletzung hinzuweisen. Bleibt eine angemessene Reaktion aus, sollte ein Wechsel der Verwaltung in Betracht gezogen werden.
5. Überprüfung der Jahresabrechnung in einer WEG
Fehler kommen vor, deshalb ist es unbedingt notwendig, die Jahresabrechnung sorgfältig zu prüfen. Idealerweise können keine Unstimmigkeiten oder Fehler gefunden werden, sodass die Wohnungseigentümergemeinschaft schnell über die entsprechenden Maßnahmen Beschluss fassen kann.
5.1. Wer prüft die WEG-Abrechnung?
Die Überprüfung der Jahresabrechnung übernimmt gemäß § 29 Abs. 2 S. 2 WEG der Verwaltungsbeirat.
5.2. Wie läuft die Überprüfung der WEG-Abrechnung ab?
Die Prüfung läuft „zweigeteilt“ ab, nämlich sowohl in formaler als auch in inhaltlicher Hinsicht.
Hinsichtlich der Formalien prüfen die Mitglieder des Beirats, ob die WEG-Abrechnung vollständig ist sowie wann und von wem diese erstellt wurde. Außerdem sollte darauf geachtet werden, dass die Abrechnung auch das konkrete Objekt betrifft und nicht etwa eine Verwechslung vorliegt.
Darüber hinaus muss die Jahresabrechnung sowohl eine Gesamtabrechnung als auch Einzelabrechnungen enthalten. Die Gesamtabrechnung enthält dabei die Veränderungen des Gemeinschaftsvermögens innerhalb des betreffenden Wirtschaftsjahres, während in den Einzelabrechnungen die nach dem jeweiligen Umlageschlüssel ermittelten Guthaben oder Nachschusspflichten der Wohnungseigentümer stehen.
In inhaltlicher Hinsicht überprüft der Verwaltungsbeirat insbesondere, ob der Hausverwalter den richtigen Umlageschlüssel zugrunde gelegt hat. Ist dies nicht der Fall, liegt nämlich eine unberechtigte Mehr- bzw. Minderbelastung einzelner Wohnungseigentümer vor, die verhindert werden soll.
Außerdem wird geprüft, ob die aufgelisteten Einnahmen und Ausgaben tatsächlich erfolgt sind.
Bevor anschließend in der Wohnungseigentümergemeinschaft über Nachschüsse oder Anpassungen der Vorauszahlungen Beschlüsse gefasst werden, sollte der Verwaltungsbeirat eine Stellungnahme zur Jahresabrechnung beziehungsweise dem Ergebnis ihrer Prüfung abgeben.
Daneben bleibt es den einzelnen Wohnungseigentümern natürlich überlassen, die Abrechnung nochmal selbst zu prüfen. Besonders einfach geht das, wenn die Hausverwaltung modern arbeitet. Das heißt, der Verwalter stellt alle Rechnungen online zur Verfügung. Auch ein Einblick in die WEG-Konten über eine App oder eine Online-Plattform ist denkbar. Neben den Kontobewegungen können Beiratsmitglieder, aber auch alle anderen Miteigentümer die WEG-Finanzen in Echtzeit mitverfolgen.
6. Was passiert, wenn eine Jahresabrechnung fehlerhaft ist?
Die Wohnungseigentümer haben einen gesetzlichen Anspruch darauf, dass die Abrechnung von der Hausverwaltung inhaltlich zutreffend und ordnungsgemäß erstellt wird. Wenn die WEG-Abrechnung falsch ist, stehen den Wohnungseigentümern verschiedene Handlungsmöglichkeiten zur Verfügung.
Zunächst sollte der Verwalter außergerichtlich auf die bestehende Pflicht hingewiesen und unter angemessener Fristsetzung aufgefordert werden, die Jahresabrechnung zu berichtigen und den Wohnungseigentümern zukommen zu lassen. Sollte dieses Vorgehen keine Früchte tragen, ist auch eine gerichtliche Inanspruchnahme des Verwalters denkbar.
Falls die Befürchtung besteht, dass der Verwalter Gelder der WEG veruntreut, finden Sie in folgendem Artikel hilfreiche Tipps und eine Anleitung zur richtigen Vorgehensweise: Hausverwaltung veruntreut Gelder: Was Sie als Eigentümer tun können
7. WEG-Abrechnung bei Eigentümerwechsel
Im Falle von Eigentumswechseln innerhalb der Wohnungseigentümergemeinschaft, kommt es häufig zu Missverständnissen: Maßgeblich für die Frage, an welche Personen die Jahresabrechnung zugestellt wird, ist nämlich allein die Grundbuchsituation im Zeitpunkt, in dem die Abrechnung erstellt wird.
Die Jahresabrechnung erfolgt stets objekt- und nicht personenbezogen. Denkbar ist also, dass die Abrechnung im März eines Jahres erstellt, eine Wohnung im Sommer dieses betreffenden Jahres jedoch veräußert wird. Die Abrechnung wird dann nicht etwa dem neuen Eigentümer, sondern dem alten Eigentümer zugestellt. Dieser muss sich dann mit dem neuen Eigentümer in Verbindung setzen und klären, wie die Kosten der Abrechnung zwischen ihnen aufgeteilt werden sollen.
8. Fazit WEG-Jahresabrechnung
Die Jahresabrechnung gibt Aufschluss über die Einnahmen und Ausgaben der Eigentümergemeinschaft innerhalb eines Wirtschaftsjahres. Außerdem werden die angefallenen Kosten oder Guthaben fair auf die einzelnen Wohnungseigentümer verteilt.
Die Erstellung der Jahresabrechnung ist gesetzliche Pflicht des Hausverwalters, überprüft wird der Jahresbericht regelmäßig vom Verwaltungsbeirat. Kommt die Hausverwaltung ihrer Pflicht nicht nach, kann er durch die Gemeinschaft auch gerichtlich in Anspruch genommen werden.
Die Digitalisierung bietet Chancen zu mehr Transparenz auch bei Abrechnungen. Über eine App oder ein Online-Portal können Wohnungseigentümer nicht nur einmal pro Jahr die WEG-Finanzen und die Arbeit des Verwalters prüfen, sondern haben jederzeit Einblick. Das fördert das Vertrauen und mögliche Fehler können schnell berichtigt werden.
Eine Verwaltung, die eben diesen Einblick ermöglicht, ist Matera. Matera setzt einen neuen Standard für WEG-Verwaltung. Dank einer hochmodernen Online-Plattform und einem Team aus WEG-Experten ist die Verwaltung einer WEG effizienter und transparenter als jemals zuvor. Die Plattform ermöglicht uns zusätzlich, die Jahresabrechnung besonders schnell und rechtssicher zu erstellen und auch während des laufenden Jahres Einblick in die Zahlen der WEG geben zu können. Statt nur einmal pro Jahr können Sie als Eigentümer die WEG-Finanzen und alle Verwaltungsvorgänge in Echtzeit mitverfolgen.
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Jetzt wissen Sie alles zu Abrechnungen in der WEG. Weitere Informationen rund um die Immobilienverwaltung finden Sie hier:
- Heizkostenabrechnung in der WEG: Tipps für Eigentümer
- Nebenkostenabrechnung: Dann muss sie erstellt sein
- Beschluss-Anfechtung einer Eigentümerversammlung
- Eigentümerversammlung: Fristen, Ablauf und rechtliche Grundlage
