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1. Was ist eine Jahresabrechnung in der WEG?
Kurz gesagt handelt es sich bei der Jahresabrechnung um eine Einnahmen-Ausgabenrechnung der Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG). Diese muss möglichst geordnet, übersichtlich und in jedem Fall inhaltlich zutreffend sein. Ebenso muss sie für die Mitglieder der Eigentümergemeinschaft verständlich sein.
Durch die Jahresabrechnung – häufig auch als WEG-Abrechnung oder Hausgeldabrechnung bezeichnet – wird transparent, welche Kosten und Einnahmen über das Jahr hinweg für die Unterhaltung des gemeinschaftlichen Eigentums entstanden sind.
Im Wesentlichen verfolgt die Abrechnung der WEG zwei Ziele: Sie zeigt einmal, ob Nachzahlungen oder Erstattungen anfallen und sorgt weiterhin für Transparenz und Kontrolle innerhalb der Eigentümergemeinschaft.
Nachzahlungen und Erstattungen
Aus der WEG-Abrechnung wird ersichtlich, ob noch Nachzahlungen oder Erstattungen für die Mitglieder der Wohnungseigentümergemeinschaft anfallen – das sind die sogenannten Abrechnungsspitzen. Dies ist dann der Fall, wenn:
- die Vorauszahlungen im Wirtschaftsplan zu niedrig oder zu hoch kalkuliert wurden.
- über das Jahr hinweg höhere oder geringere Kosten angefallen sind als ursprünglich gedacht.
Die Vorschüsse, die über das Hausgeld gezahlt wurden, werden dann zurückgezahlt oder es stehen Nachzahlungen an.
Transparenz und Kontrolle innerhalb der WEG
Des Weiteren sorgt die WEG-Abrechnung für Transparenz innerhalb der Gemeinschaft der Eigentümer. Jeder Wohnungseigentümer erhält nämlich einen Einblick in die wirtschaftliche Situation bzw. die Finanzflüsse der Wohnungseigentümergemeinschaft. Nur so kann die Beschlussfassung für Nachzahlungen und die Höhe zukünftiger Vorschüsse korrekt in der Eigentümerversammlung stattfinden.
Zugleich ermöglicht die WEG-Abrechnung die Kontrolle des Verwalters. Die Jahresabrechnung legt nämlich offen, wie er die ihm obliegende Verwaltung der gemeinschaftlichen Gelder ausgeübt hat.
2. Rechtliche Grundlagen der Abrechnungen der WEG
In § 28 WEG ist neben dem Wirtschaftsplan und dem Vermögensbericht auch die Jahresabrechnung der Wohnungseigentümergemeinschaft geregelt.
2.1. Ist die Erstellung einer Jahresabrechnung Pflicht?
Ja, die Jahresabrechnung muss zwingend jedes Jahr erstellt und sämtlichen Wohnungseigentümern zugestellt werden. Üblicherweise erfolgt die Erstellung im Frühjahr jeden Jahres.
2.2.Wer muss die WEG-Abrechnung erstellen?
Gemäß § 28 Abs. 2 S. 2 WEG ist die Jahresabrechnung nicht etwa von den Eigentümern selbst, sondern vom WEG-Verwalter zu erstellen. Die Hausverwaltung ist also gesetzlich verpflichtet, den Wohnungseigentümern eine übersichtliche und verständliche Abrechnung zu erstellen.
2.3.Ist die Rechnungsprüfung in einer WEG Pflicht?
Die Überprüfung der WEG-Abrechnung (auch Belegprüfung genannt) sollte laut § 29 Abs. 3 WEG erfolgen. Nach der Prüfung sollte zudem eine Stellungnahme erfolgen, in der die Richtigkeit der Abrechnung bestätigt wird oder aber Fehler bzw. Verbesserungen aufgezeigt werden.
3. Was muss eine WEG-Abrechnung beinhalten?
Während einige Angaben freiwillig in der WEG-Jahresabrechnung angegeben werden können, sind folgende Informationen zwingend in der Hausgeldabrechnung aufzuführen:
- Gesamteinnahmen und -ausgaben:Sämtliche Einnahmen (z. B. Hausgeld) und Zahlungen (z. B. Kosten für Wasserversorgung, Hausmeisterdienst, Hausreinigung oder Reparaturen) müssen in der Abrechnung enthalten sein.
- Verteilung der Einnahmen und Ausgaben:Die WEG-Abrechnung muss aufzeigen, wie die Einnahmen und Ausgaben auf die einzelnen Mitglieder der Gemeinschaft verteilt wurden.
Die Verteilung erfolgt zum einen nach dem geltenden Verteilungsschlüssel, häufig auch als Umlageschlüssel bezeichnet. Dieser orientiert sich in der Regel an den Miteigentumsanteilen bzw. deren Verhältnis zum Gemeinschaftseigentum. Wer also über verhältnismäßig viel Eigentum an der Wohnanlage verfügt, wird auch verhältnismäßig stärker an den Ausgaben und Einnahmen beteiligt. Dazu zählen beispielsweise die Mieteinnahmen von Gemeinschaftseigentum oder die Verwaltungs- oder Reinigungskosten.
Andere Kosten, wie die Heizkosten oder Wasserkosten, werden dagegen nach Verbrauch abgerechnet und aufgeteilt.
Kontostände der Wohnungseigentümergemeinschaft
Die Anfangs- und Endbestände der bestehenden Gemeinschaftskonten müssen zwingend in der Abrechnung enthalten sein. Dies betrifft meist das WEG-Konto und das Rücklagenkonto. So können die Eigentümer:
- die Höhe und Entwicklung der WEG-Finanzen einsehen
- die gebildeten Instandhaltungsrücklagen oder auchErhaltungsrücklagen nachvollziehen
- informierte Entscheidungen für das Folgejahr treffen
Nicht erforderlich, in der Praxis aber dennoch häufig angefügt, ist die Bescheinigung des Verwalters gem. § 35a EStG über Dienst- oder Handwerkerleistungen in Form von Einzelabrechnungen. Auch eine Auflistung etwaiger Hausgeldschulden von einzelnen Wohnungseigentümern oder ein Wirtschaftsbericht, der insbesondere über etwaige Versicherungsfälle oder Erhaltungsmaßnahmen Aufschluss gibt, kann sinnvollerweise enthalten sein.
4. WEG-Abrechnung: Wie die Hausverwaltung bei Fristen und Versäumnissen vorgeht
Die Hausgeldabrechnung der WEG wird in der Regel einmal im Jahr erstellt und an alle Eigentümer gesendet. Leider kommt es vor, dass manche WEG-Abrechnungen nicht fristgerecht ausgestellt werden oder sogar gar keine Abrechnung geliefert wird.
4.1. Bis wann muss der Verwalter die Jahresabrechnung vorlegen?
Häufig sind Fristen für die Jahresabrechnung in Verwalterverträgen oder der Teilungserklärung enthalten – eine konkrete, gesetzliche Frist existiert jedoch nicht. Nach der Rechtsprechung des BGH ist die WEG-Abrechnung innerhalb von drei bis sechs Monaten nach Ablauf des Wirtschaftsjahres fällig (BGH Urteil vom 16.02.2018 - V ZR 89/17).
Bei einem Kalenderwirtschaftsjahr bedeutet das beispielsweise, dass Ihr Verwalter die WEG-Abrechnung spätestens bis zum 30.06. erstellt haben sollte.
4.2. Was ist, wenn die Jahresabrechnung zu spät kommt?
Kommt die WEG-Abrechnung zu spät, kann das besonders für vermietende Eigentümer ernsthafte Konsequenzen haben: Diese verlieren unter Umständen den Anspruch auf Nachzahlungen ihrer Mieter.
Hintergrund ist die gesetzliche Frist für die Nebenkostenabrechnung, denn diese muss dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen. Wird diese Frist versäumt, können Nachforderungen gegenüber dem Mieter nicht mehr gegen ihn geltend gemacht werden – selbst dann nicht, wenn die Verspätung allein auf die Hausverwaltung zurückzuführen ist (Urteil des BGH, AZ: IIIV ZR 249/15).
Kann der Schaden ersetzt werden?
Verliert ein Vermieter den Anspruch auf eventuelle Nachzahlungen, kann er diese dem Verwalter gegenüber geltend machen, sofern dieser die WEG-Abrechnung verzögert hat. Ist die Verspätung nicht dem Verwalter geschuldet, sondern externen Dienstleistern (z.B. zur Erstellung der Heizkostenabrechnung), kann der Verwalter nicht für den entstandenen Schaden belangt werden.
Wie können Eigentümer reagieren?
Um Verspätungen zu vermeiden, sollte die Eigentümergemeinschaft frühzeitig tätig werden:
- dem Verwalter eine angemessene Frist zur Erstellung der Jahresabrechnung setzen,
- bei weiteren Verzögerungen eine Ersatzvornahme androhen (Beauftragung eines anderen Unternehmens).
Um diese Handlungen (ggf. in einem späteren Gerichtsprozess nach Klage) nachweisen zu können, sollten Sie dies unbedingt schriftlich tun.
4.3. Was tun, wenn die Hausverwaltung keine Abrechnung erstellt?
Verletzt der Verwalter seine Pflicht und erstellt keine WEG-Abrechnung, sollten Mitglieder der Eigentümergemeinschaft zeitnah handeln. Eine fehlende Abrechnung hat nämlich mehrere Konsequenzen:
- Für vermietende Eigentümer: Wie bei Verspätungen können Probleme bei der Einhaltung der gesetzlichen Frist für die Nebenkostenabrechnung entstehen.
- Für die Eigentümergemeinschaft: Eine fundierte Beschlussfassung ist kaum möglich, etwa zur Anpassung von Hausgeldzahlungen oder zur Feststellung von Rückständen.
Im Falle einer fehlenden WEG-Abrechnung empfiehlt es sich, den Verwalter zunächst auf seine Pflichtverletzung hinzuweisen. Bleibt eine angemessene Reaktion aus, sollte ein Wechsel der Verwaltung in Betracht gezogen werden.
5. Überprüfung der Jahresabrechnung in einer WEG
Fehler kommen vor, weshalb es unbedingt notwendig ist, die WEG-Abrechnung sorgfältig zu prüfen. Idealerweise können keine Unstimmigkeiten oder Fehler gefunden werden, sodass die WEG schnell über die entsprechenden Maßnahmen beschließen kann.
5.1. Wer prüft die WEG-Abrechnung?
Die Überprüfung der Jahresabrechnung übernimmt gemäß § 29 Abs. 2 S. 2 WEG der Verwaltungsbeirat.
5.2. Wie läuft die Überprüfung der WEG-Abrechnung ab?
Die WEG-Abrechnung wird zweigeteilt überprüft, nämlich sowohl in formaler als auch inhaltlicher Hinsicht. Für die formale Prüfung kontrolliert der Verwaltungsbeirat zunächst, ob die WEG-Abrechnung inhaltlich korrekt und vollständig ist. Es wird geprüft:
- wann die Abrechnung erstellt wurde,
- wer diese erstellt hat,
- ob sie das konkrete Objekt betrifft.
Darüber hinaus muss die Jahresabrechnung sowohl eine Gesamtabrechnung als auch Einzelabrechnungen enthalten:
- Die Gesamtabrechnung zeigt, wie sich das Gemeinschaftsvermögen innerhalb des betreffenden Wirtschaftsjahres verändert hat.
- Die Einzelabrechnungen die weisen die Guthaben oder Nachschusspflichten der Wohnungseigentümer aus, basierend auf dem Umlageschlüssel.
Anschließend erfolgt die inhaltliche Kontrolle. Dabei wird insbesondere geprüft:
- Wurde der richtige Umlageschlüssel angewendet?
- Entsprechen die angegebenen Einnahmen und Ausgaben den tatsächlichen Zahlungsflüssen?
Ein falscher Umlageschlüssel kann zu einer unberechtigten Mehr- oder Minderbelastung einzelner Eigentümer führen und sollte daher besonders sorgfältig überprüft werden.
Abschluss der Prüfung
Bevor die WEG anschließend über Nachschüsse oder Anpassungen der Vorauszahlungen beschließt, sollte der Verwaltungsbeirat eine Stellungnahme zur Jahresabrechnung bzw. dem Ergebnis ihrer Prüfung abgeben.
Unabhängig davon können auch einzelne Wohnungseigentümer die Abrechnung selbst prüfen. Dies ist insbesondere dann einfach möglich, wenn die Hausverwaltung digital arbeitet und Unterlagen sowie Kontobewegungen online zur Verfügung stellt.
6. Was passiert, wenn eine WEG-Abrechnung fehlerhaft ist?
Die Wohnungseigentümer haben einen gesetzlichen Anspruch darauf, dass die Jahresabrechnung von der Hausverwaltung inhaltlich zutreffend und ordnungsgemäß erstellt wird. Ist die WEG-Abrechnung jedoch fehlerhaft, stehen Ihnen verschiedene Handlungsmöglichkeiten zur Verfügung:
- den Verwalter außergerichtlich auf die Pflichtverletzung hinweisen,
- ihn unter angemessener Fristsetzung zur Berichtigung der Jahresabrechnung auffordern,
- bleibt dies erfolglos, eine gerichtliche Inanspruchnahme des Verwalters in Betracht ziehen.
Falls die Befürchtung besteht, dass der Verwalter Gelder der WEG veruntreut, finden Sie in folgendem Artikel hilfreiche Tipps und eine Anleitung zur richtigen Vorgehensweise: Hausverwaltung veruntreut Gelder: Was Sie als Eigentümer tun können
7. Wie erfolgt die WEG-Abrechnung bei Eigentümerwechsel?
Bei Eigentumswechseln kommt es häufig zu Missverständnissen. Entscheidend ist: Maßgeblich für die Zustellung der WEG-Abrechnung ist allein die Grundbuchsituation zum Zeitpunkt, in dem die Abrechnung erstellt wird. Die WEG-Abrechnung erfolgt stets objekt- und nicht personenbezogen.
Was bedeutet das konkret?
Wird die Abrechnung beispielsweise im März erstellt, eine Wohnung aber erst im Sommer desselben Jahres verkauft, erhält dennoch der bisherige Eigentümer die Abrechnung – nicht der Erwerber.
Der frühere und der neue Eigentümer müssen dann untereinander klären, wie die Kosten der Abrechnung aufzuteilen sind.
8. Fazit zur WEG-Abrechnung
Die WEG-Abrechnung gibt einen Überblick über die Einnahmen und Ausgaben der Eigentümergemeinschaft innerhalb eines Wirtschaftsjahres und verteilt Kosten bzw. Guthaben auf die einzelnen Wohnungseigentümer. Zudem gilt:
- Die Erstellung ist gesetzliche Pflicht des Hausverwalters.
- Sie wird vom Verwaltungsbeirat geprüft.
- Verletzt der Verwalter diese Pflicht, kann er von der Eigentümergemeinschaft auch gerichtlich beansprucht werden.
Die Digitalisierung bietet zusätzliche Transparenz: Über Kundenportale können Eigentümer die Finanzlage der WEG und die Arbeit des Verwalters jederzeit einsehen. Das stärkt das Vertrauen und ermöglicht eine schnellere Fehlerkontrolle.
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