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1. Was ist ein Rücklagenkonto in einer WEG?
In einer Eigentümergemeinschaft gibt es planbare Instandhaltungsmaßnahmen, aber es kommt auch regelmäßig zu unerwarteten Reparaturen. Damit sich die WEG zur Finanzierung dieser aber nicht mit einer Sonderumlage belasten muss, sollte sie immer eine gewisse Reserve haben.
Diese Erhaltungsrücklage dient der Instandhaltung der Immobilie und kann daher für diverse Reparaturen am Gemeinschaftseigentum, aber auch für den Austausch der Heizungsanlage, die Modernisierungen der Wärmedämmung oder eine Erneuerung der Fassade genutzt werden.
Wichtig ist, dass alle durch die Erhaltungsrücklage finanzierten Maßnahmen der Gemeinschaft im selben Maße zugutekommen sollen. Daher sind Arbeiten am Sondereigentum des jeweiligen Eigentümers ausgeschlossen. Aber auch der Erwerb von Verbrauchsmaterialien darf nicht über die Erhaltungsrücklage laufen, da diese Maßnahme nicht zur Instandhaltung der Immobilie beiträgt.
Gut zu wissen: Da das Ansammeln der Erhaltungsrücklage ein Regelbeispiel für eine Maßnahme ordnungsgemäßer Verwaltung darstellt (vgl. § 19 Abs. 2 Nr. 4 WEG), hat jeder Eigentümer einen Anspruch auf die Bildung dieser. Strittig ist jedoch, ob unter den Eigentümern vereinbart werden kann, überhaupt keine Rücklage zu bilden. Hier fehlt es leider an einschlägiger Rechtsprechung, was auch daran liegen kann, dass es im Interesse der Eigentümer steht, eine Rücklage zu bilden und so für “den Fall der Fälle” finanziell ausreichend aufgestellt zu sein, um nicht auf eine Sonderumlage zurückgreifen zu müssen. Einigkeit besteht jedoch darin, dass Erhaltungsmaßnahmen (wie auch immer geartet) finanziert werden müssen.
Zur Ansammlung der Rücklage gibt es das Rücklagenkonto, welches neben dem WEG-Eigenkonto wohl einer der wichtigsten Aspekte zur finanziellen Organisation einer Eigentümergemeinschaft ist.
Eine genaue Höhe der Rücklage ist nicht explizit festgelegt und kann durch jede WEG durch Beschluss individuell geregelt werden. Das Gesetz gibt nur vor, dass die Erhaltungsrücklage angemessen hoch sein muss, vgl. § 19 Abs. 2 Nr. 4 WEG. Wann dies der Fall ist, bestimmt sich vor allem nach der Größe und den Eigenheiten der Eigentümergemeinschaft. So sind Altbauten wohl “kostenintensiver” als Neubauten, wobei sich dies natürlich nicht pauschal für alle Immobilien sagen lässt.
Stehen unerwartete Ausgaben an und wurde keine ausreichende Rücklage gebildet, muss auf eine Sonderumlage zurückgegriffen werden. Diese stellt für die Gemeinschaft oft eine große finanzielle Belastung dar. Wie schnell oder langsam der Prozess dann umgesetzt werden kann, hängt vor allem von der Zahlungsbereitschaft und -fähigkeit der einzelnen Eigentümer ab.
2. Wieso müssen WEGs ein spezielles Konto für die Rücklagen führen?
Das Rücklagenkonto muss streng vom WEG-Eigenkonto getrennt werden und die Rücklage auf einem separaten, zweiten Konto angesammelt werden.
Der Grund liegt in den Grundsätzen ordnungsgemäßer Verwaltung, nach denen es schlichtweg nicht zulässig ist, die Erhaltungsrücklage auf dem gemeinschaftlichen Konto einzuspeisen. Aber auch praktische Gründe sprechen für die Trennung: Fehler passieren, auch in der Buchhaltung. Wenn also am Ende nicht mehr nachvollziehbar ist, welcher Teil des Konto-Vermögens auf die Rücklage fällt, ist die Zweckbindung der Erhaltungsrücklage nicht mehr gewährleistet.
Gut zu wissen: Durch einen monatlichen Dauerauftrag jedes Eigentümers lässt sich das Prinzip der beiden Konten in der Praxis ganz leicht umsetzen: So ist ein Teil des Hausgeldes für die Bewirtschaftung der WEG vorgesehen - dieser kommt auf das WEG-Bankkonto. Der zweite Teil dient der Rücklage und wird daher Teil des Rücklagenkontos.
3. Wo kann eine WEG ein Rücklagenkonto eröffnen?
Bei ihrer Organisation ist eine Eigentümergemeinschaft an gewisse rechtliche Grundlagen gebunden. Hierzu gehört auch der aus § 19 Abs. 2 WEG hervorgehende Grundsatz der ordnungsgemäßen Verwaltung, welcher nur ein sog. offenes Fremdgeldkonto, auch WEG-Eigenkonto genannt, als Kontoform zulässt. Bei diesem WEG-Konto tritt die Eigentümergemeinschaft als Kontoinhaberin auf. Ähnlich sieht es bei dem Rücklagenkonto aus:
Matera ist die professionelle Unterstützung für Wohnungseigentümergemeinschaften und hat auch eine transparente Konto-Lösung entwickelt:
Auf dem Online-Portal von Matera befindet sich das integrierte WEG-Bankkonto, welches alle Eigentümer einsehen können und so die Einnahmen und Ausgaben sowie den aktuellen Kontostand in Echtzeit im Blick haben.
Außerdem bietet Matera für Rücklagen und Hausgelder separate Konten an, die zum einen den gesetzlich verankerten Grundsätzen entsprechen und darüber hinaus den modernsten Sicherheitsstandards begegnen und bis zu einer Summe von 100.000 € durch die europäische Einlagensicherung geschützt sind.
Eine WEG in Selbstverwaltung erhält also ein ideales Kontensystem durch Matera, bei dem die Erhaltungsrücklage genauso wie das Hausgeld und deren Trennung berücksichtigt werden.
4. FAZIT: Rücklagenkonto in einer WEG
Die Erhaltungsrücklage einer WEG sorgt dafür, dass Reparaturen und Instandhaltungsmaßnahmen am Gemeinschaftseigentum finanziert und umgehend erledigt werden können. Diese werden auch bei den gepflegtesten Eigentümergemeinschaften fällig und es wäre unvorteilhaft, hierfür auf eine Sonderumlage zurückgreifen zu müssen.
Daher ist die Einrichtung eines Rücklagenkontos enorm wichtig. Dieses wird separat vom WEG-Bankkonto geführt. Die Rücklage muss angemessen hoch sein, was sich wiederum nach dem individuellen Zustand der jeweiligen Eigentümergemeinschaft bestimmt.
Sowohl für das WEG-Bankkonto als auch für das Rücklagenkonto bietet Matera eine praktische Lösung für WEGs in Selbstverwaltung an.
Auf der digitalen Plattform, auf der die Konten transparent einsehbar sind, werden zudem alle wichtigen Dokumente wie die Teilungserklärung oder Protokolle der Eigentümerversammlung aufbewahrt.
Während einige WEGs den Wechsel in die Selbstverwaltung noch scheuen, weil sie befürchten, dass es ihnen an Erfahrung oder Spezialwissen fehlt, gleicht Matera ein mögliches Defizit gekonnt aus: Unsere Experten, bestehend aus Justisten, Buchhaltern und Bausachverständigern, kümmern sich beispielsweise um die Jahresabrechnung, oder die Bearbeitung von Hausgeldrückständen - also um die gesamte Buchhaltung.
Matera konnte schon über 7000 WEGs von ihrem System überzeugen - finden auch Sie heraus, wie wir Sie und Ihre Eigentümergemeinschaft unterstützen können.
Wir freuen uns auf Sie!
