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1. Wann kann die Hausverwaltung eine WEG kündigen?
Wann der externe Hausverwalter der WEG kündigen kann, ist abhängig von der vertraglichen Vereinbarung: So ist denkbar und in der Praxis üblich, dass eine vertragliche Mindestlaufzeit vereinbart wurde. Vor deren Ablauf ist eine ordentliche Kündigung nicht möglich.
Unabhängig von einer etwaigen vertraglichen Vereinbarung über eine Mindestlaufzeit oder ordentliche Kündigungsfristen kann es eine fristlose Kündigung geben. Diese erlaubt die Kündigung des Verwaltervertrags durch den Hausverwalter mit sofortiger Wirkung. Voraussetzung hierfür ist jedoch das Vorliegen eines wichtigen Grundes.
An einen solchen wichtigen Grund stellt die Rechtsprechung in Deutschland relativ hohe Anforderungen: So ist erforderlich, dass nach einer Abwägung aller Umstände des Einzelfalls und der wechselseitigen Interessen dem Hausverwalter eine Zusammenarbeit mit der WEG bis zum Ende der Vertragslaufzeit nicht mehr zuzumuten ist.
Notwendig sind also erhebliche Pflichtverletzungen, die das Vertrauensverhältnis zwischen Hausverwaltung und WEG erheblich belasten oder gar zerstören. Beispielhaft zu nennen sind etwa Beleidigungen, körperliche Auseinandersetzungen oder rufschädigende Aussagen gegen den Hausverwalter.
Liegt ein solcher wichtiger Grund vor, muss die Kündigung durch die Hausverwaltung innerhalb von zwei Wochen ab Kenntnis des wichtigen Grundes bei der WEG eingegangen sein.
Welchen Personen die Kündigung konkret zugehen muss, ist abhängig davon, ob die WEG einen Vertreter im Sinne des § 9b Abs. 2 WEG bestimmt hat. Ist dies der Fall, ist die Kündigung diesem Vertreter zuzustellen.
Sofern ein solcher Vertreter nicht gewählt wurde, ist die Kündigung an den Vorsitzenden des Verwaltungsbeirats zu richten. In den übrigen Fällen reicht es aus, dass die Kündigung einem beliebigen Mitglied der WEG zugestellt wird.
Abzugrenzen von der Kündigung des Verwaltervertrags ist die sog. Amtsniederlegung des Verwalters. Denn streng genommen wird die Organstellung des Verwalters durch die Kündigung des Verwaltervertrags nicht berührt. Diese endet erst durch die Amtsniederlegung, die der Verwalter formfrei gegenüber der WEG erklären kann (siehe LG Karlsruhe, Urteil vom 11.12.2012, Az.: 11 S 231/11).
2. Welche Kündigungsfrist hat ein Verwalter?
Auch hinsichtlich der Kündigungsfrist kommt es entscheidend auf die vertraglichen Regelungen im Verwaltervertrag an. Ist keine besondere Vereinbarung getroffen, gilt § 621 Nr. 3 BGB: Bei einer monatlichen Vergütung – wie bei Verwaltern üblich – kann die Kündigung bis zum 15. eines Monats zum Monatsende erfolgen. Erfolgt die Erklärung später, verlängert sich das Amt bis zum Ende des Folgemonats.
Beispiel: Kündigt die Hausverwaltung gegenüber der Wohnungseigentümergemeinschaft erst am 20.10.2025, ist das Amt nicht zum 31.10., sondern erst zum 30.11.2025 beendet.
Während der Verwaltervertrag bestimmte Fristen für die ordentliche Kündigung vorsieht, kann die Amtsniederlegung jederzeit erfolgen – eine formlose Erklärung gegenüber der Eigentümergemeinschaft genügt. Sie ist rechtlich vom Vertrag zu trennen. Insbesondere bei unbefristeten Verträgen gilt die gesetzliche Kündigungsfrist von ca. 15 Tagen.
Bei befristeten Verwalterverträgen ist eine ordentliche Kündigung in der Regel ausgeschlossen. In solchen Fällen ist nur eine außerordentliche Kündigung aus wichtigem Grund möglich, etwa bei schwerwiegender Pflichtverletzung. Erfolgt sie ohne triftigen Grund, kann sich der Verwalter gegenüber der WEG schadensersatzpflichtig machen.
3. Was passiert, wenn der Verwalter kündigt?
Wird der Verwaltervertrag gekündigt, bedeutet das nicht automatisch, dass auch die Amtsausübung als Verwalter endet. Denn rechtlich betrachtet sind Vertragskündigung und Amtsniederlegung zwei unterschiedliche Vorgänge – mit jeweils eigenen Konsequenzen für die Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG).
Kündigung ≠ Amtsniederlegung
Die Kündigung bezieht sich auf das zivilrechtliche Vertragsverhältnis zwischen der WEG und der Hausverwaltung. Sie beendet die vertraglichen Pflichten – etwa zur Durchführung von Verwaltungsaufgaben – zu einem bestimmten Zeitpunkt, der sich aus dem Vertrag oder dem Gesetz ergibt. Die sogenannte Amtsniederlegung hingegen betrifft die organschaftliche Rolle der Hausverwaltung als ausführendes Organ der WEG.
Diese Trennung ist rechtlich relevant: Selbst nach einer Vertragskündigung bleibt die Hausverwaltung im Amt – solange, bis sie die Amtsniederlegung ausdrücklich erklärt oder abberufen wird. Das bedeutet: Die Verwaltung kann in der Zwischenzeit rechtlich weiterhin im Namen der WEG handeln.
Was passiert im Fall der Amtsniederlegung?
Legt die Verwaltung ihr Amt nieder, endet ihre Organstellung unmittelbar – unabhängig vom Fortbestand des Vertrages. Eine solche Amtsniederlegung ist formfrei möglich, sollte aber aus Gründen der Klarheit immer schriftlich erfolgen. Eine besondere Form oder Zustimmung der WEG ist nicht erforderlich.
Wichtig: Die Amtsniederlegung darf jedoch nicht „zur Unzeit“ erfolgen – also zu einem Zeitpunkt, der für die Eigentümergemeinschaft erhebliche Nachteile mit sich bringt. Beispiel: Kurz vor einer wichtigen Eigentümerversammlung oder während eines laufenden Rechtsstreits. In solchen Fällen kann die WEG unter Umständen Schadensersatz verlangen.
Wie geht es dann weiter?
Sobald die Amtsniederlegung oder Vertragskündigung wirksam ist, steht die Eigentümergemeinschaft ohne Verwaltung da – ein Zustand, der nicht dauerhaft zulässig ist. Die WEG ist dann gesetzlich verpflichtet, eine neue Verwaltung zu bestellen, um ihre Handlungsfähigkeit zu sichern.
Ist keine Nachfolgeverwaltung in Sicht, kann das Gericht auf Antrag eines Eigentümers eine sogenannte Notverwaltung einsetzen (§ 43 WEG). Diese übernimmt kommissarisch die Aufgaben der ursprünglichen Verwaltung – allerdings oft mit weniger Gestaltungsfreiheit und zu höheren Kosten.
Übergangszeit und Übergabe
Im Idealfall informiert die scheidende Hausverwaltung die WEG frühzeitig über ihre Entscheidung und unterstützt aktiv bei der Übergabe – etwa durch geordnete Aktenführung, Kontenübertragung und die Teilnahme an einer letzten Eigentümerversammlung. Das ist nicht verpflichtend, aber im Interesse beider Seiten: So kann der Übergang reibungslos gelingen – ohne Informationsverlust oder organisatorisches Chaos.
4. Wieso legt ein Hausverwalter sein Amt nieder?
Eine Amtsniederlegung kann verschiedene Ursachen haben.
Typische Gründe für eine Amtsniederlegung sind:
- Ruhestand oder Geschäftsaufgabe: Viele Verwalter stehen altersbedingt vor dem Rückzug aus dem Berufsleben – insbesondere kleinere Gemeinschaften mit wenigen Einheiten spüren bereits heute die Auswirkungen.
- Wirtschaftliche Unrentabilität: In kleinen oder finanziell schwachen Eigentümergemeinschaften können die Einnahmen aus dem Verwaltervertrag die laufenden Aufgaben und Kosten nicht decken. Eine Fortführung der Verwaltung ist dann nicht mehr wirtschaftlich tragbar.
- Konflikte mit Eigentümern: Häufiger Grund für eine Niederlegung ist eine belastete Zusammenarbeit mit der Wohnungseigentümergemeinschaft – etwa durch anhaltende Kommunikationsprobleme, mangelndes Vertrauen oder wiederholte Auseinandersetzungen über Zuständigkeiten, Angebote oder Entscheidungen.
- Fehlende Unterstützung oder Mitwirkung: Wenn wichtige Informationen oder Rückmeldungen durch die Eigentümer ausbleiben, können notwendige Maßnahmen nicht umgesetzt werden – was den Handlungsspielraum des Verwalters stark einschränkt.
5. Wann ist die Amtsniederlegung rechtens, wann nicht?
Die Trennung von einer WEG und der Hausverwaltung kann einerseits durch die Abberufung des Hausverwalters seitens der Wohnungseigentümer geschehen. Andererseits legt der Verwalter sein Amt nieder.
Die Amtsniederlegung ist gesetzlich nicht normiert, aber gängig und anerkannt.
Anders als beispielsweise bei einer vorzeitigen Kündigung des Mietverhältnisses, brauch es bei der Amtsniederlegung keinen besonderen Grund des Verwalters und sie bedarf auch nicht der Zustimmung der Eigentümer.
Der WEG-Verwalter kann demnach sein Amt jederzeit mit sofortiger Wirksamkeit niederlegen. Dies entschied auch das Landgericht Karlsruhe in seinem Urteil vom 11. Dezember 2012 (Az. 11 S 231/11) sowie das Amtsgericht Hamburg-Blankenese (Beschl. v. 05. Januar 2017, 539 C 47/15).
Dennoch kann sich der Hausverwalter schadensersatzpflichtig machen, wenn es sich um eine unberechtigte Amtsniederlegung handelt. Dies ist insbesondere der Fall, wenn die Amtsniederlegung zu einem Zeitpunkt stattfindet, in dem wichtige Verwaltungsaufgaben anstehen. Wenn der Eigentümergemeinschaft hierdurch ein Nachteil entsteht, ist der Verwalter zum Ersatz des entstandenen Schadens verpflichtet.
Auch kann sich der Verwalter dann schadensersatzpflichtig machen, wenn er durch das Niederlegen seines Amtes gegen den zuvor geschlossenen Verwaltervertrag verstößt.
Umgekehrt besteht auch aufseiten des Verwalters ein Anspruch auf Schadensersatz, wenn dieser sein Amt berechtigterweise niedergelegt hat und beispielsweise noch die Zahlung des Honorars aussteht.
Ein wichtiger Grund kann speziell in Pflichtverstößen seitens der Eigentümer liegen, die imstande sind, das Vertrauensverhältnis zwischen der WEG und dem Verwalter nachhaltig zu beeinträchtigen und es dem Verwalter unzumutbar machen, sein Amt fortzuführen. In der Praxis liegt ein wichtiger Grund bspw. in folgenden Fällen vor:
- Ausbleibenden Honorarzahlungen,
- der Weigerung, eine Vollmachtsurkunde auszustellen, aus welcher der Umfang der Vertretungsmacht ersichtlich ist,
- Beleidigungen oder Handgreiflichkeiten (sowie weiteren Delikten),
- wenn die Eigentümer den Verwalter zur Nichtbeachtung von geltender Rechtsprechung anstiften,
- wenn dem Verwalter wichtige Unterlagen für die Abrechnung nicht übergeben werden.
Die Erklärung der Amtsniederlegung muss nicht allen Wohnungseigentümern zugehen. Wird diese im Rahmen der Eigentümerversammlung durch den (noch) Verwalter verkündet, erfolgt die Beendigung des Verwalteramts auch, wenn nicht alle Wohnungseigentümer auf der Versammlung anwesend sind.
6. Was kann die WEG tun, wenn der Hausverwalter zurücktritt und sein Amt niederlegt? (Schritt-für-Schritt-Anleitung)
Die Amtsniederlegung oder Kündigung der Hausverwaltung kann für Wohnungseigentümergemeinschaften durchaus überraschend kommen und führt dazu, dass sich die WEG damit beschäftigen muss, wie es zumindest hinsichtlich ihrer Verwaltung für sie weitergeht und welche Alternativen zu dem bisherigen Hausverwalter noch zur Auswahl stehen. Folgende Schritte sollten Sie durchführen:
6.1 Kontakt zu anderen Miteigentümern herstellen
Wie bei sämtlichen wichtigen Veränderungen, die die WEG insgesamt betreffen, gilt: Stellen Sie den Kontakt zu den anderen Miteigentümern her. Denn es sollte zeitnah darüber beraten werden, welche Art von Verwaltung für die WEG infrage kommt und wie die Suche konkret ablaufen soll.
Gegenseitig nach Amtsniederlegung in der WEG beraten & Gespräch mit Verwalter suchen
In vielen Fällen war die Amtsniederlegung des Hausverwalters absehbar, etwa wenn sich dieser in den Ruhestand zurückzieht. Doch manchmal kommt sie überraschend für viele Eigentümer oder die Gründe des Verwalters sind nicht ganz ersichtlich.
Es entsteht Klärungsbedarf, weshalb das Gespräch zur Hausverwaltung, aber auch zu den anderen Eigentümern gesucht werden sollte. Hier gilt es, Ruhe zu bewahren und sich damit auseinanderzusetzen, welche Schritte als Nächstes anstehen.
Insbesondere in Fällen, in denen die Amtsniederlegung altersbedingt war oder aufgrund offensichtlicher Differenzen nicht abzuwenden ist, sollte sich schnellstmöglich mit der Suche nach einer neuen Hausverwaltung auseinandergesetzt werden. Welche Optionen WEGs hier haben, lesen Sie im nächsten Schritt.
6.2 Neue Verwaltung suchen
Bevor es an die konkrete Suche geht, müssen sich die Mitglieder der WEG darüber einigen, welche Form der Verwaltung gewählt werden soll. Dabei bestehen folgende Möglichkeiten:
Eine neue externe Hausverwaltung
Denkbar ist zunächst die Suche nach einer neuen externen Hausverwaltung. Aus den oben bereits angesprochenen Gründen ist diese Möglichkeit insbesondere für kleine WEGs meist nur schwer realisierbar: Viele externe Hausverwalter lehnen kleine WEGs ab, da sie aufgrund ihrer internen Kostenstruktur Schwierigkeiten haben, diese kostendeckend zu verwalten.
So berichtete uns etwa ein Wohnungseigentümer aus Sindelfingen davon, dass er für seine aus 16 Einheiten bestehende WEG über 6 Monate lang nach einem externen Hausverwalter suchte – und trotzdem ohne Erfolg blieb.
Dies deckt sich mit einer bundesweit durchgeführten, repräsentativen Studie von Matera, bei der 33 % aller befragten Eigentümer angaben, bereits Probleme bei der Suche nach einer neuen Hausverwaltung gehabt zu haben.
Die Selbstverwaltung
Eine weitere Möglichkeit besteht in der Wahl der internen Selbstverwaltung der WEG. Dabei wird keine externe Person bzw. kein Unternehmen mit der Betreuung der WEG beauftragt, stattdessen übernehmen die Eigentümer selbst die Verwaltungsaufgaben.
Auf den ersten Blick ist das Modell der Selbstverwaltung für viele Wohnungseigentümer abschreckend: Die kaufmännischen, rechtlichen und administrativen Aufgaben, die die Verwaltung einer WEG mit sich bringt, sind ohne Know-how und Unterstützung schwierig zu meistern. Andererseits bietet die Selbstverwaltung jedoch eine Menge Vorteile; sie macht die Verwaltung flexibler und zielgerichteter und ist dabei noch um einiges günstiger als die externe Verwaltung.
Dieses Potenzial lässt sich mit innovativen Anbietern wie Matera optimal ausschöpfen. Denn unser Expertenteam unterstützt Ihre Eigentümergemeinschaft in allen rechtlichen, kaufmännischen, administrativen oder technischen Fragestellungen und kümmert sich in allen Belangen um die Verwaltung Ihrer WEG.
So können Sie die Vorteile der Selbstverwaltung der WEG nutzen, ohne sich Gedanken über Ihnen (verständlicherweise) unbekannte rechtliche oder kaufmännische Fallstricke machen zu müssen!
Der kommissarische Verwalter
Ein kommissarischer Verwalter wird lediglich als eine Art Übergangslösung bestellt: Er ist für die Durchführung aller dringenden Maßnahmen zuständig, er soll „den Laden am Laufen halten“, bis ein neuer Verwalter gefunden oder die Selbstverwaltung beschlossen wurde.
Der Notverwalter
Daneben existiert noch die Möglichkeit der Notverwaltung der WEG. Wie sich schon aus dem Begriff ergibt, ist diese Alternative jedoch nur in speziellen Ausnahmefällen zu wählen: Erforderlich hierfür ist, dass die Noteinsetzung eines Verwalters unbedingt erforderlich ist, um erhebliche Nachteile für die WEG abzuwenden. Die Einsetzung eines Notverwalters erfolgt per Gerichtsentscheidung.
6.3 Beschluss über neue Verwaltung fassen (im Umlaufverfahren oder bei einer Eigentümerversammlung)
Im letzten Schritt muss über die Ernennung des neuen Hausverwalters Beschluss gefasst werden. Dies kann auf zwei unterschiedlichen Wegen erfolgen: Zum einen kann die Beschlussfassung in einer Eigentümerversammlung erfolgen. Sofern nicht gerade zufällig eine planmäßige Eigentümerversammlung ansteht, wird hierzu in der Regel eine außerordentliche Versammlung einberufen.
Regelmäßig mit weniger Aufwand verbunden ist zum Anderen die Beschlussfassung im Rahmen eines Umlaufverfahrens (siehe § 23 Abs. 3 WEG).
Hierdurch können auch abseits der Eigentümerversammlung rechtsverbindliche Beschlüsse der WEG getroffen werden. Das Verfahren läuft dabei so ab, dass an sämtliche im Grundbuch eingetragene Eigentümer ein Beschlussantrag gesendet wird. Sofern alle Eigentümer diesem Antrag zustimmen, ist der Beschluss gefasst.
Tipp: Möglich ist auch, in der Gemeinschaftsordnung oder der Teilungserklärung zu vereinbaren, dass für einzelne Beschlussgegenstände keine Einstimmigkeit, sondern „nur“ die einfache Mehrheit der abgegebenen Stimmen ausreichend ist.
7. Pflichten des Verwalters nach Amtsniederlegung
Auch nach der Niederlegung seines Amtes ist der Verwalter verpflichtet, bestimmte Aufgaben im Interesse der Eigentümergemeinschaft ordnungsgemäß zu erfüllen. Dazu zählt insbesondere die geordnete Übergabe der Verwaltungsunterlagen an den neuen Verwalter oder, falls noch kein Nachfolger bestellt wurde, an den Verwaltungsbeirat bzw. die Eigentümergemeinschaft.
Hierzu gehören unter anderem Buchhaltungsunterlagen, Kontoauszüge, Verträge, Beschlusssammlungen sowie die vollständige Abrechnung und der Wirtschaftsplan, sofern diese noch nicht vorgelegt wurden. Zudem hat der scheidende Verwalter eine sogenannte geordnete Amtsübergabe sicherzustellen, damit ein nahtloser Übergang und eine Weiterführung der Verwaltung möglich sind. Diese nachwirkenden Pflichten ergeben sich aus dem allgemeinen Grundsatz der ordnungsgemäßen Verwaltung sowie aus der treuhänderischen Stellung des Verwalters.
8. FAQ: Häufig gestellte Fragen zur Kündigung und Amtsniederlegung des Verwalters
Kann eine Hausverwaltung einfach kündigen?
Ja, eine Hausverwaltung kann grundsätzlich kündigen. Die Kündigung muss jedoch schriftlich erfolgen und die vertraglich vereinbarten Fristen einhalten. In bestimmten Fällen – etwa bei einem wichtigen Grund – kann der Verwalter das Amt auch mit sofortiger Wirkung niederlegen. Die Eigentümergemeinschaft sollte dann schnell handeln, um eine neue Verwaltung zu bestellen oder in Selbstverwaltung zu wechseln
Kann ein Hausverwalter sein Amt fristlos niederlegen?
Ja, ein Hausverwalter kann jederzeit sein Amt mit sofortiger Wirkung niederlegen.
Anders als beispielsweise bei einer vorzeitigen Kündigung des Mietverhältnisses, braucht es bei der Amtsniederlegung keinen besonderen Grund des Verwalters und sie bedarf auch nicht der Zustimmung der Eigentümer. Der WEG-Verwalter kann demnach sein Amt jederzeit mit sofortiger Wirksamkeit niederlegen.
Was passiert, wenn der Verwalter kündigt?
Wird der Verwaltervertrag von der Hausverwaltung gekündigt oder nicht verlängert, hat das zunächst keine Auswirkungen auf die Bestellung des Verwalters – das Amt bleibt bestehen. Der Verwalter bleibt also weiterhin im Amt, bis er entweder abberufen wird oder die Bestellung endet. Nur bei einer Amtsniederlegung legt der Verwalter das Amt aktiv nieder. In jedem Fall muss sich die Wohnungseigentümergemeinschaft frühzeitig abstimmen, Angebote einholen und die künftige Verwaltung klären. Wichtig ist, dass die Eigentümergemeinschaft handlungsfähig bleibt und über die nächsten Schritte entscheidet. Ein Rücktritt des Verwalters ist in der Regel nur mit wichtigem Grund und unter Beachtung vertraglicher Fristen möglich.
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