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Über Matera Hausverwaltung
Bei Matera erwartet Sie moderne Hausverwaltung mit einem kompetenten Team, das Wert auf schnelle Kommunikation und absolute Transparenz legt. Nach §26a WEG zertifizierte Verwalter kümmern sich um Ihre Immobilie, während Sie als Eigentümer über das Kundenportal stets informiert bleiben – Antwort binnen 48 Stunden.
Wann kann ein Verwaltervertrag gekündigt werden?
Kommt es zwischen der WEG und der Hausverwaltung zu Problemen, stellt die Abberufung und Kündigung der Verwaltung eine Möglichkeit dar, sich neu zu orientieren und von dem bestehenden Verwalter zu distanzieren. Zunächst muss klargestellt werden, dass die Abberufung der Hausverwaltung und die Kündigung des Verwaltervertrags zwei getrennte, rechtliche Vorgänge sind.
Abberufung des Verwalters der WEG: Wie ist die rechtliche Lage?
Im Zuge der Modernisierung des Wohnungseigentumsgesetzes (WEMoG), das seit dem 01.01.2020 in Kraft getreten ist, wurde den WEG-Eigentümern weitreichende Freiheiten eingeräumt. Um die Hausverwaltung abzuberufen, muss nun kein wichtiger Grund mehr vorliegen.
Nach § 26 Abs. 3 S. 1, Abs. 5 WEG kann der Hausverwalter jederzeit seines Amtes abberufen werden, auch „grundlos“. In den meisten Konstellationen liegt jedoch ein, wenn vielleicht nicht rechtlich, wichtiger Grund vor, aufgrund dessen sich die Eigentümer gegen die aktuelle Verwaltung und für eine neue oder andere Art der WEG-Verwaltung entscheiden.
Wurde die Hausverwaltung abberufen, so endet der Verwaltervertrag automatisch nach sechs Monaten ab Zeitpunkt der Abberufung (§ 26 Abs. 3 S. 2 WEG). Daher bedarf es insofern keiner zusätzlichen Kündigung. Will die Eigentümergemeinschaft den Vertrag jedoch vor Ablauf des halben Jahres kündigen, kann sie dies nach den im Verwaltervertrag vereinbarten Kündigungsfristen oder den gesetzlichen Bestimmungen vorzeitig tun.
Eine andere Möglichkeit liegt in der außerordentlichen, fristlosen Kündigung, für die es jedoch das Vorliegen eines wichtigen Grundes bedarf. Wird der Verwalter so gekündigt, endet dessen Vertrag mit Zugang der außerordentlichen Kündigung.
Schritt-für-Schritt: So läuft die Kündigung des Verwalters ab
Wenn Eigentümer ihre Hausverwaltung kündigen möchten, ist ein klar strukturierter Ablauf entscheidend. Denn in einer WEG reicht eine einfache Entscheidung einzelner Eigentümer nicht aus; maßgeblich sind Beschlüsse der Eigentümergemeinschaft sowie bestimmte formale Schritte. Doch wie genau läuft die Kündigung des Verwalters ab? Welche Beschlüsse sind erforderlich und welche Fristen müssen beachtet werden?
Im folgenden Abschnitt erfahren Sie Schritt für Schritt, wie Eigentümergemeinschaften rechtssicher vorgehen können.
1. Gründe für Wechsel identifizieren
Eigentümer sollten sich zunächst umfassend über die Gründe für einen möglichen Wechsel ihrer Hausverwaltung informieren. Entscheidend ist die Frage: Liegt lediglich Unzufriedenheit mit der Zusammenarbeit vor – oder bestehen schwerwiegende Pflichtverletzungen, die sogar eine fristlose Kündigung rechtfertigen könnten?
In der Praxis gibt es unterschiedliche Gründe, die einen Wechsel des Hausverwalters auslösen können. Häufige Beispiele sind:
- Unzureichende Kommunikation
- Organisatorische Probleme
- Schwerwiegende Pflichtverletzungen (z.B. fehlerhafte Abrechnungen oder Verstöße gegen gesetzliche Pflichten)
Die Klärung der Gründe ist entscheidend, um den richtigen Zeitpunkt für die Einleitung eines Beschlusses zu finden und Angebote neuer Hausverwaltungen besser vergleichen zu können. So wird es möglich, eine Verwaltung zu wählen, die besser zu den Bedürfnissen der Eigentümergemeinschaft passt.
Weitere Gründe: Amtsniederlegung des Hausverwalters
In manchen Fällen beendet auch die Hausverwaltung aufgrund einer Amtsniederlegung das Vertragsverhältnis. Gründe für eine Amtsniederlegung von Hausverwaltungen können etwa Insolvenz, Ruhestand, Konflikte mit der WEG oder ausbleibende Zahlungen sein. Die Niederlegung ist grundsätzlich jederzeit möglich und bedarf keines besonderen Grundes. Allerdings kann sie unter bestimmten Umständen zu Schadenersatzansprüchen führen. Für die WEG bedeutet das: Sie muss kurzfristig handeln, sich beraten, einen neuen Verwalter suchen oder Alternativen wie die Selbstverwaltung prüfen.
2. Neue Hausverwaltung suchen
Nachdem Eigentümer die Gründe für den Wechsel geklärt haben, können sie gezielt nach einer neuen Hausverwaltung suchen. Wichtig ist, dass die Nutzer jederzeit Informationen zu Leistungen, Reaktionszeiten und Kosten erhalten, idealerweise mithilfe eines standardisierten Leistungskatalogs.
Besonders bei einer fristlosen Amtsniederlegung sollte der Zeitpunkt für den Wechsel genau geplant werden, damit keine Verwaltungslücke entsteht. Bei der Auswahl einer neuen Hausverwaltung ist auf folgende Aspekte zu achten:
- Transparente Kostengestaltung
- Gute Erreichbarkeit
- Digitale Arbeitsweisen
- Referenzen anderer Kunden
Eigentümer können außerdem Empfehlungen aus dem eigenen Umfeld nutzen und sollten mindestens drei Hausverwaltungen direkt zu ihrem Amt, ihrer Erfahrung und Arbeitsweise befragen. Unser Tipp: Ein strukturierter Vergleich erhöht die Chance, eine Verwaltung zu finden, die den Bedürfnissen der Gemeinschaft entspricht, mit klarer Einwilligung aller Miteigentümer, fundiertem Beschluss und langfristiger Zuverlässigkeit.
3. Abberufung des Hausverwalters
Die Eigentümergemeinschaft kann den Hausverwalter durch eine Einwilligung in Form einer einfachen Mehrheit, also mehr als 50 % der abgegebenen Stimmen, abberufen. Dies geschieht im Rahmen der Eigentümerversammlung, alternativ kann aber auch ein Umlaufbeschluss durchgeführt werden.
Der Umlaufbeschluss einer WEG, normiert in § 23 Abs. 3 WEG, ist eine Art „Abkürzung“, durch welche sie ebenfalls Beschlüsse erzielen kann. Insbesondere bei Entscheidungen, die schnell getroffen werden müssen, bietet der Umlaufbeschluss, bei dem lediglich ein Antrag in Textform an alle Miteigentümer geschickt werden muss, eine attraktive Möglichkeit an.
4. Kündigung des Verwaltervertrags
Wurde die Hausverwaltung während der Eigentümerversammlung oder durch einen Umlaufbeschluss abberufen, so endet der Verwaltervertrag gemäß § 26 Abs. 2 S. 2 WEG nach 6 Monaten von alleine.
Will sich die WEG jedoch vorzeitig von der Hausverwaltung trennen, gibt es verschiedene Möglichkeiten. An dieser Stelle sollte zunächst in den Verwaltervertrag geblickt werden, da im Zweifel die sog. Parteivereinbarung, also das, was zwischen der WEG und dem Hausverwalter im Vertrag – auf zulässige Weise – vereinbart wurde, vorrangig gilt.
Klauseln im Verwaltervertrag beachten
Häufig enthalten Verwalterverträge eine Klausel, nach der das Ende des Vertrags parallel zur Abberufung bestimmt wird. Hier muss also nicht auf eine außerordentliche Kündigung zurückgegriffen werden; sobald die Abberufung zulässig erfolgt ist, endet der Verwaltervertrag ab diesem Zeitpunkt augenblicklich.
Wenn diese Bedingung nicht im Vertrag vereinbart wurde, finden sich dennoch häufig andere Kündigungsmöglichkeiten, die eine Beendigung des Verhältnisses vor Ablauf des Bestellungszeitraums bzw. der 6 Monate nach der Abberufung einräumen.
Auf gesetzliche Regelungen zurückgreifen
Ist dem Verwaltervertrag keine Regelung bezüglich der Kündigung zu entnehmen, so greifen die gesetzlichen Bestimmungen. Hiernach kann das Vertragsverhältnis außerordentlich nach § 626 BGB gekündigt werden, wenn die Fortführung für eine Partei unzumutbar ist. Es gilt die Frist von zwei Wochen nach der Kenntnisnahme des Grundes.
Auch hier ist wichtig, dass im Rahmen einer außerordentlichen Eigentümerversammlung der Beschluss zur Kündigung gefasst wird. Die Einberufung dieser Versammlung bedarf einer Begründung in Textform und der Zustimmung durch mehr als ein Viertel der Eigentümer, so kann die Versammlungseinberufung im Übrigen auch nicht durch den Verwalter abgelehnt werden. Unser Tipp: Es ist zeitsparender, sowohl die Abberufung als auch die Kündigung der Hausverwaltung „in einem Durchgang“ auf der Eigentümerversammlung zu beschließen bzw. durch den Umlaufbeschluss festzulegen.
5. Übergabe und Wechsel vorbereiten
Sobald die Hausverwaltung gewechselt wurde, übernimmt die neu bestellte Verwaltung das Amt offiziell. In dieser Phase erfolgt die Übergabe aller relevanten Unterlagen, Konten und Gelder durch die vorherige Hausverwaltung. Damit die neue Verwaltung jederzeit handlungsfähig ist, sollten alle Informationen vollständig und transparent übermittelt werden. Je nach Komplexität der WEG kann dieser Schritt bis zu zwei Monate in Anspruch nehmen, erst dann ist eine reibungslose Fortführung der WEG-Betreuung möglich. Eigentümer können mit einer sorgfältigen Übergabe sicherstellen, dass die neue Verwaltung das Amt bestmöglich ausfüllen kann.
Wie kann die Mietverwaltung gekündigt werden?
Eigentümer, die über einen Wechsel ihrer Mietverwaltung nachdenken, können diesen Schritt unter bestimmten Bedingungen jederzeit einleiten. Ob aus Unzufriedenheit mit der Leistung, fehlender Einwilligung bei Entscheidungen oder anderen Gründen – die Kündigung ist möglich, solange sie sich im Rahmen des Verwaltervertrags bewegt.
Wichtig ist: Die Mietverwaltung ist rechtlich nicht an das Wohnungseigentumsgesetz gebunden, sondern basiert auf einem individuellen Vertrag zwischen Eigentümern und Verwaltung. Das bedeutet, dass eine Kündigung der Mietverwaltung bzw. der Sondereigentumsverwaltung grundsätzlich ohne Beschluss der Eigentümergemeinschaft möglich ist.
Kündigungsfristen und Vertragslaufzeiten beachten
Besonders häufig regeln Verwalterverträge eine automatische Verlängerung des Amts, meist um ein weiteres Jahr. Diese sogenannte Verlängerungsklausel greift, wenn nicht spätestens drei Monate vor Ablauf des Vertrags eine schriftliche Kündigung erfolgt.
Typisch sind folgende Regelungen:
- Automatische Verlängerung: Vertrag verlängert sich meist um ein weiteres Jahr
- Kündigungsfrist: Häufig spätestens 3 Monate vor Vertragsende
- Form der Kündigung: In der Regel schriftlich erforderlich
Eigentümer sollten den Zeitpunkt ihrer Entscheidung daher gut wählen, um nicht unbeabsichtigt im Vertrag zu bleiben.
Fehlt eine solche Klausel, endet das Vertragsverhältnis mit dem im Vertrag genannten Datum – es sei denn, dort sind abweichende Kündigungsfristen vereinbart. Prüfen Sie daher die jeweiligen Informationen im Vertrag sorgfältig, auch in Bezug auf die Formvorschriften der Kündigung.
Wann ist eine fristlose Kündigung möglich?
Neben der ordentlichen Kündigung können Eigentümer auch fristlos kündigen – etwa bei grober Pflichtverletzung, Veruntreuung oder fahrlässigem Handeln. Wichtig: Eine fristlose Kündigung muss begründet sein und mehrheitlich durch eine vorherige Abmahnung vorbereitet werden. In absoluten Ausnahmefällen wie der Insolvenz der Hausverwaltung ist auch eine sofortige Amtsniederlegung ohne Abmahnung denkbar.
Welche Formalitäten müssen bei der Kündigung und der Abberufung der Hausverwaltung beachtet werden?
Kommt es zu einer Abberufung des Hausverwalters, so ist für die Frage der Formalität entscheidend, ob die Abberufung während der Eigentümerversammlung beschlossen oder auf einen Umlaufbeschluss zurückgegriffen wird.
Erfolgt eine Kündigung des Verwalters, die auf den vereinbarten Bestimmungen des Verwaltervertrags beruht, so gelten die hierin genannten Formalien und Fristen. Regelmäßig wird bestimmt, dass die Kündigung schriftlich und unter Nennung des Kündigungsgrundes erfolgt. Ähnlich sieht es bei einer außerordentlichen Kündigung nach § 626 BGB aus, diese muss schriftlich erfolgen. Allerdings kann der wichtige Grund, welcher der Kündigung zugrunde liegt, in dieser unerwähnt bleiben.
Die Schriftform hat vor allem den Vorteil der Beweisbarkeit: Es wird deutlich, wer wem wann und weshalb gekündigt hat.
Kündigung des WEG-Verwalters: ordentliche vs. außerordentlicher Kündigung
Die ordentliche Kündigung richtet sich nach den Vorgaben des Verwaltervertrags und bedarf keines wichtigen Grundes. Hier beträgt die Frist, wenn nicht anderweitig vertraglich vereinbart, 6 Monate ab der Abberufung des Verwalters.
Außerordentlich zu kündigen bedeutet, dass die WEG sich noch vor den 6 Monaten (bzw. der vereinbarten Kündigungsfrist) von dem Verwalter trennen will. Die fristlose Kündigung nach § 626 BGB ist an bestimmte Voraussetzungen gekoppelt. So lautet der Gesetzestext:
„Das Dienstverhältnis kann (...) gekündigt werden, wenn Tatsachen vorliegen, auf Grund derer dem Kündigendem
- unter Berücksichtigung aller Umstände des Einzelfalles und
- unter Abwägung der Interessen beider Vertragsteile
die Fortsetzung des Dienstverhältnisses (...) nicht zugemutet werden kann.“
Wie kann eine fristlose Kündigung begründet werden?
Da dies auch ein schwerwiegender Eingriff in das berufliche Leben des Verwalters ist, benötigt die Eigentümergemeinschaft für eine außerordentliche, fristlose Kündigung einen wichtigen Grund.
Dieser liegt etwa in einem Fehlverhalten des Verwalters, welches regelmäßig eine Pflichtverletzung darstellt. Dies ist etwa der Fall, wenn die Hausverwaltung Gelder der WEG veruntreut oder wenn der Verwalter schlicht nicht im gebotenen Maße tätig wird und die WEG auf sich alleine gestellt ist.
Andere Beispiele aus der Praxis sind etwa:
- Die Eigentümerversammlung wurde über einen erheblichen Zeitraum hinweg nicht einberufen, auch nicht nach Aufforderung durch die Wohnungseigentümer
- Die WEG-Unterlagen werden wiederholt fehlerhaft und nachlässig geführt oder den Eigentümern wird die Einsicht in diese verwehrt
- Beschlüsse der Eigentümergemeinschaft werden nicht umgesetzt
- Gegen die Hausverwaltung wird ein Insolvenzverfahren eröffnet
- Der Wirtschaftsplan wird wiederholt verspätet oder überhaupt nicht erstellt
- Für nicht dringend notwendige Arbeiten werden ohne vorherigen Beschluss oder Anweisung durch die Eigentümer Aufträge vergeben (vgl. Bayerisches Oberlandesgericht, BayObLG, Beschl. v. 29.01.2004 Az. 2Z BR 181/03)
- Wenn der Hausverwalter Straftaten gegen die Wohnungseigentümer begeht
- Vorteilsnahme für die Vergabe von Aufträgen
- Der Verwalter führt kein WEG-Eigenkonto, sondern mischt sein privates Vermögen mit dem Geld der Wohnungseigentümergemeinschaft, was nicht der ordnungsgemäßen Verwaltung entspricht
Hausverwaltung abberufen – und jetzt? Matera hilft
Hausverwaltung ist Vertrauenssache: Ergeben sich zwischen der WEG und dem Verwalter unüberbrückbare Differenzen, die sich aus dem Fehlverhalten des Verwalters ergeben, so kann eine effiziente und richtige Organisation und Verwaltung der Wohnungseigentümergemeinschaft nicht mehr gewährleistet werden.
