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1. Wieso finden WEGs keinen Hausverwalter?
Der Fachkräftemangel
Egal, ob Berlin, Hamburg, München oder Leipzig: Auch Hausverwalter haben in ganz Deutschland Probleme bei der Suche nach geeignetem Personal.
So fehlen vielerorts bspw. ausgebildete WEG-Buchhalter, um die kaufmännischen Anliegen der Gemeinschaften zu erledigen. Durch die resultierenden Kapazitätsengpässe können viele Hausverwalter keine neuen Mandate aufnehmen - ein Hauptgrund für die erfolglose Suche nach einer passenden Verwaltung für WEGs.
Dies zeigt auch das VDIV-Branchenbarometer - eine Datenerhebung des größten Verbands für Immobilienverwalter in Deutschland VDIV. So gaben 51,3% aller befragten Hausverwalter an, dass sie trotz zahlreicher Anfragen auf die Aufnahme von neuen WEGs verzichten müssen, weil sie keine Fachkräfte finden. Besonders betroffen sind kleine Eigentümergemeinschaften von maximal 10 Einheiten. Laut des VDIVs haben knapp 43% der Verwaltungen eine Mindestgröße eingeführt, unter der sie keine neuen Mandate annehmen.
Das führt auch zu einem weiteren Problem: Verwalter müssen sich von WEGs trennen und ihre Bestände bereinigen. Zumeist trifft auch dies kleine und mittelgroße Eigentümergemeinschaften, die für die Verwalter nicht rentabel sind.
Woran liegt das? Der Aufwand und die Kosten für die Verwaltung kleiner Gemeinschaften sind in der Regel genauso hoch wie bei einer größeren WEGs mit mehr Wohneinheiten. Da die Hausverwaltungsunternehmen aber mit einer Vielzahl von Ausgaben zu kämpfen haben – etwa Ausgaben für:
- Büroanmietung,
- Personal,
- Versicherungen,
- Steuern
- oder Beiträge zu Berufsverbänden
sind sie auf hohe Einnahmen angewiesen.
Ein weiterer Grund liegt häufig an “schwierigen” Eigentümern innerhalb der WEG. Zwar können diese ebenso in größeren Gemeinschaften anzutreffen sein. Dort gehen sie aber regelmäßig unter und haben einen geringeren Einfluss auf die Gemeinschaft als in kleineren WEGs. Nicht selten kommt es etwa vor, dass solche Personen die anderen Eigentümer auf Ihre Seite ziehen und für Unruhe in der Gemeinschaft sorgen, etwa durch Boykottierung sämtlicher Beschlussfassungen.
Zunehmendes Misstrauen gegenüber Hausverwaltungen
Neben dem Fachkräftemangel schreckt viele Eigentümergemeinschaften auch das Risiko unzuverlässiger oder sogar betrügerischer Hausverwaltungen ab. Immer wieder machen Schlagzeilen über Veruntreuungen, chaotische Kontoführung und den Verlust gemeinschaftlicher Gelder die Runde und zeigen, wie schwierig es für eine Wohnungseigentümergemeinschaft sein kann, Unregelmäßigkeiten frühzeitig zu erkennen. Unseriöse Praktiken von Verwaltern untergraben dabei zunehmend das Vertrauen in die Branche: Es gibt Berichte über mangelhafte Buchhaltung, undurchsichtige Kosten, fehlende Transparenz und Missbrauch von Beschlüssen oder Vollmachten.
Intransparent geführte Treuhandkonten, mangelnde Kontrollmöglichkeiten und fehlende Einsicht in wichtige Informationen oder Unterlagen tragen zusätzlich zur Verunsicherung bei. Viele Eigentümer beklagen, dass sie wichtige Unterlagen oder Einladungen zur Eigentümerversammlung zu spät oder gar nicht erhalten – oder dass die Einberufung nicht den formalen Anforderungen entspricht. In solchen Fällen bleibt oft nur der Gang zum Gericht.
Dieses Misstrauen führt dazu, dass sich viele Eigentümergemeinschaften gar nicht erst auf die Suche nach einer neuen Verwaltung begeben – oder auf Alternativen wie die Selbstverwaltung setzen.
So können WEGs einen zuverlässigen Verwalter finden: 4 wichtige Auswahlkriterien
Trotz der Schwierigkeiten bei der Verwaltersuche ist es für WEGs möglich, eine zuverlässige Hausverwaltung zu finden, falls eine Alternative zur externen Verwaltung auf keinen Fall in Frage kommt. Allerdings ist dann besonders ein aktiver Verwaltungsbeirat unerlässlich. Dieser spielt eine wichtige Rolle bei der Unterstützung und Kontrolle der Verwaltung, z. B. bei der Prüfung von Jahresabrechnung, Wirtschaftsplänen und Angeboten.
Zusätzlich sollten Sie darauf achten, dass eine externe Hausverwaltung mindestens diese vier Kriterien erfüllt:
- Zertifizierte und gut bewertete Verwalter: mit klar definiertem Leistungsumfang, transparenten Kosten und positiver Kundenerfahrung.
- Digitale Plattformen für Eigentümer: für Einblick in Abrechnungen, Beschlüsse und Kontostände – fördert Transparenz und Kontrolle.
- Offene Fremdgeldkonten statt Treuhandlösungen: die Eigentümergemeinschaft muss als Kontoinhaber auftreten (§ 19 Abs. 2 WEG).
- Erreichbare Hausverwaltung mit Servicebewusstsein: schnelle Rückmeldungen, regelmäßige Eigentümerversammlungen und offene Kommunikation sind Pflicht.
2. Rechtliche Grundlagen: Was passiert, wenn eine WEG keinen Verwalter findet?
Endet der Verwaltervertrag und es steht kein neuer Verwalter bereit, ist das nicht automatisch ein Problem. Laut § 18 Abs. 1 WEG liegt die Verwaltung des Gemeinschaftseigentums grundsätzlich bei der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer. Diese kann in der Eigentümerversammlung per Beschluss (§ 26 WEG) entweder einen neuen externen Verwalter bestellen oder es einen Eigentümer aus der WEG zum Verwalter werden.
Ein zertifizierter Verwalter ist nur dann verpflichtend (§ 19 Abs. 2 Nr. 6 i. V. m. § 26a WEG), wenn mehr als acht Sondereigentumsrechte bestehen und mindestens ein Drittel der Eigentümer dessen Bestellung verlangt (§ 25 Abs. 2 WEG). Die Bestellung muss korrekt einberufen, beschlossen und dokumentiert werden – inklusive Einladung und Tagesordnung.
Findet sich keine interne oder externe Lösung, kann das Gericht auf Antrag einen Notverwalter einsetzen. Dieser Schritt ist jedoch kostenintensiv und sollte nur als letzter Ausweg in Betracht gezogen werden.
Welche rechtlichen und praktischen Optionen Ihnen in diesem Fall als Eigentümergemeinschaft offen stehen, zeigen wir im nächsten Abschnitt.
3. Welche Optionen gibt es für eine WEG ohne Verwalter?
Grundsätzlich stehen der WEG verschiedene Optionen zur Verfügung, wenn keine Hausverwaltung gefunden wurde:
3.1. Vorläufige Verwaltung durch die alte Hausverwaltung:
Sofern zuvor ein Verwaltervertrag mit einer externen Hausverwaltung bestand und das Verhältnis nicht zerrüttet war, bietet sich die vorläufige Verwaltung durch die alte Hausverwaltung an.
In diesem Fall führt die vorherige Hausverwaltung die Verwaltung fort, bis ein neuer externer Verwalter gefunden und bestellt wird.
Zu beachten ist jedoch, dass die alte Hausverwaltung hierzu grundsätzlich nicht verpflichtet ist.
Mit hoher Wahrscheinlichkeit müssen Sie bei dieser Option mit einer Ablehnung rechnen, da vielerorts der Fachkräftemangel für Kapazitätsengpässe bei Verwaltungen sorgt. Dadurch ist eine temporäre Verlängerung des Verwaltervertrags nur in seltensten Fällen eine Option für eine Gemeinschaft.
3.2. Selbstverwaltung der WEG
Denkbar ist jedoch auch, gar keinen neuen externen Hausverwalter zu suchen: Stattdessen kann sich die Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) auch selbst verwalten! Bei dieser Form der Selbstverwaltung übernimmt ein Eigentümer aus der Gemeinschaft per Beschluss in der Eigentümerversammlung die Aufgaben des internen Verwalters. Die Bestellung dieses Verwalters erfolgt durch einen formellen Beschluss, der in der Versammlung gefasst wird.
Zentrale Aufgaben in der Selbstverwaltung
- Einberufung und Durchführung von Eigentümerversammlungen
- Erstellung von Wirtschaftsplänen, Jahresabrechnungen und Einladungen
- Bildung und Verwaltung einer Erhaltungsrücklage
- Umsetzung der Beschlüsse der Eigentümergemeinschaft
Vorteile der Selbstverwaltung
Dank der Selbstverwaltung ist es möglich, ohne externe Hausverwaltungen zu arbeiten und dabei Kosten zu sparen. Gleichzeitig stärkt dieses Modell die Transparenz innerhalb der Wohnungseigentümergemeinschaft und erlaubt eine flexible Verwaltung – direkt durch die Eigentümer selbst.
Nachteile der Selbstverwaltung
Doch auch die Selbstverwaltung kann Nachteile mit sich bringen. Der Aufwand ist hoch, und die rechtlichen Anforderungen des WEG-Gesetzes sind für viele Wohnungseigentümer nicht leicht verständlich. In manchen Fällen müssen sogar gerichtliche Klärungen herbeigeführt werden, wenn z. B. keine Einigung über die Verwalterbestellung erzielt wird oder ein Beschluss angefochten wird. Auch die Einberufung einer Versammlung oder die Umsetzung rechtlicher Vorgaben können zur Herausforderung werden.
Um genau diese Probleme zu lösen, haben wir Matera ins Leben gerufen! Matera unterstützt Eigentümergemeinschaften bei der Selbstverwaltung – mit einem erfahrenen Team aus WEG-Experten, rechtlicher Beratung und einem digitalen Online-Portal.
So gleichen wir die typischen Nachteile der Selbstverwaltung aus und entlasten den internen Verwalter sowie die gesamte Gemeinschaft. Unser Modell bietet zahlreiche Vorteile:
- Persönliche Unterstützung in jedem Fall innerhalb von 24 Stunden: Ein persönlicher Ansprechpartner steht Ihnen bei allen Fragen zur Verfügung – von der Einladung zur Versammlung bis hin zur Umsetzung rechtlicher Beschlüsse. Bei komplexen Fällen unterstützen unsere Buchhalter und Juristen.
- Maximale Transparenz und Kontrolle für Eigentümer: Über das Online-Portal behalten alle Wohnungseigentümer jederzeit den Überblick über Ein- und Auszahlungen, Rechnungen und Informationen der Gemeinschaft.
- Exzellente Absicherung für den Verwalter: Unsere Vermögensschadenhaftpflicht schützt den internen Verwalter und auch die Beiräte im Fall einer Haftung – rechtlich und finanziell.
Damit ist unser Matera-Modell eine zuverlässige Lösung für jede Wohnungseigentümergemeinschaft – gerade dann, wenn keine klassischen Hausverwaltungen verfügbar sind oder wenn die Eigentümer lieber ohne externen Verwalter auskommen möchten. Angebote zur Selbstverwaltung gibt es viele – wir kombinieren sie mit echter Unterstützung, rechtlicher Sicherheit und digitaler Effizienz.
3.3. Kommissarische Verwaltung
Wenn die bisherige Hausverwaltung die weitere Zusammenarbeit mit der WEG einstellt und den Vertrag kündigt, stellt eine kommissarische Verwaltung eine weitere Option dar.
Hierbei wird - bis eine neue Verwaltungslösung gefunden wird - ein Mitglied der WEG als temporärer Verwalter bestellt.
Personen, die bereits Erfahrung in der Verwaltung haben, zum Beispiel durch ihre Tätigkeit im Verwaltungsbeirat oder in ihrem Beruf, sind besonders gut geeignet. Die Bestellung erfolgt durch einen Beschluss der Wohnungseigentümer gemäߧ 26 Abs. 1 des Wohnungseigentumsgesetzes.
3.4. Notverwaltung
In speziellen Fällen kann durch ein zuständiges Gericht ein Notverwalter für die WEG eingesetzt werden. Dieser Fall tritt nur ein, wenn sich die WEG nicht auf einen Verwalter einigen kann oder der Eigentümergemeinschaft erhebliche Nachteile durch die Verwalterlosigkeit drohen.
Es ist ratsam, alle Anstrengungen zu unternehmen, um die Einsetzung eines Notverwalters zu vermeiden, da dies für die WEG mit erheblichen Gerichtskosten verbunden ist.
Zusätzlich besteht das Risiko, dass wichtige Angelegenheiten nicht gelöst werden können und die Wohnungseigentümergemeinschaft in eine Abwärtsspirale gerät, da es mehrere Monate dauern kann, bis eine Entscheidung des Gerichts getroffen wird.
In diesem Zusammenhang kann es für WEGs, die keinen Verwalter finden, sinnvoller sein, in die unterstützte Selbstverwaltung mit Anbietern wie Matera zu wechseln.
4. Risiken für eine WEG ohne Verwalter
Bleibt eine Wohnungseigentümergemeinschaft ohne externen Verwalter oder entscheidet sich für die Selbstverwaltung, sollten Eigentümer folgende Risiken beachten:
- Formfehler bei der Einberufung und Einladung
Fehlerhafte Einladungen zur Eigentümerversammlung oder formwidrige Beschlüsse können zur Anfechtbarkeit führen und rechtlich unwirksam sein. - Haftung des internen Verwalters
Wird ein Eigentümer per Beschluss als interner Verwalter bestellt, haftet dieser persönlich für Fehler in der Verwaltung (§ 18 WEG), etwa bei der Umsetzung von Beschlüssen oder der ordnungsgemäßen Buchführung. - Rechtliche Unsicherheiten und Fachwissenslücken
Ohne professionelle Hausverwaltung fehlt es oft an Expertise in rechtlichen, technischen und kaufmännischen Aufgaben – ein Risiko für die gesamte Eigentümergemeinschaft. - Streitpotenzial innerhalb der Gemeinschaft
Ohne neutralen Verwalter können Konflikte unter Wohnungseigentümern schneller eskalieren und lassen sich schwerer lösen. - Risiko unprofessioneller Verwaltung
Unklare Aufgabenverteilung, fehlerhafte Verwalterbestellung oder fehlende Informationen können zu Vertrauensverlust, Kosten und gerichtlichen Auseinandersetzungen führen.
Gerade in solchen Fällen kann externe Unterstützung – z. B. durch digitale Hausverwaltungen – helfen, Risiken zu vermeiden und die WEG rechtssicher zu verwalten.
5. Eigentümerversammlung in der WEG ohne Verwalter
Auch ohne bestellten Verwalter kann eine Wohnungseigentümergemeinschaft eine Eigentümerversammlung selbst einberufen und durchführen. Die Eigentümer übernehmen in diesem Fall selbst alle Aufgaben – von der fristgerechten Einladung mit Adresse und Tagesordnung über die Einberufung und Leitung der Versammlung bis hin zur Protokollierung der Beschlüsse.
Wichtig ist dabei die Einhaltung aller rechtlichen Vorgaben des WEG-Gesetzes, um Beschlüsse rechtssicher zu fassen. Auch Themen wie Verwalterbestellung, Umlaufbeschlüsse oder die Prüfung von Abrechnungen können in der Versammlung behandelt werden.
6. Fazit: WEG findet keinen Verwalter
Die Suche nach einer passenden Verwaltung ist für Wohnungseigentümergemeinschaften im Jahr 2025 so herausfordernd wie jemals zuvor. Insbesondere der Fachkräftemangel sorgt für Kapazitätsengpässe bei Hausverwaltern in ganz Deutschland.
Kleinere WEGs, die oft als weniger lukrativ gelten, finden monatelang keine passenden Angebote und stehen vor der Frage, wie es ohne Verwalter weitergehen kann.
Doch es besteht kein Grund zur Sorge: Auch ohne externe Hausverwaltung gibt es rechtliche Möglichkeiten zur Verwalterbestellung – sei es durch Beschluss in der Eigentümerversammlung, die ein Wohnungseigentümer mit entsprechender Ermächtigung selbst einberufen kann.
Moderne Anbieter wie Matera schaffen flexible Lösungen: Neben der klassischen Vollverwaltung mit digitalen Prozessen bietet Matera auch Unterstützung für selbstverwaltete Eigentümergemeinschaften. So wird den Eigentümern Kontrolle gesichert, ohne auf professionelle Standards eines Verwalters verzichten zu müssen. Auch in der unterstützten Selbstverwaltung profitieren Gemeinschaften von umfassender persönlicher Begleitung.
Sie möchten mehr über Materas Angebote erfahren? Dann füllen Sie jetzt unser Online-Formular aus – unsere WEG-Experten freuen sich auf Ihre Anfrage.
