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1. Kann eine Eigentümerversammlung ohne Verwalter durchgeführt werden?
So viel vorweg: Eine Eigentümerversammlung kann auch ohne einen externen Verwalter einberufen und durchgeführt werden. Dies ist gesetzlich in § 24 Abs. 3 WEG geregelt.
Die Aufgaben, die normalerweise der Hausverwalter während der WEG-Versammlung übernimmt – Einladung sowie insbesondere Leitung der Versammlung und Protokollführung – müssen dann natürlich von anderen Personen erledigt werden.
2. Wie läuft die Einberufung einer WEG-Versammlung ohne einen externen Hausverwalter ab?
Sofern die WEG über keinen externen Hausverwalter verfügt, kann die Eigentümerversammlung auch vom Verwaltungsbeiratsvorsitzenden oder dessen Stellvertreter einberufen werden (§ 24 Abs. 3 WEG).
Ferner kann die WEG auch einen Wohnungseigentümer zur Einberufung der Eigentümerversammlung durch Beschluss ermächtigen. Sofern die WEG kein Mitglied des Verwaltungsbeirats zu deren Vorsitzendem bestellt hat, so können alle Mitglieder des WEG-Beirats eine Versammlung einberufen.
Darüber hinaus kann die Einberufung nach Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs auch einvernehmlich durch alle Eigentümer erfolgen (BGH NJW-RR 2011, 1519 (1520).
3. Welche (rechtlichen) Fallstricke müssen Eigentümer beachten?
Bei der Einberufung einer Eigentümerversammlung gibt es eine Vielzahl von Besonderheiten zu beachten, die Sie unbedingt auf dem Schirm haben sollten. Fehler können nämlich zur Anfechtbarkeit von WEG-Beschlüssen führen.
Form der Einladung: Gemäß § 24 Abs. 4 S. 1 WEG muss die Einladung in Textform erfolgen. Erforderlich ist also eine lesbare Einladung, die die Person des Einladenden ausdrücklich nennt. Eine Unterschrift ist nicht erforderlich, sodass die Einladung auch per Brief, Fax oder E-Mail erfolgen kann. Das Textformerfordernis gilt auch für die Bekanntmachung der Tagesordnung nach § 23 Abs. 2 WEG, da sie ein Bestandteil der Einladung ist.
Einladungsfristen: Gemäß § 24 Abs. 4 S. 2 WEG soll die Frist der Einberufung, sofern nicht ein Fall besonderer Dringlichkeit vorliegt, mindestens 3 Wochen betragen.
Empfehlenswert ist eine noch größere Vorlaufzeit, damit die Einladung frühzeitig allen Mitgliedern der WEG zugeht. Besondere Dringlichkeit ist etwa dann gegeben, wenn ein Abwarten der Einladungsfrist nicht hinnehmbar ist. Zu nennen sind etwa auftretender Schimmel im Treppenhaus, der sich bei Zuwarten von 3 Wochen weiter ausbreiten wird. Dabei gilt: Je dringlicher die zu beschließende Maßnahme ist, desto kürzer darf die Frist ausfallen. Die Gründe hierfür müssen in diesem Fall in der Einladung explizit genannt werden.
Zeit und Ort: In der Wahl der Versammlungszeit und des Versammlungsortes sind Sie grundsätzlich frei. Es empfiehlt sich jedoch, Sonn- und Feiertage zu vermeiden, da an diesen Tagen mit einer geringeren Zahl an Teilnehmern zu rechnen ist. Selbiges gilt auch für eine Einberufung während der Schulferien: In diesem Fall sollten Sie großzügigere Fristen einplanen. Hinsichtlich der Uhrzeit sollten Sie die Versammlung werktags möglichst nicht vor 17 Uhr einberufen.
Protokoll: Gemäß § 24 Abs. 6 WEG ist über die in der Versammlung gefassten Beschlüsse unverzüglich eine Niederschrift, landläufig auch als Protokoll bezeichnet, aufzunehmen. Dies dient dazu, den konkreten Inhalt der Beschlüsse zu dokumentieren und die nicht bei der Versammlung anwesenden Wohnungseigentümer hierüber zu informieren.
Keine Beschlussfassung unter TOP „Sonstiges“: Ganz wichtig für Sie als Eigentümer: Gemäß § 23 Abs. 2 WEG ist zur Gültigkeit eines Beschlusses erforderlich, dass der Gegenstand, über den Beschluss gefasst wird, bei der Einberufung konkret bezeichnet wird.
Diese Anforderung erfüllt der Tagesordnungspunkt „Sonstiges“ oder „Verschiedenes“ nicht. Denn dieser deckt allenfalls Angelegenheit von untergeordneter Bedeutung ab – wozu Beschlussfassungen in der WEG nicht zählen.
4. Wieso sollten sich WEGs durch Anbieter wie Matera unterstützen lassen?
Wie oben aufgezeigt, ist die Einberufung und Durchführung einer WEG-Versammlung ohne externen Verwalter in rechtlicher Hinsicht schwierig: Es lauern eine Vielzahl von Fallstricken, die zur Anfechtbarkeit der Beschlüsse bei einer WEG in Selbstverwaltung führen können.
Hier können wir Abhilfe schaffen: Wir von Matera haben eine innovative Lösung für die Durchführung von WEG-Versammlungen entwickelt, wodurch jederzeit mit wenigen Klicks – von der Einladung bis zur Eintragung in die Beschluss-Sammlung – alles ohne externen Hausverwalter gemeistert werden kann.
Zudem erhalten Sie bei uns professionelle Unterstützungen bei allen Anliegen zur Eigentümerversammlung durch ein Team aus WEG-Experten, die unter der Woche von 9 bis 19 Uhr erreichbar sind. So werden konkrete Anliegen zu Beschlüssen, Tagesordnungspunkten, der allgemeinen Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Eigentümerversammlung und vielem mehr schnell und unkompliziert geklärt.
Durch unsere DSGVO-konforme Video-Konferenz-Lösung ist außerdem auch eine digitale Eigentümerversammlung möglich. Hierdurch können insbesondere Wohnungseigentümer, die nicht in der Wohnanlage selbst oder in unmittelbarer Nähe wohnen, Zeit und Geld für eine Anreise sparen. Des Weiteren fällt auch keine Gebühr für eine etwaige Reservierung eines Raumes/einer Halle an, was bei vielen (vorwiegend „großen“) WEGs normalerweise erforderlich wird.
Die Abstimmung erfolgt dabei direkt über unsere Matera-Software. Auch die Erstellung, Unterzeichnung und Versand des Protokolls an alle WEG-Mitglieder ist direkt über die Matera-Plattform möglich. Sämtliche Beschlüsse und das Protokoll werden im digitalen Archiv gespeichert und sind für jeden Eigentümer frei zugänglich. Dies erspart es Ihnen, diesen Dokumenten, die normalerweise im Besitz des externen Verwalters sind, „hinterherzurennen“ und lange nachhaken zu müssen.
5. BONUS: Eigentümerversammlungen ganz einfach mit Matera durchführen
Die Eigentümerversammlung kann auch ohne einen externen Verwalter einberufen und durchgeführt werden. Dabei sind jedoch einige (rechtliche) Hürden zu meistern. Jedoch können WEGs ohne Verwalter auf professionelle Lösungen wie Matera zurückgreifen.
So können über unser Portal Eigentümerversammlung jederzeit ohne zusätzliche Kosten durchgeführt werden.
Darüber hinaus unterstützt Matera WEGs auch bei allen anderen Angelegenheiten, die in einer Eigentümergemeinschaft anfallen. Dazu gehören:
- die Übernahme der kompletten Buchhaltung,
- Nachverfolgung von Hausgeldrückständen,
- Mediation bei Streitigkeiten,
- Mithilfe bei baulichen Maßnahmen durch Bausachverständiger
und vieles mehr! Zudem gibt’s jederzeit Zugang zu Experten, die Ihnen insbesondere bei rechtlichen und kaufmännischen Fragen innerhalb weniger Stunden weiterhelfen. Sie haben Interesse? Dann vereinbaren Sie jetzt ein Gespräch mit uns. Wir freuen uns schon auf Sie.
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