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1. Was ist ein Verwaltungsbeirat?
Gesetzlicher Anknüpfungspunkt für den Status des Verwaltungsbeirats ist § 29 WEG. Gemäß § 29 Abs. 2 WEG unterstützt und überwacht der Verwaltungsbeirat den Hausverwalter bei der Durchführung seiner Aufgaben.
Grob gesagt ist der Verwaltungsbeirat also eine Art „Hilfs- und Kontrollorgan“ des Verwalters, der damit sicherstellt, dass die Wohnungseigentümer auch außerhalb der Eigentümerversammlung an der Verwaltung beteiligt sind. So gesehen kann man den Verwaltungsbeirat als Bindeglied zwischen den Wohnungseigentümern und dem WEG-Verwalter betrachten.
Die WEG ist nicht dazu verpflichtet, einen Verwaltungsbeirat zu stellen. Dies ist freiwillig möglich, wozu wir Ihnen aber ausdrücklich raten.
2. Wie wird ein Verwaltungsbeirat gewählt?
Der Verwaltungsbeirat wird gemäß § 29 Abs. 1 S. 1 WEG durch Beschluss gewählt, wobei ein einfacher Mehrheitsbeschluss ausreichend ist. Anschließend ist eine Annahmeerklärung aller Mitglieder des Verwaltungsbeirats, der gemäß § 29 Abs. 1 S. 2 WEG mehrere Mitglieder haben kann, erforderlich. In diesem Fall sind ein Vorsitzender und ein Stellvertreter zu bestimmen.
Denkbar ist dabei sowohl eine befristete als auch eine unbefristete Bestellung des Verwaltungsbeirats. Der Wohnungseigentümergemeinschaft kommt insoweit also ein großer Spielraum zu. Wird der Beirat unbefristet bestellt, so bleibt er so lange im Amt, bis ein neuer Beirat gewählt wird, eine Abberufung erfolgt oder er sein Amt niederlegt. Des Weiteren verliert der Beirat – bzw. sofern er aus mehreren Mitgliedern besteht, das betreffende Mitglied – (logischerweise) sein Amt, wenn er sein Wohnungseigentum verliert, beispielsweise durch einen Verkauf.
Sinnvoll ist dabei, solche Personen in den Verwaltungsbeirat zu wählen, die bereits Erfahrung in Verwaltungsangelegenheiten haben und zudem über ein gesundes Maß an Sorgfältigkeit und Kommunikationstalent verfügen. Außerdem sollte die Anzahl der Mitglieder des Verwaltungsbeirats davon abhängig gemacht werden, wie groß die Liegenschaft ist: Besteht diese etwa aus 100 Wohneinheiten, ist ein nur aus 2 Personen bestehender Verwaltungsbeirat wohl nicht geeignet, die mit dem Amt verbundenen Aufgaben zur Zufriedenheit der WEG zu meistern.
3. Welche Aufgaben übernimmt ein Verwaltungsbeirat?
Geht man strikt vom Wortlaut des Gesetzes aus, zählt zu den Aufgaben des Verwaltungsbeirats neben der bereits angesprochenen Unterstützung und Überwachung des Hausverwalters auch die Überprüfung des Wirtschaftsplans und der Jahresabrechnung der WEG (§ 29 Abs. 1 S. 2 WEG).
Zu erstgenannter Pflicht gehört insbesondere, dass der Beirat an der Vorbereitung von Verwaltungsmaßnahmen sowie der Vorbereitung von Eigentümerversammlungen mitwirkt. Überdies kommt dem Verwaltungsbeirat eine vermittelnde Funktion zu, etwa wenn Eigentümer unzufrieden mit dem Handeln des Hausverwalters sind. Auch die Überwachung der Einhaltung der Hausordnung zählt zu den typischen Tätigkeiten des Verwaltungsbeirats.
Hingegen kann die Aufgabe der Überwachung des Hausverwalters so verstanden werden, dass der Verwaltungsbeirat das Handeln des Hausverwalters kontrolliert und die WEG ggf. hierüber informiert. Dies dient der Sicherstellung einer ordnungsgemäßen Verwaltung.
Denkbar ist auch, dass der Hausverwalter eine von der WEG eigentlich gewünschte Eigentümerversammlung nicht einberufen möchte, beispielsweise aufgrund einer schweren Erkrankung oder weil er sein Amt vertragswidrig niederlegt. In dieser Situation sind der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats und sein Stellvertreter berechtigt, selbst eine Eigentümerversammlung einzuberufen, § 24 Abs. 3 WEG.
Des Weiteren ist der Verwaltungsbeirat in Person des Vorsitzenden oder seines Stellvertreters mit der Aufgabe betraut, das Protokoll über die in der Eigentümerversammlung gefassten Beschlüsse zu unterzeichnen (§ 24 Abs. 6 WEG).
Neben den genannten Aufgaben können dem Verwaltungsbeirat durch individuelle Vereinbarung, durch Beschluss weitere Aufgaben zugeteilt werden: Denkbar ist beispielsweise die Aufstellung einer Hausordnung, die Beschlussfassung über den Wirtschaftsplan oder die Abrechnung. Des Weiteren wird dem Verwaltungsbeirat auch häufig die Aufgabe zuteil, verschiedene Angebote von Handwerkern einzuholen und diese zu vergleichen, bevor über diese auf der Eigentümerversammlung abgestimmt wird.
4. Was sind die Rechte und Pflichten eines Verwaltungsbeirats?
Die Stellung als Verwaltungsbeirat geht mit besonderen Rechten und Pflichten einher.
Um seine Aufgabe der Unterstützung des Hausverwalters effektiv wahrnehmen zu können, ist erforderlich, dass der Verwaltungsbeirat die hierfür notwendigen Informationen mitteilt. Nur so ist eine vertrauensvolle Zusammenarbeit möglich, weshalb dem Verwaltungsbeirat ein Auskunftsanspruch hinsichtlich dieser Informationen zusteht. Ansonsten stehen dem Verwaltungsbeirat keine Rechte zu, die über die Rechte der übrigen Wohnungseigentümer hinausgehen.
Auf der Pflichten-Seite ist neben der Erfüllung der ihm zugewiesenen Aufgaben auch die Pflicht zur Auskunftserteilung gegenüber der WEG zu nennen: Denn als Bindeglied zwischen Hausverwalter und WEG soll der Verwaltungsbeirat für die Einbindung der WEG in die Verwaltung des Wohneigentums sorgen. Sobald die Tätigkeit eines Beiratsmitglieds beendet ist, so ist es verpflichtet, alle Unterlagen, die die Gemeinschaft betreffen, im Original herauszugeben.
Allerdings gibt es einige Themen, die nicht in das Aufgabenspektrum des Verwaltungsbeirats gehören. Hierzu zählen etwa:
- die eigenmächtige Bestellung und Abbestellung des Hausverwalters
- die Abnahme und Prüfung der Abrechnung des Bauträgers
- die Geltendmachung von Mängeln
- die eigenmächtige Vertretung der WEG gegenüber Dritten, beispielsweise durch Kündigung bestehender Verträge oder Beauftragung von Handwerkern
- die eigenmächtige Betrauung einer neuer Hausverwaltung mit der Verwaltung der WEG
- die eigenmächtige Bestimmung der Verwendung der Erhaltungsrücklage
- die Erteilung von Anweisungen gegenüber dem Verwalter und den Wohnungseigentümern
- die eigenmächtige Abänderung oder Aufhebung von Beschlüssen der WEG
- das Erteilen von Redeverboten gegenüber Eigentümern auf Eigentümerversammlungen
5. Haftung des Verwaltungsbeirats gegenüber der WEG
Der Status des Verwaltungsbeirats gewährt diesem zwar besondere Rechte und Befugnisse, jedoch ist er auch mit speziellen Haftungsrisiken verbunden: Falls die Beiratsmitglieder ihren Aufgaben nicht ordnungsgemäß nachkommen und hierdurch schuldhaft ein Schaden verursacht wird, droht eine Inanspruchnahme durch die Wohnungseigentümergemeinschaft. Die Voraussetzung der schuldhaften Schadensverursachung ist gemäß § 276 Abs. 1 BGB grundsätzlich bei vorsätzlichem oder fahrlässigem Handeln gegeben.
Das mit einer solchen Inanspruchnahme verbundene Risiko für den Verwaltungsbeirat wurde vom Gesetzgeber erkannt und durch die bereits angesprochene Gesetzesänderung etwas verschärft: Nach § 29 Abs. 3 WEG haften Mitglieder des Verwaltungsbeirats, die unentgeltlich tätig werden, nur für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit. Die Haftung für „einfache“ Fahrlässigkeit ist für ehrenamtlich tätige Mitglieder des Verwaltungsbeirats also ausgeschlossen.
Anders als bei vielen traditionellen Hausverwaltungen sind Verwaltungsbeiräte bei Matera durch eine Vermögenshaftpflichtversicherung abgesichert. Hierdurch können die dargestellten Risiken, die das Amt des Verwaltungsbeirats mit sich bringt, abgedeckt werden.
6. FAZIT: Verwaltungsbeirat einer WEG
Ein Verwaltungsbeirat ist in der Lage, die ordnungsgemäße Verwaltung der Immobilie positiv zu beeinflussen und zugleich zu einer guten Stimmung in der Wohnanlage beizutragen. Hierzu sollte jedoch darauf geachtet werden, dass die Wahl auf kompetente, kommunikative Mitglieder fällt, sodass diese ihren Aufgaben pflichtgemäß nachkommen können und die Verwaltung nicht negativ beeinflussen.
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