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1. Was beinhaltet das Protokoll einer Eigentümerversammlung?
Protokolle von Wohnungseigentümerversammlungen gehören zu den wichtigsten Dokumenten in einer WEG. Jeder Eigentümer hat durch sie auch im Nachhinein einen Überblick zu den Themen und anstehenden Maßnahmen, die bei einer WEG-Versammlung besprochen und beschlossen wurden. Außerdem spielen die Protokolle beim Verkauf der Eigentumswohnung eine große Rolle. Da darin vergangene Entscheidungen enthalten sind und auch Pläne über zukünftige Maßnahmen im Gebäude festgehalten werden, nutzen interessierte Käufer bei der Kaufentscheidung Versammlungsprotokolle gerne, um sich über die Situation in der Eigentümergemeinschaft zu informieren.
Zudem schreibt das aktuelle WEG-Gesetz im § 24 Abs. 6 die Erstellung eines Protokolls (auch bekannt als „Niederschrift“) vor! Auch eine Beschluss-Sammlung muss im Rahmen einer Wohnungseigentümerversammlung geführt werden (§ 24 Abs. 7 WEG).
Doch welche Punkte müssen in einem Protokoll aufgeführt werden? Um diese Frage zu beantworten, haben wir für Sie die wichtigsten Bestandteile aufgelistet:
- Versammlungsort
- Datum und Uhrzeit der WEG-Versammlung
- Name und Anschrift der WEG
- Name des Versammlungsleiters
- Name des Protokollführers (wenn diese Person nicht zugleich Versammlungsleiter ist)
- Tagesordnung
- Beschlussanträge und Ergebnisse der Abstimmungen
Ebenso sollte eine Liste mit allen anwesenden Eigentümern und eventuellen Vollmachten der Wohnungseigentümer, die abwesend sind und sich vertreten lassen möchten, beigelegt werden. Darüber hinaus empfehlen WEG-Experten, Notizen zu jedem Thema zu machen, damit Entscheidungen besser nachvollzogen werden können. Bei Abstimmungen sollten Stimmen für und gegen Beschlüsse und auch Enthaltungen notiert werden. Dadurch lassen sich später Diskussionen vermeiden.
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2. Wer erstellt das Protokoll für eine WEG-Versammlung?
Für das Erstellen des Protokolls ist in der Regel der Immobilienverwalter zuständig, da er die Versammlung einberufen hat und führt. Das WEG-Gesetz schreibt dies aber nicht explizit als Aufgabe der Hausverwaltung vor. Somit kann auch der Verwaltungsbeirat die Protokollierung übernehmen. Als Alternative bietet sich auch ein Eigentümer an, der von der WEG zum Schriftführer ernannt wurde.
3. Welche Personen müssen das Protokoll unterschreiben?
Das Protokoll einer Eigentümerversammlung muss gemäß § 24 Abs. 6 S.2 WEG vom Leiter der WEG-Versammlung (z.B. Hausverwalter) und einem Eigentümer unterschrieben werden. Sollte ein Verwaltungsbeirat bestellt worden sein, ist auch von ihm und seinem Stellvertreter eine Unterschrift erforderlich.
Bei einer WEG in Selbstverwaltung muss der interne Verwalter, welcher aus den Reihen der WEG-Mitglieder gewählt wurde, die Niederschrift der Eigentümerversammlung unterzeichnen.
4. Fristen bei der Erstellung eines Protokolls
Es gibt zwar keine konkrete Frist für das Erstellen eines Protokolls. Der Gesetzgeber verlangt seit der WEG-Reform 2020, dass die Erstellung gemäß § 24 Abs. 6 WEG unverzüglich durchgeführt werden soll.
Selbiges gilt auch für die Eintragung in die Beschluss-Sammlung. Somit sollte der Versammlungsleiter (meist der Verwalter) innerhalb von 1–2 Tagen alle Dokumente zur Eigentümerversammlung aufsetzen.
5. Wie lange müssen die Protokolle aufbewahrt werden?
Alle Protokolle, die im Rahmen von Eigentümerversammlungen erstellt wurden, müssen für immer im Original aufbewahrt werden. Wieso? In den Niederschriften finden sich wichtige Informationen über die WEG, u.a. zu den Beschlüssen. Insbesondere die Beschlüsse spielen für das Gemeinschaftseigentum und das Zusammenleben in der WEG und eine entsprechend große Rolle für zukünftige Miteigentümer.
Um auf Nummer sicher zugehen, sollten alle Protokolle digital gesichert werden. Fordern Sie als Eigentümer zudem immer eine schriftliche Kopie für Ihre Unterlagen vom Versammlungsleiter an.
6. Einsicht in das Protokoll der Eigentümerversammlung
Sie als Eigentümer einer Wohnung haben das Recht, jederzeit in die Versammlungs-Protokolle einzusehen. Die rechtliche Grundlage bildet hierfür § 18 Abs. 4 WEG. Selbiges gilt übrigens ebenfalls für andere Dokumente (bspw. Beschluss-Sammlung). Somit darf Ihre Hausverwaltung Ihnen die Einsicht in die Protokolle nicht verwehren. Sonst droht ihm die außerordentliche Kündigung, da er sich nicht an die Grundsätze ordnungsgemäßer Verwaltung gehalten hat.
7. Welche Folgen hat ein fehlerhaftes Protokoll der Eigentümerversammlung?
Falls eine fehlerhafte Versammlungsniederschrift vorliegt, besteht für jeden Eigentümer der WEG ein – nicht fristgebundener – Anspruch auf Berichtigung des Protokolls durch den Ersteller (bspw. den Verwalter). Erfolgt eine Korrektur, sollten der Transparenz halber alle Miteigentümer über das berichtigte Protokoll informiert werden.
Dennoch haben Fehler im Protokoll keine Auswirkung auf die Beschlüsse, die bei einer Eigentümerversammlung gefasst wurden. Diese bleiben nach ihrer Verkündung weiterhin wirksam!
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9. FAZIT: Protokoll für eine Wohnungseigentümerversammlung
Wie Sie gesehen haben, sind Protokolle bei Eigentümerversammlungen notwendige Elemente, da Sie einen guten Überblick zu den besprochenen Themen und Beschlüssen geben. Deshalb sollten Sie sich auf jeden Fall von Ihrem Verwalter immer eine Niederschrift für Ihre Unterlagen geben lassen.
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