Mit dem Beschluss im Umlaufverfahren können WEGen effektiv Entscheidungen treffen, ohne auf die nächste Eigentümerversammlung warten zu müssen.

Diese Schritt-für-Schritt Anleitung soll Ihnen dabei helfen, einen solchen Umlaufbeschluss über die Matera-Plattform in die Wege zu leiten. Zudem können Sie hier nachlesen, welche Formalien es bei einem Umlaufbeschluss zu beachten gibt.

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Wir starten in Ihrem Dashboard. In der Leiste auf der linken Seite klicken Sie unter ‘Versammlung’ auf ‘Umlaufbeschluss’.

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Um nun mit der Formulierung des gewünschten Umlaufbeschlusses zu beginnen, klicken Sie auf ‘Umlaufbeschluss erstellen’.

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Im nächsten Schritt können Sie mit der inhaltlichen Vorbereitung beginnen.

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Hierzu können Sie zunächst eine Einleitung formulieren

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und auf ‘Speichern Sie’ klicken. Hierdurch wird die Einleitung im UB hinterlegt.

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Nach der Einleitung erstellen Sie den gewünschten Beschluss, indem Sie auf ‘Beschlüsse hinzufügen’ klicken.

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Hier können Sie nun aus einer Vielzahl von Matera-Mustern einen Beschluss auswählen und anpassen

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oder einen personalisierten Beschluss erstellen:

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Hierzu geben Sie einen entsprechenden Titel und Text in die vorgesehenen Felder ein und klicken auf ‘Beschluss hinzufügen’.

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Übrigens: In inhaltlicher Sicht haben Sie beim Beschlussgegenstand im Umlaufverfahren denselben Spielraum wie bei einem Beschluss in der Eigentümerversammlung.

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Bedeutet das, dass in meiner WEG überhaupt keine Eigentümerversammlung abgehalten werden muss?
Nein, denn der Verwalter ist gesetzlich verpflichtet, mindestens jährlich eine Eigentümerversammlung einzuberufen. Wenn eine Vereinbarung der WEG (z.B die Gemeinschaftsordnung) für bestimmte Situationen vorsieht, eine Eigentümerversammlung abzuhalten, muss zusätzlich in diesen Fällen eine ETV stattfinden.

Wie Sie zur ETV über die Matera-Plattform einberufen können, erfahren Sie hier.

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Sofern Sie dem Beschluss Anhänge hinzufügen möchten, z.B. weil Sie das zugrundeliegende Angebot einer geplanten Maßnahme aufnehmen möchten, können Sie dies unter ‘Dokumente hinzufügen’ tun.

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Können mehrere Beschlüsse in einem Umlaufverfahren gefasst werden?
Es steht Ihnen frei, zeitgleich über mehrere Umlaufbeschlüsse der WEG abzustimmen. In einem einzelnen Umlaufbeschluss sollte allerdings - wie der Name schon hergibt - auch nur ein Beschluss, und nicht mehrere gefasst werden.

Denn der Beschluss im Umlaufverfahren stellt eine Ausnahme von Beschlüssen in der Eigentümerversammlung dar, um die Willensbildung und Organisation zu erleichtern. Da hier Allstimmigkeit (Zustimmung jedes im Grundbuch eingetragenen Eigentümers) erforderlich ist, empfiehlt es sich allein schon aus organisatorischen Gründen, nur einen Beschlussgegenstand für den Umlaufbeschluss zu wählen - denn mit jedem zusätzlichen Beschlussgegenstand steigt das Risiko, dass ein Miteigentümer seine Zustimmung nicht erteilt.

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Wenn Sie den gewünschten Inhalt hinzugefügt haben, klicken Sie auf ‘Weiter’.

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Im nächsten Schritt wählen Sie aus, auf welchem Wege Sie den UB mit Ihrer WEG teilen möchten.

Kleiner Tipp: Hier ist die Textform (E-Mail, SMS usw.) ausreichend und in der Regel schneller beantwortet! Deshalb klicken wir in diesem Beispiel bei ‘E-Mail-Adresse’ auf ‘Alle aktivieren’.

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Im Anschluss klicken Sie auf ‘Senden’,

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‘Bestätigen’ und schon wurde der UB an die WEG verschickt.

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Sobald Sie von allen Miteigentümern eine Rückmeldung bekommen haben, können Sie diese im Portal anklicken und im Anschluss auf ‘Abstimmungen schließen’.

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Wenn alle Miteigentümer zugestimmt haben und Sie auf ‘Abstimmungen schließen’ geklickt haben, wird der UB vom Portal genehmigt.

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Der Beschluss wird nun als 'genehmigt' im System hinterlegt - nach seiner Verkündung (z.B. durch eine E-Mail oder einen Aushang im Treppenhaus) ist er wirksam! Und schon haben Sie die gewünschte Maßnahme beschlossen - ganz ohne Eigentümerversammlung!

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Für Rückfragen steht Ihnen Ihr Matera-Team gerne zur Verfügung! Viel Erfolg bei Ihrem ersten Umlaufbeschluss!