Sobald Sie die ETV Einladung versandt haben, tickt die Zeit. Die anderen Eigentümer haben nun die Möglichkeit, die Tagesordnungspunkte (TOP) als auch die anhängigen Dokumente der Einladung wie Jahresabrechnungen und neue Wirtschaftspläne durchzuschauen.

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Unsere Empfehlung:

Senden Sie 3 Tage nach der Versendung der Einladung eine Email an alle Eigentümer mit einer freundlichen Aufforderung, Fragen oder Anmerkungen zu der Tagesordnung an Sie zu senden oder Sie dazu direkt anzurufen.

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Bei Eigentümern, bei denen bereits im Vorfeld Spannungen oder offene Fragen herrschen, rufen Sie sie von sich aus an! Es wird einen Menge Mehrarbeit während und nach der ETV ersparen, indem Sie Fragen oder Probleme bereits vorher abfangen und lösen. 

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Zudem hat die ETV einen zeitlich begrenzten Umfang, was Spannungen erzeugen kann. In den 3 Wochen haben Sie genügend Zeit, um Themen zu besprechen und Lösungen zu erarbeiten und dennoch gibt es eine klare Deadline, den Tag der ETV.:)

Ein Telefonat nach Sendung der ETV Einladung mit anderen Eigentümern löst viel auf! 

Das Ziel:

Anliegen und Bedenken der anderen Eigentümer vor der ETV kennen und bereits - so gut es geht - lösen. Gerne auch mit unserer Hilfe!

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Sie haben 14 Tage nach Versand der Einladungen bzw. 7 Tage nach Ihrer ersten Aufforderung noch nichts zurück gehört? Rufen Sie sich in Erinnerung durch eine erneute E-Mail bzw. direkte Telefonate. Machen Sie deutlich, dass das Feedback der anderen wichtig ist, um eine gute ETV durchzuführen. Auch wenn alles in Ordnung ist, machen Sie klar, dass Sie sich ein kurzes positives Feedback (“Alles in Ordnung”) wünschen. So sind Sie auf Kurs!

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Erinnern Sie Ihre Miteigentümer unbedingt, Feedback vor der ETV zu senden!

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Positiver Nebeneffekt: Auf diese Weise vermeiden Sie unangenehme Überraschungen in der ETV, da jeder Eigentümer mehrfach die Gelegenheit hatte, sich vorab zu wichtigen Themen zu äußern. Ein starkes Argument für Sie, sollte es in der ETV Widerstand zu einem TOP geben. 

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Innerhalb der Jahresabrechnungen werden Fragen zur Abrechnungsspitze und den gezahlten Hausgeldern im Jahr aufkommen. Lesen Sie hierzu unseren Hilfe Artikel zur Jahresabrechnung und senden Sie diesen an die Eigentümer.

Wichtig: In der Übersicht der Jahresabrechnung unter 1.1, die die Abrechnungsspitze ausweist, werden nicht die tatsächlichen Hausgeldzahlungen berücksichtigt. Es gilt zuerst festzustellen, ob die WEG gemäß Plan gewirtschaftet hat oder zu hohe oder zu niedrige Ausgaben im Jahresverlauf im Vergleich zum Wirtschaftsplan hatte. Ein Eigentümer kann somit eine positive Abrechnungsspitze haben, unabhängig davon, ob er seine Hausgelder gezahlt hat oder nicht.

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In Teil 1.2 „Einzelheiten zu Ihrem Saldo” werden alle fälligen und tatsächlich geleisteten Zahlungen des Eigentümers zu Hausgeldern aufgelistet. Die Fälligkeiten werden stets mit Minusbeträgen gelistet - einmal für die laufenden Kosten und einmal für die Rücklagenzuführung.

Wichtig: Der Saldo der Eigentümer im Verhältnis zur WEG ist nicht zwingend die Differenz zwischen zu zahlenden und gezahlten Hausgeldern des Wirtschaftsjahres, da noch historische Zahlungen oder Verbindlichkeiten im Saldo des Eigentümers zu Buche schlagen.

Mehr Details zu der Jahresabrechnung finden Sie in unserem Hilfe Artikel: “Ihre Jahresabrechnung - einfach erklärt!” in unserem Hilfebereich https://www.matera.eu/de/hilfe. 

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Die 3 Wochen vor der ETV wurden extra vom Gesetzgeber so lange eingerichtet, damit die Eigentümer die Gelegenheit haben, ihr Feedback an den Verwalter zu geben und der Verwalter die Möglichkeit hat, bei berechtigten Einwänden Teile einzelner Tagesordnungsordnungspunkte (TOP) anzupassen oder zu ergänzen. Ein einfaches “Tagesordnung ändern” und erneutes Senden der Tagesordnung an alle Eigentümer ist hier ausreichend. 

Hierbei sollte allerdings beachtet werden, dass ein Hinzufügen gänzlich neuer Tagesordnungspunkte rein rechtlich weiterhin erfordert, dass die dreiwöchige Frist eingehalten wird. Ein praktischer Hinweis: wenn Sie sich mit den anderen Eigentümern über das ursprüngliche Datum der ETV einig sind und auch zu den neu hinzugefügten TOPs keine Probleme vorherzusehen sind, dann können Sie praktisch die ETV auch weiter am besagten Tag stattfinden lassen. Dieser Hinweis ist natürlich ohne Gewähr, da rein rechtlich ein Restrisiko besteht.

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Ein wichtiger Punkt in Ihrer Vorbereitung zur ETV ist das Testen der Versammlung im Portal selbst. Bitte nehmen Sie sich dafür Zeit! Es wird nicht länger als 15-20 Minuten dauern. 

Zudem laden Sie die leere Anwesenheitsliste herunter, die die anwesenden Eigentümer in der ETV unterzeichnen müssen. 

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• Verständnis über den grundlegenden technischen Ablauf der ETV

• Bestimmtes und positives Auftreten in der ETV durch Kenntnis des inhaltlichen Ablaufs

• Abstimmungen auf dem Portal, durch Sie hinterlegt

• Beschlüsse als “Gegenstandlos” vermerken

• Einübung des Hin- und Zurückgehens zwischen einzelnen Beschlüssen

• Angaben hinzufügen in einzelnen Beschlüssen - wichtig für Änderungen während der ETV

• Abschluss und Erstellung des Protokolls

Bitte beherzigen Sie diesen Ablauf in Ihrer ETV Vorbereitung. Durch die pro-aktive Ansprache der Eigentümer und den ETV Test vor der Versammlung wird die ETV selbst zum Selbstläufer für Sie! 🙂

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Gutes Gelingen! 🍀

Ihr freundliches Matera Kundenteam

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