Sie waren bereits Teil einer ETV und haben erlebt, wie langwierig und ergebnislos es sein kann. Oder Sie sind eine neu gegründete WEG und möchten die erste ETV sauber und effizient durchführen. 

Wir haben den ultimativen Leitfaden für Sie erstellt, wie aus der ETV unter Ihrer Leitung eine ordentliche und vor allem effiziente Versammlung wird!

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Haben Sie die ETV bereits vorab getestet? Ja? Perfekt. 👏 Noch nicht? 😱 Dann holen Sie das unbedingt nach! Dies ist eine wesentliche Voraussetzung dafür, dass Sie sicher auftreten und genau wissen, was auf Sie zukommt. Wie können Sie testen? Im Matera Portal unter der eingerichtetenVersammlung >Ablauf der ETV testen

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Achten Sie auf:

1. Versammlungsleitung & Abstimmungen

2. Wichtige, wiederkehrende Tagesordnungspunkte (TOP)

3. Abschluss durch die Versendung des Protokolls

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• Treten Sie höflich, aber bestimmt in der Sache auf und führen durch die Tagesordnungspunkte (TOP)

• Geben Sie das Wort an die Eigentümer und informieren Sie regelmäßig über den Zeitrahmen

• Fassen Sie Beiträge zusammen und überlegen, ob etwas zum Beschluss hinzugefügt werden soll

• Zumeist ist es nicht nötig, den Beschluss anzupassen, da die Substanz des Beschlusses nicht geändert wird

• Falls substantiell etwas hinzugefügt werden soll: Formulieren Sie Vorschläge, die Sie sofort durch Angaben hinzufügen zum Beschluss ergänzen

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Wichtig (!): Wenn Sie sich in der ETV nicht auf einen ursprünglichen oder durch Angaben geänderten TOP Beschluss einigen können, gibt es eine gute Lösung. 

Ergänzen Sie in dem Beschluss mittels Angaben hinzufügen, dass die Eigentümer im Nachgang an diese ETV per Umlaufbeschluss mit einfacher Mehrheit der abgegebenen Stimmen beschließen. Damit bleiben Sie handlungsfähig, ohne eine neue ETV. Ein klassisches Beispiel sind Aufträge an Dienstleister, für die noch weitere Angebote eingeholt werden sollen, bevor man entscheiden möchte. 

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💡 Ergänzender Text für einen nicht zustande gekommenen Beschluss:
“Die Eigentümer beschließen, dass die Eigentümer zum TOP XZY im Anschluss an diese ETV per Umlaufbeschluss mit einfacher Mehrheit der abgegebenen Stimmen beschließen.”

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Der so geänderte Beschluss wird dann in der ETV beschlossen.

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Behalten Sie - im Sinne aller Eigentümer - die Uhr im Auge. Unterbinden Sie Wiederholungen von Eigentümern, da sie nicht produktiv sind. Sie möchten die Diskussion zu einer Abstimmung bringen.

Abstimmung: Fragen Sie zuerst, wer gegen den Beschluss stimmt. Dann fragen Sie, wer sich enthält. Tragen Sie diese Stimmen entsprechend im Portal ein. Alle weiteren Stimmen, die bisher nicht registriert wurden, können Sie als Ja-Stimmen registrieren. Damit erhalten Sie eine gute und effiziente Handhabung Ihrer Beschlüsse.

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💡 Wer stimmt dagegen?” → “Wer enthält sich der Stimme?” → Bei weniger als 50% der Stimmen: “Gut, damit ist der Beschluss angenommen.”

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Tragen Sie die Stimmen im unteren Bereich des Beschlusses ein, indem Sie auf die ⏺️ Felder klicken. Falls alle zustimmen, können Sie auch auf das Feld “alle” klicken.

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Eine ordentliche ETV weist üblicherweise immer die Unterzeichnung der Anwesenheitsliste & 7 wiederkehrende TOPs auf. 

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TOP 1: Feststellung der form- und fristgerechten Einberufung

TOP 2: Bericht des Verwalters

TOP 3: Jahresendabrechnung

TOP 4-5: Entlastung + Neubestellung des Verwalters

TOP 6-7: Wirtschaftsplan + Zuführung zur Rücklage

TOP: Unterjähriges Verwalterbudget

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Die Anwesenheitsliste unterzeichnen und die ersten beiden TOPs sind eine Formalität. Die Anwesenheitsliste vor Ort unterschreiben lassen und im Portal hinterlegen. Die ersten beiden TOPs sind die Feststellung der form- und fristgerechten Einberufung und der Bericht des Verwalters. Beschränken Sie sich auf maximal 3 Punkte im Jahr.

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💡Bei TOP 1-2 sind keine Abstimmungen erforderlich!

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Die Jahresabrechnung wurde bereits mittels der ETV Einladung als Anhang an alle Eigentümer gesandt. 

Wichtig (!): Fragen Sie bitte in den 3 Wochen vor der ETV pro-aktiv nach, ob es hier zu Verständnisproblemen kommt oder jemand eine Frage dazu hat. In der ETV sollte die Jahresendabrechnung lediglich beschlossen werden! Räumen Sie Fragen vor der ETV aus.

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💡 Senden Sie den Eigentümern vor der ETV den Hilfe-Artikel “Ihre Jahresabrechnung - einfach erklärt!”. 
Dort wird die Jahresabrechnung und vor allem die Abrechnungsspitze einfach und klar erläutert.

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Die Entlastung sowie die Neubestellung sind normalerweise eine Formalität, um es ordentlich zu hinterlegen. Falls Sie zu Ihrer Unterstützung einen Beirat wählen möchten, können Sie dies in einem eigenen Beschluss durchführen. Bestenfalls wird im Beschluss genau beschrieben, bei was genau der Beirat unterstützt, z.B. handwerklichen oder kaufmännischen Arbeiten.

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Der Wirtschaftsplan sowie die Rücklagenzuführung und die dazugehörigen Hausgelder sind ein wesentlicher Teil, um Ihre WEG buchhalterisch sauber aufzustellen. Der Wirtschaftsplan inkl. Rücklagenzuführung wurde allen Eigentümern bereits mit der Versendung der ETV Einladung als Anhang zugestellt und jeder hatte die Möglichkeit, diesen zu studieren.

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💡 Tipp: Fragen Sie in den 3 Wochen vor der ETV, ob es Fragen zum WP gibt. 
In Zeiten steigender Energiepreise haben Sie vermutlich den Wirtschaftsplan erhöht, basierend auf der Auskunft Ihrer Energieversorger. Erklären Sie dies den Eigentümern bereits vorab per E-Mail, um Akzeptanz zu schaffen!

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Wichtig (!): Innerhalb der ETV sind der Wirtschaftsplan für laufende Kosten und der Beschluss zur Zuführung zur Rücklage zwei gesonderte Beschlüsse (hier unten im Screenshot TOP 4.1 und 5.1). 

Stellen Sie sicher, dass beide in der Tagesordnung für Ihre Geschäftsjahre hinterlegt wurden. Falls nicht, fügen Sie sie in der Vorbereitung der ETV hinzu.

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Der Wirtschaftsplan + Rücklagenzuführung haben immer einen Unterbeschluss (hier im Beispiel 4.2 und 5.2), in dem die monatliche Zahlung beschlossen wird. Dies ist eine reine Formalität, um die Zahlungsaufforderungen korrekt im Portal zu hinterlegen. 🙂

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Der Verwalter ist rechtlich dazu berechtigt, Maßnahmen im Sinne der WEG durchzuführen, so z.B. notwendige Reparaturen am Haus. Um dem ganzen einen Rahmen und gleichzeitig dem Verwalter eine Handlungsfähigkeit zu geben, wird empfohlen, dass der Verwalter über ein Budget im Jahr pro anfallender Maßnahme verfügt, ohne die Zustimmung der WEG einzuholen.

Normalerweise wird diese Summe auf 10% des Wirtschaftsplans fixiert. Dh bei einem WP von 20.000€ ein verfügbares Verwalter Budget von max. 2.000€. Wir würden empfehlen, diesen Beschluss aktiv in die ETV einzubinden. Wir haben für Sie dazu bereits eine Beschlussvorlage im Portal hinterlegt!

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Sie kommen zum Ende der ETV, nachdem Sie alle Beschlüsse durchgearbeitet haben. Herzlichen Glückwunsch! 😊

Stellen Sie sicher, dass über alle Beschlüsse abgestimmt wurde. Sodann erscheint am oberen rechten Bildrand ein neues Feld: ETV beenden und Protokoll generieren.

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Bestätigen Sie das Protokoll. Im nächsten Schritt werden Sie gefragt, wer das Protokoll unterzeichnen soll. Bitte wählen Sie einen Miteigentümer und sich als Verwalter aus. 2 Personen reichen für gewöhnlich. Sollten Sie einen Beirat gewählt haben, sollte auch der Präsident des Beirats und ein weiteres Beiratsmitglied unterschreiben.

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Eingabe der zu unterzeichnenden Eigentümer

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Senden Sie es an die zu unterzeichnenden Eigentümer

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Wichtig (!): Als nächstes müssen Sie nach einer Woche prüfen, ob die zu unterzeichnenden Eigentümer das Protokoll unterzeichnet haben. Falls nicht, fordern Sie diese bitte unbedingt dazu auf. Ohne die Unterzeichnung des Protokolls ist das Dokument nicht rechtsgültig und die Beschlüsse werden nicht auf dem Portal hinterlegt. Dies ist unbedingt zum Abschluss zu bringen!

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Einen Überblick über den aktuellen Stand des Protokolls erhalten Sie jederzeit im Bereich der Versammlung auf dem Portal:

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Bitte melden Sie sich, sollten Sie hier Probleme haben. 🙂

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Viel Erfolg und Spaß bei Ihrer ETV 🍀

Ihr treues Matera ETV Team

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