Politique de protection des données à caractère personnel - GESTION LOCATIVE
Dernière mise à jour : 19/02/2024
Matera propose ses services de gestion locative aux propriétaires bailleurs (le/les « Bailleur(s) »), et aux locataires (le/les « Locataire(s) », ou le/les « Candidats à la location »). Ainsi, les Bailleurs peuvent gérer leur appartement ainsi que leurs Locataires ou Candidats à la location via la plateforme Matera.
Les informations qui touchent aux bailleurs ; aux Locataires et aux Candidats à la location ; sont personnelles. À ce titre, elles doivent être protégées avec le plus grand soin.
En effet, dans ce contexte de mise en location d’un bien à usage d’habitation ou à usage commercial, les Bailleurs ainsi que Matera sont amenés à mettre en œuvre des traitements automatisés en tout ou en partie ainsi que des traitements non automatisés de données à caractère personnel (fichiers « papier ») en tant que responsable de traitement, ce qui les soumet au respect des règles relatives à la protection des données.
1 - Objet de la politique de protection des données
Dans le cadre de son service d’assistance à la gestion locative, et notamment de la plateforme mise à votre disposition à cet effet, Matera collecte, enregistre, consulte, modifie, accède et/ou supprime les données personnelles des Bailleurs, Locataires et Candidats à la location de la plateforme Matera.
L’objectif de la présente Politique de protection des données à caractère personnel (« Politique de protection des données » ou « Politique ») est d’informer les Utilisateurs de la plateforme (Bailleurs et Locataires) ainsi que les Candidats à la location de la manière dont Matera traite leurs Données à caractère personnel.
Matera propose ses Services de gestion locative pour des biens situés en France (les « Services »). Tous les Bailleurs et les Locataires (les « Utilisateurs » de la plateforme Matera) ainsi que les Candidats à la location sont concernés par la présente Politique.
2 - Définitions propres au RGPD
- CNIL : Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés, 3 Place de Fontenoy, 75334 Paris ;
- Cookie : Témoins de connexion ou « traceurs » qui sont susceptibles d’être déposés, sous forme de fichiers, sur la plateforme de navigation de l’Utilisateur (Internet Explorer, Opera, Firefox, Google Chrome, Safari, etc…) ;
- Destinataire : La personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou tout autre organisme, qui reçoit communication de Données personnelles, qu’il s’agisse ou non d’un tiers.
- Données personnelles : Toutes les informations à caractère personnel concernant un propriétaire bailleur, un candidat à la location, un locataire ou un Utilisateur, personne physique identifiée ou qui peut être identifiée (Ci-après « Utilisateur ou Personne concernée »), directement ou indirectement, par référence à un numéro d’identification ou à un ou plusieurs éléments qui lui sont propres ;
- Responsable du traitement : Désigne la personne physique ou morale ayant déterminé les modalités, les moyens ainsi que les finalités du traitement des Données personnelles. Sauf stipulations contraires, le Responsable du traitement qui veille au respect de la présente politique de protection des données est : la Société par actions simplifiée MATERA, 46 Rue Notre Dame des Victoires, 75002 Paris ;
- Sous-traitant : La personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou un autre organisme qui traite les données à caractère personnel pour le compte du responsable du traitement ;
- Tiers : Une personne physique ou morale, une autorité publique, un service, ou un organisme autre que la personne concernée, le responsable du traitement, le sous-traitant et les personnes qui, placées sous l’autorité directe du responsable du traitement ou du sous-traitant, sont autorisées à traiter les données personnelles ;
- Traitement : Toute opération ou ensemble d’opérations effectuées ou non à l’aide de procédés automatisés et appliquées à des Données personnelles, ou un ensemble de Données personnelles. Les opérations peuvent se traduire en la collecte, l’enregistrement, la conservation, la structuration, l’adaptation ou la modification, la communication, la diffusion, la limitation, la destruction, etc. ;
- Violation des données à caractère personnel : Toute violation de la sécurité entraînant de manière accidentelle ou illicite, la destruction, la perte, l’altération, la divulgation, non autorisée de Données personnelles transmises, conservées ou traitées d’une autre manière, ou l’accès non autorisé à de telles Données ;
3 - Champs d’application de la politique de protection des données
La présente Politique de protection des données énonce la manière dont Matera traite à certaines occasions, en qualité de responsable de traitement, vos données personnelles dans le cadre de votre utilisation de notre plateforme d’assistance à la gestion de votre copropriété. Cette Politique s'applique à tous les services Matera relatifs à la gestion locative, ainsi que tous les services complémentaires (assurance loyers impayés, annuaire de fournisseurs, centre d'aide et forum, etc.).
Cette politique ne couvre pas :
- Les traitements de données personnelles mis en œuvre par Matera dans le cadre de la visite du site www.matera.eu; vous trouverez toutes les informations nécessaires sur la Politique de protection des données personnelles du Site Public Matera ;
- La gestion des candidatures aux offres d’emploi Matera ;
- La gestion des employés de Matera.
Notamment, cette politique n’a pas vocation à vous informer des traitements de données personnelles réalisés par Matera en tant que sous-traitant pour le compte de ses clients propriétaires. Nous vous invitons à vous rapprocher des clients propriétaires si vous souhaitez obtenir des informations sur ces traitements.
Matera a signé un contrat avec Treezor SAS, afin de permettre l’ouverture de comptes de paiement aux Bailleurs. Dans le cadre de la vérification des documents d’identité nécessaires à l’ouverture du compte de paiement sur la plateforme (« KYC »), Matera agit au nom et pour le compte de Treezor. Les clients qui souscrivent au compte de paiement Matera doivent consulter la politique de protection des données de Treezor SAS s’ils veulent être informés sur ces traitements : https://www.treezor.com/politique-confidentialite/
Dans le cas du développement de nouveaux services ou offres additionnelles, Matera vous apportera des informations sur la façon dont nous collectons et traitons vos données personnelles, dans les Conditions générales d’utilisation et la Politique de protection des données. Vous serez notifié des modifications substantielles par email ou pop-up sur la plateforme Matera.
Sauf indication contraire, les nouveaux services ou offres additionnelles ajoutés seront soumis à la présente Politique.
4 - La responsabilité de Matera dans le traitement des données
Les coordonnées de Matera sont les suivantes :
MATERA SAS
46 Rue Notre Dame des Victoires,
75002 Paris
Numéro d'inscription au registre du commerce : 825 188 576 R.C.S. Paris
Délégué à la protection des données : dpo@matera.eu
Matera est Responsable de traitement des Données à caractère personnel des Utilisateurs recueillies dans le cadre :
- de la création d’un profil sur la Communauté Matera pour les Utilisateurs ;
- de la gestion du Compte de Paiement Matera pour les Bailleurs ;
- de la mise en place du paiement en ligne des loyers et charges pour les Locataires ;
- de la création d’un Annuaire Fournisseurs pour les Utilisateurs ;
- du programme de parrainage tel que vous êtes invités à renseigner les coordonnées de personnes qui pourraient être intéressées par les Services Matera afin que nous leur proposions de l’essayer.
5 - Quels sont les traitements mis en œuvre par Matera en tant que responsable de traitements ?
Les données qui sont obligatoires pour permettre la fourniture du service sont indiquées avec un astérisque : les autres données sont facultatives.
Les données sont supprimées à l’issue des durées indiquées si rien d’autre n’est mentionné.
6 - Les destinataires des données
Les données à caractère personnel doivent être uniquement rendues accessibles aux personnes ayant besoin d’en connaître au regard de leurs attributions.
6.1 : Les personnes accédant aux données pour le compte du responsable du traitement
Seules les personnes habilitées au titre de leurs missions ou de leurs fonctions peuvent accéder aux données à caractère personnel traitées, et ce, dans la stricte limite de leurs attributions respectives et de l’accomplissement de ces missions et fonctions.
6.2 : Les destinataires des données
Dans le cadre de ces traitements, Matera, lorsqu’elle se prête ou livre leur concours aux opérations portant sur les biens d’autrui, peut être amenée à communiquer certaines données aux propriétaires.
Dans le cadre d’une gestion semi-déléguée, est, en principe considérée comme conforme, la communication :
- Des informations nécessaires à la réalisation des missions incombant au propriétaire, conformément à la répartition des rôles prévus dans le mandat de gestion,
- Des seules informations permettant au professionnel de rendre compte de la bonne exécution de ses missions au propriétaire.
Des données peuvent également être transmises :
- Aux assureurs pour la garantie des loyers impayés
- À l’administration fiscale, notamment pour documenter le respect des plafonds de ressources des locataires dans le cadre des investissements locatifs intermédiaires,
- Au niveau gestionnaire, si le propriétaire décide d’en changer,
- À la cellule TRACFIN, conformément aux dispositions de l’article L.561-2 du code monétaire et financier.
- Aux représentants des associations de locataires si une disposition légale le prévoit ou si les personnes concernées ont consenti à une telle transmission.
D’autres personnes ou organismes pourraient être susceptibles de recevoir communication des données sous réserve que cette communication soit conforme au principe de finalité déterminée, explicite et légitime et que la personne concernée soit en mesure de s’y opposer (syndic, entreprise devant effectuer des travaux, etc.).
6.3 : Les transferts de données hors de l’Espace économique européen
Les serveurs Matera sont gérés par Amazon Web Services, au sein de l’Union européenne.
Matera est toutefois susceptible de faire appel à des prestataires (fournisseurs de services invisibles) dont le recours entraîne des transferts de données personnelles hors de l’Union européenne. À ce titre, Matera met en place les mesures nécessaires afin que les données transférées le soient via des garanties appropriées telles que requises par la réglementation applicable. En particulier, Matera met en place avec lesdits prestataires des clauses contractuelles types de la Commission européenne.
7 - Vos droits
La réglementation applicable en matière de protection des données personnelles et notamment le Règlement général sur la protection des données ou « RGPD » accorde aux personnes certains droits relatifs à leurs données personnelles, parmi lesquels :
- Droit à l’information : la présente Politique informe nos utilisateurs sur la nature et l’utilisation des données personnelles ;
- Droit d'accès : vous disposez du droit d’obtenir une copie des données que Matera détient sur vous. Par ailleurs, vous pouvez solliciter notre DPO pour obtenir la copie des données dont Matera dispose vous concernant.
- Droit à la rectification : en vous connectant à votre compte personnel, vous pouvez rectifier directement les données personnelles vous concernant
- Droit à la suppression des données/ droit à l'effacement : à la demande des clients, Matera supprime ou rend anonymes les données personnelles afin que vous ne puissiez plus être identifiés, à moins qu’un abonnement en cours ne justifie leur conservation et leur mise en ligne ou que la loi ne nous autorise ou nous contraigne à conserver certaines données personnelles. Pour toute demande, veuillez contacter par courrier écrit / email au DPO. En particulier, vous ne pourrez pas effacer vos données tant que la copropriété sera abonnée à Matera et dispose, du fait de son statut, du droit de traiter vos données. Elles sont indispensables à la gestion de la copropriété et notamment de votre statut de copropriétaire, de vos charges, etc. Vous n’avez en revanche aucune obligation de créer un compte sur Matera.
- Droit à la limitation des données vous concernant : contactez-nous pour demander de cesser temporairement ou définitivement le traitement de tout ou partie de vos données personnelles ; nous donnerons suite sous réserve de la preuve d'un intérêt de votre part et qu'elles ne soient pas indispensables à la gestion de la copropriété pour laquelle un abonnement aura été souscrit
- Droit d’opposition : contactez-nous pour refuser le traitement de vos données personnelles à des fins de marketing direct ;
- Droit de retirer son consentement : vous pouvez retirer votre consentement à tous les traitements soumis à votre consentement à n’importe quel moment en utilisant les paramétrages directement disponibles dans l’application (notamment cookies et envoi de newsletters) ou en nous contactant. Le retrait de votre consentement n’affectera pas la validité des traitements antérieurs.
- Droit à la portabilité des données : contactez-nous pour obtenir une copie de vos données personnelles dans un format électronique structuré facilement transférable: vous êtes informé que toutes les données ne pourront faire l'objet d'une portabilité. Seules les données vous concernant exclusivement pourront en faire l'objet.
Pour plus d’informations, vous pouvez consulter la page dédiée à l’exercice des droits sur le site de la CNIL.
Vous pouvez également saisir la CNIL de toute réclamation concernant le traitement de vos données personnelles par Matera ou si vous n’êtes satisfait de la manière dont il est répondu à votre demande d’exercice des droits.
Si l’Utilisateur souhaite savoir comment Matera utilise ses Données à caractère personnel, ou exercer ses droits, l’Utilisateur peut contacter Matera par écrit à l’adresse suivante : Matera DPO, 46 Rue Notre Dame des Victoires, 75002 Paris ou par mail à dpo@matera.eu