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Passez en syndic coopératif et profitez d'une plateforme pour la gestion quotidienne et d'experts pour traiter les sujets plus complexes (juridique, comptabilité, travaux, etc.).
Dans un monde en constante évolution numérique, le syndic en ligne apparaît comme une évidence et tend à révolutionner le secteur de la copropriété…
En intégrant des outils digitaux dans les pratiques traditionnelles de syndic (encore aujourd’hui dominé par les syndics professionnel avec plus de 70% des copropriétés gérées), ce modèle promet un véritable bouleversement des offres déjà en place...
Que vous soyez un copropriétaire curieux ou simplement intéressé par les progrès technologiques, cet article vous fournira des informations précieuses pour une compréhension approfondie de la révolution numérique qui est en train de se produire dans le domaine du syndic.
Quel est le réel service proposé par ces nouvelles plateformes ? Faut-il se laisser tenter ? On fait le point et on vous guide dans cet article.
Définition : le syndic de copropriété en ligne
L’article 18 de la loi du 10 juillet 1965 dispose que toute copropriété doit être gérée par un syndic de copropriété. La législation admet plusieurs modèles de gestion : le syndic professionnel, le syndic bénévole et le syndic coopératif.
Le syndic professionnel est une personne physique ou morale externe à la copropriété qui gère la copropriété en échange du paiement d’honoraires. C’est le modèle le plus répandu en France ; on estime aujourd’hui que 80% des copropriétés sont gérées par un syndic professionnel.
Cependant, depuis de nombreuses années, la satisfaction client des syndics professionnels décroît. Manque de réactivité, honoraires élevés, abus sur les frais annexes, etc. Par conséquent, les copropriétaires sont désormais à la recherche de nouvelles solutions alliant simplicité et faible coût pour gérer leur immeuble.
Et pour cause, ont récemment émergé sur le marché des syndics en ligne, qui sont, en fait, des syndics professionnels proposant une gestion dématérialisée de la copropriété. Les tarifs sont attractifs : environ 40% moins cher qu’un syndic professionnel ! Parmi les principales différences avec un syndic professionnel classique, figure l’absence d’agence physique pour les syndics en ligne. Ainsi, ces derniers ne se déplacent pas dans les copropriétés. De la même façon, l’ensemble de la gestion est effectué à distance. Ainsi, tous les échanges se font par mail, visioconférence ou téléphone.
- Être en possession d’une carte professionnelle avec la mention “syndic de copropriété”. Cette carte est délivrée par la Chambre de Commerce et de l’Industrie (CCI) pour une durée de 3 ans renouvelables ;
- Posséder une garantie financière suffisante pour assurer à une copropriété le remboursement de ses fonds en cas de faillite ;
- Justifier d’une assurance responsabilité civile ;
- Ne pas être soumis à l’interdiction d’exercer une profession réglementée.
Pour résumer, on peut donc dire que le syndic en ligne assure le même rôle que le syndic de copropriété traditionnel. Il vous aide notamment à mettre en application le règlement de la copropriété.
Vous pouvez donc lancer des comparatifs pour trouver le meilleur syndic et ainsi choisir celui correspondant le plus à vos besoins. Pour ce faire, de multiples comparateurs de syndics existent. N'hésitez pas à contacter plusieurs syndics et à leur demander des devis pour que votre comparatif soit le plus exhaustif possible.
Le fonctionnement et les missions du syndic en ligne
Les missions du syndic de copropriété sont encadrées par l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965. Le syndic en ligne doit assurer les mêmes missions qu’un syndic traditionnel, c’est-à-dire :
- La gestion administrative de la copropriété : convoquer et tenir une assemblée générale ordinaire par an au minimum, tenir à jour la fiche synthétique de la copropriété, gérer les mutations dans l’immeuble, etc. ;
- La gestion financière de la copropriété : établir le budget prévisionnel à faire voter en assemblée générale à la majorité simple, tenir la comptabilité de la copropriété à jour, collecter les charges de copropriété, etc. ;
- La bonne tenue de l’immeuble et la sécurité des occupants : faire appel à des prestataires pour assurer le nettoyage, entreprendre des travaux urgents ou de conservation de l’immeuble si cela s’avère nécessaire, etc.
Par ailleurs, si la copropriété possède un conseil syndical, ce dernier assiste le syndic en ligne dans ses missions et contrôle la bonne exécution des obligations du syndic. Pour information, le syndicat des copropriétaires peut se dispenser de la nomination d’un conseil syndical par un vote en assemblée générale à la double majorité.
Si le syndic en ligne commet des fautes de gestion, il est possible de le révoquer ou de l’assigner en justice devant le tribunal judiciaire du lieu de situation de l’immeuble. La révocation du syndic est votée en assemblée générale à la majorité absolue de l’article 25 de la loi de 1965. Pour cela, le syndicat des copropriétaires doit justifier d’un motif légitime et sérieux de révocation. Cela peut être par exemple la non-exécution d’une décision votée en assemblée générale.
Le coût d’un syndic en ligne
Le coût des syndics professionnels ne cesse d’augmenter au fil des années. La qualité de leurs services n’est néanmoins pas proportionnelle à la qualité des prestations. C’est pour cette raison que les petites et moyennes copropriétés cherchent de nouvelles solutions moins coûteuses et plus efficaces. Le syndic en ligne mise alors sur de nouveaux outils pour gérer entièrement et à distance les activités de la copropriété. Ils proposent en effet des services à un prix deux fois moins cher qu’un syndic professionnel.
Avec le syndic en ligne, le fonctionnement est simple et réduit considérablement les frais de gestion de la copropriété. Et pour cause, le syndic ne se déplace pas dans la copropriété et les copropriétaires sont beaucoup plus impliqués dans la vie de leur immeuble et se chargent des actions sur le terrain.
Le syndic en ligne a de surcroît pour effet de créer une convivialité au sein de la copropriété. En effet, grâce à la plateforme en ligne, les copropriétaires peuvent échanger facilement et échanger en toute simplicité ensemble et avec leur syndic. Ils peuvent également prévoir la planification d'événements, l’occasion de créer des liens et de se souder.
Cette solution est bien évidemment plus adaptée aux petites copropriétés (entre 2 et 20 lots), souvent délaissé par les gestionnaires professionnels, et où il sera plus facile de communiquer et d’intervenir.
Un modèle qui comporte de nombreux avantages...
L'avènement du syndic en ligne a révolutionné la gestion comptable des copropriétés. Avec l'ère numérique, les syndics en ligne apportent une réponse efficace et agile aux besoins comptables complexes des copropriétés.
Ces plateformes digitales offrent une visibilité claire et instantanée sur les finances de l'immeuble, simplifiant considérablement les processus comptables. Elles permettent aux copropriétaires de suivre en temps réel les dépenses, les budgets et les provisions, garantissant ainsi une transparence et une gestion financière rigoureuse.
Par ailleurs, ces organisations numériques favorisent une communication fluide entre les copropriétaires, le conseil syndical et le syndic. Elles facilitent aussi la prise de décision collective en fournissant toutes les informations financières nécessaires. En somme, le syndic en ligne modernise la gestion comptable des copropriétés, rendant les organisations plus efficaces et adaptées aux défis contemporains de la gestion immobilière.
Le passage au syndic en ligne présente plusieurs avantages significatifs par rapport aux méthodes traditionnelles de gestion des copropriétés. Ces avantages se répercutent sur l'efficacité opérationnelle, la satisfaction des copropriétaires et les coûts globaux de gestion.
Transparence et Accessibilité
Le syndic en ligne assure une transparence sans précédent. Les copropriétaires ont un accès direct et en temps réel aux documents, aux transactions financières, aux procédures en cours et aux décisions prises lors des assemblées. Cette visibilité renforce la confiance et encourage une participation plus active des copropriétaires dans la gestion de leur propriété.
Réduction des Coûts et Efficacité Accrue
En automatisant de nombreuses tâches administratives et en réduisant le besoin de déplacements et de réunions physiques, le syndic en ligne permet de réaliser des économies significatives. Ces économies se traduisent par des charges de copropriété potentiellement réduites et une gestion plus efficiente des ressources. Ce sujet vous intéresse ? Découvrez notre comparateur de charges et évaluez vos dépenses.
Flexibilité et Réactivité
La capacité à gérer les affaires courantes de la copropriété à travers une plateforme en ligne offre une grande flexibilité tant pour les gestionnaires que pour les copropriétaires. Les décisions peuvent être prises rapidement, et les problèmes peuvent être résolus de manière plus efficace sans attendre la prochaine réunion physique.
Amélioration de la Communication
Les outils de communication intégrés facilitent les échanges entre les copropriétaires et le conseil syndical, permettant une diffusion rapide de l'information et un engagement communautaire renforcé. Les notifications et les systèmes de vote en ligne aident à impliquer davantage les copropriétaires dans les décisions importantes.
Facilité de Suivi et de Gestion
Avec un tableau de bord centralisé, les gestionnaires peuvent suivre l'ensemble des opérations de manière plus organisée et structurée. Le suivi des incidents, la gestion des réservations des espaces communs et le contrôle des finances deviennent des tâches simplifiées, limitant les erreurs et les oublis.
Sécurité des Données
Les plateformes de syndic en ligne sont généralement dotées de protocoles de sécurité avancés pour protéger les données sensibles des copropriétaires. En plus de l'archivage sécurisé, ces systèmes assurent la conformité avec les réglementations en vigueur sur la protection des données personnelles.
Mise à Jour et Amélioration Continues
Contrairement aux systèmes traditionnels, les plateformes en ligne bénéficient de mises à jour régulières, souvent sans interruption de service, assurant ainsi que la gestion de la copropriété utilise les dernières technologies et fonctionnalités.
Mais aussi des inconvénients...
Une méconnaissance des copropriétés gérées
Les faibles honoraires des prestations d’un syndic en ligne s'expliquent par l’absence d’agence physique et le fait que les gestionnaires ne se déplacent pas dans la copropriété. En effet, l’un des avantages du syndic professionnel est que le gestionnaire se déplace de temps en temps dans la copropriété, même si généralement ses déplacements sont considérés comme des frais annexes et sont donc facturés en supplément. Cependant, tous les syndics en ligne ne proposent pas cette prestation, ou alors uniquement sur certaines zones géographiques définies dans le contrat de syndic.
Or, l'absence de déplacement implique la méconnaissance de l'immeuble géré. En effet, le gestionnaire n'est pas en capacité de connaître les spécificités de la copropriété, cela complique alors certaines de ses tâches telles que la gestion des sinistres.
Un manque de flexibilité et de réactivité
Comme le syndic en ligne ne connaît pas bien l’immeuble, il manque souvent de réactivité, notamment en cas d’urgence. Ainsi, c’est souvent au conseil syndical de reprendre la main sur les actions du syndic. En effet, le problème réside dans la séparation que le syndic en ligne effectue entre la gestion administrative et les tâches du quotidien à effectuer dans la copropriété.
Par exemple, si la copropriété doit entreprendre des travaux urgents, l’organe décisionnaire doit être sur place pour étudier la situation. Or, lorsque le syndic gère à distance la copropriété, c’est au conseil syndical de prendre le relais. Cependant, bien que ce soit le conseil syndical qui s’occupe de tout, le syndic en ligne doit donner néanmoins son accord pour mettre en œuvre chaque mesure nécessaire.
Par conséquent, le syndic en ligne représente un intermédiaire qui allonge inutilement le traitement des dossiers dans la copropriété.
Un flou juridique : à qui attribuer la responsabilité en cas de fautes ?
Comme mentionné précédemment, le gestionnaire ne se déplace pas au sein de la copropriété et certaines missions sont alors déléguées au conseil syndical telles que :
- La tenue des assemblées générales et la prise de fonction en tant que secrétaire de séance ;
- Le suivi des chantiers de la copropriété et l’obligation de faire acte de présence pour recevoir les différents prestataires dans la copropriété ;
- La réalisation du relevé des compteurs d’eau, de gaz ou d’électricité pour transmettre les données aux fournisseurs ;
- Etc.
Se pose alors la question de la responsabilité civile pour les missions déléguées : est-ce la faute du syndic en ligne ou des conseillers syndicaux si une erreur est commise ? En effet, la législation n’est pas claire sur ce sujet, ce qui peut être problématique en cas de litige.
Une alternative au syndic en ligne : l’autogestion en syndic coopératif
Le syndic coopératif représente une alternative pertinente au syndic de copropriété en ligne. Pour rappel, en syndic coopératif, ce sont les membres du conseil syndical qui assurent la gestion de la copropriété sans intermédiaire. Bien que ce soit le président du conseil syndical qui détienne légalement la qualité de syndic ; dans les faits, tous les conseillers syndicaux peuvent participer activement à la gestion et se partager les tâches en fonction de leurs disponibilités.
Le syndic coopératif comporte plusieurs avantages :
- Une réduction des charges de copropriété : comme les copropriétaires ne paient plus d’honoraires de syndic, les charges de copropriété sont ainsi réduites. De plus, les conseillers syndicaux ayant les mêmes intérêts que les autres copropriétaires, il est généralement de coutume de renégocier les contrats fournisseurs à chaque date d’anniversaire pour réduire le coût des fournisseurs ou bien obtenir de meilleures prestations de services ;
- Une meilleure réactivité au sein de la copropriété : lors d’un incident, comme une fuite d’eau dans la copropriété, n’importe quel conseiller syndical peut prendre en charge le problème et faire appel directement à un plombier. En effet, le syndic coopératif permet de diminuer le nombre d’intermédiaires, et donc, d'accélérer la résolution des dossiers en cours ;
- Plus de convivialité dans l’immeuble : il est généralement plus simple de communiquer entre copropriétaires qu’avec un syndic professionnel. Par ailleurs, comme le modèle du syndic coopératif implique plusieurs copropriétaires, la convivialité est renforcée et les échanges fluidifiés !
Vous l’aurez compris, l’autogestion permet globalement une meilleure maîtrise de la copropriété. Dans les faits, il n’est pas nécessaire de posséder des compétences spécifiques à la gestion de copropriété, à condition de faire appel à une solution complète d’aide à la gestion.
Vous l'aurez compris, le syndic en ligne se profile comme une révolution dans la gestion de l'immobilier résidentiel, en offrant une plateforme qui simplifie, sécurise et rend plus transparentes toutes les facettes de la copropriété. En effet, l'accessibilité en temps réel à l'information, l'efficacité accrue dans la réalisation des tâches quotidiennes et la communication améliorée sont des atouts qui répondent aux attentes des copropriétaires contemporains.
Pour les copropriétaires et les gestionnaires de copropriété, le moment est donc venu de considérer la transition vers des modèles modernes et connectés dont fait partie le syndic en ligne…
Foire aux questions :
Comment s'assurer de la sécurité des données ?
Les plateformes utilisent des protocoles de sécurité avancés, comme le cryptage des données et des serveurs sécurisés, pour protéger les informations contre les accès non autorisés. Elles sont également soumises aux réglementations en vigueur sur la protection des données personnelles.
Le syndic en ligne est-il légalement reconnu ?
Oui, ils sont soumis aux mêmes lois et réglementations que les syndics traditionnels. Ils doivent respecter le cadre légal de la copropriété dans leur pays d'opération.
Comment se passe le processus de vote pour les décisions de copropriété ?
Oui, la plupart des syndics en ligne proposent des systèmes de vote électronique qui permettent aux copropriétaires de participer aux prises de décision importantes de manière sécurisée et pratique.
Ce modèle est-il vraiment plus économique ?
Généralement, oui. Les syndics en ligne peuvent réduire les coûts de gestion grâce à l'automatisation des processus et à la réduction des besoins en papier et en déplacements physiques.
Comment se passe la transition d'un syndic traditionnel à un syndic digital ?
La transition nécessite généralement la migration des données existantes vers la plateforme en ligne et une formation des utilisateurs pour s'assurer qu'ils sont à l'aise avec la nouvelle interface. La plupart des syndics en ligne offrent un accompagnement pour faciliter ce processus.
Ce modèle convient-il à toutes les tailles de copropriétés ?
Oui, les syndics en ligne sont flexibles et peuvent s'adapter à différentes tailles et types de copropriétés, offrant des services personnalisables selon les besoins spécifiques.
Comment les copropriétaires accèdent-ils aux informations sur la plateforme ?
Les copropriétaires peuvent se connecter à la plateforme via Internet, souvent avec un identifiant et un mot de passe personnels, pour accéder aux informations et aux services disponibles.
Les plateformes offrent-elles un service client ?
Oui, la majorité des syndics en ligne proposent une assistance et un support client pour répondre aux questions et résoudre les problèmes qui peuvent survenir.
Comment les syndics dématérialisés restent-ils à jour avec les changements législatifs ?
Les fournisseurs de syndics en ligne suivent activement les évolutions législatives et mettent à jour leurs plateformes pour garantir la conformité et l'intégration des dernières réglementations.
Le syndic est-il obligatoire ?
Quelle que soit la forme du syndic, chaque copropriété a l'obligation d'avoir un syndic de copropriété. Il est donc essentiel de bien choisir son syndic pour qu'il accompagne au mieux votre copropriété et qu'il engage les actions nécessaires pour donner de la valeur à votre bien immobilier.
Quelle est la durée du mandat d'un syndic ?
La durée du mandat de votre syndic est généralement d'un an. Elle peut être supérieure si cela a été voté en assemblée générale. Pour changer de syndic vous devez attendre qu'une assemblée générale soit constituée et avoir les parts de voix suffisantes pour procéder au changement lors du vote. Choisissez donc votre syndic avec la plus grande prudence.
Qu'en est-il lorsque la copropriété est neuve ?
L'immeuble vient d'être achevé ? Vous pouvez procéder à l'élection d'un syndic provisoire pour les copropriétés neuves. Il vous accompagnera dans le suivi des travaux et potentiels problèmes liés à ces derniers. Lorsque la copropriété est neuve vous devez procéder à l'immatriculation de votre copropriété.
