La loi du 10 juillet 1965 rend obligatoire la gestion d’une copropriété par un syndic de copropriété. Si le syndic professionnel est le modèle le plus répandu en France (avec plus de 70% des copropriétés gérées par ce type de syndic); récemment, sur le marché, ont émergé de nouvelles solutions : les syndics en ligne. Ces néo-syndics proposent aux utilisateurs une gestion dématérialisée et à distance de leur copropriété à un prix plus avantageux. Quel est le réel service proposés par les syndics en ligne ? Faut-il se laisser tenter ? On fait le point et on vous guide dans cet article.

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Définition : le syndic de copropriété en ligne

L’article 18 de la loi du 10 juillet 1965 dispose que toute copropriété doit être gérée par un syndic de copropriété. La législation admet plusieurs modèles de gestion : le syndic professionnel, le syndic bénévole et le syndic coopératif.

Le syndic professionnel est une personne physique ou morale externe à la copropriété qui gère la copropriété en échange du paiement d’honoraires. C’est le modèle le plus répandu en France ; on estime aujourd’hui que 80% des copropriétés sont gérées par un syndic professionnel.

Cependant, depuis de nombreuses années, la satisfaction client des syndics professionnels décroît. Manque de réactivité, honoraires élevés, abus sur les frais annexes, etc. Par conséquent, les copropriétaires sont désormais à la recherche de nouvelles solutions alliant simplicité et faible coût pour gérer leur immeuble.

Et pour cause, ont récemment émergé sur le marché des syndics en ligne, qui sont, en fait, des syndics professionnels proposant une gestion dématérialisée de la copropriété. Les tarifs sont attractifs : environ 40% moins cher qu’un syndic professionnel ! Parmi les principales différences avec un syndic professionnel classique, figure l’absence d’agence physique pour les syndics en ligne. Ainsi, ces derniers ne se déplacent pas dans les copropriétés. De la même façon, l’ensemble de la gestion est effectué à distance. Ainsi, tous les échanges se font par mail, visioconférence ou téléphone.

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Bon à savoir :

Un syndic professionnel, qu’il soit traditionnel ou en ligne, doit respecter plusieurs obligations encadrées par la loi Hoguet et la loi ALUR afin d'exercer sa profession :

• Être en possession d’une carte professionnelle avec la mention “syndic de copropriété”. Cette carte est délivrée par la Chambre de Commerce et de l’Industrie (CCI) pour une durée de 3 ans renouvelables ;
• Posséder une garantie financière suffisante pour assurer à une copropriété le remboursement de ses fonds en cas de faillite ;
• Justifier d’une assurance responsabilité civile ;
• Ne pas être soumis à l’interdiction d’exercer une profession réglementée.

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Le fonctionnement et les missions du syndic en ligne

Les missions du syndic de copropriété sont encadrées par l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965. Le syndic en ligne doit assurer les mêmes missions qu’un syndic traditionnel, c’est-à-dire :

• La gestion administrative de la copropriété : convoquer et tenir une assemblée générale ordinaire par an au minimum, tenir à jour la fiche synthétique de la copropriété, gérer les mutations dans l’immeuble, etc. ;
• La gestion financière de la copropriété : établir le budget prévisionnel à faire voter en assemblée générale à la majorité simple, tenir la comptabilité de la copropriété à jour, collecter les charges de copropriété, etc. ;
• La bonne tenue de l’immeuble et la sécurité des occupants : faire appel à des prestataires pour assurer le nettoyage, entreprendre des travaux urgents ou de conservation de l’immeuble si cela s’avère nécessaire, etc.

Par ailleurs, si la copropriété possède un conseil syndical, ce dernier assiste le syndic en ligne dans ses missions et contrôle la bonne exécution des obligations du syndic. Pour information, le syndicat des copropriétaires peut se dispenser de la nomination d’un conseil syndical par un vote en assemblée générale à la double majorité.

Si le syndic en ligne commet des fautes de gestion, il est possible de le révoquer ou de l’assigner en justice devant le tribunal judiciaire du lieu de situation de l’immeuble. La révocation du syndic est votée en assemblée générale à la majorité absolue de l’article 25 de la loi de 1965. Pour cela, le syndicat des copropriétaires doit justifier d’un motif légitime et sérieux de révocation. Cela peut être par exemple la non-exécution d’une décision votée en assemblée générale.

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Bon à savoir :

Les obligations des syndics vis à vis des copropriétaires peuvent évoluer… Par exemple, depuis décembre 2022, une nouvelle ordonnance indique que les syndics de copropriété doivent obligatoirement (si le contrat de fourniture d’eau n’est pas individualisé) fournir aux locataires et aux copropriétaires des informations relatives à la qualité de l’eau consommée.

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Le coût d’un syndic en ligne

Le coût des syndics professionnels ne cesse d’augmenter au fil des années. La qualité de leurs services n’est néanmoins pas proportionnelle à la qualité des prestations. C’est pour cette raison que les petites et moyennes copropriétés cherchent de nouvelles solutions moins coûteuses et plus efficaces. Le syndic en ligne mise alors sur de nouveaux outils pour gérer entièrement et à distance les activités de la copropriété. Ils proposent en effet des services à un prix deux fois moins cher qu’un syndic professionnel.

Avec le syndic en ligne, le fonctionnement est simple et réduit considérablement les frais de gestion de la copropriété. Et pour cause, le syndic ne se déplace pas dans la copropriété et les copropriétaires sont beaucoup plus impliqués dans la vie de leur immeuble et se chargent des actions sur le terrain.

Le syndic en ligne a de surcroît pour effet de créer une convivialité au sein de la copropriété. En effet, grâce à la plateforme en ligne, les copropriétaires peuvent échanger facilement et échanger en toute simplicité ensemble et avec leur syndic. Ils peuvent également prévoir la planification d'événements, l’occasion de créer des liens et de se souder.

Cette solution est bien évidemment plus adaptée aux petites copropriétés (entre 2 et 20 lots), souvent délaissé par les gestionnaires professionnels, et où il sera plus facile de communiquer et d’intervenir.

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Quelles sont les avantages et les limites du syndic en ligne ?

Les syndics professionnels sont souvent pointés du doigt à cause de leur indisponibilité. Les syndics en ligne ont toutefois la particularité d’être plus réactifs et donnent la possibilité de réaliser les démarches sur une interface intuitif en ligne. Résultat ? Meilleure autonomie et réponse plus rapide.

En outre, syndic en ligne ne signifie pas absence d'interactions humaines avec les gestionnaires. Les copropriétaires peuvent toujours demander des échanges par mail ou en visioconférence. Toutefois, s’il y a besoin d’une intervention en présentiel, ces tâches sont dès lors déléguées aux membres du conseil syndical ou à un copropriétaire de confiance.

Par ailleurs, syndic en ligne rime avec fin de la paperasse et disponibilité des documents en ligne. En quelques clics seulement, les copropriétaires peuvent avoir accès à tous les documents liés à la copropriété sur l’application du syndic en ligne. Ils bénéficient ainsi d’une transparence et d’un gain de temps considérables.

Les copropriétaires ont ainsi un accès à portée de main à l’ensemble des documents relatifs à la copropriété : documents comptables, financiers et administratifs, devis, factures, convocations, procès verbal, contrats et devis avec les professionnels, etc.

Bien que les syndics en ligne proposent certains avantages, comme des honoraires moins élevés que ceux d’un syndic traditionnel, le modèle du syndic en ligne comporte aussi quelques limites. Nous vous les détaillons ci-dessous.

Une méconnaissance des copropriétés gérées

Les faibles honoraires des prestations d’un syndic en ligne s'expliquent par l’absence d’agence physique et le fait que les gestionnaires ne se déplacent pas dans la copropriété. En effet, l’un des avantages du syndic professionnel est que le gestionnaire se déplace de temps en temps dans la copropriété, même si généralement ses déplacements sont considérés comme des frais annexes et sont donc facturés en supplément. Cependant, tous les syndics en ligne ne proposent pas cette prestation, ou alors uniquement sur certaines zones géographiques définies dans le contrat de syndic.

Or, l'absence de déplacement implique la méconnaissance de l'immeuble géré. En effet, le gestionnaire n'est pas en capacité de connaître les spécificités de la copropriété, cela complique alors certaines de ses tâches telles que la gestion des sinistres.

Un manque de flexibilité et de réactivité

Comme le syndic en ligne ne connaît pas bien l’immeuble, il manque souvent de réactivité, notamment en cas d’urgence. Ainsi, c’est souvent au conseil syndical de reprendre la main sur les actions du syndic. En effet, le problème réside dans la séparation que le syndic en ligne effectue entre la gestion administrative et les tâches du quotidien à effectuer dans la copropriété.

Par exemple, si la copropriété doit entreprendre des travaux urgents, l’organe décisionnaire doit être sur place pour étudier la situation. Or, lorsque le syndic gère à distance la copropriété, c’est au conseil syndical de prendre le relais. Cependant, bien que ce soit le conseil syndical qui s’occupe de tout, le syndic en ligne doit donner néanmoins son accord pour mettre en œuvre chaque mesure nécessaire.

Par conséquent, le syndic en ligne représente un intermédiaire qui allonge inutilement le traitement des dossiers dans la copropriété.

‍Un flou juridique : à qui attribuer la responsabilité en cas de fautes ?

Comme mentionné précédemment, le gestionnaire ne se déplace pas au sein de la copropriété et certaines missions sont alors déléguées au conseil syndical telles que :

• La tenue des assemblées générales et la prise de fonction en tant que secrétaire de séance ;

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Bon à savoir :

Le secrétaire de séance est chargé de dérouler l’ensemble des résolutions inscrites sur l’ordre du jour de la convocation d’assemblée générale. C’est le secrétaire qui anime les votes tout au long de l’assemblée générale et qui signe le procès-verbal à la fin de la séance.

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• Le suivi des chantiers de la copropriété et l’obligation de faire acte de présence pour recevoir les différents prestataires dans la copropriété ;
• La réalisation du relevé des compteurs d’eau, de gaz ou d’électricité pour transmettre les données aux fournisseurs ;
• Etc.

Se pose alors la question de la responsabilité civile pour les missions déléguées : est-ce la faute du syndic en ligne ou des conseillers syndicaux si une erreur est commise ? En effet, la législation n’est pas claire sur ce sujet, ce qui peut être problématique en cas de litige.

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Une alternative au syndic en ligne : l’autogestion en syndic coopératif

Le syndic coopératif représente une alternative pertinente au syndic de copropriété en ligne. Pour rappel, en syndic coopératif, ce sont les membres du conseil syndical qui assurent la gestion de la copropriété sans intermédiaire. Bien que ce soit le président du conseil syndical qui détienne légalement la qualité de syndic ; dans les faits, tous les conseillers syndicaux peuvent participer activement à la gestion et se partager les tâches en fonction de leurs disponibilités.

Le syndic coopératif comporte plusieurs avantages :

• Une réduction des charges de copropriété : comme les copropriétaires ne paient plus d’honoraires de syndic, les charges de copropriété sont ainsi réduites. De plus, les conseillers syndicaux ayant les mêmes intérêts que les autres copropriétaires, il est généralement de coutume de renégocier les contrats fournisseurs à chaque date d’anniversaire pour réduire le coût des fournisseurs ou bien obtenir de meilleures prestations de services ;
• Une meilleure réactivité au sein de la copropriété : lors d’un incident, comme une fuite d’eau dans la copropriété, n’importe quel conseiller syndical peut prendre en charge le problème et faire appel directement à un plombier. En effet, le syndic coopératif permet de diminuer le nombre d’intermédiaires, et donc, d'accélérer la résolution des dossiers en cours ;
• Plus de convivialité dans l’immeuble : il est généralement plus simple de communiquer entre copropriétaires qu’avec un syndic professionnel. Par ailleurs, comme le modèle du syndic coopératif implique plusieurs copropriétaires, la convivialité est renforcée et les échanges fluidifiés !

Vous l’aurez compris, l’autogestion permet globalement une meilleure maîtrise de la copropriété. Dans les faits, il n’est pas nécessaire de posséder des compétences spécifiques à la gestion de copropriété, à condition de faire appel à une solution complète d’aide à la gestion.

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Bon à savoir :

Matera propose une offre complète pour accompagner les copropriétés en syndic coopératif grâce à une plateforme en ligne qui automatise les tâches de la gestion courante et à une équipe d’experts qui prend le relais sur les sujets techniques (travaux, comptabilité, juridique, pilotage des comptes de la copro, etc.). Ainsi, en moyenne, les clients Matera réalisent 30% d’économies sur leurs charges de copropriété et jusqu’à 50% sur les frais de syndic !

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