Gestion des départs des locataires : les 6 étapes pour les propriétaires-bailleurs

Étape 1 : La réception du préavis de départ du locataire

La réception du préavis est le signal de départ pour une série d'actions coordonnées. Le bailleur doit d'abord vérifier que le préavis est conforme aux termes du bail et aux exigences légales.

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La durée du préavis

Pour être conforme, le préavis doit indiquer clairement la date de départ envisagée et respecter les délais légaux : 

• Trois mois pour un logement non meublé en zone non tendue,
• Un mois pour un logement meublé ou un logement non meublé en zone tendue, et sous certaines conditions spécifiques (mutation professionnelle, perte d'emploi, etc.).

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Le mode de transmission du préavis

En outre, le préavis envoyé par le locataire doit être transmis uniquement par : 

• Lettre recommandée avec accusé de réception, 
• Ou remise en main propre contre récépissé, etc.

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L’accusé de réception ou le récépissé

Il est conseillé au propriétaire-bailleur d'envoyer une lettre d'accusé de réception au locataire pour confirmer que le préavis a bien été reçu (ou de remettre un récépissé en cas de remise en main-propre) et pour rappeler la date de fin de bail prévue selon le délai de préavis.

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Étape 2 : La planification de l’état des lieux de sortie

L'état des lieux de sortie est une étape cruciale dans le processus de fin de bail. Il  permet au propriétaire-bailleur et au locataire de faire le point sur l'état du logement au moment du départ de ce dernier. 

Voici les actions clés que le propriétaire-bailleur doit entreprendre lors de l'état des lieux de sortie :

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Préparation et organisation

Le propriétaire-bailleur doit : 

• Fixer une date et une heure pour l'état des lieux de sortie, en accord avec le locataire, idéalement quelques jours avant la fin du préavis pour laisser le temps d'éventuelles réparations ;
• Préparer un exemplaire de l'état des lieux d'entrée pour le comparer avec l'état actuel du logement.

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Examen méticuleux du logement

Avec le locataire, lors de l’état des lieux de sortie, le propriétaire-bailleur est tenu de :

• Comparer l'état du logement à son état lors de l'entrée, en utilisant l'état des lieux d'entrée comme référence ; 
• Examiner chaque pièce, y compris les murs, les sols, les plafonds, les fenêtres, et les équipements, pour identifier d'éventuelles détériorations ou réparations nécessaires ;
• Noter avec précision toute différence entre l'état actuel du logement et celui indiqué dans l'état des lieux d'entrée ;
• Prendre des photos comme preuves de l'état du logement, si nécessaire, surtout en cas de dommages importants.

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Discussion et accord sur les réparations

Il est fortement recommandé au propriétaire-bailleur d’échanger avec le locataire lors de l’état des lieux de sortie sur : 

• Les détériorations ou dommages constatés qui pourraient être à sa charge, selon les termes du bail et la loi ;
• Le prévenir sur les réparations nécessaires, leur coût estimé et sur sa responsabilité, le cas échéant.

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Signature de l'état des lieux de sortie

Une fois l’état des lieux de sorties réalisé, le locataire et le propriétaire de concert doivent : 

• S'assurer que toutes les observations sont correctement consignées dans l'état des lieux de sortie ;
• Faire signer le document par les deux parties (bailleur et locataire) pour attester de leur accord. Le propriétaire-bailleur doit fournir une copie au locataire.

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Bon à savoir :

La présence d'un huissier (désormais appelé commissaire de justice) ou d’un professionnel des états des lieux indépendants peut offrir une garantie supplémentaire d'impartialité.

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Étape 3 : La remise des clés au propriétaire-bailleur par le locataire

Ce moment marque la fin officielle de la location. La remise des clés est généralement réalisée lors de l’état des lieux de sortie. Pour ne rien oublier, nous vous conseillons de : 

• Dresser à l'avance une liste des clés qui doivent être restituées par le locataire, incluant les clés des portes d'entrée, de la boîte aux lettres, des espaces communs, et de tout autre accès lié à la propriété ;
• Lors de l'état des lieux de sortie, vérifier que toutes les clés listées sont bien restituées. S'assurer également de leur bon fonctionnement en les testant dans les serrures correspondantes ;
• Formaliser la remise des clés en notant dans le document d'état des lieux de sortie le nombre et le type de clés rendues par le locataire ;
• Faire signer ce document par le locataire pour confirmer que toutes les clés ont été restituées.

Si toutes les clés ne sont pas restituées ou en cas de perte, discuter des mesures à prendre, telles que le remplacement des serrures ou la facturation des coûts associés au locataire, conformément au bail, afin de garantir la sécurité des futurs locataires.

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Étape 4 : La restitution du dépôt de garantie au locataire

La restitution du dépôt de garantie est une étape clé dans la conclusion d'une relation locative. Voici nos conseils pour vous aider à respecter la procédure à suivre :

• Vérifiez les conditions prévues au bail, notamment les conditions de restitution et les circonstances autorisant des retenues ;
• Comparez l'état des lieux de sortie avec celui d'entrée pour identifier d'éventuels dommages ou modifications nécessitant des réparations. C'est la base pour déterminer les montants déductibles du dépôt de garantie ;
• Identifiez clairement les frais pouvant être déduits du dépôt de garantie, comme les réparations pour dommages excédant l'usure normale ou les loyers impayés. Il est crucial de fournir des devis ou factures justifiant les montants déduits ;
• Informez le locataire de tout montant déduit du dépôt de garantie, en fournissant des explications et justifications claires. Cela comprend la remise d'un état détaillé des coûts des réparations et autres déductions.
• Restituez le dépôt de garantie dans les délais prescrits par la loi, qui varient selon le type de location (généralement un mois après la remise des clés si l'état des lieux de sortie est conforme à celui d'entrée, et deux mois en cas de divergences).
• Fournissez au locataire un relevé détaillé incluant le dépôt de garantie initial, les déductions appliquées, et le montant net restitué. Ce document doit être clair et compréhensible.
• Privilégiez un moyen de paiement traçable (virement bancaire, chèque) pour la restitution du dépôt de garantie. Cela assure une preuve de paiement en cas de litige.

En cas de désaccord sur les montants déduits, être ouvert à la discussion et à la négociation avec le locataire. Si un accord ne peut être trouvé, le litige peut être porté devant une commission de conciliation ou, en dernier recours, devant les tribunaux.

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Étape 5 : L’établissement du solde de tout compte

Le propriétaire-bailleur doit remettre un solde de tout compte au locataire. Le solde de tout sert à formaliser la clôture financière entre le propriétaire-bailleur et le locataire.

Ce document clôture officiellement la relation locative et doit récapituler toutes les transactions financières entre le locataire et le bailleur : 

• Le montant du dépôt de garantie initial ;
• Les loyers et charges dues ou en excédent ;
• Les coûts des réparations ou dommages, si applicable ;
• Le détail de la restitution du dépôt de garantie ; 
• Toute autre dette ou crédit lié au bail.

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Étape 6 : La déclaration du départ aux impôts

Cette démarche administrative est souvent négligée, mais est indispensable pour assurer la mise à jour des responsabilités fiscales liées au bien, notamment pour : 

• Déterminer qui paie la taxe d'habitation (personne occupant le logement au 1er janvier de l'année d'imposition) pour permettre aux services fiscaux de s'assurer que la taxe d'habitation sera correctement attribuée au nouveau locataire ou au propriétaire, si le logement reste vacant ;
• Mettre à jour la responsabilité concernant d'autres taxes ou charges locales, comme la taxe d'enlèvement des ordures ménagères, qui peut être partagée ou transférée au propriétaire en l'absence d'un locataire.

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