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Factures impayées en copropriété par le syndic : Que faire ?

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Factures impayées en copropriété par le syndic : Que faire ?

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La gestion d’une copropriété peut être confrontée à un grand nombre de problèmes, notamment des impayés de fournisseurs. Ce genre de problème, d’apparence simple, peut parfois être beaucoup plus complexe étant donné qu’il est lié aux encaissements des charges et le rythme de facturation des prestataires. Zoom sur la procédure à suivre si votre syndic ne paie pas les factures.

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Copropriétaires, si vous vous demandez quelles sont les démarches à suivre si votre syndic ne paie pas les factures, cet article est fait pour vous.

Factures impayées en copropriété par le syndic : Que faire ?

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Copropriétaires, si vous vous demandez quelles sont les démarches à suivre si votre syndic ne paie pas les factures, cet article est fait pour vous.

La gestion d’une copropriété peut être confrontée à un grand nombre de problèmes, notamment des impayés de fournisseurs. Ce genre de problème, d’apparence simple, peut parfois être beaucoup plus complexe étant donné qu’il est lié aux encaissements des charges et le rythme de facturation des prestataires. Zoom sur la procédure à suivre si votre syndic ne paie pas les factures.

Le syndic ne paie pas les factures : Les problématiques auxquelles est confrontée une copropriété 

Lors de l’Assemblée Générale, les copropriétaires votent le budget prévisionnel en début d’exercice en anticipant les dépenses à venir et en définissant par la même occasion la somme totale à répartir entre l’ensemble des copropriétaires en fonction du nombre de tantièmes qu’ils détiennent.

La problématique à laquelle peut être confrontée une copropriété est principalement la saisonnalité des factures. Si le budget prévisionnel traite des dépenses à venir pour l’année, la somme collectée auprès des copropriétaires, elle, se fait au rythme des appels de fonds. Résultat ? Le syndic peut se retrouver dans une situation financière délicate et à être en incapacité de payer ses fournisseurs lorsqu’une facture affiche un montant supérieur à la trésorerie disponible. 

Le syndic ne peut, par ailleurs, pas régler la différence dans l’attente du prochain appel de fonds. Il est en effet tenu de respecter la loi ALUR, lui imposant de respecter la séparation des comptes et imposant à l'immeuble de s’autofinancer. 

Le syndic ne paie pas les factures : Que faire face à ces problématiques ? 

Avance de trésorerie

Pour faire face à ce décalage de trésorerie, la copropriété peut faire appel à l’avance de trésorerie. Il s’agit d’une somme avancée par les copropriétaires et votée en Assemblée Générale afin de faire face aux éventuelles difficultés de trésorerie. Cette somme ne peut toutefois pas dépasser 1/6e du budget fonctionnement. 

Il est toutefois important de souligner que l’avance de trésorerie ne peut couvrir qu’une partie limitée d’impayés de charges. Il sera en l’occurrence difficile d’assurer une intervention en urgence d’une fuite d’eau au vu de son prix onéreux. 

Changement des appels de fonds 

Une autre solution qui se présente à la copropriété est de déroger à la règle des appels de fonds trimestriels et opter pour un appel de fonds annuel ou trimestriel. L’Assemblée Générale a en effet cette option pour pouvoir être en capacité de faire face aux différentes charges lourdes intervenant en début d’exercice. Les copropriétaires devront toutefois débourser une plus grosse somme. Une variable à prendre en compte pour les personnes ayant un budget serré.

Le syndic peut également faire un appel de fonds exceptionnel auprès des copropriétaires pour éviter des retards de paiement. Cela pourrait en effet mettre la copropriété en difficulté étant donné qu’ils sont synonymes de pénalités et de perte de crédibilité aux yeux des prestataires si la copropriété dépasse les délais légaux. 

Pénalités de retard 

La copropriété peut par ailleurs faire appel à son pouvoir coercitif et imposer des pénalités de retard aux copropriétaires n’ayant pas payé leurs parts. Ces pénalités peuvent être insérées aux règlements de copropriété. Le syndic peut facturer les frais de mise en demeure, une fois la lettre de relance adressée.

Réduction de la tension sur la trésorerie 

L’une des missions du syndic est d’assurer la gestion financière de la copropriété. Il est donc tenu de réduire la tension sur la trésorerie auprès des fournisseurs et d'aligner les appels de fonds avec les dates limites de paiement. Il est également possible de payer en plusieurs fois certains fournisseurs.

Comment couvrir les charges de copropriété impayées

Si un copropriétaire ne paye pas ses charges dans les temps convenus, le syndic peut initier les démarches pour percevoir les sommes manquantes.

Le syndic doit suivre les démarches suivantes : 

  • Mise en demeure : le copropriétaire défaillant va recevoir une lettre recommandée avec accusé de réception ou par acte du commissaire de justice. Le copropriétaire a un délai de 30 jours pour payer ses charges. 
  • Envoi d’une lettre de rappel : si l’impayé persiste, le syndic peut envoyer une lettre de rappel. Dans cette lettre, le copropriétaire défaillant lui est rappelé que la date limite de paiement des charges est dépassée et qu’en l’absence de son paiement, une procédure de recouvrement sera engagée devant le tribunal à son encontre. Les frais de relance lui seront également imputés.
  • Si le syndic ne réussit pas à récupérer les sommes dues, il peut alors saisir le tribunal : le copropriétaire défaillant a 30 jours pour payer, s’il ne le fait pas et qu’aucun accord à l’amiable n’a été trouvé, le syndic peut engager une procédure devant le tribunal. Ce dernier vérifie si les charges n’étaient bel et bien pas payées. Si c’est le cas, les sommes ci-dessous sont alors exigibles : les impayés de charges liées au budget prévisionnel et aux travaux non compris dans le budget prévisionnel, les cotisations du fonds de travaux, ainsi que toutes les autres sommes restant dues et datant des exercices antérieurs. 

Copropriétaire, que faire si votre syndic ne paie pas les factures ?

Si le syndic ne paie pas ses factures par manque de réactivité et non de provisions, il est dès lors important que les copropriétaires prennent les choses en main. Nous vous conseillons de suivre la marche suivante : 

  • Prendre contact avec votre syndic par mail ou via l’espace extranet de votre copropriété. Il est essentiel d’apporter des faits et de détailler votre demande. 
  • Si le syndic ne répond pas au mail, nous vous recommandons de lui adresser une lettre recommandée avec accusé de réception. Si vous prévoyez des actions en justice, il est important de vous appuyer sur des preuves tangibles. 
  • Faire appel aux autres membres du conseil syndical : nous vous conseillons vivement de prendre contact avec les autres copropriétaires de l’immeuble et des membres du CS et de leur partager votre ressenti. Ils pourront ainsi vous confirmer si le problème est récurrent ou simplement à titre exceptionnel.
  • Consulter les pièces justificatives des charges facturées
  • Faire appel à un médiateur ou à un conciliateur de justice 
  • Inscrire vos questionnements à l’ordre du jour de la prochaine AG 
  • Engager une action en justice à l’encontre du syndic en cas de faute 

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