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Pour que les missions des syndics de copropriété soient clarifiées et la transparence des honoraires soit renforcée auprès des copropriétaires, la réglementation a précisé ce qui relève de la gestion courante. Dans cet article, on vous détaille les tâches relevant de la gestion courante du syndic de copropriété et les obligations en découlant.
Syndic de copropriété et gestion courante : que dit la loi ?
Au cours des dernières années, le coût des services d'un syndic professionnel (qui a pour obligation de détenir une carte professionnelle) a connu une hausse importante. Cette hausse s'explique en partie par des facteurs tels que l'inflation, les nouvelles obligations imposées par la loi ALUR, qui ont accru le nombre de prestations obligatoires, ainsi que certaines pratiques discutables fréquemment signalées par l'Association des Responsables de Copropriété (ARC).
Face à ces pratiques, il peut être plus difficle pour les copropriétaires de choisir leur syndic... C'est notamment pourquoi la loi ALUR et le décret du 26 mars 2015 ont mis en place une nouvelle obligation : le contrat-type de syndic. Le but poursuivi est d’accroître la transparence sur les services fournis par les syndics, en simplifiant la comparaison entre les différentes offres disponibles sur le marché.
Depuis la standardisation des contrats des syndics, chaque contrat de syndic suit désormais le même modèle et la même structure rédactionnelle, ce qui facilite la comparaison entre différents syndics.
En outre, les tâches relevant de la gestion courante, que tout syndic est tenu d’assurer, ont été précisées par le décret de 2016.
Syndic de copropriété : quelles sont les missions relevant de la gestion courante ?
Le décret de 2016 oblige chaque syndic à préciser clairement ses missions qui relèvent de la gestion courante au sein du contrat de syndic, notamment :
- Les tâches liées aux assemblées générales (préparation, convocation, tenue de la réunion, etc.) ;
- Les responsabilités envers le conseil syndical (mise à disposition des documents de gestion, collecte des avis, etc.) ;
- Les aspects liés à la comptabilité (établissement des comptes, ouverture d'un compte séparé, gestion des comptes copropriétaires, paiement des fournisseurs, appel de fonds, etc.) ;
- L'administration générale de la copropriété, comprenant l'entretien courant, les visites, et les demandes de devis ;
- Les obligations en matière d'assurance (souscription d'une police d'assurance immeuble, gestion des sinistres, règlement des indemnités, etc.) ;
- La gestion du personnel (entretiens, contrats de travail, paiement des salaires, gestion du personnel, etc.).
Le contenu des missions est obligatoire, mais le montant du forfait de gestion, qui couvre l'ensemble de ces missions, est déterminé librement par le syndic. C’est ce que l’on appelle le forfait de gestion courante. Les missions obligatoires doivent être précisément listées en annexe du contrat type.
Syndic de copropriété et gestion courante : comment sont calculés les honoraires ?
La loi ALUR a établi que la rémunération des syndics est désormais fixée de manière forfaitaire, avec la possibilité d'une rémunération complémentaire pour des prestations particulières limitativement énumérées. Le montant du forfait peut varier en fonction de la taille de la copropriété, de sa complexité de la localisation géographique et de son ancienneté (copropriété neuve ou ayant déjà eu plusieurs mandats de gestion).
Voici comment sont généralement calculés ces honoraires :
- Forfait de gestion courante : Le forfait de gestion courante constitue la base des honoraires du syndic. Il englobe les missions clés du syndic de copropriété, telles que citées précédemment.
- Négociation du montant : Le montant du forfait de gestion courante est négocié entre le syndic et le syndicat des copropriétaires lors de la signature du contrat de syndic. Il est important que les copropriétaires prennent connaissance des détails du contrat et qu'ils aient la possibilité de discuter et de négocier les honoraires avec le syndic.
- Révision annuelle : Les honoraires de gestion courante peuvent être révisés annuellement en fonction de l'inflation ou d'autres facteurs convenus dans le contrat. Il est courant d'inclure une clause de révision des honoraires.
Quelles sont les autres missions du syndic de copropriété hors gestion courante ?
Les prestations particulières correspondent à des missions ponctuelles effectuées par le syndic :
- Soit pour le compte du syndicat des copropriétaires ;
- Soit pour un copropriétaire particulier.
Les prestations particulières imputables à la copropriété
Le contrat type issu du décret du 26 mars 2015 énumère un certain nombre de prestations particulières imputables à la copropriété, telles que :
- Les réunions et visites supplémentaires, notamment les assemblées générales spéciales, les réunions du conseil syndical et les visites d'immeuble ;
- Les modifications du règlement de copropriété, y compris la publication des modifications ;
- La gestion administrative et matérielle des sinistres, tels que les déplacements, la prise de mesures conservatoires, l'assistance aux expertises, et le suivi des dossiers de sinistres ;
- Le suivi et la réception des travaux votés en assemblée générale ;
- La gestion des litiges et contentieux avec des tiers, y compris la mise en demeure, la constitution et la transmission des dossiers à l'avocat ;
- La constitution et le suivi de dossiers de subvention ou d'emprunt ;
- L'immatriculation initiale des copropriétés.
Le montant de ces prestations particulières peut être déterminé de deux manières dans le contrat de syndic. Il peut être basé :
- Soit sur un coût horaire, où la prestation est facturée en fonction du temps passé ;
- Soit sur un tarif convenu à l'avance pour chaque prestation.
Les prestations particulières imputables à un copropriétaire
Le contrat type énumère certaines prestations qui sont uniquement imputables aux copropriétaires concernés, comme :
- Les frais de recouvrement, comprenant la mise en demeure, les relances, la constitution ou mainlevée d’hypothèque, la constitution du dossier et sa transmission à l'avocat ;
- Les frais et honoraires associés aux mutations, comprenant l'établissement de l'état daté, l'opposition sur mutation, et la délivrance du certificat prévu à l'article 20 II de la loi du 10 juillet 1965 ;
- Les frais de délivrance de documents sur support papier, incluant la délivrance des diagnostics techniques et des procès-verbaux d'assemblée.
Le montant de ces prestations est soumis à une tarification libre, à l'exception de l'établissement de l'état daté, qui est plafonné.
La gestion courante d’une copropriété repose sur le choix d’un gestionnaire compétent pour assurer un fonctionnement efficace. Cela inclut l’administration des finances, l’entretien des parties communes et le respect des décisions de l’assemblée générale, garantissant ainsi la bonne gestion du bâtiment.
