Comment établir le budget prévisionnel de sa copropriété

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Budget prévisionnel : de quoi s’agit-il ?

En copropriété, il y a des dépenses courantes à couvrir pour assurer la bonne tenue de l’immeuble. Ces dépenses sont réparties entre les copropriétaires de l’immeuble. Pour les planifier, le syndic de copropriété et le conseil syndical établissent un budget prévisionnel de l’année à venir.

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Quelles charges inclure dans le budget prévisionnel ?

Conformément à l’article 14-1 de la loi du 10 juillet 1965, le budget prévisionnel d’une copropriété doit couvrir les dépenses courantes suivantes :

• Les honoraires de syndic si vous faites appel à un syndic professionnel pour la gestion de votre copropriété;

Bon à savoir :

En optant pour un syndic coopératif, vous réalisez des économies pérennes sur vos charges de copropriété. Matera peut vous aider ! Contactez-nous pour avoir plus d’informations.

• Les frais de nettoyage des parties communes;
• Le coût des maintenances et petites réparations : par exemple, le remplacement de la chaudière, la réparation de l’ascenseur ou même le changement des ampoules;
• Les vérifications périodiques réglementaires comme l’ascenseur par exemple;
• Le prix de l’assurance de copropriété;
• Les dépenses d’énergie;
• La rémunération du gardien et du jardinier le cas échéant.

Bon à savoir :

Pour n’oublier aucun poste de dépense, référez-vous au budget de l’année N-1 !

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Quelles charges exclure dans le budget prévisionnel ?

Le budget prévisionnel exclue toutes les dépenses exceptionnelles effectuées pour la copropriété. Il peut s’agir notamment des postes suivants :

• Les gros travaux d’amélioration : le ravalement d’une façade, la réfection des toitures ou encore les travaux de rénovation énergétique n’entrent pas dans le budget prévisionnel. Ces travaux devront être votés au cas par cas en assemblée générale.
• Les études techniques telles que les diagnostics ou consultations.

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La préparation du budget prévisionnel

Le budget prévisionnel est préparé de concert par le syndic de copropriété et le conseil syndical. À noter que si vous êtes en syndic coopératif, le président-syndic se charge d’établir le budget prévisionnel avec l’ensemble des conseillers syndicaux.

Pour établir un budget prévisionnel, il est essentiel de se concentrer sur les deux choses suivantes :

• Pour les dépenses récurrentes déjà engagées à l’année N-1, vous pouvez vous baser sur le montant payé antérieurement, à condition que le montant n’ait pas été contesté par un copropriétaire lors de l’assemblée générale. Nous vous recommandons toutefois d’appliquer sur ce montant une légère augmentation pour éviter les mauvaises surprises.
• Pour les nouvelles dépenses ou pour les dépenses qui vous ont semblé démesurées en année N-1, mettez en concurrence des prestataires et demandez plusieurs devis pour choisir le prestataire au meilleur rapport qualité-prix.

Bon à savoir :

Matera vous accompagne dans la renégociation de vos contrats fournisseurs pour vous obtenir le meilleur prix et les meilleures prestations sans aucun surcoût.

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Le vote du budget prévisionnel

C’est lors de l’assemblée générale annuelle que se vote le budget prévisionnel de l’année à venir pour la copropriété. À noter que le budget prévisionnel est établi pour un exercice comptable sur 12 mois.

Le vote doit avoir lieu 6 mois avant l’exercice comptable concerné et doit être approuvé à la majorité simple.

Bon à savoir :

Lors des débats en assemblée générale, chaque poste de dépense peut donner lieu à des discussions entre copropriétaires.

Appels de fonds et budget prévisionnel : quelles sont les règles ?

Le budget prévisionnel est partagé entre tous les copropriétaires de l’immeuble qui doivent des provisions sur charges. Ces provisions prennent la forme d’appels de fonds qui sont envoyés à chaque copropriétaire tous les trimestres pour leur réclamer les sommes dues.

Voici les grands principes de répartition et de paiement des charges de copropriété :

• Chaque copropriétaire paye à proportion de sa quote-part des parties communes de l’immeuble. La quote-part est définie par la clé de répartition et exprimée en tantièmes et millièmes. Elle est inscrite dans le règlement de copropriété.
• Les sommes dues sont exigibles par provision chaque trimestre. Ainsi, chaque versement correspond à un quart de la somme totale due par le copropriétaire, somme si l’assemblée générale a défini des modalités de provisionnement différentes.
• Les sommes sont exigibles le 1er jour de chaque trimestre de l’année en cours, sauf si l’assemblée générale vote un échéancier différent.

Attention !

Si certains copropriétaires ne paient pas leurs charges en temps et en heure, ils deviennent débiteurs. Vous pouvez les relancer à l’amiable dans un premier temps puis engager des procédures contentieuses. Matera se charge de toute la procédure de recouvrement d’impayés sans frais supplémentaires.

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Les risques d’un budget prévisionnel sous-estimé

Il est important que le budget prévisionnel soit aussi précis que possible. En effet, si le budget prévisionnel est sous-estimé, la copropriété s’expose aux risques suivants :

• Créer des impayés de charges importants en imposant un cinquième appel de fonds non prévu par les copropriétaires
• Être dans l’impossibilité de payer les fournisseurs et créer de la dette
• S’exposer à une dégradation de l’immeuble, faute de pouvoir effectuer la maintenance nécessaire
• Mettre en situation débitrice le compte bancaire de la copropriété.

Attention !

Un budget prévisionnel surestimé n’est également pas une bonne chose car les copropriétaires pourraient être énervés d’avoir investi de l’argent « en trop » pour la copropriété.

Peut-on réajuster le budget prévisionnel en cours d’année ?

Si vous avez sous-estimé ou surestimé le budget prévisionnel, pas de panique ! Vous pourrez toujours le réajuster en cours d’année comptable. Pour cela, établissez un nouveau budget pour l’année en cours et soumettez-le au vote de l’assemblée générale.

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