Délai régularisation charges de copropriété : le guide

Charges de copropriété : rappel 

Qu'est-ce que les charges de copropriété ?

La copropriété fonctionne grâce aux sommes d’argent versées par chacun des copropriétaires dans un immeuble en copropriété. C’est ce que l’on appelle les charges de copropriété. Elles permettent de couvrir toutes les dépenses engagées par la copropriété pour assurer le fonctionnement et l’entretien de la copropriété. 

On distingue :

• Les charges courantes, prévues dans le budget prévisionnel : honoraires du syndic de copropriété, contrats d’assurance, rémunération du personnel assurant le gardiennage et le ménage dans l’immeuble, le cas échéant, les travaux de maintenance et petites réparations, l’entretien des parties communes : ascenseur, chaudière, espaces verts ainsi que les factures d’électricité, d’eau, de gaz, etc.
• Les charges exceptionnelles votées en assemblée générale : ce sont les gros travaux d’entretien, de conservation ou d’amélioration de l’immeuble, comme par exemple, un ravalement de façade.

Qui doit payer les charges de copropriété ? 

Les charges dues par le propriétaire

Tout copropriétaire d’un immeuble doit payer des charges de copropriété en fonction de sa quote-part de parties communes. 

Ces sommes sont recouvrées par le syndic qui procède chaque année à un appel de fonds. Concrètement, un avis est envoyé par lettre simple avant la date d’exigibilité ou par courrier électronique si les copropriétaires y ont consenti par écrit.  

Les charges dues par le locataire

• Les charges récupérables 

Ce sont les charges récupérables par le propriétaire-bailleur. Aussi appelées charges locatives, ce sont les charges avancées par le propriétaire-bailleur qui seront remboursées par le locataire. 

Ces charges sont fixées par le décret n°87-713 du 26 août 1987. Elles correspondent principalement aux charges relatives :

• aux services dont bénéficie le locataire. Par exemple, la taxe d’enlèvement des ordures ménagères, qui est payée au titre de la taxe foncière par le propriétaire et qui peut être récupérée auprès du locataire ; 
• à l’entretien courant et la réparation de parties ou équipements communs. Par exemple, le nettoyage du hall d’entrée et des couloirs, l'entretien de l’ascenseur, etc. ;
• à d’autres frais liés à l’usage du logement par le locataire comme les frais d’eau ou d’énergie.

Le paiement des charges récupérables doit être fait par provisions (avances régulières de même montant). Pour un logement meublé, cela peut également être fait par forfait (somme définitive versée par le locataire, ne pouvant donner lieu à régularisation).

Chaque année, une régularisation annuelle doit être faite par le propriétaire-bailleur avant la fin de l’année civile suivant l’année d’exigibilité des charges.

• La régularisation des charges récupérables

Pour procéder à la régularisation, il faut comparer : 

• l’ensemble des provisions perçues par le propriétaire pendant l’année qui vient de s’écouler ; 
• aux dépenses réellement engagées par le propriétaire au cours de l’année. 

Deux cas de figure peuvent alors se présenter : 

• Le propriétaire réclame un complément de charges locatives au locataire si ce dernier a payé moins que ce qui a été déboursé ; 
• Le propriétaire rembourse au locataire le trop-perçu si ce dernier a payé plus que ce qui a été déboursé. 

Il faut alors procéder à une régularisation annuelle pour que l’écart effectif entre les dépenses du propriétaire et les provisions versées par le locataire soit réduit.

Charges récupérables : quels délais pour la régularisation annuelle ? 

Un délai de régularisation annuel

Le propriétaire doit réaliser la régularisation des charges récupérables avant la fin de chaque année civile, c’est-à-dire avant le 31 décembre. Mais aucune sanction n’est prévue par la loi si le propriétaire le fait moins souvent (par exemple, tous les deux ans). 

Bon à savoir : conformément à l'article 23 de la loi du 6 juillet 1989, le propriétaire-bailleur doit obligatoirement communiquer les informations suivantes au locataire un mois avant la régularisation annuelle :

• Le décompte des charges récupérables par catégorie de charges et le montant exact payé pour chaque catégorie (électricité, eau chaude, ascenseur, etc.) ;
• Le mode de répartition entre les copropriétaires ;
• La note d'information indiquant le mode de calcul lié au chauffage et à la production d'eau chaude collectif, le cas échéant.

Un délai de régularisation maximum de 3 ans

Le propriétaire dispose de 3 ans maximum pour réaliser la régularisation des charges locatives (article 7-1 de la loi du 6 juillet 1989), même si le locataire a quitté le logement entre-temps. La date de démarrage de la prescription correspond, selon la jurisprudence, à la date de transmission de l’exercice définitif par le syndic. 

Généralement, lorsque le propriétaire n’a pas procédé à la régularisation chaque année, elle a lieu lors de la restitution du dépôt de garantie. Les frais relatifs à la régularisation seront déduits et le propriétaire rendra le solde au locataire.

La contestation de la régularisation en cas de non-respect du délai

Un locataire peut contester la régularisation des charges si le propriétaire y a procédé tardivement, c’est-à-dire qu’il a ne l’a pas réalisé : 

• chaque année ; 
• ou qu’il a dépassé la date du 31 décembre.

Dans ce cas, les juges considèrent généralement que la régularisation tardive oblige le locataire à débourser une somme d’argent importante en une seule fois, ce qui peut lui être préjudiciable. Le locataire peut alors demander un paiement échelonné sur 12 mois. 

Attention : si le propriétaire-bailleur n’a pas régularisé les charges dans un délai de 3 ans, il ne pourra plus les réclamer à son locataire.  

Délai de régularisation et difficultés financières du locataire

En cas de difficultés financières à payer les charges locatives rencontrées par le locataire, le propriétaire-bailleur peut lui accorder des délais de paiement. 

À défaut d’accord, un conciliateur de justice pourra les aider à trouver une solution à l’amiable.

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