Examiner un dossier de location : conseils pratiques et juridiques pour propriétaires

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Bien louer son logement : l'importance de l'examen du dossier de location

Sélectionner un locataire fiable et solvable

La sélection d'un locataire fiable et responsable est essentielle pour éviter les problèmes tels que :

• Les retards de paiement et les loyers impayés, 
• Les dégradations du logement, 
• Les conflits locatifs. 

Le dossier de location vous permet d’avoir une vue d'ensemble sur la situation financière et personnelle du candidat. Il vous sert à évaluer sa capacité à respecter les termes du bail. Ce processus de vérification contribue à sécuriser votre investissement immobilier en réduisant les risques locatifs.

Pour plus d'informations sur les différentes options de location, consultez notre article sur la location vide ou meublée.

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Déceler la falsification des documents

Dans un contexte où la concurrence sur le marché locatif s'intensifie et où les critères de sélection des bailleurs durcissent en continu, un nombre croissant de candidats à la location se voient contraints de falsifier certains documents de leur dossier pour augmenter leurs chances d'obtenir un logement. 

La falsification de documents dans le cadre de la location est de plus en plus répandue. Cette tendance, particulièrement marquée dans les grandes villes et surtout à Paris, s'est nettement accentuée ces dernières années. On estime que 25 à 30 % des dossiers en région parisienne sont concernés par cette pratique. Dans ce contexte, le défi pour les propriétaires réside dans leur capacité à vérifier l'authenticité et la fiabilité des documents présentés par les locataires potentiels.

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Se faire indemniser en cas de loyers impayés par une assurance

L'examen attentif des documents fournis est également vital pour être certain que vos assurances (Assurance Propriétaire Non Occupant, Garantie Loyers Impayés) vous couvrent en cas de problèmes locatifs. Les assurances offrant des garanties contre les loyers impayés ont différentes approches face aux documents falsifiés par les locataires. En cas de défaut de paiement, certaines d'entre elles examineront minutieusement le dossier à la recherche d'erreurs commises non pas par le locataire, mais par le bailleur lors de son examen du dossier.

Dans le cas où un document manifestement falsifié serait découvert, elles pourraient décider de ne pas appliquer la couverture d'assurance. Toutefois, il est généralement reconnu que les faux documents difficiles à identifier ne sauraient pénaliser le propriétaire, qui resterait éligible à l'indemnisation.

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Examen d’un dossier de location : les documents à demander et ceux interdits

Les documents clés à examiner dans un dossier de location

Pour vous permettre d’évaluer efficacement la solvabilité et la fiabilité d'un candidat, le dossier de location doit comprendre plusieurs documents essentiels :

• Justificatifs d'identité : Une pièce d'identité officielle (carte d'identité, passeport) pour vérifier l'identité du candidat.
• Justificatifs de revenus : Les bulletins de salaire des trois derniers mois, le dernier avis d'imposition, ou d'autres documents attestant de revenus stables et réguliers (justificatifs de versements d'indemnités de retraite, de pensions, de prestations sociales et familiales ou encore de bourses d'études). Vous pouvez même demander des documents très précis, comme ceux relatifs aux revenus fonciers et aux revenus de capitaux mobiliers.
• Justificatif de domicile actuel : Une facture récente pour prouver le lieu de résidence actuel ou une attestation sur l’honneur d’hébergement.
• Preuve de stabilité professionnelle : Un contrat de travail ou une attestation de l'employeur pour confirmer la situation professionnelle. 
• Si le candidat est étudiant : Un justificatif du statut d'étudiant (carte étudiante, certificat de scolarité) et les documents clés cités dans cette partie pour ses garants (généralement, les parents). 
• Quittances de loyers : Les 3 dernières quittances de loyer de son ancien logement, si applicable, pour vérifier le sérieux du candidat en tant que locataire.

Pour en savoir plus sur les différents types de contrats, lisez notre article sur le contrat de location.

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Les documents interdits par la loi

Certains documents ne doivent pas être demandés, sous peine de poursuites pénales. Cela comprend notamment : 

• La carte vitale ;
• Le relevé de compte bancaire (RIB) ;
• Une attestation confirmant l'absence de crédit en cours ou attestant de la bonne tenue du compte bancaire ;
• Des informations issues du fichier national des incidents de remboursement des crédits aux particuliers ;
• Un dossier médical personnel ;
• Un extrait de casier judiciaire ;
• Un contrat de mariage ou un certificat de concubinage ;
• Un jugement de divorce, sauf la partie suivant le paragraphe « Par ces motifs ».

Toute information liée à la santé, la vie privée, ou la gestion financière du candidat ne doivent pas être sollicités dans le cadre de l'étude de son dossier. 

Il est également interdit de demander un chèque de réservation pour le logement ou une attestation de l'ancien bailleur confirmant que le locataire est à jour de ses paiements si celui-ci est en mesure de présenter ses trois dernières quittances de loyer.

Faites attention, car la demande de documents non autorisés peut vous exposer à des sanctions pénales, comme des amendes administratives pouvant atteindre : 

• Jusqu'à 3 000 € pour les individus ;  
• Jusqu’à 15 000 € pour les entités juridiques comme les agences immobilières.

Ces amendes sont ajustées en fonction de la gravité de l'infraction.

Bon à savoir :

Si vous avez un doute sur les documents que vous êtes autorisé à demander ou non, vous pouvez consulter la liste des pièces justificatives autorisées fixée par décret.

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5 conseils pour analyser un dossier de location

Lors de la vérification des documents, il est conseillé de : 

• Établir des critères objectifs et non discriminatoires, basés sur la capacité financière du candidat à assumer le loyer et les charges associées. En effet, choisir un locataire sur la base d’un critère discriminant (par exemple, l'origine, la situation familiale, les convictions personnelles, etc.) cité à l'article 225-1 du Code pénal est interdit (article 1 de la loi 6 juillet 1989).
• Analyser les justificatifs de revenus pour vous assurer que le locataire potentiel dispose de revenus suffisants et stables, garantissant sa capacité à payer le loyer. Vous pouvez utiliser des outils de vérification. Pour les avis d'imposition et les fiches de paie, des plateformes officielles et des annuaires en ligne permettent de confirmer l'exactitude des documents.
• Vérifier la cohérence des données en faisant correspondre les informations fournies sur les bulletins de salaire avec celles de l'avis d'imposition.
• S’entretenir directement ou par téléphone avec le candidat peut révéler des informations précieuses sur ses habitudes de vie et ses attentes concernant le logement.
• Être attentif à la réactivité et l'organisation du candidat pouvant révéler le sérieux et la fiabilité du locataire potentiel (ou l’inverse). Son attitude, sa réactivité à fournir les documents demandés, et sa capacité à répondre précisément à vos questions sont autant d’indices qui, combinés à l'analyse rigoureuse du dossier, vous aideront à faire le bon choix.

Bon à savoir :

Le traitement des données personnelles du candidat doit se faire dans le respect total des lois sur la protection des données personnelles et de son droit au respect de sa vie privée.

Pour une gestion efficace de vos biens, découvrez notre logiciel de gestion locative.

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Confier la vérification du dossier de location à un professionnel

Pour les propriétaires désireux de garantir la fiabilité de leur futur locataire sans se lancer dans des vérifications complexes, deux principales alternatives sont possibles :

• Engager une agence immobilière spécialisée dans la gestion locative, qui utilise des logiciels ou des technologies avancées pour effectuer systématiquement les vérifications nécessaires sur les dossiers de location.
• Confier cette responsabilité à des entreprises spécialisées dans la vérification de dossiers locatifs, qui emploient des méthodes avancées pour certifier la véracité des documents fournis.

Pour plus d'informations sur les frais associés à la gestion locative, consultez notre article sur les prix de la gestion locative.

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FAQ - On répond à vos questions

Qu'est-ce qu'un bon dossier de location ?

Un bon dossier de location montre la stabilité financière et la fiabilité du locataire potentiel, facilitant ainsi l’obtention du logement souhaité.
Il est essentiel pour convaincre un propriétaire ou une agence immobilière.

Le dossier doit contenir toutes les pièces nécessaires, être bien organisé et surtout donné dans les temps.

N'hésitez pas à ajouter une touche personnelle comme une lettre de motivation pour expliquer votre situation au propriétaire.

Pour des informations détaillées sur la constitution d'un dossier de location, consultez notre guide sur les frais de gestion locative.

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Quels sont les documents à fournir dans un dossier de location ?

Le propriétaire d'un logement est autorisé à demander plusieurs documents dans le dossier de location

1. Un justificatif d'identité valide : pièce d'identité, passeport (français ou étranger), permis de conduire, carte de séjour, carte de résident, carte de ressortissant d'un Etat membre de l'UE ou de l'EEE.
2. Un justificatif de domicile. Il peut prendre plusieurs formes
   1. 3 dernières quittances de loyer ou une attestation du précédent propriétaire indiquant que le futur locataire est bien à jour dans le paiement de ses charges
   2. Attestation sur l'honneur de l'hébergeant indiquant que le futur locataire vit chez lui (Ex : attestation de la part des parents)
   3. Dernier avis de taxe foncière
   4. Attestation d'élection de domicile
3. Justificatif de situation professionnelle : contrat de travail ou de stage, carte d'étudiant, carte professionnelle, ...
4. Justificatif de ressources : 3 derniers bulletins de salaires, 2 derniers bilans comptables, justificatif de versement des indemnités, retraites, pensions, etc ...

Vous pouvez retrouver l'ensemble des recommandations sur le site du gouvernement.

Pour plus de détails sur les exigences légales, consultez notre article sur les projets immobiliers.

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Comment les agences vérifient les dossiers de location ?

Les agences immobilières vérifient les dossiers de location en plusieurs étapes. Elles commencent par authentifier les pièces d'identité et vérifier les informations personnelles. Ensuite, elles examinent les revenus en contrôlant les bulletins de salaire, les avis d'imposition et les relevés bancaires pour s'assurer de la solvabilité du candidat. La solvabilité est souvent évaluée en calculant si le loyer représente moins de 30% des revenus nets.

Les agences vérifient également les garanties, comme les cautions solidaires ou les garanties Visale, et contactent les anciens bailleurs pour obtenir des références et confirmer le bon comportement du locataire. Enfin, elles s'assurent que toutes les informations et documents sont cohérents et authentiques, croisant les données pour repérer toute anomalie. Ces vérifications rigoureuses garantissent la fiabilité du candidat locataire.

Pour en savoir plus sur la gestion des loyers impayés, consultez notre article sur la gestion de départ des locataires.

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Comment gérer au mieux ses locations ?

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Pour optimiser votre gestion locative, consultez également notre article sur la gestion locative professionnelle.

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Sources

• Futur locataire d'un logement privé : justificatifs à donner au propriétaire
• Montez un dossier de location en béton pour trouver le logement de vos rêves
• "DossierFacile" (locataire) : pour signaler la qualité de son dossier au propriétaire (Démarche en ligne)
• Comment constituer un bon dossier de location ?

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