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Tout sur le syndic bénévole

Qu’est-ce qu’un syndic bénévole ?

Le syndic bénévole, qui est un syndic non-professionnel tout comme le syndic coopératif, est prévu par la loi du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis. Un syndic bénévole est un copropriétaire élu en assemblée générale par le syndicat des copropriétaires à la majorité absolue de l’article 25, c’est-à-dire en comptant les votes de ceux absents, non représentés ou abstentionnistes.

On oppose souvent le syndic bénévole au syndic professionnel. En effet, même s’ils exercent les mêmes missions, il existe des différences notables entre ces deux modèles :

• Le syndic bénévole doit être un copropriétaire de la résidence alors que le syndic professionnel est une société externe à l’immeuble qui ne doit pas avoir de lien avec les copropriétaires ou les membres du conseil syndical pour éviter tout conflit d’intérêt ;
• Contrairement au syndic professionnel, le syndic bénévole est un non-sachant. À ce titre, il ne possède pas de carte professionnelle délivrée par la Chambre de Commerce et de l’Industrie de sa région (CCI) ;
• De la même façon, comme le syndic bénévole n’est pas un professionnel, il n’est pas tenu de posséder une garantie financière à la différence des syndics traditionnels.

Les missions du syndic bénévole sont variées. On retrouve notamment :

• L’organisation des assemblées générales annuelles de copropriété avec l’envoi des convocations et des procès-verbaux ;
• L’établissement du budget prévisionnel ;
• La tenue des comptes de copropriété ;
• L’application du règlement de copropriété ;
• L’obligation d’immatriculation de la copropriété au registre national des copropriétés ainsi que la mise à jour annuelle des données financières dans les deux mois après que les comptes ont été approuvés en assemblée générale ;
• La collecte des charges via l’envoi des appels de fonds ;
• Le paiement des fournisseurs et la renégociation des contrats à chaque date d’anniversaire : même si la renégociation n’est pas une obligation, il est indispensable de renégocier les contrats fournisseurs régulièrement pour réaliser des économies de charges ;
• etc.

Quels sont les avantages d’un syndic bénévole ?

Opter pour un syndic bénévole comporte de nombreux avantages, dont notamment :

• Des économies de charges significatives : en effet, contrairement à un syndic professionnel qui touche des honoraires pour remplir ses obligations, un syndic bénévole n’est pas forcément rémunéré. Il peut être décidé par un vote à la majorité absolue de lui verser une rémunération au titre de sa mission ou de le rembourser des frais engagés, mais cela n’est pas obligatoire. Dans tous les cas, les frais seront bien moindres que le prix d’un syndic qui exclut des frais annexes souvent exorbitants (frais d’envoi, frais de photocopies, état daté, etc.).

Bon à savoir :

Hormis les honoraires élevés, les griefs envers les syndics professionnels sont nombreux : manque de réactivité, gestion opaque de la copropriété, traitement des demandes des copropriétaires à rallonge, etc.

• Une prise de décision accélérée : en choisissant le modèle de syndic bénévole, la copropriété se passe d’intermédiaire et peut donc faire avancer elle-même ses projets. Il est alors enfin possible de reprendre le contrôle de sa copropriété et de réinvestir l’argent économisé sur des projets trop souvent mis de côté : travaux de rénovation énergétique, installation d’un local à vélo, mise en place de bornes de recharge électrique grâce au droit à la prise, etc. Vous pouvez enfin valoriser votre investissement immobilier !

Attention !

Les travaux de copropriété, c’est-à-dire affectant les parties communes, doivent impérativement être votés en assemblée générale selon la règle de majorité qui dépend de la nature des travaux. Toutefois, de par sa mission, le syndic peut convoquer des travaux urgents sans l’accord préalable des copropriétaires en assemblée générale si et seulement si la sécurité des habitants et/ou la salubrité de l’immeuble est menacée. Le syndic devra convoquer une assemblée générale extraordinaire a posteriori. En attendant, il doit mettre un affichage dans l’immeuble pour informer les résidents des travaux en cours.

• Une gestion plus transparente de copropriété : alors que les syndics professionnels ont souvent une gestion opaque de la copropriété, notamment des comptes, le modèle du syndic bénévole permet d’avoir une vision beaucoup plus claire des projets menés. En tant que copropriétaire de l’immeuble, un syndic bénévole partage les mêmes intérêts que les autres habitants et a donc toutes les raisons de travailler en collaboration avec eux ;
• Une approche plus conviviale de la copropriété : opter pour une autogestion de la copropriété, c’est aussi partager plus de moments avec les autres copropriétaires pour faire avancer les initiatives dans la copropriété.

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Quels sont les différences entre le syndic professionnel et le syndic bénévole 

Le syndic bénévole par définition est un copropriétaire élu en AG sur la base d’un contrat. Dans ce cas, le syndic bénévole et le conseil syndical sont deux instances différentes et totalement singulières. Le conseil syndical a un rôle d’assistance du syndic dans ses missions. Il n’a par ailleurs aucun pouvoir décisionnaire. Il reste en effet indépendant par rapport au syndic 

Comment le syndic bénévole est-il élu ? Tout copropriétaire d’un immeuble peut être élu syndic lors de l’assemblée générale dans les mêmes conditions qu’un syndic non professionnel pour une durée allant d’un an à trois ans maximum.

Le syndic bénévole joue le même rôle qu’un syndic professionnel. Il n’est toutefois pas une personne morale mais bien une personne physique. Il n’a ainsi pas besoin d’une carte professionnelle ni de souscrire à une garantie financière pour remplir ses fonctions. 

En outre, le syndic bénévole n’est pas dans l’obligation de souscrire à une assurance responsabilité civile. Mais cette dernière reste fortement recommandée; 

Le fait qu’il soit bénévole ne signifie pas qu’il l’est dans les faits. Il peut en effet être rémunéré ou bénéficier d’une indemnisation pour les différents frais qu’il avance dans le cadre de ses activités et du fonctionnement de la copropriété.

Les syndics professionnels restent toutefois beaucoup plus onéreux. Opter pour un syndic bénévole reste la meilleure option pour faire des économies et avancer rapidement sur les différents travaux engagés. 

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Le logiciel de syndic bénévole : avantages et mise en place dans la copropriété

Pourquoi choisir un logiciel de gestion de syndic bénévole ?

Si vous êtes syndic bénévole, vous pouvez toujours opter pour un logiciel pour la gestion de votre immeuble. Cela vous permet de faciliter et d’automatiser une grande partie de vos tâches quotidiennes et ainsi, de gagner du temps et de l’effort.  

Beaucoup de copropriétaires ont souvent de fausses idées sur la gestion d’une copropriété en syndic bénévole : heures passées à gérer les problèmes, mauvaise gestion de la comptabilité à cause de compétences manquantes, etc. Et pourtant, aujourd’hui, il est tout à fait possible d’être accompagné et devenir syndic bénévole est à la portée de tous. Souscrire à un logiciel de syndic bénévole est fortement conseillé puisque cela permet de simplifier grandement la gestion de la copropriété.

Grâce à la solution Matera, les missions de syndic n’auront jamais été aussi faciles et simples. L’ensemble des tâches chronoghages sont automatisées. Les AG, la gestion de votre compte bancaire, les appels de fonds ou encore les relances se font désormais dans la même plateforme mise à votre disposition. Vous êtes par ailleurs accompagnés par des experts pour toutes vos questions.

Dans le cas de Matera, nous accompagnons les syndics bénévoles de A à Z via deux leviers principaux que nous vous présentons ci-après.

Une plateforme intuitive et performante pour les sujets courants

Nous avons créé un outil en ligne qui permet aux syndics bénévoles de s’occuper de la gestion courante de leur copropriété. Les tâches les plus chronophages y ont été automatisées et sont accessibles directement depuis votre espace personnel :

• La préparation des assemblées générales de copropriété : le syndic bénévole choisit la date de l’AG, ajoute les résolutions à mettre à l’ordre du jour, envoie les convocations, tient l’assemblée générale (par visioconférence ou en présentiel), envoie les procès-verbaux qui récapitulent les décisions qui ont été votées directement depuis la plateforme.

Bon à savoir :

Depuis la pandémie de Covid-19, la visioconférence par Zoom a été intégrée à notre plateforme pour permettre aux copropriétés de tenir leurs assemblées générales à distance. Si vous êtes syndic bénévole, vous pouvez choisir le mode de tenue au moment de l’organisation de l’assemblée sur la plateforme et le préciser aux autres copropriétaires dans la convocation.

Bon à savoir :

Si les habitants de votre copropriété ne sont pas tous à l’aise avec les outils informatiques, pas de panique ! Il est possible de choisir la méthode d’envoi des courriers au cas par cas, par email sécurisé ou par lettre.

• La gestion des comptes de la copropriété : c’est sur ce volet de gestion que beaucoup de syndics bénévoles sont réticents et c’est pourquoi nous avons simplifié toutes les tâches de comptabilité comme l’établissement du budget prévisionnel, la tenue des comptes, la collecte des charges via les appels de fonds, le paiement des fournisseurs, etc. En tant que syndic bénévole, vous avez accès au compte de paiement de la copropriété et pouvez vérifier que tout est en règle. La comptabilité est d’ailleurs entièrement automatisée. Vous pouvez également paramétrer l’envoi automatique des appels de fonds et automatiser les relances impayés pour les copropriétaires débiteurs afin de gagner un maximum de temps.

Bon à savoir :

Si vous êtes client Matera, vous pouvez ouvrir un compte de paiement au nom de la copropriété directement depuis votre plateforme en moins de 48h ouvrées et gérer toutes les transactions de votre copropriété depuis un seul outil clé en main.

• La communication : si vous êtes syndic bénévole, vous pouvez transmettre des informations importantes et discuter des sujets de la copropriété avec les autres habitants directement depuis votre espace personnel.

Bon à savoir :

L’onglet “Communauté” de l’outil vous permet d’échanger avec d’autres copropriétés clientes. C’est un moyen de discuter des problématiques que vous rencontrez et que d’autres copropriétés ont déjà appréhendé. N’hésitez pas à partager vos expériences !

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Des experts pour les sujets techniques

Pour les sujets plus complexes de la copropriété, qui exigent parfois des compétences spécifiques, nous mettons à disposition des copropriétés clientes des experts dédiés, le tout sans aucun frais supplémentaire !

Les experts sont répartis en trois pôles :

• Les experts travaux : ils aident entre autres au choix des contrats de prestataires, vous conseillent dans vos projets de travaux, peuvent assister à la levée des réserves lors de la réception d’un chantier et s’assurent qu’il n’y ait pas de malfaçons. Ils répondent également à toutes vos questions et sont à votre entière disposition !
• Les juristes : leur rôle est notamment de s’assurer que votre copropriété est en règle et que les contrats qui existent sont conformes à la loi. Ils vous accompagnent sur toutes les questions d’ordre juridique auxquelles vous n’avez pas de réponse. Par exemple, vous pouvez demander gratuitement une relecture de votre convocation d’assemblée générale pour vérifier que celle-ci est aux normes.
• Le pôle comptabilité : nos experts vous aident dès votre passage chez Matera puisqu’ils s’occupent de la reprise comptable de la copropriété. Ils paramètrent également votre espace personnel Matera pour vous accompagner dès vos premiers pas en syndic bénévole ou coopératif.

Bon à savoir :

Nous proposons également une assistance illimitée. Chaque copropriété a un référent Matera disponible du lundi au vendredi de 9h à 19h.

Comment souscrire à un logiciel de syndic bénévole pour ma copropriété ?

Si vous souhaitez souscrire à un logiciel de syndic bénévole, vous devez faire voter cette décision en assemblée générale à la majorité absolue de l’article 25.

Tout copropriétaire peut soumettre cette résolution en assemblée générale. Pour cela, il doit envoyer sa demande par lettre recommandée avec accusé de réception au syndic en exercice en tenant compte du délai d’envoi des convocations qui est de minimum 21 jours avant la date de ladite assemblée. En somme, pour être tranquille, nous vous conseillons d’envoyer votre demande de mise à l’ordre du jour au moins deux mois avant la date d’assemblée générale.

Si une copropriété est gérée par un syndic professionnel mais souhaite passer au modèle bénévole, il suffit à un copropriétaire de soumettre cette résolution au syndic de copropriété et de la faire voter à la majorité absolue. Il peut directement proposer de souscrire à un logiciel de syndic bénévole ou coopératif en ajoutant également cette résolution à l’ordre du jour.

Bon à savoir :

Si vous souhaitez passer chez Matera, nous vous aidons à rédiger la mise à l’ordre du jour de la résolution et mettons toutes les chances de votre côté pour que cette décision soit votée ! Pour vous aider, vous pouvez aussi utiliser ce modèle de contrat de syndic bénévole.