Datenschutzrichtlinie – Die wichtigsten Fakten im Überblick für Matera Professionelle Hausverwaltung
*Letzte Aktualisierung am 13.12.2024*
Die Informationen, die die Miteigentümer betreffen (der/die "Miteigentümer" oder der/die "Nutzer"), sind personenbezogen.
Matera bietet seine Dienstleistungen Wohnungseigentümergemeinschaften (WEG), Eigentümergemeinschaft(en) (EG), aber auch freien Eigentümerverbänden (ASL), Vermietern (in Gemeinschafts- oder Einzeleigentum) und anderen Kundentypen an. Die angebotenen Dienstleistungen bleiben dabei identisch.
Inhaltsverzeichnis
1. Gegenstand der Datenschutzrichtlinie
2. DSGVO-spezifische Definitionen
3. Wer sind die Verantwortlichen für die Datenverarbeitung im Rahmen der WEG-Verwaltung?
4. Welche personenbezogenen Daten werden von Matera verarbeitet?
5. Zusammenfassende Tabelle der Zwecke, Rechtsgrundlagen und Aufbewahrungsfristen nach erfassten Daten
6. Wer sind die Empfänger Ihrer über die Plattform verarbeiteten personenbezogenen Daten?
7. Mögliche Datenübermittlungen außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums
8. Welche Rechte haben Sie bezüglich Ihrer personenbezogenen Daten?
9. Wie können Sie uns kontaktieren, um Ihre Rechte auszuüben und bei Fragen?
1. Gegenstand der Datenschutzrichtlinie
Im Rahmen ihrer professionellen Verwaltungsdienstleistungen erfasst, speichert, ändert, greift zu und/oder löscht Matera die personenbezogenen Daten der Mitglieder der Matera-Plattform.
Ziel dieser Datenschutzrichtlinie ("Datenschutzrichtlinie" oder "Richtlinie") ist es, die Nutzer der Matera-Plattform darüber zu informieren, wie Matera ihre personenbezogenen Daten verarbeitet und speichert.
Matera bietet seine Dienstleistungen Wohnungseigentümergemeinschaften in Frankreich und Deutschland an. Diese Richtlinie betrifft alle Nutzer des professionellen Verwaltungsangebots (Pro Offer).
2. DSGVO-spezifische Definitionen
- **CNIL**: Französische Datenschutzbehörde, 3 Place de Fontenoy, 75334 Paris
- **Cookie**: Verbindungsprotokolle oder "Tracker", die in Form von Dateien im Browser des Nutzers (Internet Explorer, Opera, Firefox, Google Chrome, Safari, etc.) gespeichert werden können
- **Empfänger**: Die natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, der personenbezogene Daten offengelegt werden, unabhängig davon, ob es sich bei ihr um einen Dritten handelt oder nicht
- **Personenbezogene Daten**: Alle Informationen persönlicher Art über einen Miteigentümer oder Nutzer, bei dem es sich um eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person handelt
- **Verantwortlicher**: Die Société par actions simplifiée MATERA, 36 rue de Saint-Pétersbourg, 75008 Paris
- **Auftragsverarbeiter**: Die natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die personenbezogene Daten im Auftrag des Verantwortlichen verarbeitet
- **Dritter**: Eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, außer der betroffenen Person, dem Verantwortlichen, dem Auftragsverarbeiter und den Personen, die unter der unmittelbaren Verantwortung des Verantwortlichen oder des Auftragsverarbeiters befugt sind, die personenbezogenen Daten zu verarbeiten
- **Verarbeitung**: Jeder mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführter Vorgang oder jede solche Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten
- **Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten**: Eine Verletzung der Sicherheit, die zur unbeabsichtigten oder unrechtmäßigen Vernichtung, zum Verlust, zur Veränderung oder zur unbefugten Offenlegung von bzw. zum unbefugten Zugang zu übermittelten, gespeicherten oder auf sonstige Weise verarbeiteten personenbezogenen Daten führt
3. Wer sind die Verantwortlichen für die Datenverarbeitung im Rahmen der WEG-Verwaltung?
Matera ist Verantwortlicher für die Verarbeitung personenbezogener Daten in folgenden Bereichen:
- Versand von Transaktions-E-Mails zur Einberufung der Übergangsversammlung zu Matera
- Rechtliche Verwaltung der WEG
- Buchhalterische Verwaltung der WEG
- Verwaltung der WEG-Mitarbeiter (wie z.B. aber nicht abschließend: Hausmeister, Winterdienst, etc.)
- Einrichtung eines integrierten Nachrichtensystems für den Verwaltungsbeirat
4. Welche personenbezogenen Daten werden von Matera verarbeitet?
Die von Matera erhobenen Daten sind für die administrative und finanzielle Verwaltung der WEG erforderlich:
- Namen und Wohnsitz jedes Miteigentümers/Gesellschafters/Bevollmächtigten
- Anzahl der Stimmen (Miteigentumsanteile)
- Liste aller Miteigentümer mit Namen und Wohnsitz
- Angabe der Wohneinheiten
- Inhaber von Nießbrauch-, Eigentums-, Nutzungs- oder Wohnrechten
- Personenstand des Miteigentümers
- Postanschrift (tatsächlicher oder gewählter Wohnsitz)
- E-Mail-Adresse (mit Einwilligung)
- Telefonnummer (mit Einwilligung)
- Bei juristischen Personen: Rechtsform, Bezeichnung, Sitz und vertretungsberechtigtes Organ
5. Zwecke, Rechtsgrundlagen und Aufbewahrungsfristen
| Betroffene Personen | Zweck | Erhobene Daten | Rechtsgrundlage | Aufbewahrungsdaue |
|---|---|---|---|---|
| Wohnungseigentümer | Erstellung eines persönlichen Kontos für den Zugang zur Matera-Plattform | Benutzername; Passwort | Ausführung des Verwaltervertrags | Während der gesamten Vertragslaufzeit ODERBis zur Löschungsanfrage durch den Benutzer. Bitte beachten Sie jedoch, dass die Ausübung des Rechts auf Löschung des Matera-Kontos nicht unbedingt zur Löschung der Daten führt, die von der Hausverwaltung im Rahmen ihrer Verwaltungsbefugnis verarbeitet werden. |
| Wohnungseigentümer | Erstellung eines Profils für die Nutzung der Matera-Plattform | > Name, Vorname> Geburtsdatum> Physische Adresse> E-Mail-Adresse> Telefonnummer> Profilbild>Eigentums-/Mietinformationen > Wohnungsnummer> unktion in der Eigentümergemeinschaft: Mitglied des Verwaltungsbeirats oder einfacher WohnungseigentümerIm Fall von Nutzern, die ihre Wohneinheit gemeinsam erworben haben, wenn sie es wünschen: > Für das Paar: E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Postanschrift, Wohneinheiten, Profilbild | Ausführung des Verwaltervertrags | |
| Wohnungseigentümer | Teilnahme und Durchführung der Eigentümerversammlungen per Videokonferenz für jeden Wohnungseigentümer in seinem persönlichen Bereich | Matera Benutzername; Matera Passwort | Ausführung des Verwaltervertrags, Einwilligung der Wohnungseigentümer zur Videokonferenz | Keine Aufzeichnung der Videokonferenz durch Matera / oder durch den Verwaltungsbeirat |
| Wohnungseigentümer | Bereitstellung von Informationen und Beratung zur Nutzung der Matera-Dienste (Willkommensnachricht, neue Funktionen, Weiterentwicklungen, usw.) | - Name (und Geburtsname), Vorname - E-Mail-Adresse- Telefonnummer- Pays/Ville - Funktion in der Eigentümergemeinschaft: Mitglied des Verwaltungsbeirats oder einfacher Wohnungseigentümer | Ausführung des Verwaltervertrag | Bis zur Löschung des Matera-Kontos durch den Benutzer ODER bis zum Widerspruch |
| Wohnungseigentümer | Online-Zahlung der Hausgeldbeiträge | > Name> E-Mail-Adresse > IBAN> Lastschriftmandat | Ausführung des Verwaltervertrags | Für die gesamte Vertragsdauer oder bis der Wohnungseigentümer sein Lastschriftmandat vorher kündigt |
| Mitglieder des Verwaltungsbeirats (Diese Verarbeitungen gelten auch für den Vorsitzenden des Verwaltungsbeirats und die ehrenamtlichen Verwalter) | Erstellung und Verwaltung des Benutzerkontos | Benutzername; Passwort | Ausführung des Verwaltervertrags | Ende des Abonnementvertrags |
| Mitglieder des Verwaltungsbeirats (Diese Verarbeitungen gelten auch für den Vorsitzenden des Verwaltungsbeirats und die ehrenamtlichen Verwalter) | Einsicht und Verwaltung des Bankkontos / Zahlungskontos der Eigentümergemeinschaft | Benutzername; Passwort | Ausführung des Verwaltervertrags | Ende des Abonnementvertrags |
| Mitglieder des Verwaltungsbeirats (Diese Verarbeitungen gelten auch für den Vorsitzenden des Verwaltungsbeirats und die ehrenamtlichen Verwalter) | Verwaltung der Zahlungsrückstände der Eigentümergemeinschaft | Benutzername; Passwort | Ausführung des Verwaltervertrags | Ende des Abonnementvertrags |
| Mitglieder des Verwaltungsbeirats (Diese Verarbeitungen gelten auch für den Vorsitzenden des Verwaltungsbeirats und die ehrenamtlichen Verwalter) | Zugang zu den Informationen der Wohnungseigentümer | Benutzername; Passwort | Ausführung des Verwaltervertrags | Ende des Abonnementvertrags |
| Mitglieder des Verwaltungsbeirats (Diese Verarbeitungen gelten auch für den Vorsitzenden des Verwaltungsbeirats und die ehrenamtlichen Verwalter) | Zugang zu den erforderlichen Dokumenten für Verkäufe / Eigentumsübertragungen | Benutzername; Passwort | Ausführung des Verwaltervertrags | Ende des Abonnementvertrags |
| Mitglieder des Verwaltungsbeirats (Diese Verarbeitungen gelten auch für den Vorsitzenden des Verwaltungsbeirats und die ehrenamtlichen Verwalter) | Kontaktaufnahme mit den Matera-Assistenten für die Verwaltung ihrer Eigentümergemeinschaft | Benutzername; Passwort | Ausführung des Verwaltervertrags | Ende des Abonnementvertrags |
| Mitglieder des Verwaltungsbeirats (Diese Verarbeitungen gelten auch für den Vorsitzenden des Verwaltungsbeirats und die ehrenamtlichen Verwalter) | Einholung von Informationen über die Versicherung | Benutzername; Passwort | Ausführung des Verwaltervertrags | Ende des Abonnementvertrags |
| Mitglieder des Verwaltungsbeirats (Diese Verarbeitungen gelten auch für den Vorsitzenden des Verwaltungsbeirats und die ehrenamtlichen Verwalter) | Integriertes Nachrichtensystem zur Verwaltung von Lieferanten und wichtigen Terminvereinbarungen mit externen Dienstleistern der Eigentümergemeinschaft (Gutachter, Architekt, Anwalt etc.) | Benutzername; Passwort | Ausführung des Verwaltervertrags | Ende des Abonnementvertrags |
| WEG-Mitarbeiter (z.B. Hausmeister) | Verwaltungstechnische und buchhalterische Mitarbeiterführung | > Personenstand des Mitarbeiters (Personalausweis + Sozialversicherungsnummer + Adresse des Mitarbeiters)> Gehaltsabrechnungen des festangestellten Mitarbeiters und der Vertretung seit Jahresbeginn> Arbeitsvertrag (Eintrittsdatum, Koeffizient, Stufe, Gehalt, Zusatzleistungen, Prämien, Arbeitszeiten, monatliche und wöchentliche Stunden...)> Monatliche Aufstellung der Sozialabgaben> Kopie der Vorsorge- und Krankenversicherungsverträge> Urlaubskonto, falls nicht auf den Gehaltsabrechnungen angegeben | Gesetzliche Verpflichtung: Diese Daten sind für die Einstellung eines Mitarbeiters erforderlich (Arbeitsrecht) | Aufbewahrungsdauer während der gesamten Vertragslaufzeit und damit der Nutzung der Anwendung. Die Eigentümergemeinschaft ist für die weitere Aufbewahrung der Dokumente bezüglich der Verwaltung der WEG-Mitarbeiter verantwortlich, und zwar für fünf (5) Jahre ab dem Ablauf des Matera-Abonnementvertrags unter Einhaltung der sozial- und steuerrechtlichen Verpflichtungen von Matera |
6. Empfänger Ihrer Daten
Ihre Daten werden zugänglich gemacht für:
- Matera-Mitarbeiter im Rahmen ihrer Aufgaben
- Andere Miteigentümer (beschränkt auf notwendige Daten)
- Technische Dienstleister unter Vertraulichkeitsvereinbarung
- Behörden auf Grund rechtlicher Anordnung
7. Internationale Datenübermittlungen
Die Matera-Server werden von Amazon Web Services in der EU betrieben. Bei Übermittlungen außerhalb der EU werden angemessene Garantien gemäß DSGVO sichergestellt.
8. Ihre Rechte
Sie haben folgende Rechte:
- Recht auf Information
- Recht auf Auskunft
- Recht auf Berichtigung
- Recht auf Löschung
- Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
- Widerspruchsrecht
- Recht auf Widerruf der Einwilligung
- Recht auf Datenübertragbarkeit
9. Kontakt
Für die Ausübung Ihrer Rechte kontaktieren Sie uns unter:
Matera DPO, 46 Rue Notre Dame des Victoires, 75002 Paris
oder per E-Mail: [dpo@matera.eu](mailto:dpo@matera.eu)