Qu’est-ce qu’un pouvoir en assemblée générale ?
Dès que vous possédez un bien dans une copropriété, vous êtes copropriétaire et vous faites automatiquement partie du syndicat des copropriétaires. Le syndicat des copropriétaires est une entité juridique dotée d’une personnalité morale : il comprend l’ensemble des copropriétaires d’un immeuble. En tant que copropriétaire, vous pouvez vous exprimer sur les sujets de l’immeuble lors de l’assemblée générale annuelle. En effet, le syndic de copropriété se doit de convoquer au minimum une assemblée générale par an.
Toutefois, il peut arriver qu’un copropriétaire ne puisse pas se présenter à une assemblée générale. La loi du 10 juillet 1965 a mis en place un dispositif pour offrir la possibilité aux copropriétaires de mandater un tiers pour les représenter lors de cette assemblée générale. Pour cela, le propriétaire donne un pouvoir à la personne de son choix pour qu’elle vote en son nom le jour de l’assemblée générale.
Le mandataire exerce son pouvoir en votant et en participant aux débats lors de l’assemblée générale. Il peut également se présenter à l'élection du conseil syndical au nom du copropriétaire absent.
Comment donner son pouvoir en assemblée générale ?
En cas d’absence à une future assemblée générale, le copropriétaire peut faire le choix de se faire représenter par une personne de son choix. Le syndic se doit d’envoyer un formulaire de pouvoir en même temps que la convocation d'assemblée générale. C’est ce qu’on appelle “le mandat”. Le copropriétaire doit remplir ce formulaire et le transmettre en lettre simple ou en mains propres à son mandataire avant la tenue de l’assemblée générale. Ainsi, le mandataire pourra remettre le pouvoir au président de séance le jour de l’assemblée générale. Le document peut être également envoyé par mail directement au syndic de copropriété.
Donner son pouvoir : les règles de désignation d’un mandataire
Qui peut recevoir les pouvoirs ?
La loi de 1965 spécifie que le mandant peut désigner le mandataire de son choix. Il doit s’agir d’une personne physique, copropriétaire ou non de l'immeuble. Il est, par contre, interdit de désigner un mandataire appartenant à l’entourage du syndic de copropriété. Cette interdiction est également valable dans le cas d’un syndic bénévole ou d’un syndic coopératif.
Est considéré comme “entourage du syndic” :
- Le syndic, son concubin, son conjoint ou son partenaire de PACS ;
- La famille proche du syndic (parents et enfants) ;
- La famille proche de son concubin, conjoint ou partenaire de PACS ;
- Les préposés du syndic (personnes ayant un lien de subordination avec le syndic, qui sont liés par un contrat de travail ou qui exécute ses ordres) ;
- La famille proche des préposés du syndic.
Jusqu’à combien de pouvoirs un représentant peut-il recevoir ?
En principe, un mandataire ne peut posséder plus de trois pouvoirs. Cette limitation a pour but de réduire l’influence de ce représentant lors des votes en assemblée générale. Dans le cas où une seule personne s’est vu confier trop de pouvoirs, elle est dans l’obligation de les déléguer à un tiers.
Il y a toutefois une exception à la règle. Si le total des pouvoirs représentent moins de 10% des votes, le mandataire pourra conserver plus de trois pouvoirs. Le vote personnel du représentant, s’il est copropriétaire dans l’immeuble, compte également dans le calcul du pourcentage de vote.
Donner son pouvoir en assemblée générale : les consignes de votes
En donnant ses pouvoirs, le copropriétaire peut également transmettre des consignes de vote à son mandataire. Pour cela, il suffit d’informer le mandataire s’il vote “pour” ou “contre” chaque résolution prévue à l’ordre du jour. Ce document sera remis en même tant que le mandat au syndic en début d’assemblée générale.
Toutefois, nous conseillons de choisir comme mandataire une personne digne de confiance qui respectera ces consignes. En effet, aucune loi n’oblige le représentant à suivre les recommandations du copropriétaire. Il peut donc, s’il le souhaite, aller à l’encontre des consignes de vote laissées par son mandant. Le syndic n’a pas le droit de s’opposer au vote du mandataire, et ce, même si celui-ci n’est pas conforme aux instructions du mandant.
Le piège du pouvoir blanc
Le pouvoir blanc a la particularité que le mandant ne peut choisir son mandataire. Cette solution est proposée aux copropriétaires voulant être représentés mais n’ayant trouvé personne à désigner. Le pouvoir est alors “blanc” et doit être remis au syndic.
Pour rappel, la loi Alur interdit pour le mandant de désigner le syndic ou quelqu’un de son entourage comme mandataire. Ainsi, celui-ci se retrouve dans l’obligation de confier ce pouvoir à un tiers. Généralement, le choix se porte sur le président du conseil syndical ou un conseiller syndical. Dans le cas où le conseil syndical n’a pas de président, le pouvoir blanc peut-être remis au président de séance.
Pouvoir et vote par correspondance : quelles différences ?
Le vote par correspondance est un dispositif proposé aux copropriétaires qui ne peuvent pas être présents lors d’une assemblée générale, qu’elle soit organisée en présentiel ou en visioconférence. Dans ce cas, le copropriétaire vote en amont de l’assemblée générale. De cette manière, il est sûr que ses intentions de vote seront respectées.
Le vote par correspondance est une procédure très simple. Il suffit de remplir le formulaire joint avec la convocation avec ses votes pour chaque résolution à l’ordre du jour. Après l’avoir daté et signé, le formulaire doit ensuite être réceptionné par le syndic trois jours francs, dernier délai, avant la tenue de l’assemblée générale. L’envoi peut se faire en courrier simple mais il est vivement conseillé de recourir à un envoi par lettre recommandée avec accusé de réception. Dans le cas où l’envoi par courrier électronique est possible, on considère que le formulaire est réceptionné le jour même de l’envoi.
