Tout savoir sur l’obligation d’information du syndic de copropriété

Existe-t-il une obligation d’information pour le syndic de copropriété ?

La loi du 10 juillet 1965 dispose que le syndic de copropriété a des missions et obligations, comme par exemple :

• Assurer la bonne tenue de l’immeuble ;
• Faire respecter le règlement de copropriété ;
• Tenir le carnet d’entretien ;
• Établir un budget prévisionnel ;
• Tenir la comptabilité ;
• Collecter les charges de copropriété via l’envoi des appels de fonds ;
• Représenter le syndicat des copropriétaires dans tous ses actes et ses actions en justice ;
• Immatriculer la copropriété et mettre à jour les données chaque année auprès du registre national des copropriétés ;
• Gérer les travaux de la copropriété ;
• etc.

Pour rappel, il existe plusieurs modèles de syndic, qui ont tous les mêmes missions et obligations :

• Le syndic professionnel, où c’est une société externe qui exerce les missions d’un syndic, en échange du paiement d’honoraires. Le prix du syndic varie selon les prestations incluses dans le contrat et les frais annexes facturés pour toute prestation supplémentaire ;
• Le syndic non-professionnel, avec d’une part le syndic bénévole, qui est un copropriétaire élu en assemblée générale, et d’autre part le syndic coopératif où c’est le conseil syndical qui exerce les missions du syndic grâce à une gestion collégiale de la copropriété.

Bon à savoir :

Matera accompagne les copropriétés gérées en syndic coopératif via deux leviers principaux :

• Une plateforme en ligne pour les sujets courants ;
• Des experts qui prennent le relai sur les sujets techniques (juristes, experts en bâtiments, comptables, etc.).

Au fil du temps, de nouvelles lois sont venues compléter le texte fondateur de 1965, comme la Loi ALUR et le décret du 15 décembre 2015. Ces deux textes stipulent en effet que le syndic est tenu d’informer les copropriétaires sur différents sujets liés à la copropriété. L’objectif de cette obligation est de gagner en transparence.

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L’obligation du syndic d’informer les copropriétaires des décisions prises en assemblée générale

Conformément au décret de décembre 2015, le syndic doit obligatoirement informer tous les occupants de l’immeuble sans exception, des décisions prises en assemblées générales.

Quelles sont les décisions prises en assemblée générale concernées par l’obligation d’information du syndic ?

Le syndic informe la copropriété sur les décisions prises en assemblée générale relatives aux conditions d’usage des parties communes et des parties privatives de la copropriété ainsi qu’à toutes les décisions concernant les charges de copropriété.

Le texte du décret de décembre 2015 n’établit pas une liste exhaustive, mais donne quelques exemples de décisions qui nécessitent une communication de la part du syndic :

• Les décisions relatives à la maintenance et à l’entretien de l’immeuble, aux travaux et à la réalisation d’études techniques comme le diagnostic technique global ou le diagnostic de performance énergétique ;
• Les décisions relatives aux prestataires de la copropriété, comme par exemple la souscription d’un nouveau contrat ;
• Les décisions concernant le licenciement du personnel de l’immeuble (seulement une fois que l’employé a reçu sa lettre de licenciement).

À noter que certaines décisions sont exclues de l’obligation d’information. Il s’agit notamment des décisions concernant les saisies immobilières, les prestations de gestion confiées au syndic - car elles ne concernent que les copropriétaires et non l’ensemble des occupants - et les contentieux. De plus, toutes les décisions qui impliquent des copropriétaires à titre individuel, doivent être anonymisées.

Par quels moyens le syndic doit-il informer les copropriétaires des décisions prises en assemblée générale et sous quel délai ?

À l’issue de l’assemblée générale, le syndic a trois mois pour informer la copropriété de ces décisions, par n’importe quel moyen, notamment par courrier ou affichage.

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Obligation d’information du syndic : que recouvre l’obligation d’affichage ?

Si un syndic choisit l’affichage pour remplir son obligation d’information, là encore, il doit respecter certaines règles. Tout d’abord, une information affichée dans un immeuble doit rester au minimum un mois à disposition de la copropriété et doit être située dans un lieu de passage (le hall d’entrée par exemple).

Par ailleurs, depuis le 1er juin 2020, le syndic doit afficher la date de la prochaine assemblée générale, dans un délai raisonnable. L’affichage doit également mentionner la possibilité pour tout copropriétaire d’ajouter une résolution à l’ordre du jour en envoyant une lettre recommandée avec accusé de réception.

Bon à savoir :

Le délai d’affichage n’est pas précisé par la loi. Cependant, il convient de noter que les convocations d’assemblée générale doivent être envoyées au moins 21 jours avant celle-ci. Ainsi, le syndic est tenu d’afficher l’information avant cette date.

Attention !

La loi ne prévoit pas de sanction en cas de manquement à l’obligation d’affichage. Ainsi, vous ne pouvez pas intenter une action en contestation de l’assemblée générale si cette obligation n’a pas été respectée.

De plus, la loi du 10 février 2020 portant sur la lutte contre le gaspillage et l’économie circulaire a introduit une nouvelle obligation d’affichage. Elle précise que le syndic doit informer la copropriété à propos :

• Des règles en matière de tri des déchets ;
• Des informations relatives à la déchetterie dont dépend la copropriété (horaires, modalités d’accès, etc.).

Cette obligation d’affichage entre en vigueur à partir du 1er janvier 2022. Cependant le syndic et le conseil syndical peuvent d’ores et déjà l’anticiper.

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Obligation d’information et extranet : quels sont les documents obligatoires à mettre à disposition des copropriétaires ?

Parmi les différents modèles de gestion, seul le syndic professionnel est concerné par l’obligation de mettre en place un extranet.

Pour rappel, un extranet est un espace dématérialisé mis à disposition des copropriétaires qui regroupe les documents importants relatifs à la copropriété.

Bon à savoir :

C’est la loi ALUR qui a imposé la création d’un extranet avec des espaces séparés pour chaque copropriétaire, toute la copropriété et le conseil syndical. Par la suite, la loi ELAN est venue apporter des précisions sur la liste des documents à intégrer à chaque espace. Nous allons vous les détailler ci-après.

Extranet : les documents accessibles à l’ensemble des copropriétaires sur un espace collectif

• Le règlement de copropriété ;
• L’état descriptif de division ;
• La fiche synthétique ;
• Le carnet d’entretien ;
• Les diagnostics réalisés ;
• Le contrat de syndic en cours ;
• Les contrats d’entretien et d’assurance ;
• Les procès-verbaux des trois dernières assemblées générales.

Extranet : les documents accessibles à chaque copropriétaire sur un espace individuel

• Le compte individuel arrêté après approbation des comptes annuels ;
• Les charges courantes et exceptionnelles payées lors des deux derniers exercices comptables ;
• Le montant de la part du fonds de travaux rattachée au lot ;
• Les appels de fonds des trois dernières années.

Extranet : les documents accessibles au conseil syndical

• Les balances des comptes du syndicat des copropriétaires ;
• Les relevés des comptes bancaires séparés ouverts au nom du syndicat des copropriétaires ;
• Les assignations en justice délivrées au nom du syndicat des copropriétaires passées ou en cours ;
• La liste de tous les copropriétaires ;
• La carte professionnelle du syndic.

Bon à savoir :

En syndic professionnel et bénévole, la nomination d’un conseil syndical est facultative. Cependant, nous vous recommandons fortement d’élire des conseillers syndicaux car ils permettent de faire le relai entre le syndic et le syndicat des copropriétaires. En syndic coopératif, comme c’est le conseil syndical qui gère la copropriété sans intermédiaire, la nomination de cet organe est, de facto, obligatoire.

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Mutation d’un lot et obligation d’information du syndic de copropriété

Lors de la vente d’un lot en copropriété, le syndic doit également tenir son obligation d’information puisqu’il doit fournir au notaire chargé de la vente un état daté. Ce document a été rendu obligatoire par la loi ALUR dans le but de renforcer le droit d’information de l’acheteur.

L’état daté est un document qui permet à l’acquéreur d’en savoir plus sur l’état de la copropriété et du lot qu’il s’apprête à acheter. Il donne notamment des informations sur :

• Les sommes dues par le vendeur ;
• Les sommes dues au vendeur ;
• L’état des sommes que le vendeur et/ou acquéreur doivent payer (charges de copropriété, fonds de travaux, etc.).

En général, c’est la troisième partie qui intéresse particulièrement l'acquéreur, car il sera ainsi en mesure de connaître les sommes qui seront à sa charge après la vente.

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Le devoir d’information et de conseil du syndic : qu’est-ce que c’est ?

Le devoir d’information et de conseil signifie que le syndic doit conseiller et informer le syndicat des copropriétaires ou les copropriétaires individuellement sur :

• Les problèmes dont il a connaissance dans l’immeuble ;
• Les nouvelles obligations à la charge du syndicat des copropriétaires ;
• Les éventuelles solutions susceptibles de permettre un meilleur fonctionnement de la copropriété ;
• Des dégradations de tout type ;
• etc.

Le devoir de conseil est divisé en deux parties :

• Un conseil de “faire”, où le syndic doit avertir les copropriétaires de certaines mesures à adopter. Par exemple, il doit informer les copropriétaires qu’il est obligatoire de souscrire une assurance avant l'exécution de travaux ;
• Un conseil de “ne pas faire”, où le syndic prévient le syndicat lorsqu’il commet des erreurs, par exemple, si une résolution s’apprête à être votée à la mauvaise majorité. Le syndic doit aussi s’opposer à toute prise de décision illégale, contraire à la loi ou au règlement de copropriété.

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Que risque le syndic en cas de manquement à l’obligation d’information et quels sont les recours des copropriétaires ?

Si le syndic ne respecte pas son obligation d’information, il commet alors une faute de gestion et peut voir sa responsabilité civile engagée. C’est le cas par exemple, lorsqu’il n’alerte pas le syndicat des copropriétaires sur une prise de décision qui va à l’encontre du règlement de copropriété.

Bon à savoir :

La justice est plus clémente avec les syndics non-professionnels étant donné qu’ils sont considérés comme “non sachants”. D’ailleurs, chez Matera, nous veillons à ce que la gestion de votre copropriété soit conforme à la loi à tout moment. Aucun syndic coopératif ni bénévole n’a vu sa responsabilité engagée avec Matera.

Néanmoins, pour engager la responsabilité du syndic, il faut s’assurer de ne pas avoir voté au préalable le quitus au syndic. Il s’agit d’une résolution que de nombreux syndics mettent à l’ordre du jour et qui permet au syndicat des copropriétaires d’approuver la gestion du syndic. Cependant, attention, si le quitus est voté en assemblée générale, alors le syndicat des copropriétaires ne peut plus engager la responsabilité du syndic sur tous les actes de gestion qui viennent de s’écouler durant l’année comptable ! Veillez donc à bien vous concerter avant de voter cette résolution et/ou d’émettre des réserves pour vous laisser un champ d’action.

Bon à savoir :

Même si vous avez voté le quitus au syndic, une action individuelle (menée par un ou plusieurs copropriétaires) est toujours possible.

En cas de faute, le syndicat des copropriétaires peut également procéder à la révocation du syndic. Pour cela, il faut ajouter la résolution à l’ordre du jour de la prochaine assemblée générale et le jour de l’assemblée, la révocation doit être votée à la majorité absolue. En cas de révocation, le mandat du syndic s’arrête immédiatement.

Attention !

Conformément à la loi de 1965, un syndic est obligatoire en copropriété. De ce fait, s’il y a révocation, il faut choisir un nouveau syndic lors de la même assemblée générale. Pour rappel, si le syndic professionnel ne vous convient pas, il existe d’autres modèles de gestion comme le syndic bénévole ou coopératif. Ces modèles d’autogestion présentent de nombreux avantages et permettent de réaliser des économies importantes sur les charges de copropriété.