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Le carnet d’entretien est un document essentiel en copropriété. Il doit être tenu et mis à jour par le syndic de copropriété. Qu’est-ce que le carnet d’entretien, que contient-il et à quoi sert-il ? On vous dit tout dans cet article.
Qu'est-ce que le carnet d’entretien d’une copropriété ?
Le carnet d’entretien d’une copropriété est un document obligatoire, qui rassemble toutes les informations concernant la maintenance et les travaux réalisés au sein d’un l’immeuble.
La création et la mise à jour du carnet d’entretien de copropriété
Depuis 2001, l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965, dispose que l’une des obligations du syndic de copropriété est d’établir puis de mettre à jour le carnet d'entretien de copropriété.
Concernant les missions et obligations du syndic, la loi de 1965 ne fait pas de distinction entre les différents modèles de gestion. Ainsi, un syndic professionnel et un syndic non-professionnel doivent tous deux établir et mettre à jour le carnet d’entretien de copropriété. Pour rappel, un syndic non-professionnel regroupe :
- Le syndic bénévole, où c’est un copropriétaire qui gère la copropriété ;
- Le syndic coopératif, où c’est le conseil syndical qui gère la copropriété sans intermédiaire. Les conseillers syndicaux se répartissent les tâches entre eux mais légalement, la qualité de syndic est détenue par le président du conseil syndical.
Le syndicat des copropriétaires a le droit d’ajouter d’autres informations dans le carnet d’entretien de copropriété s’il le souhaite. Pour cela, un vote portant sur les éléments à ajouter doit avoir lieu en assemblée générale, à la majorité simple. Il peut s’agir notamment d’informations relatives à la construction de l’immeuble ou à d’autres diagnostics techniques.
Quel est le contenu du carnet d’entretien de copropriété ?
Le contenu du carnet d’entretien de copropriété est fixé par la loi SRU et plus précisément par le décret du 30 mai 2001. D’après ce dernier, voici les informations que doit contenir le carnet d’entretien :
- L'adresse de l'immeuble concerné ;
- L'identité du syndic actuel. En cas de changement de syndic, la modification doit être effectuée immédiatement lors de l’assemblée générale de désignation du nouveau syndic ;
- Les références des contrats d'assurances de l'immeuble souscrits par le syndicat des copropriétaires avec la date d'échéance de chaque contrat ;
- Les références des assurances dommages-ouvrages souscrits pour le syndicat des copropriétaires, dont la garantie est en cours de validité ;
- L'année de réalisation des travaux importants comme un ravalement de façade, une réfection de toiture, le remplacement de l'ascenseur, etc. ainsi que l'identité des entreprises ayant effectué ces travaux ;
- Les références des contrats d'entretien et de maintenance des équipements communs ainsi que la date d'échéance des contrats ;
- Si le diagnostic technique global a été réalisé, la liste des travaux jugés nécessaires à la conservation de l'immeuble, en précisant les équipements ou éléments du bâtiment concernés par ces travaux ainsi que l'échéancier recommandé ;
- S'il existe, l'échéancier du programme pluriannuel de travaux voté par l'assemblée générale des copropriétaires.
Le syndicat des copropriétaires a le droit d’ajouter d’autres informations dans le carnet d’entretien de copropriété s’il le souhaite. Pour cela, un vote portant sur les éléments à ajouter doit avoir lieu en assemblée générale, à la majorité simple. Il peut s’agir notamment d’informations relatives à la construction de l’immeuble ou à d’autres diagnostics techniques.
Modèle gratuit d'un carnet d'entretien de copropriété
Le carnet d’entretien est propre à chaque copropriété. Néanmoins, certains éléments sont communs à tous les immeubles. Par exemple, chez Matera, un carnet d’entretien de copropriété ressemble à ceci (les informations inscrites sur le modèle ne sont pas valides et servent seulement d’exemple).
Qui peut consulter le carnet d’entretien de copropriété et dans quel cas ?
Lors d’une vente en copropriété, tout acheteur potentiel peut demander à consulter le carnet d'entretien. Pour ce faire, il suffit d'en demander une copie au propriétaire actuel ou au syndic de copropriété. Dans ce contexte, le carnet d’entretien permet d’informer l’acheteur sur l’entretien et sur la maintenance de la copropriété.
Le carnet d’entretien peut être également demandé par tout copropriétaire à tout moment. Pour cela, le copropriétaire concerné doit envoyer une lettre simple au syndic.
Le carnet d'entretien d’une copropriété peut-il être dématérialisé ?
Le carnet d’entretien peut être dématérialisé mais ce n’est pas obligatoire. Toutefois, cela peut être plus pratique. À noter qu’en syndic professionnel, le carnet d’entretien peut être ajouté à l’extranet de la copropriété.
Quelle est la responsabilité du syndic si le carnet d’entretien n’est pas tenu ?
Comme évoqué précédemment, c’est l’article 18 de la loi de 1965 qui encadre l’obligation du syndic liée à la création et à la tenue du carnet d’entretien. En cas de manquement à cette obligation, il commet alors une faute de gestion et peut voir sa responsabilité civile engagée par le syndicat des copropriétaires ou un acquéreur potentiel. Voici des exemples de cas où la responsabilité du syndic peut être engagée :
- Si le carnet d’entretien n’est pas correctement mis à jour. Dans ce cas, c’est le syndicat des copropriétaires qui peut engager la responsabilité civile du syndic ;
- Si un acquéreur n’a pas eu accès au carnet d’entretien. Ici, l’acheteur devra prouver son préjudice. C’est le cas par exemple s’il a dû faire face à des frais imprévus liés à des travaux à réaliser.
À noter que le syndic peut également être condamné à verser des dommages et intérêts en réparation du préjudice subi.
Un manquement à l’obligation liée au carnet d’entretien est un motif légitime pour procéder à la révocation du syndic. Pour révoquer son syndic, il faut mettre la résolution associée à l’ordre du jour de la prochaine assemblée générale et voter la révocation à la majorité absolue.
