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Bien que les assemblées générales soient de retour en physique, il est de nouveau autorisé de tenir une assemblée générale de copropriété à distance. Cela permet aux copropriétaires de pouvoir choisir le moyen qui leur convient le mieux de pouvoir y assister. Dans les faits, il est primordial d'organiser une assemblée générale pour pouvoir voter le budget prévisionnel de l’année à venir, sans quoi votre syndic ne pourra pas appeler les fonds au 1er janvier. De plus, sans AG, vous risquez de vous retrouver sans syndic si les contrats du syndic expirent entre le 1er janvier 2022 et le 15 février 2022. On vous explique les alternatives pour tenir une assemblée générale à distance avec Matera !
Assemblée générale à distance : la visioconférence et le vote par correspondance
Les assemblées générales à distance sont de nouveau autorisées jusqu'au 31 juillet 2022, mais cette fois-ci avec un encadrement renforcé afin d'éviter tout abus. Dans ce cas, l’assemblée générale pourra avoir lieu indifféremment par visioconférence, audioconférence ou tout autre moyen de communication permettant d’identifier clairement chaque participant.
En plus de l’organisation d’une visioconférence, il est possible pour les copropriétaires d’exprimer leur opinion lors de l’assemblée générale :
Dans ce cas, l’assemblée générale pourra avoir lieu indifféremment par visioconférence, audioconférence ou tout autre moyen de communication permettant d’identifier clairement chaque participant.
En plus de l’organisation d’une visioconférence, il est possible pour les copropriétaires d’exprimer leur opinion lors de l’assemblée générale :
- Soit via le vote par correspondance : les copropriétaires peuvent voter en anticipation de l’assemblée générale avec un formulaire à envoyer au syndic ;
- Soit via les pouvoirs : il est possible de donner son pouvoir à toute personne physique, qu’elle soit elle-même copropriétaire dans l’immeuble ou non. D’ailleurs, l’article 22 de la loi de 1965 dispose que le mandataire peut cumuler plus de trois pouvoirs si la totalité des voix n’excède pas 10% des tantièmes.
Zoom : un outil légal et adapté aux assemblées générales par visioconférence
Lors du premier confinement, en mars 2020, Matera a décidé d’intégrer Zoom à sa plateforme en l’espace de quelques semaines seulement pour permettre à ses clients de tenir une assemblée générale par visioconférence dans de bonnes conditions.
Le choix s’est porté sur Zoom car il s’agit d’une des plateformes de visioconférence les plus répandues pour organiser des assemblées générales et les plus sécurisées. En effet, prendre un outil utilisé mondialement permet de garantir un niveau de sécurité maximum. Évitez à tout prix les petits outils, développés par une ou deux personnes, qui ne sont pas à jour de toutes les nouvelles normes liées à la sécurité informatique.
Tout d’abord, Zoom est parfaitement légal pour tenir une assemblée générale par visioconférence. En effet, l’ordonnance du 20 mai 2020 ne liste pas d’outil en particulier. Dans le texte, il est simplement fait mention que la plateforme utilisée doit permettre l’identification claire de chaque participant. Sur Zoom, il est possible d’activer son audio et sa vidéo, ce qui permet d’identifier chaque copropriétaire sans ambiguïté. En cas de doute, il sera possible de demander en direct un document d’identité aux copropriétaires connectés sur le Zoom.
Concernant la sécurité, Zoom utilise l’algorithme AES qui est le plus sûr au monde. Zoom a également acheté récemment Keybase, une entreprise de cybersécurité, pour renforcer la sécurité de sa plateforme. Il n’y a aucun risque de piratage de compte et d’ailleurs, Zoom ne s’est jamais fait pirater sa base de données.
Enfin, Zoom ne vend pas les données personnelles de ses utilisateurs. Qu’il s’agisse d’une entreprise, d’un établissement scolaire ou d’un particulier, aucune donnée personnelle n’est vendue ni utilisée à des fins publicitaires. Pour en savoir plus, voici la politique de Zoom sur le sujet.
