Charges récupérables : définition et modalités de calcul

Charges récupérables : qu’est-ce que c’est ?

Les charges récupérables, souvent appelées charges locatives, représentent l'ensemble des dépenses liées à l'usage et à l'entretien courant d'un logement que le propriétaire peut demander au locataire de rembourser. Elles sont définies par le décret n°87-713 du 26 août 1987 en France. Ces charges sont souvent payées en premier lieu par le propriétaire, puis "récupérées" auprès du locataire, d'où leur nom.

Il est important de noter que toutes les charges ne sont pas récupérables. Le décret précité énumère précisément les charges pouvant être imputées au locataire. On retrouve parmi celles-ci, par exemple, les dépenses relatives à l'entretien des parties communes de l'immeuble (nettoyage, éclairage), les dépenses d'eau et de chauffage, ou encore les taxes d'enlèvement des ordures ménagères.

Le remboursement de ces charges se fait généralement sous la forme de provisions mensuelles versées par le locataire en même temps que le loyer. Une fois par an, le propriétaire doit fournir un décompte détaillé des charges effectivement engagées. Si les provisions versées par le locataire sont supérieures aux charges réellement dues, le propriétaire doit rembourser le trop-perçu ; si elles sont inférieures, le locataire doit payer la différence. Cela permet de déterminer si une régularisation est nécessaire.

Ainsi, les charges récupérables permettent de partager équitablement les frais liés au logement entre le propriétaire et le locataire. Cependant, pour éviter tout conflit ou malentendu, il est essentiel que chaque partie comprenne bien ses obligations et droits respectifs en la matière.

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Les charges récupérables en location vide 

La liste des charges récupérables en location vide 

Voici la liste des charges récupérables en location vide :

• L’ascenseur et le monte-charge : sont considérées comme charges récupérables les frais d'entretien, de nettoyage et l’électricité nécessaire à la mise en marche de l’appareil ainsi que les petites réparations comme le changement de boutons ou de fusibles par exemple ;
• L’eau froide, l’eau chaude et le chauffage collectif : l’eau chaude et froide utilisée par les occupants est une charge locative ainsi que l’eau nécessaire à l'entretien des parties communes et des espaces extérieurs. Les frais de réparation des fuites ainsi que les frais d’énergie, quel que soit le type utilisé est également une charge récupérable ; 
• Les installations individuelles de chauffage et de production d’eau chaude ainsi que les installations de distribution d’eau dans les parties privatives ;
• Les dépenses liées aux parties communes : l’électricité et les produits d’entretien sont des charges récupérables. Les dépenses d'exploitation et d'entretien des voies de circulation, les aires de stationnement et les espaces de jeux d’enfants sont aussi des charges locatives ;
• Les taxes et redevances : la taxe ou redevance d'enlèvement des ordures ménagères, la taxe de balayage et la redevance assainissement ;
• Les frais d’employés de l’immeuble : en location vide, la question des employés  dépend de certains critères mentionnés dans le tableau ci-dessous :

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Comment récupérer les charges locatives en location vide ?

Le paiement par provision avec régularisation annuelle pour une location vide

Pour toute location vide, le paiement des charges récupérables se fait par provisions (avances régulières de même montant) avec une régularisation annuelle qui doit être faite par le propriétaire avant la fin de l’année civile suivant l’année d’exigibilité des charges.

Le montant des charges récupérables reçues par le propriétaire doit être justifié. Il est calculé sur la base de deux critères : 

• Le montant arrêté lors de la dernière régularisation des charges locatives ;
• Le budget prévisionnel de la copropriété.

Si le locataire rencontre des difficultés à payer ses charges, il peut demander au propriétaire des délais de paiement. 

Bon à savoir :

Dans le cas où le propriétaire et son locataire ont du mal à se parler, il est possible de faire appel gratuitement à un conciliateur de justice pour les aider à trouver une solution à l’amiable.

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Charges récupérables : comment se fait la régularisation annuelle ?

Comme dit précédemment, le propriétaire bailleur fait payer à son locataire des charges locatives. Cependant, une fois par an, il est obligatoire de comparer ce qui a été payé par le locataire à ce que le propriétaire a réellement déboursé au cours de l’année. En fonction du résultat, il faudra alors procéder à une régularisation. Il existe alors deux cas de figure : 

• Le propriétaire réclame un complément au locataire si ce dernier a payé moins que ce qui a été déboursé ; 
• Le propriétaire rembourse au locataire le trop-perçu si ce dernier a payé plus que ce qui a été déboursé. 

Comme mentionné précédemment, la régularisation des charges doit être faite au moins une fois par an, en effectuant une comparaison avec :

• L’ensemble des provisions déjà demandées par le propriétaire au locataire ;
• Les dépenses réelles engagées par le propriétaire pendant l'année. 

Selon l'article 23 de la loi du 6 juillet 1989, le propriétaire doit communiquer au locataire un mois avant la régularisation annuelle les informations suivantes :

• Le décompte des charges récupérables par catégorie de charges et le montant exact payé pour chaque catégorie (électricité, eau chaude, ascenseur, etc.) y compris comment chaque charge a été calculée;
• Le mode de répartition entre les copropriétaires ;
• La note d'information précisant le mode de calcul lié au chauffage et à la production d'eau chaude collectif, le cas échéant.

Bon à savoir :

Durant les 6 mois suivant l'envoi du décompte, le propriétaire doit tenir à la disposition du locataire l'ensemble des pièces justificatives. Le locataire peut également réclamer l’envoi d’un récapitulatif par courrier ou par mail.

Attention !

Si le propriétaire ne fait pas la régularisation des charges avant la fin de l'année civile, c'est-à-dire le 31 décembre, le locataire peut exiger un paiement échelonné sur 12 mois si le décompte fait apparaître un moins-perçu. Par ailleurs, le propriétaire bailleur dispose d’un délai de prescription de 3 ans pour régulariser les charges impayées. La date de démarrage de la prescription correspond, selon la jurisprudence, à la date de transmission de l’exercice définitif par le syndic. 

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Les charges récupérables en location meublée

La liste des charges récupérables en location meublée est exactement la même que celle pour une location vide vus précédemment, à l’exception faite des frais de salariés de l’immeuble. En effet, en location meublée, les salaires et charges des employés d’immeuble et/ou gardien ne sont pas récupérables. 

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Comment récupérer les charges locatives en location meublée ?

Pour une location meublée, le propriétaire a deux options pour la récupération de ses charges locatives : le paiement par provisions ou par forfait. On les détaille ci-dessous.

Le paiement par provision avec régularisation annuelle pour une location meublée

Le paiement des charges par provisions pour une location meublée se passe de la même manière et dans les mêmes conditions que le paiement par provisions pour une location vide, vue précédemment à savoir : le paiement anticipé des charges récupérables par le locataire puis la régularisation annuelle effectuée par le propriétaire pour rembourser un trop-perçu ou réclamer un complément au locataire. 

Le paiement par forfait pour une location meublée 

Si le propriétaire bailleur opte plutôt pour un paiement par forfait, alors le montant du forfait ainsi que la périodicité du paiement doivent être mentionnés dans le contrat de location, comme prévu par la loi. À noter que le montant ne peut pas être démesuré par rapport au montant des charges du dernier locataire.

Contrairement au règlement par provisions, le choix du forfait ne peut pas donner lieu à une régulation ultérieure. Ainsi, si le montant réel des charges dépasse le montant du forfait, le propriétaire ne peut pas réclamer de complément à son locataire. Cependant, le montant peut être révisé chaque année si le contrat de location mentionne une clause selon laquelle le montant du forfait est indexé au montant du loyer.

Attention !

Le paiement des charges récupérables en cas de bail mobilité est un cas particulier. Pour rappel, un bail mobilité est un contrat de location courte durée ayant pour particularité le fait de ne pouvoir être signé qu’avec des locataires étudiants ou en déplacement professionnel. Dans ce cas, les charges locatives sont payées au propriétaire sous la forme d'un forfait versé en même temps que le loyer.

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Quelles sont les charges non récupérables auprès du locataire ?

Toutes les charges ne sont pas récupérables par le propriétaire bailleur. Voici les charges qui ne sont pas récupérables :

Les charges non récupérables liées aux travaux

• Les travaux liés à la structure de l’immeuble comme la réfection de la toiture ou un ravalement de façade par exemple ;
• Les travaux liés à l’insalubrité du logement. Pour rappel, un logement insalubre est une habitation qui présente un risque ou un danger pour la sécurité ou la santé des occupants. Il peut s’agir par exemple d’un chauffage défectueux présentant un risque d’intoxication au monoxyde de carbone, un risque d’incendie ou un risque d’exposition à l’amiante ou au plomb.

Les charges non récupérables liées aux salaires et charges des employés 

• Le salaire et les charges du gardien s’il n’effectue ni l’entretien, ni l’élimination des déchets.

Les charges non récupérables liées aux parties communes 

• Les frais liés à la vérification et l'entretien des extincteurs ;
• Les frais de dératisation pour les parties communes.

Les charges non récupérables liées aux espaces verts et extérieurs 

• Les opérations d’élagage et de remplacement des arbres ;
• Le remplacement de haies.

Les charges non récupérables liées aux taxes et impôts 

• La taxe foncière ;
• Les frais de gestion de la fiscalité directe locale. Il s’agit de frais perçus par l’État pour son aide rendue aux collectivités pour le calcul et le recouvrement de la taxe foncière ;
• La taxe d’habitation qui est payée par la personne occupant le logement le 1er janvier. 

Les charges non récupérables liées aux frais de gestion divers 

• Les frais de syndic et les honoraires de gestion si la copropriété fait appel à un syndic professionnel ;
• Les primes d’assurance de l’immeuble ;
• Les frais d’établissement et d’envoi des quittances de loyer ;
• Les provisions versées au syndic, comme les appels de fonds trimestriels.

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En conclusion, les charges récupérables constituent un aspect essentiel des relations locatives, tant pour le locataire que pour le propriétaire. Elles représentent une contribution importante aux frais engendrés par l'entretien courant du logement et son bon fonctionnement. Il est donc crucial pour les deux parties de bien comprendre le cadre légal et réglementaire qui les encadre, pour éviter toute forme de malentendus ou de conflits.

Pour le propriétaire, la récupération de ces charges permet de maintenir le logement en bon état et de garantir un service de qualité à son locataire. Pour le locataire, le paiement de ces charges représente une contrepartie nécessaire à l'usage et à la jouissance paisible du logement.

Il convient toutefois de rester vigilant, de vérifier régulièrement les décomptes de charges, de s'informer des mises à jour législatives et réglementaires, et de solliciter les conseils de professionnels en cas de besoin.

La législation en vigueur offre un cadre bien défini qui, s'il est respecté, contribue à une meilleure gestion des charges locatives et, par conséquent, à des relations locatives sereines et équilibrées.