Charges récupérables : définition et modalités de calcul

Charges récupérables : définition et cadre légal

Les charges récupérables, également appelées charges locatives, correspondent aux dépenses liées à l’usage et à l’entretien courant d’un logement, que le propriétaire peut demander au locataire de rembourser. Elles sont encadrées par le décret n°87-713 du 26 août 1987.

En pratique, le propriétaire bailleur paie d’abord ces charges, puis les « récupère » auprès du locataire. Il convient toutefois de noter que toutes les dépenses ne sont pas automatiquement récupérables : seuls certains types de charges clairement listées peuvent être imputés au locataire (entretien des parties communes, dépenses d’eau et de chauffage, etc.).

Le fonctionnement est souvent le suivant :

• Le locataire paie une provision chaque mois, en même temps que son loyer ;
• Chaque année, le propriétaire compare les sommes perçues aux dépenses réelles et effectue une régularisation (le locataire paye un complément ou reçoit un remboursement selon les cas).

Ainsi, ces charges locatives permettent d’assurer une répartition équitable des frais entre les deux parties, tout en maintenant le logement en bon état. Il est cependant essentiel de bien maîtriser les règles pour éviter tout litige.

Les charges récupérables en location vide

Liste des charges récupérables en location vide

Voici les principales charges locatives en location vide :

1. Ascenseur et monte-charge : entretien, nettoyage, électricité, petites réparations (changement de boutons, fusibles, etc.).
2. Eau froide, eau chaude et chauffage collectif :
   • Eau utilisée par les occupants (froide et chaude)
   • Eau nécessaire à l’entretien des parties communes et des espaces extérieurs
   • Frais de réparation des fuites et coût de l’énergie (gaz, fioul, électricité, etc.)
3. Installations individuelles : chauffage, production d’eau chaude et distribution d’eau dans les parties privatives.
4. Dépenses liées aux parties communes : électricité, produits d’entretien, voies de circulation, aires de stationnement, espaces de jeux.
5. Taxes et redevances : taxe/redevance d’enlèvement des ordures ménagères, taxe de balayage, redevance d’assainissement.
6. Frais d’employés de l’immeuble :
   • Location vide : tout dépend de la fonction assurée par l’employé ou le gardien.

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Comment récupérer les charges locatives en location vide ?

Paiement par provision et régularisation annuelle

En location vide, les charges locatives sont généralement payées par provisions mensuelles. Le propriétaire doit ensuite procéder à une régularisation annuelle avant la fin de l’année civile suivant l’année d’exigibilité des charges.

Pour estimer le montant des provisions, le propriétaire se base sur :

1. Le montant arrêté lors de la dernière régularisation
2. Le budget prévisionnel de la copropriété

En cas de difficulté de paiement, le locataire peut demander un échelonnement au propriétaire.

Bon à savoir :

Si la communication entre propriétaire et locataire est rompue, un conciliateur de justice peut aider à trouver une solution amiable.

Régularisation annuelle des charges récupérables

La régularisation consiste à comparer, une fois par an :

• Les provisions versées par le locataire ;
• Les dépenses réelles engagées par le propriétaire.

En fonction du résultat, deux scénarios se présentent :

1. Un complément peut être exigé du locataire si la provision versée est inférieure aux dépenses réelles;
2. Un remboursement peut être dû au locataire si celui-ci a versé trop de charges.

Conformément à l’article 23 de la loi du 6 juillet 1989, le propriétaire doit fournir au locataire un décompte détaillé au moins un mois avant la régularisation :

• Montant de chaque catégorie de charge (eau, ascenseur, électricité, etc.)
• Mode de répartition entre copropriétaires
• Note d’information sur le calcul de la production d’eau chaude et du chauffage collectifs, le cas échéant

Le propriétaire doit conserver pendant 6 mois les pièces justificatives à la disposition du locataire. À défaut de régularisation avant le 31 décembre de l’année suivante, le locataire peut exiger un paiement étalé sur 12 mois si un montant reste dû. Le propriétaire dispose en outre de 3 ans pour réclamer des charges impayées (point de départ : date de l’exercice définitif transmis par le syndic).

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Les charges récupérables en location meublée

La liste des charges récupérables en location meublée est la même que pour la location vide, à une exception :

• Les frais de salariés de l’immeuble (employés/gardiens) ne sont pas récupérables en location meublée.

Comment récupérer les charges locatives en location meublée ?

En location meublée, deux modes de facturation des charges sont possibles :

1. Paiement par provision avec régularisation annuelle

Le fonctionnement est identique à celui de la location vide :

• Provisions mensuelles versées par le locataire
• Régularisation annuelle (remboursement ou réclamation du complément)

2. Paiement par forfait

Si le propriétaire opte pour un forfait, son montant et sa périodicité doivent être précisés dans le contrat de location. Ce forfait ne peut pas être « démesuré » par rapport aux charges antérieures. Contrairement au paiement par provision, le forfait n’ouvre pas droit à régularisation : si les dépenses sont finalement plus élevées que prévu, le propriétaire ne pourra pas réclamer la différence.

Bon à savoir :

En cas de bail mobilité (contrat de courte durée pour étudiants ou professionnels en déplacement), les charges se paient également sous la forme d’un forfait, versé en même temps que le loyer.

Quelles sont les charges non récupérables auprès du locataire ?

Certaines dépenses, même si elles concernent le logement, ne sont pas imputables au locataire. Parmi elles :

Charges non récupérables liées aux travaux

• Travaux relatifs à la structure de l’immeuble : réfection de la toiture, ravalement de façade, etc.
• Travaux liés à l’insalubrité du logement (risques pour la santé ou la sécurité des occupants).

Charges non récupérables liées aux salaires et charges des employés

• Salaire et charges du gardien n’assurant ni l’entretien, ni la gestion des déchets.

Charges non récupérables liées aux parties communes

• Entretien et vérification des extincteurs
• Frais de dératisation dans les parties communes

Charges non récupérables liées aux espaces verts et extérieurs

• Remplacement d’arbres, élagage (NB : lien déjà utilisé pour façade, éventuellement à adapter) ou encore renouvellement de haies.

Charges non récupérables liées aux taxes et impôts

• Taxe foncière
• Frais de gestion de la fiscalité directe locale (calcul et recouvrement de la taxe foncière)
• Taxe d’habitation (due par l’occupant au 1er janvier)

Charges non récupérables liées à la gestion courante

• Frais de syndic et honoraires de gestion (si copropriété gérée par un syndic professionnel)
• Primes d’assurance de l’immeuble
• Frais d’établissement et d’envoi des quittances de loyer
• Appels de fonds trimestriels du syndic

Bien gérer ses charges récupérables pour une location sereine

Les charges locatives constituent un enjeu majeur dans la relation propriétaire-locataire. Elles couvrent l’entretien régulier et le bon fonctionnement du logement, tout en assurant une répartition équitable des frais. Pour éviter les litiges :

1. Respecter la législation (décret, articles de loi).
2. Fournir un décompte clair et détaillé chaque année.
3. Conserver les justificatifs pendant 6 mois.
4. Adapter les modalités de paiement (provisions vs forfait) selon le type de location (vide, meublée, bail mobilité).

La solution proposée par Matera s’inscrit dans une démarche transparente et économique en s’appuyant notamment sur un syndic coopératif permettant une participation accrue des copropriétaires aux décisions, et donc une meilleure maîtrise des charges de copropriété.

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En bref, que vous soyez propriétaire ou locataire, veillez à bien identifier les charges récupérables et à en comprendre le fonctionnement pour éviter tout litige et maintenir une relation de confiance. En restant informé des nouveautés législatives et en sollicitant des professionnels au besoin, vous serez sûr de respecter vos droits et obligations et de profiter d’une location sereine.