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Jean-Marc est président du conseil syndical dans une copropriété de 66 lots à Massy. Cela fait maintenant plus de 2 ans qu’il est passé en syndic coopératif et que sa copropriété est accompagnée par Matera. Découvrez comment Jean-Marc gère sa copropriété en 2h par mois avec Matera.
Le temps estimé pour chaque tâche est propre à Jean-Marc et à sa copropriété ; il n’est en aucun cas généralisable. Pour des plus petites copropriétés, le temps sur certaines tâches (catégorisation des mouvements bancaires notamment) pourra être réduit. Tandis que pour les plus grandes copropriétés, un temps plus conséquent sera consacré à la communication dans la copropriété notamment.
Quelques précisions sur Matera : Matera se base sur le modèle du syndic coopératif prévu par la loi de 1965. Matera propose aux copropriétaires une plateforme qui automatise les tâches chronophages de la gestion de copropriété et un accompagnement sur-mesure sur les sujets plus complexes (travaux, conseils juridiques, impayés…). En moyenne, Matera permet aux copropriétaires de réaliser 30% d'économies sur leurs charges ! Surtout, grâce à Matera, les copropriétaires reprennent enfin le contrôle sur leur immeuble !
Il convoque une assemblée générale une fois par an
Conformément à la loi de 1965, en tant que syndic, Jean-Marc doit convoquer au minimum une assemblée générale annuelle.
Pour aider Jean-Marc à bien préparer son AG, la plateforme Matera propose des résolutions toutes prêtes. Il n’a plus qu’à choisir pour préparer son ordre du jour ! Par ailleurs, notre équipe juridique relit sa convocation pour vérifier que tout est en ordre. Et ce, sans frais supplémentaires bien sûr !
La plateforme Matera permet ensuite à Jean-Marc d’envoyer ses convocations par lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR) et ce, sans avoir à se déplacer à la Poste. Un gain de temps conséquent !
Le procès-verbal est établi directement par la plateforme au cours de l’AG. Il suffira à Jean-Marc de l’envoyer à ses copropriétaires à l’issue de l’assemblée générale directement depuis son compte Matera sans avoir à se déplacer.
Il envoie les appels de fonds une fois par trimestre
Autre obligation de tout syndic de copropriété : envoyer les appels de fonds tous les trimestres et collecter les charges auprès des autres copropriétaires.
Matera offre la possibilité aux copropriétaires de paramétrer l’envoi des appels de fonds automatiquement pour gagner du temps. Avec cette option, tout est fait automatiquement, vous n’avez plus besoin d’y penser !
Temps estimé par Jean-Marc : 1 min / trimestre
Il catégorise les mouvements bancaires une fois par mois
Sur la plateforme, Jean-Marc catégorise en quelques clics les dépenses et/ou les recettes de la copropriété selon différentes catégories dont notamment :
- Dépense : pour catégoriser une dépense que la copropriété a réglé ;
- Plusieurs dépenses : pour régler plusieurs factures d’un seul coup ;
- Remboursement copropriétaire : lorsqu’on rembourse un copropriétaire qui a avancé une somme avec ses fonds personnels pour la copropriété ;
- Transfert bancaire : correspond à un virement depuis le compte courant vers le livret A de la copropriété ;
- Encaissement copropriétaire : correspond aux règlements effectués par les copropriétaires.
En catégorisant les mouvements bancaires une fois par mois, votre comptabilité sera créée automatiquement. Le risque d'erreur est ainsi nul et vous tiendrez une comptabilité rigoureuse sans le moindre effort.
Le temps estimé pour la catégorisation des mouvements bancaires peut varier en fonction de la taille de la copropriété : une plus grosse copropriété sera amenée à catégoriser les mouvements bancaires plus fréquemment et pourra donc y accorder 30 min à 40 min / mois. À l’inverse, une copropriété de moins de 10 lots pourra catégoriser les mouvements bancaires en 10 min / mois grand maximum.
Il communique les informations essentielles de la copropriété
Sur son espace Matera, Jean-Marc dispose d’un onglet « Communication » où il peut discuter avec tous les copropriétaires et locataires de son immeuble. Il peut également envoyer des messages privés à certains d’entre eux.
Cet espace lui permet de communiquer directement avec les résidents de l’immeuble et de les informer des sujets courants :
- Date de la prochaine AG : pour choisir la date d’AG, vous pouvez faire un sondage pour que tous les copropriétaires soient d’accord ;
- Intervention de prestataires dans la copropriété ;
- Futurs projets, de travaux par exemple ;
- etc.
Ces discussions facilitent l’entente cordiale entre copropriétaires mais permettent également à Jean-Marc de réduire considérablement le temps des débats en assemblée générale.
« On a déjà discuté de la plupart des sujets sur Matera. Du coup, le jour de l’AG, tout va beaucoup plus vite : en 2h, c’est réglé ! »
Pour échanger avec d’autres membres du conseil syndical et d’autres copropriétaires accompagnés par Matera, Jean-Marc peut utiliser le forum Matera commun à toutes les copropriétés clientes.
Si Jean-Marc a la moindre question, il peut toujours cliquer sur le bouton bleu « Une question ? » en bas à droite de son compte Matera. Le référent de sa copropriété lui répondra en moins de 24h !
En somme, grâce à la plateforme Matera, Jean-Marc passe peu de temps à gérer sa copropriété. Quand nous l’avons interrogé, il a estimé à 2h par mois le temps que lui prenait la gestion de sa copropriété sur Matera.
Bien sûr, cette estimation est à remettre en perspective et s’applique uniquement au cas particulier de Jean-Marc.
Il est toutefois important d’avoir en tête que la gestion de copropriété prend peu de temps aux copropriétaires accompagnés par Matera grâce à :
- La plateforme Matera qui automatise toutes les tâches chronophages de la gestion de copropriété ;
- La réactivité des spécialistes Matera qui prennent le relai sur les sujets de fond (gestion des impayés, accompagnement travaux, conseils juridiques…).
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