Le syndic bénévole est l’organe d’exécution de la copropriété. Ses nombreuses obligations administratives et comptables peuvent s’avérer effrayantes de prime abord. Découvrez dans ce nouvel article que 90% des tâches sont en fait automatisables.
Les obligations générales du syndic bénévole
Le syndic, qu’il soit bénévole ou professionnel, a quasiment les mêmes obligations. De manière générale, il doit exécuter les dispositions du règlement de copropriété et les décisions prises en assemblée générale. Il est tenu d’administrer l’immeuble et pourvoir à sa conservation, sa garde et son entretien. Pour toutes ces missions, il est redevable devant l’assemblée générale. Les obligations du syndic bénévole relèvent concrètement de quatre catégories au sein desquelles nous avons classé les missions des plus chronophages aux plus ponctuelles. Nous avons également distingué les obligations déjà prises en charge par un outil de gestion (✅), de celles qui ne sont pas automatisables. Pour ces dernières, il est tout à fait possible de se les répartir entre copropriétaires pour en optimiser la gestion.
Les obligations administratives du syndic bénévole
Les principales obligations administratives du syndic bénévole
- Préparer les assemblées générales : le syndic bénévole est tenu de convoquer une fois par an au moins une assemblée générale. Il devra à cette occasion rédiger un ordre du jour et présenter des annexes comptables. ✅
- Tenue de l’assemblée générale : lors de l’assemblée générale, c’est le syndic bénévole qui occupe le rôle de secrétaire. Il procède à la rédaction et à l’envoi du procès-verbal. ✅
- Souscription et gestion des contrats de l’immeuble : le syndic bénévole est tenu de contracter une assurance. Il est également en charge des contrats d’entretien (ménage notamment) et de maintenance (ascenseur par exemple).
- Gestion du personnel : c’est le syndic bénévole qui est en charge des différents salariés de l’immeuble (gardien et personne en charge du ménage principalement). ✅
Les obligations administratives secondaires du syndic bénévole
- Etablir et tenir à jour le carnet d’entretien de l’immeuble. ✅
- Tenir les archives de la copropriété. ✅
- Tenir et mettre à jour le listing des copropriétaires. ✅
- Gérer les arrivées et départs des copropriétaires (mutations). ✅
- Assurer le recouvrement des charges et engager des procédures éventuelles. ✅
Les obligations comptables et financières du syndic bénévole
- Etablir un budget prévisionnel réparti en provisions : c’est la principale mission du syndic bénévole dans cette catégorie. Il est nécessaire d’estimer par poste de dépense un montant annuel. ✅
- Tenir la comptabilité (grand livre, livre journal, balance des comptes). ✅
- Tenir un compte bancaire séparé. ✅
- Editer des appels de fonds. ✅
Les obligations d'entretien du syndic bénévole
Le syndic bénévole a deux obligations principales d'entretien :
- Réaliser et suivre les travaux (devis, mise en concurrence, réception des travaux)
- Gérer les sinistres.
