Dernière mise à jour le 13/12/2024
Les informations qui touchent aux copropriétaires (le/les « Copropriétaire(s) » ou le/les « Utilisateur(s) ») sont personnelles.
Matera propose ses services aux copropriétés (le/les « Copropriété(s) », le/les « Syndicat de copropriété », le/les « SDC »), mais également aux Associations Syndicales Libres (ASL), aux bailleurs (en copropriété ou monopropriété) et à d’autres typologies de clients (AFUL etc). Le service proposé reste similaire. Ainsi, dans la présente Politique, certains termes peuvent en désigner d’autres :
- Copropriétaire(s) : les colotis, les locataires enregistrés sur Matera…
- Copropriété(s) : ASL, bâtiment, propriété…
- Syndicat des copropriétaires : ASL, AFUL, bailleur social, bâtiment…
- Syndic : bailleur social, Président / Directeur de l’ASL…
- Conseil syndical : bureau de l’ASL...
1. Objet de la politique de confidentialité
Dans le cadre de son service de syndic professionnel, Matera collecte, enregistre, consulte, modifie, accède et/ou supprime les données personnelles des copropriétaires de la plateforme Matera.
L’objectif de la présente politique de protection des données à caractère personnel (« politique de protection des données » ou « politique ») est d’informer les utilisateurs de la plateforme Matera de la manière dont Matera traite leurs données à caractère personnel.
Matera propose ses services aux copropriétés situées en France et en Allemagne. Tous les utilisateurs de l’offre de syndic professionnel sont concernés par la présente politique.
2. Définitions propres au RGPD
- CNIL : Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés, 3 Place de Fontenoy, 75334 Paris ;
- Cookie : Témoins de connexion ou « traceurs » qui sont susceptibles d’être déposés, sous forme de fichiers, sur la plateforme de navigation de l’Utilisateur (Internet Explorer, Opera, Firefox, Google Chrome, Safari, etc…) ;
- Destinataire : La personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou tout autre organisme, qui reçoit communication de Données personnelles, qu’il s’agisse ou non d’un tiers.
- Données personnelles : Toutes les informations à caractère personnel concernant un copropriétaire ou un Utilisateur, personne physique identifiée ou qui peut être identifiée (Ci-après « Membre de la copropriété ou Utilisateur ou Personne concernée »), directement ou indirectement, par référence à un numéro d’identification ou à un ou plusieurs éléments qui lui sont propres ;
- Responsable du traitement : Désigne la personne physique ou morale ayant déterminé les modalités, les moyens ainsi que les finalités du traitement des Données personnelles. Sauf stipulations contraires, le Responsable du traitement qui veille au respect de la présente politique de protection des données est : la Société par actions simplifiée MATERA, 36 rue de Saint-Pétersbourg, 75008 Paris;
- Sous-traitant : La personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou un autre organisme qui traite les données à caractère personnel pour le compte du responsable du traitement ;
- Tiers : Une personne physique ou morale, une autorité publique, un service, ou un organisme autre que la personne concernée, le responsable du traitement, le sous-traitant et les personnes qui, placées sous l’autorité directe du responsable du traitement ou du sous-traitant, sont autorisées à traiter les données personnelles ;
- Traitement : Toute opération ou ensemble d’opérations effectuées ou non à l’aide de procédés automatisés et appliquées à des Données personnelles, ou un ensemble de Données personnelles. Les opérations peuvent se traduire en la collecte, l’enregistrement, la conservation, la structuration, l’adaptation ou la modification, la communication, la diffusion, la limitation, la destruction, etc. … ;
- Violation des données à caractère personnel : Toute violation de la sécurité entraînant de manière accidentelle ou illicite, la destruction, la perte, l’altération, la divulgation, non autorisée de Données personnelles transmises, conservées ou traitées d’une autre manière, ou l’accès non autorisé à de telles Données ;
Pour les définitions liées à la gestion de la copropriété, vous pouvez vous référer au lexique disponible dans notre Legal Hub.
3. Qui sont les responsables des traitements de données personnelles réalisés dans le cadre de la gestion de la copropriété ?
Matera est responsable de traitement des données à caractère personnel recueillies dans le cadre :
- de l’envoi d’emails transactionnels pour convoquer l’AG de transition à Matera ;
- de la gestion juridique de la copropriété ;
- de la gestion comptable de la copropriété ;
- de la gestion des salariés de la copropriété (ex : gardien d’immeuble) ;
- de la création d’une messagerie intégrée pour le conseil syndical.
4. Quelles sont les catégories de données personnelles traitées par Matera ?
Les données collectées par Matera sont strictement nécessaires à des fins de gestion administrative et financière de la copropriété, à savoir :
- les noms et domicile de chaque copropriétaire / associé / mandataire
- le nombre de voix dont il dispose (tantièmes)
(articles 14 et 33 du décret 17 mars 1967)
- liste de tous les copropriétaires (nom et domicile de chaque copropriétaire)
- indication des lots
- titulaires des droits mentionnés à l'article 6 (titulaire du droit d'usufruit, de nue-propriété, d'usage ou d'habitation
- état civil du copropriétaire
- adresse postale : domicile réel ou élu
- adresse électronique, lorsque le copropriétaire a donné son accord
- numéro de téléphone lorsque le copropriétaire a donné son accord
- s'il s'agit d'une personne morale propriétaire du lot : sa forme, sa dénomination, son siège social et l'organe qui la représente légalement ou statutairement
(article 32 décret 17 mars 1967)
5. Tableau récapitulatif des finalités, des bases légales et des durées de conservation par donnée collectée
Les données sont supprimées à l’issue des durées indiquées si rien d’autre n’est mentionné.
Dans certains cas, nous conservons également vos données en archivage intermédiaire pour :
- répondre à des obligations légales telles que des exigences comptables, sociales ou fiscales.
- nous permettre de constituer une preuve en cas de contentieux, et ce, dans la limite des délais de prescription ou de forclusion applicables.
6. Quels sont les destinataires de vos données personnelles traitées via la plateforme ?
L’utilisateur communique à Matera certaines données à caractère personnel nécessaires dans la gestion de la copropriété.
Matera s’engage à protéger les données de ses utilisateurs et à restreindre au maximum leur partage. Chaque partage de données est soit nécessaire pour assurer le service Matera, soit justifié pour contribuer à améliorer le service Matera.
Voici les acteurs avec lesquels certaines données sont partagées :
- Les employés de Matera : les données à caractère personnel de l’utilisateur peuvent être traitées par les employés de Matera et ses filiales, dans la limite de leurs attributions respectives et ce exclusivement afin de réaliser les finalités de la présente politique.
- Les copropriétaires de votre copropriété. some text
- pour les copropriétaires ayant un accès “simple” à leur espace utilisateur : ils n’ont accès qu’aux seuls les noms et prénoms des autres copropriétaires. Il faut savoir que cette Donnée doit être obligatoirement accessibles sur l’intranet de la copropriété.;
- pour les copropriétaires ayant un accès “élargi” : ils ont accès aux nom, prénom, fonction, email, numéro, montant des charges impayées, adresse, n° de lot.
- pour les copropriétaires ayant un accès “administrateur” à leur espace utilisateur : ils ont accès aux nom, prénom, fonction, email, numéro, montant des charges impayées, adresse, n° de lot.
- Fournisseurs de services intégrés à la plateforme : Matera propose à ses utilisateurs d’utiliser directement sur sa plateforme des services tiers pour améliorer leur expérience. Ces services sont : compte de paiement, prélèvement en ligne des charges, participation à la Communauté Matera, messagerie intégrée. Chaque service est soumis à sa propre politique de protection des données personnelles.
- Fournisseurs de services agissant en tant que sous-traitants de Matera. Matera a recours aux services de prestataires techniques qui peuvent exploiter l'infrastructure technique dont nous avons besoin pour fournir le service Matera, notamment les prestataires qui hébergent, stockent, gèrent et maintiennent l'application et le site Matera, son contenu et les données que nous traitons. Ces prestataires ont accès de vos données personnelles dans la mesure nécessaire pour accomplir leurs missions.
- Acheteurs de notre entreprise. Nous partagerons vos données personnelles si nous vendons ou négocions pour vendre notre entreprise à un acheteur ou un acheteur potentiel. Dans ce cas, Matera continuera d'assurer la confidentialité de vos données personnelles et vous informera à l'avance de tout transfert de vos données personnelles à l'acheteur ou de toute application de nouvelles politiques de confidentialité.
- Auditeurs et investisseurs, régulateurs et toute autorité administrative ou judiciaire dans le cadre d’une demande fondée sur des exigences légales, réglementaires, levées de fonds, dataroom, comptables ou pour faire valoir les droits de Matera en justice ou des obligations fiscales et sociales de Matera.
7. Les transferts de données susceptibles d’intervenir hors de l’Espace économique européen
Les serveurs Matera sont gérés par Amazon Web Services, au sein de l’Union européenne.
Matera fait appel à des prestataires (fournisseurs de services invisibles) dont le recours entraîne des transferts de données personnelles hors de l’Union européenne. A ce titre, Matera met en place les mesures nécessaires afin que les données transférées bénéficient des garanties appropriées telles que requises par la réglementation applicable. En particulier, Matera met en place avec lesdits prestataires des clauses contractuelles types de la Commission européenne.
Nous et nos prestataires sommes susceptibles de faire appel à des prestataires (fournisseurs de services invisibles) dont le recours entraîne des transferts de données personnelles hors de l’Union européenne. À ce titre, nous mettons en place les mesures nécessaires afin que les données transférées le soient via des garanties appropriées telles que requises par la réglementation applicable. En particulier, Matera met en place avec lesdits prestataires des clauses contractuelles types de la Commission européenne.
8. Quels sont vos droits sur vos données personnelles ?
La réglementation applicable en matière de protection des données personnelles et notamment le Règlement général sur la protection des données ou « RGPD » accorde aux personnes certains droits relatifs à leurs données personnelles, parmi lesquels :
- Droit à l’information : la présente politique informe nos utilisateurs sur la nature et l’utilisation des données personnelles.
- Droit d'accès : vous disposez du droit d’obtenir une copie des données que nous détenons sur vous. Vous pouvez également nous solliciter pour obtenir la copie des données dont nous disposons vous concernant.
- Droit à la rectification : vous pouvez nous écrire pour procéder à la rectification de données personnelles vous concernant.
- Droit à la suppression des données/ droit à l'effacement : à la demande des personnes concernées, nous supprimons ou rendons anonymes les données personnelles afin que vous ne puissiez plus être identifiés, à moins qu’un contrat en cours ne justifie leur conservation ou que la loi ne nous autorise ou nous contraigne à conserver certaines données personnelles. Pour toute demande, veuillez nous contacter par courrier écrit.
- Droit à la limitation des données vous concernant : contactez-nous pour demander de cesser temporairement ou définitivement le traitement de tout ou partie de vos données personnelles ; nous donnerons suite sous réserve de la preuve d'un intérêt de votre part et qu'elles ne soient pas indispensables à la gestion de la copropriété.
- Droit d’opposition : contactez-nous pour refuser le traitement de vos données personnelles à des fins de marketing direct ;
- Droit de retirer son consentement : vous pouvez retirer votre consentement à tous les traitements soumis à votre consentement à n’importe quel moment en utilisant les paramétrages directement disponibles dans l’application, lorsque cela est possible, ou en nous contactant. Le retrait de votre consentement n’affectera pas la validité des traitements antérieurs.
- Droit à la portabilité des données : contactez-nous pour obtenir une copie de vos données personnelles dans un format électronique structuré facilement transférable : vous êtes informé que toutes les données ne pourront faire l'objet d'une portabilité. Seules les données vous concernant exclusivement pourront en faire l'objet.
Pour plus d’informations, vous pouvez consulter la page dédiée à l’exercice des droits sur le site de la CNIL.
Vous pouvez également saisir la CNIL de toute réclamation concernant le traitement de vos données personnelles ou si vous n’êtes satisfait de la manière dont il est répondu à votre demande d’exercice des droits.
9. Comment nous contacter pour exercer vos droits et pour toute question ?
Si l’Utilisateur souhaite savoir comment Matera utilise ses Données à caractère personnel, ou exercer ses droits, l’Utilisateur peut contacter Matera par écrit à l’adresse suivante :
- Matera DPO, 46 Rue Notre Dame des Victoires, 75002 Paris
ou par mail à dpo@matera.eu