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Si vous jetez un coup d’oeil à votre état récapitulatif de charges de copropriété, vous y verrez des postes de dépense dits “frais de photocopie” et “frais d’envoi” pouvant aller jusqu’à 1.000 euros. Il est grand temps de les faire diminuer voire disparaître. Comment faire des économies de charges sur vos communications avec le syndic ?
Convocations d'assemblée générale : un coût de 170 millions euros par an !
Dans les relations entre copropriétaire et syndic, il existe deux types de documents. Ceux qui, sous peine de nullité, doivent être envoyés par lettre recommandée avec avis de réception (notamment la convocation à l’assemblée générale) et ceux qui peuvent être envoyés par tous moyens (appels de fonds, communications diverses). Pour les premiers, il existe une procédure particulière à respecter qui sera détaillée dans cet article. Pour les seconds, demandez à votre syndic de passer au mail sans délai. Les économies en la matière peuvent être considérables. L’Union des syndicats de l’immobilier (l’Unis) avance trois chiffres relatifs à la convocation à l’assemblée générale de copropriété. Selon cet organisme, 16 millions de convocations sont envoyés chaque année, soit 480 millions de photocopies, pour un montant atteignant 170 millions d’euros !
Cette somme faramineuse pesant bien entendu sur le dos des copropriétaires peut désormais être économisée. En effet, le décret du 21 octobre 2015 a fait entrer un peu plus la copropriété dans le 21ème siècle. Venant préciser la brèche ouverte par la loi Alur en matière de communication électronique, le décret offre la possibilité aux copropriétaires d’opter pour la voie électronique en ce qui concerne un certain nombre d’actes. Sont particulièrement visées la convocation aux assemblées générales - qui peut atteindre jusqu’à une centaine de pages par copropriétaire - et la notification du procès verbal d’assemblée générale.
Optez pour la communication dématérialisée pour vos convocations d'assemblée générale !
La procédure est simple : il est nécessaire que chacun des copropriétaires désireux d’opter pour la communication électronique donne son accord écrit au syndic. Le choix est individuel, il peut donc exister au sein d’une même copropriété des copropriétaires ayant opté pour et d’autres préférant rester à la version papier. Deux moyens s’offrent à vous pour franchir le pas :
- Ce choix peut être effectué au cours d’une assemblée générale auquel cas on consigne l’accord du copropriétaire dans le procès verbal de l’assemblée générale.
- Ce choix peut également être effectué à tout moment en précisant son choix par lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR) au syndic. Le syndic consigne alors l’accord du copropriétaire à la date de réception de la LRAR et l’inscrit sur le registre des procès verbaux des séances. Le syndic qui est tenu de mettre à jour une liste des copropriétaires fait désormais mention de leur adresse électronique sur ce registre. Pas d’inquiétude, il est tout à fait possible de revenir sur son choix en envoyant un courrier recommandé au syndic, la requête devenant effective le lendemain de la réception de la LRAR.
La convocation à l’assemblée générale par voie dématérialisée
La mise en oeuvre de la convocation par lettre recommandée électronique (LRE) se fait en quatre temps :
- Etape 1 : le syndic, qui a reçu l’accord du copropriétaire, demande la distribution de la convocation à un tiers chargé de l’envoi.
- Etape 2 : le tiers qui est chargé de l’acheminement du courrier informe le copropriétaire qu’il va recevoir une LRE.
- Etape 3 : le copropriétaire a la possibilité pendant un délai de 15 jours d’accepter ou de refuser la LRE.
- Etape 4 : suite à l’acceptation, le copropriétaire a le choix entre recevoir la LRE par mail ou par courrier écrit.
À ces quatre étapes, il convient de préciser quand s’applique le délai légal qui concerne les convocations aux assemblées générales de copropriété. Pour rappel, le copropriétaire doit être convoqué à l’assemblée générale 21 jours au moins avant la réunion. Pour une LRE, ce délai court à compter du lendemain de l’envoi au copropriétaire du courrier l’informant qu’une LRE lui est destinée (le lendemain de l’étape 2 donc !).
Convocation d'AG par email : comment supprimer les honoraires liées aux communications ?
La lettre recommandée électronique ne concerne pas uniquement la convocation à l’assemblée générale, d’autres documents peuvent être envoyés sous cette forme : la notification du PV d’assemblée générale, une mise en demeure, une demande d’inscription d’une question à l’ordre du jour etc. Les économies réalisées sont faciles à calculer : La Poste prend plus de 10 euros pour une LRAR contenant ce genre de documents alors qu’elle ne facture qu’entre 2 et 4 euros la LRE. Pour certaines copropriétés comprenant de nombreux copropriétaires et avec de nombreux documents à envoyer, le gain peut s’avérer considérable. Enfin et cela convient parfaitement aux syndics bénévoles (le mode de gestion le plus efficace selon nous), toutes ces communications peuvent être faites par remise en main propre contre émargement ! Il suffit de faire signer et dater chaque copropriétaire sur un document et vous économiserez tous les frais de communication dans votre copropriété !
