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À l’issue d’une assemblée générale de copropriété, est rédigé un procès-verbal. Ce document est un compte-rendu des débats et des décisions prises lors de cette assemblée générale. À quoi sert le procès-verbal ? Que contient-il et quelles sont les réglementations qui encadre ce document ? On fait le point dans cet article.
Qu’est-ce qu’un procès-verbal d’assemblée générale des copropriétaires ?
Dans une copropriété, le syndicat des copropriétaires se réunit au minimum une fois par an pour voter des décisions pour l’immeuble. C’est le moment de voter des travaux pour la copropriété, le budget prévisionnel de l’année à venir, l’approbation des comptes de l’exercice comptable qui vient de s’écouler mais également de choisir un nouveau syndic si vous souhaitez changer de syndic ou encore de mettre en concurrence vos contrats de prestataires.
Les différentes résolutions à l’ordre du jour sont votées selon les règles de majorité en vigueur. Il existe différents types de majorité : majorité simple, majorité absolue, double majorité et unanimité. Les règles de majorité sont fixées selon l’importance d’une décision pour l’immeuble.
À l’issue de l’assemblée générale, un procès-verbal est rédigé. Il s’agit d’un compte-rendu qui résume toutes les décisions prises pendant cette réunion de copropriétaires. Sa vocation n’est pas de rendre compte de l’intégralité des propos tenus pendant l’assemblée générale mais uniquement de résumer les débats et de notifier les résultats des votes pour chaque résolution à l’ordre du jour.
Comment et quand doit être réalisé le procès-verbal d’assemblée générale des copropriétaires ?
Le procès-verbal d’assemblée générale des copropriétaires doit être établi par le syndic de copropriété. Il doit être signé à la fin de la séance ou au plus tard dans les 8 jours suivant l’assemblée par les personnes suivantes :
- Le président de séance : il s’agit d’une personne désignée en début d’assemblée générale. C’est lui qui annonce les résultats des votes à chaque résolution et qui mène les débats en assemblée générale. Pour éviter tout conflit d’intérêt, ni le syndic ni ses proches ne peut être élu président de séance ;
- Le secrétaire : il est là pour consigner le résultat des votes et établir des précisions si une résolution est débattue ;
- Le(s) scrutateur(s) : à la différence des deux premiers organes, les scrutateurs sont facultatifs sauf disposition contraire du règlement de copropriété. Le cas échéant, les scrutateurs sont chargés de comptabiliser les votes pour chaque point à l’ordre du jour : les votes pour et contre, mais également les absentions.
Tout copropriétaire peut faire la demande d’une copie ou d’un extrait d’un procès-verbal d’assemblée générale à tout moment. Toutefois, attention, si vous passez par un syndic professionnel pour la gestion de votre copropriété, ce dernier pourra vous facturer des frais annexes pour une telle demande.
Quel est le contenu d’un procès-verbal d’assemblée générale des copropriétaires ?
Le procès-verbal d’assemblée générale des copropriétaires doit mentionner les éléments suivants :
- Le résultat du vote sous l’intitulé de chaque résolution inscrite à l’ordre du jour de l’assemblée générale ;
- Le(s) nom(s) et nombre de voix des copropriétaires ou associés qui se sont opposés ou abstenus à chacune des décisions ;
- Les réserves éventuelles formulées par les copropriétaires opposants sur la régularité de la décision ;
- Tout incident technique comme un bug qui aurait empêché un copropriétaire de participer à une assemblée générale par visioconférence ;
- Toute indication du mandat de vote distribuée par le président du conseil syndical, un conseiller syndical ou le président de séance en cas de pouvoir donné par un copropriétaire sans indication du nom du mandataire.
Notification du procès-verbal d’assemblée générale des copropriétaires : délai et formalités
Les décisions prises en assemblée générale doivent être notifiées par le syndic de copropriété dans un délai d’un mois suivant l’assemblée générale aux copropriétaires opposants ou absents. Cette notification peut être faite par lettre recommandée avec accusé de réception ou par mail pour les copropriétaires qui ont accepté les recommandés électroniques. Pour les copropriétaires présents ou représentés, un envoi par lettre simple suffit.
La notification du procès-verbal d’assemblée générale est importante car elle marque le point de départ du délai pour contester une décision d’assemblée générale devant le tribunal. Cette action peut être intentée par tout copropriétaire ayant un intérêt à agir dans un délai de deux mois à compter de la notification du procès-verbal.
En supplément du procès-verbal d’assemblée générale : des obligations d’affichage dans les parties communes dans certains cas
En supplément du procès-verbal d’assemblée générale, le syndic doit également afficher dans le hall de l’immeuble toute décision prise en assemblée générale qui porte sur les conditions d’occupation de l’immeuble. Cette obligation a vocation à informer tous les résidents de la copropriété, y compris les locataires. Elle concerne notamment tous les travaux de copropriété votés en assemblée générale comme un ravalement de façade ou une réfection de la toiture.
Peut-on contester le procès-verbal d’assemblée générale des copropriétaires ?
Comme dit précédemment, tout copropriétaire ayant un intérêt à agir peut contester une assemblée générale des copropriétaires dans les deux mois suivant la notification du procès-verbal. Il peut le faire de deux façons :
- Soit contester une décision prise en assemblée générale : dans ce cas, il faut qu’une irrégularité ait été constater au niveau du vote. C’est le cas par exemple en cas d’erreur de majorité ou de l’absence d’un document qui devait être joint à la convocation ;
- Soit annuler complètement l’assemblée générale et demander sa nullité : ce peut être le cas si le délai légal d’envoi des convocations de 21 jours avant l’AG n’a pas été respecté par exemple ou si un copropriétaire a été oublié.
