Modèle de lettre de convocation d’assemblée générale des copropriétaires

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La convocation d’assemblée générale : définition

La tenue d’une assemblée générale doit survenir au moins une fois par an dans une copropriété conformément à l’article 7 du décret du 17 mars 1967. Le but de cette assemblée est de permettre au syndicat de copropriétaires de se rencontrer et de débattre de différentes questions en relation avec la vie de l’immeuble. Au cours de cette assemblée générale, les différents points à l’ordre du jour seront soumis au vote selon les majorités prévues dans la loi.

C’est le syndic de copropriété qui doit se charger d’envoyer une convocation à tous les copropriétaires au minimum 21 jours avant la tenue de l’assemblée générale.

Attention !

Le délai de 21 jours est calculé à partir du lendemain de la réception de la convocation par les copropriétaires.

Le syndic de copropriété, le conseil syndical ou un copropriétaire peuvent convoquer d’autres assemblées générales durant l’année. On parle alors d’assemblées générales extraordinaires (AGE). Comme pour une assemblée générale ordinaire, le syndic de copropriété doit respecter un délai de 21 jours pour envoyer les convocations avant la tenue de l’AGE.

Attention !

Une assemblée générale peut être convoquée en urgence avec des délais plus courts. La loi prévoit un “délai raisonnable” mais ne précise pas de motifs précis de convocation. En cas de litiges avec les copropriétaires, c’est le juge qui évalue “l’urgence” de la convocation. Certaines résolutions pourront se faire invalidées en cas d’abus. On parle d’assemblée générale urgente.

Pour être valable, la convocation d’assemblée générale doit être écrite mais peut très bien être envoyée par lettre recommandée électronique. Cela permet de réaliser des économies notamment sur les frais d’envoi.

C’est également le syndic de copropriété qui tient l’assemblée générale et qui doit faire respecter les résolutions approuvées en AG telles que les travaux de copropriété, les modifications du règlement de copropriété, etc.

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Le contenu d’une convocation en assemblée générale

Le contenu d’une convocation en assemblée générale est assez réglementé. La convocation doit notamment mentionner :

La date, l’heure et le lieu de tenue de l’assemblée générale :

Il convient de noter que, depuis la crise sanitaire, l’assemblée générale peut se tenir en visioconférence grâce à un outil numérique tel que Zoom par exemple. Dans ce cas, il faudra préciser le mode de tenue dans la convocation. Il n’est pas nécessaire de fournir les éléments nécessaires à la connexion au moment de l’envoi de la convocation. Cela pourra se faire dans un second temps.

Les copropriétaires peuvent également décider de voter par correspondance, c’est-à-dire par anticipation de l’assemblée générale grâce à un formulaire fourni par le syndic de copropriété. Dans le cas où le syndic choisit d’imposer le vote par correspondance, cela doit également être mentionné dans le mode de tenue de l’assemblée générale.

Bon à savoir :

Depuis la crise sanitaire, le syndic de copropriété peut décider seul du mode de tenue d’assemblée générale jusqu’au 1er avril 2021 conformément à l’article 8 de l’ordonnance du 18 novembre 2020).

L’ordre du jour :

L’ordre du jour liste les points qui seront abordés lors de l’assemblée générale. C’est le syndic de copropriété qui établit l’ordre du jour, en collaboration avec le conseil syndical. Les copropriétaires peuvent ajouter des résolutions en contactant le syndic ou le conseil syndical en amont de la réception de la convocation. La demande se fait par l’envoi d’un courrier recommandé avec accusé de réception.

Attention !

Si vous souhaitez changer l’ordre du jour de l’AG, vous devez envoyer un ordre du jour complémentaire. Cela est possible si et seulement si l’assemblée générale a lieu dans plus d’un mois. En effet, le délai de 21 jours se doit d’être respecté, même pour un complément d’ordre du jour. Si cela n’est pas possible, le syndic de copropriété sera dans l’obligation d’ajouter la résolution à la prochaine assemblée générale.

Les pouvoirs et votes par correspondance :

Conformément à l’article 22 de la loi du 10 juillet 1965, toutes les convocations doivent fournir un mandat, c’est-à-dire, une procuration qui offre la possibilité à un copropriétaire de donner son pouvoir à un représentant.

Attention !

Contrairement au vote par correspondance, le mandataire à qui vous donner pouvoir n’a pas l’obligation de respecter vos consignes de vote. Il est donc conseillé de choisir une personne de confiance.

En annexe, les copropriétaires devront également trouver un formulaire de vote par correspondance. Ceux qui ne pourront pas assister à l’assemblée générale pourront alors voter par anticipation aux résolutions à l’ordre du jour. L’avantage de ce dispositif est que le copropriétaire peut être sûr que son vote sera respecté. Il suffit de remplir le formulaire en votant sur toutes les résolutions et de l’envoyer au syndic de copropriété. Celui-ci devra le recevoir trois jours francs avant la tenue de l’assemblée générale. Les votes de copropriétaires ayant voté par correspondance seront alors pris en compte.

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Les annexes :

La convocation doit contenir toutes les informations possibles pouvant aider les copropriétaires à prendre une décision concernant les résolutions. Les annexes doivent donc contenir des devis potentiels en cas de travaux, plusieurs projets de contrats de syndic pour mettre en concurrence le syndic en place, des informations sur le budget, le détail des frais du syndic, etc.

Pour en savoir plus :

Découvrez un article détaillé sur la convocation en assemblée générale.

Modèle gratuit de lettre de convocation d’assemblée générale

Nom Prénom copropriétaire

Adresse

Complément d’adresse

Ville - Code postal

Nom prénom du gestionnaire / syndic

Adresse

Complément d’adresse

Ville - Code postal

Le -- / -- / --

Objet : Convocation en assemblée générale

Madame, Monsieur

J'ai l'honneur de vous convier à l'assemblée générale du syndicat des copropriétaires situé (adresse de la copropriété).

Cette dernière se tiendra le :

(date) à (heure),

(Adresse du lieu de tenue) / l’assemblée aura lieu en visioconférence / *L’assemblée aura lieu par correspondance uniquement.

Cette assemblée sera appelée à délibérer sur l'ordre du jour suivant : ***

1 - Élection du président de la présente assemblée (Majorité simple de l'article 24)

2 - Élection du secrétaire de la présente assemblée (Majorité simple de l'article 24)

3 - Compte rendu d'activité du conseil syndical (Aucune majorité requise)

4 - Quitus à donner au syndic pour sa gestion arrêtée au (date de fin de mandat) (Majorité simple de l'article 24)

5 - Approbation du budget prévisionnel de l'exercice du (date de début de l’exercice) au (date de fin de l’exercice)

6 - Adoption par le syndicat des copropriétaires de la forme coopérative (Majorité absolue de l'article 25-1)

7 - Désignation des membres du conseil syndical (Majorité absolue de l'article 25-1)

8 - Montant des marchés et contrats - Mise en concurrence (Majorité absolue de l'article 25-1)

9 - Questions diverses (Aucune majorité requise)

Si vous ne pouvez pas être présent à cette réunion, nous vous demandons de bien vouloir vous faire représenter à l’aide du pouvoir ci-joint.

Pour rappel, l’article 22 de la loi du 10 juillet 1965 dispose que tout copropriétaire peut déléguer son droit de vote à un mandataire, que ce dernier soit ou non membre du syndicat. Chaque mandataire ne peut recevoir plus de trois délégations de vote sauf si le total des voix dont il dispose (les siennes et celles de ses mandants) n'excède pas 10 % des voix du syndicat(1). Cependant, conformément à l’article 13 de l’ordonnance n° 2020-595 du 20 mai 2020, par dérogation à l’article susvisé, et jusqu’au 31 janvier 2021, un mandataire peut recevoir plus de trois délégations de vote si le total des voix dont il dispose lui-même et de celles de ses mandants n’excède pas 15 % des voix de la copropriété

**Vous pouvez également voter en remplissant le formulaire de vote par correspondance ci-joint. Il devra être transmis à votre conseil syndical au plus tard trois jours avant le début de l'assemblée.

(1) Le Syndic, son conjoint, le partenaire lié à lui par un PACS et ses préposés ne peuvent présider l’assemblée générale ni recevoir mandat pour représenter un copropriétaire.

Je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de mes sentiments distingués.

*Dans le cas d’une assemblée générale se tenant uniquement par vote par correspondance, il n’est pas nécessaire de mentionner une heure ou un lieu. Mais la mention de la date de tenue est impérative.

**Dans le cas d’une assemblée générale se tenant uniquement par vote par correspondance, remplacez la mention “Voter à l'aide du formulaire de vote par correspondance ci-joint. Il devra être transmis à votre conseil syndical au plus tard trois jours avant le début de l'assemblée”

*Dans le cas d’une assemblée générale se tenant uniquement par vote par correspondance**, il n’est pas nécessaire d’inscrire des résolutions relatives à l’élection du bureau.

Bon à savoir :

Le modèle de convocation en assemblée générale mis à disposition présente une liste non exhaustive des possibles résolutions à mettre à l’ordre du jour. Ce dernier sera à établir précisément avec le conseil syndical en fonction des besoins de la copropriété.