Les missions du syndic : gérer la copropriété

Syndic de copropriété : son rôle et ses missions

Comme le dispose la loi du 10 juillet 1965, le syndic de copropriété, véritable gestionnaire de la copropriété, est obligatoire (même pour une petite copropriété avec peu de lot). Le syndicat des copropriétaires choisit élit son syndic par un vote à la majorité absolue en assemblée générale.

Il existe actuellement trois modèles de gestion de la copropriété aux fonctionnements différents :

• Le syndic professionnel : la gestion de la copropriété est confiée à un cabinet professionnel en échange d’honoraires. Le cabinet facture par ailleurs des frais annexes pour toute prestation non incluse dans son contrat de base (convocation d’une assemblée générale extraordinaire par exemple). Un syndic professionnel doit être obligatoirement en possession d’une carte professionnelle, délivrée par la Chambre des Commerces et de l’Industrie (CCI) pour une durée de 3 ans ;
• Le syndic bénévole : dans ce cas, c’est un copropriétaire élu en AG qui détient la qualité de syndic. Ce dernier est rémunéré ou non, sur décision des copropriétaires en assemblée générale à la majorité absolue ;
• Le syndic coopératif : lorsque la copropriété est gérée par un syndic coopératif, c’est le conseil syndical qui assure les missions du syndic. Bien que le président du conseil syndical détient seul la qualité de syndic, tous les conseillers syndicaux participent dans les faits à son administration et se répartissent les tâches en fonction de leurs affinités et disponibilités.

Cependant, peu importe le modèle de gestion immobilière et la taille de la copropriété (de très petite à très grande), les missions du syndic sont toujours les mêmes. En effet, elles sont définies par l’article 18 de la loi de 1965. Nous vous détaillons ci-dessous l’ensemble des missions du syndic afin de mieux comprendre son rôle et ses obligations au sein de la copropriété.

Bon à savoir :

Les syndics coopératifs et bénévoles sont des alternatives aux syndics professionnels classiques. En effet, les modèles en autogestion proposent plusieurs avantages : baisse des charges de copropriété, transparence dans la gestion, amélioration de la convivialité, etc. En moyenne, les copropriétaires accompagnées par Matera économisent 30% de leurs charges de copropriété, et jusqu’à 50% sur le coût du syndic ! Dans le cadre d'une copropriété neuve, un syndic provisoire peut être mis en place afin de permettre aux nouveaux copropriétaires de se rassembler pour choisir leur syndic !

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Les missions administratives du syndic

Le syndic a la responsabilité de convoquer les assemblées générales annuelles et extraordinaires, en préparant l'ordre du jour et en s'assurant que tous les copropriétaires sont dûment informés. C’est lors de ces réunions que le syndicat des copropriétaires se rassemble pour voter des décisions concernant la vie de l’immeuble. Le syndic doit ainsi établir un ordre du jour, envoyer les convocations aux copropriétaires, tenir l'assemblée générale puis envoyer les procès-verbaux (PV) à chaque copropriétaire de l’immeuble.

Les autres missions administratives du syndic sont les suivantes :

• L'immatriculation de la copropriété au Registre National des Copropriétés (RNC) et la mise à jour annuelle des données financières dans un délai de deux mois suivant l’assemblée générale qui a approuvé les comptes annuels ;
• La surveillance du respect du règlement de copropriété (RCP) et le rappel à l’ordre des copropriétaires et locataires si nécessaire ;
• L’exécution des décisions prises en assemblée générale ;
• La gestion des mutations dans l’immeuble ;
• La mise à jour des documents administratifs de la copropriété (fiche synthétique, carnet d’entretien, diagnostic technique global, etc.).

Les missions financières du syndic

La mission financière principale des syndics de copropriété est la tenue quotidienne de la comptabilité. En effet, la loi du 10 juillet 1965 dispose que chaque copropriété doit justifier d’un exercice comptable à l’aide de plusieurs documents : la balance, le grand livre comptable et le relevé des dépenses générales. C’est au syndic de copropriété d’éditer ces documents et de les mettre à jour dès que nécessaire.

Les autres missions financières du syndic sont les suivantes :

• L’ouverture d’un compte bancaire séparé au nom du syndicat des copropriétaires ;
• La préparation du budget prévisionnel (qui sera voté par les copropriétaires en assemblée générale) ;
• L’envoi des appels de fonds et la collecte des charges de copropriété ;
• Le recouvrement des impayés, le cas échéant ;
• Le paiement des fournisseurs et prestataires de la copropriété.

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La garantie de la bonne tenue de l’immeuble

Le syndic, choisit par les copropriétaires, est aussi garant de l’état de la copropriété ainsi que de la sécurité des copropriétaires. De ce fait, il fait intervenir plusieurs prestataires au sein de l'immeuble : société de nettoyage, ascensoriste, entretien des VMC (Ventilation Mécanique Contrôlée), etc.

L’ensemble des contrats fournisseurs signés entre les prestataires et le syndicat des copropriétaires sont gérés par le syndic. Ce dernier peut, à chaque date anniversaire, renégocier le contrat afin d’obtenir un prix plus avantageux et/ou de meilleures garanties. Le syndic peut également faire jouer la concurrence en comparant les contrats à renégocier avec des offres d’entreprises concurrentes.

De plus, le syndic de copropriété doit aussi engager des travaux dans l’immeuble. La décision n’est cependant pas de son ressort. En effet, ce sont les copropriétaires qui votent les travaux en assemblée générale. Les règles de majorité dépendent de la nature des travaux engagés.
Le syndic joue un rôle crucial dans la conservation du patrimoine immobilier de la copropriété, en s'assurant que tous les travaux de réparation et d'entretien sont réalisés en temps voulu et conformément aux normes.

Les missions du syndic lors de la réalisation des travaux sont les suivantes :

• En amont, mettre en concurrence plusieurs entreprises en demandant un devis chiffré qui sera présenté aux copropriétaires en assemblée générale ;
• Une fois les travaux votés, assurer le suivi du chantier tout au long de son exécution ;
• Réceptionner les travaux et si besoin, lever des réserves et activer les différentes garanties de construction (assurance dommages-ouvrage, garantie de parfait achèvement, etc.).

Le syndic a la responsabilité de maintenir et d'améliorer les parties communes de l'immeuble, y compris les espaces verts, les halls d'entrée, et les équipements collectifs.

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Les autres missions du syndic de copropriété

Au-delà des trois principales missions du syndic de copropriété, ce dernier possède d’autres responsabilités liées à sa fonction. Nous vous les détaillons ci-dessous.

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Représenter légalement le syndicat des copropriétaires

Le syndic de copropriété est aussi le représentant légal du syndicat des copropriétaires vis-à-vis des tiers :

• Les prestataires externes : c’est le syndic qui signe l’ensemble des contrats au nom des copropriétaires ;
• La justice : en cas de litige, le syndicat des copropriétaires est légalement représenté par le syndic de copropriété. De ce fait, le syndic n’a pas besoin d’autorisation des copropriétaires pour défendre la copropriété lorsqu’elle est attaquée en justice.

Bon à savoir :

Si le syndic souhaite intenter une action en justice au nom de la copropriété, il doit obligatoirement obtenir l’autorisation des copropriétaires par un vote à la majorité simple en assemblée générale.

Gérer le personnel employé par la copropriété

Dans les faits, les salariés de la copropriété ne sont pas employés par le syndic, mais par le syndicat des copropriétaires. En effet, ce sont les copropriétaires qui décident du recrutement de salariés à la majorité absolue en assemblée générale. Cependant, la gestion des salariés est bel et bien une mission confiée au syndic de copropriété. 

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Les missions relatives à la gestion du personnel sont les suivantes :

• Produire chaque mois les bulletins de paie ;
• Gérer les remplacements et les arrêts maladie ;
• Licencier un ou plusieurs employés lorsque la situation l’oblige ;
• Remplir les documents administratifs, comme le Document Unique d’Evaluation des Risques pour la Santé et la Sécurité des Travailleurs (DUERSST). Ce papier vise à renforcer la sécurité et la santé des employés grâce à l’instauration de mesures préventives.

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Répondre aux interrogations des copropriétaires et du conseil syndical

Le syndic de copropriété est l’interlocuteur privilégié du syndicat des copropriétaires et du conseil syndical en cas d’interrogations. Ainsi, le syndic doit se rendre disponible au minimum la semaine (jours ouvrés) par téléphone ou par e-mail pour répondre aux sollicitudes des membres de la copropriété.

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Cette mission n’est pas inscrite dans la loi de 1965, mais de par son rôle de gestionnaire, une certaine qualité de service est attendue. C’est encore plus le cas pour les copropriétés gérées par un syndic professionnel, car ce dernier facture des honoraires pour prendre en charge l’administration de l’immeuble.

Bon à savoir :

Si la copropriété dispose d’un conseil syndical, c’est généralement ce dernier qui fait le lien entre le syndicat des copropriétaires et le syndic.

Que faire si le syndic n’effectue pas correctement ses missions ?

Lorsque le syndic de copropriété ne remplit pas ses missions alors que (dans le cadre d'un syndic professionnel) les honoraires continuent d'être payées, il est en infraction avec la loi de 1965. En fonction des manquements commis, les copropriétaires peuvent prendre plusieurs actions correctives : 

• Révoquer le syndic : cette procédure correspond à la rupture du contrat de syndic au cours de son mandat. Cependant, il est impératif de justifier la révocation par un ou plusieurs motifs légitimes et sérieux. La révocation est votée sur décision de l’assemblée générale à la majorité absolue ;
• Engager la responsabilité civile du syndic : si le syndic cause préjudice au syndicat des copropriétaires, ce dernier peut engager la responsabilité civile du syndic. C’est le cas notamment lorsque la copropriété est en déficit budgétaire à cause du non-recouvrement des charges ou d’une erreur comptable ;
• Engager la responsabilité juridique du syndic : cette responsabilité est engagée s’il commet un délit, comme le détournement de fonds de la copropriété ou une blessure causée à autrui par l’inaction face à la dégradation de l’immeuble.

Veuillez garder à l'esprit qu'il est essentiel que le syndic agisse de manière proactive pour anticiper et résoudre les problèmes de la copropriété tout en maintenant une communication régulière avec le conseil syndical et les copropriétaires.

Afin d'être sûr de choisir le bon syndic, vous pouvez consultez nos comparateurs de charges mais aussi de modèles de syndic !

Bon à savoir :

Il est important de noter que révoquer son syndic ou engager une procédure judiciaire contre ce dernier n’est pas à prendre à la légère. En effet, en cas de révocation abusive par exemple, le syndicat des copropriétaires pourra être condamné à payer des dommages et intérêts au syndic. Si vous souhaitez révoquer votre syndic de copropriété, Matera vous accompagne gratuitement dans vos démarches !