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Lorsque la copropriété est gérée par les copropriétaires eux-mêmes, et non par un syndic professionnel, se doter d’un logiciel de gestion peut être judicieux. En effet, l’autogestion d’une copropriété, que ce soit en syndic bénévole ou en syndic coopératif, nécessite que les copropriétaires qui gèrent la copropriété disposent de certaines compétences, notamment juridiques et comptables. Or, certaines de ces connaissances peuvent faire défaut ou le temps peut également venir à manquer.
Pour éviter les erreurs et faciliter la gestion d’une copropriété autogérée, il est ainsi souvent utile de se doter d’un logiciel de gestion pour syndic. Les tâches chronophages sont automatisées et, en cas de besoin, un accompagnement technique est fourni.
On vous explique quels sont les intérêts à utiliser un logiciel de gestion pour un syndic non professionnel.
Pourquoi opter pour un syndic non professionnel ?
Le syndic bénévole tout comme le syndic coopératif, prévus par la loi du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis, sont composés d’un ou plusieurs copropriétaires élus en assemblée générale par le syndic des copropriétaires à la majorité absolue.
C’est un mode d’autogestion d’une copropriété qui présente de nombreux avantages pour l’ensemble des copropriétaires, notamment :
- Des économies significatives : en effet, il n’y a pas d’honoraires à payer au syndic non professionnel, qui n’est pas obligatoirement rémunéré. Le prix du syndic est donc considérablement réduit ;
- Une prise de décision accélérée : pas d’intermédiaire, les décisions sont directement prises par un ou plusieurs copropriétaires ;
- Une gestion plus transparente : le syndic non professionnel étant composé d’un ou plusieurs copropriétaires, il servira les mêmes intérêts que ces derniers.
Logiciel de gestion de syndic : un gain de temps et de compétences pour les copropriétés autogérées
Les missions de ces formes de syndic non professionnels sont les mêmes que celles assumées par un syndic professionnel. Or, ces syndics peuvent être confrontés à deux problèmes principaux :
- N’étant pas des professionnels, certaines compétences, notamment juridiques et comptables, nécessaires à la bonne gestion de la copropriété (par exemple, établir le budget prévisionnel, faire appliquer le règlement de copropriété, collecter les charges via l’envoi des appels de fonds, renégocier les contrats fournisseurs régulièrement, etc.), peuvent leur faire défaut ;
- N’étant pas payés (ou peu), ils exercent souvent d’autres activités rémunérées à côté et ne disposent donc pas d’autant de temps pour gérer la copropriété qu’un syndic professionnel.
Face à ces problématiques couramment rencontrées par les syndics non professionnels, les logiciels de gestion pour les syndics se sont développés. Gain de temps, conseil d’experts… tout a été pensé pour éviter les erreurs et assister un syndic non professionnel dans sa gestion de la copropriété. C’est précisément dans cette optique que Matera a créé sa solution tout-en-un, pour accompagner ces syndics autogérés de A à Z, via deux leviers différents que nous allons vous détailler ci-après.
Logiciel de gestion de syndic : une plateforme intuitive et performante pour les sujets courants
Matera a pensé et créé un outil en ligne qui a pour but de permettre aux syndics bénévoles et coopératifs de pouvoir s’occuper facilement de la gestion courante de leur copropriété.
Logiciel de gestion pour syndic : une gestion simplifiée
Ainsi, les tâches les plus chronophages y ont été automatisées et peuvent être réalisées directement via la plateforme.
Voici les principales tâches que Matera vous simplifie :
L’organisation et la tenue des assemblées générales
La préparation des assemblées générales de copropriété peut se faire directement sur la plateforme. Toutes les étapes ont été automatisées et prévues pas à pas pour assister le syndic, qui n’a plus qu’à suivre les indications :
- Choix de la date de l'assemblée générale ;
- Ajout des résolutions à mettre à l’ordre du jour ;
- Envoi des convocations ;
- Tenue de l'assemblée générale (par visioconférence ou en présentiel) ;
- Envoi des procès-verbaux récapitulant les décisions votées directement depuis la plateforme (par mail ou courrier).
La gestion des comptes de la copropriété
La comptabilité, tâche fastidieuse et précise, fait partie des plus redoutées par les syndics non professionnels. C’est pourquoi l’ensemble des tâches de comptabilité qui incombent au syndic ont été intégrées et simplifiées par Matera au sein de sa plateforme :
- Accès au compte de paiement de la copropriété (ouverture d’un compte possible directement depuis Matera en moins de 48h ouvrées) ;
- Établissement du budget prévisionnel ;
- Tenue des comptes automatisée ;
- Collecte les charges via les appels de fonds (envoi automatique et relances impayées programmables via Matera) ;
- Paiement des fournisseurs directement sur la plateforme ;
- Édition automatique des différents documents comptables ;
- Etc.
La communication au sein de la copropriété
La possibilité est offerte aux syndics bénévoles et coopératifs de :
- Centraliser toutes les informations importantes de la copropriété sur la plateforme ;
- Et d’en discuter avec les autres habitants directement depuis leur espace personnel.
Il est aussi possible de communiquer avec d’autres copropriétés clients de Matera pour discuter des problématiques rencontrées et de les résoudre grâce au partage d’expérience.
Logiciel de gestion pour syndic : des experts pour les sujets techniques
Mais, que faire pour les tâches très techniques, qui ne sont pas automatisables ou lorsque le syndic rencontre des problématiques précises et pointues ? Dans ce cas, Matera met à la disposition de ses copropriétés clientes des experts dédiés, le tout sans aucun frais supplémentaire !
Voici les cinq domaines de compétence des experts de Matera :
- Les experts travaux : ils accompagnent les copropriétés lors du choix de leurs prestataires, les conseillent lorsqu’ils ont des projets de travaux, peuvent assister à la levée des réserves lors de la réception d’un chantier et s’assurer qu’il n’y ait pas de malfaçons. Ils répondent également à toutes autres questions relatives aux travaux des copropriétés clientes ;
- Les juristes : ils s’assurent que les copropriétés clientes et leurs contrats sont en conformité avec la loi. Ils peuvent ainsi relire gratuitement certains documents juridiques (par exemple, une convocation d’assemblée générale pour vérifier sa conformité). Ils répondent également à toutes les questions juridiques relatives à la copropriété qui peuvent émerger et auxquelles le syndic ne trouve pas de réponse ;
- Les experts comptabilité : ils s’occupent de la reprise comptable de la copropriété lors du changement de syndic et aident les copropriétés clientes à paramétrer la plateforme pour leur permettre d’automatiser les tâches comptables ;
- Les experts rénovation énergétique : ils se chargent de l’analyse du besoin de la copropriété en fonction de l’audit énergétique, renseignent les conseillers syndicaux sur les aides auxquelles la copropriété peut prétendre et accompagne le syndicat des copropriétaires du lancement des travaux jusqu’au suivi du projet ;
- Les experts renégociation de contrats : parce que certains contrats fournisseurs représentent une grosse partie des charges de copropriété, Matera accompagne ses clients dans la renégociation de chaque contrat fournisseur afin de réaliser des économies pérennes à l’ensemble des copropriétaires.
Matera leur offre aussi un référent, disponible du lundi au vendredi de 9h à 19h pour les assister au quotidien.
Quelle procédure suivre pour pouvoir souscrire à un logiciel de gestion pour syndic ?
Voici les étapes à suivre par les copropriétaires avant de pouvoir souscrire à un logiciel de gestion :
- Étape 1 : rédiger sa demande de souscription à un logiciel de gestion (et de passage à un syndic non professionnel le cas échéant) et l’envoyer par lettre recommandée avec accusé de réception au syndic en exercice. La lettre doit être envoyée au plus tard 21 jours avant la date où l’assemblée statuera sur cette demande. Il est recommandé d’envoyer sa demande deux mois avant la date de l’assemblée générale.
- Étape 2 : soumettre la résolution lors de l’assemblée générale ;
- Étape 3 : faire voter la décision en assemblée générale à la majorité absolue.
