Ihr Hausverwalter legt sein Amt nieder? Das können Sie tun! (inkl. Schritt-für-Schritt-Anleitung)

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Die Hausverwaltung ist das Handlungsinstrument der Eigentümergemeinschaft und für das organisatorische Miteinander in der WEG enorm wichtig. 

Legt die Hausverwaltung ihr Amt jedoch nieder, kann dies die WEG vor unerwartete Fragen und Entscheidungen stellen. Was Sie zur Amtsniederlegung der Hausverwaltung wissen sollten und wie Ihre WEG in einem solchen Fall am besten vorgeht, lesen Sie in diesem Beitrag.

1. Wieso legt ein Hausverwalter sein Amt nieder?

Im Normalfall endet die Tätigkeit eines Verwalters entweder mit dem Ablauf des Verwaltervertrags oder mit der Kündigung seitens der WEG im Rahmen der Eigentümerversammlung

Allerdings kann auch ein Hausverwalter sein Amt niederlegen.

Und das kann einige Gründe haben. So ist die Wahrscheinlichkeit sehr hoch, dass in den kommenden Jahren viele Hausverwalter in Anbetracht ihres Alters in den Ruhestand gehen. Dies kann insbesondere kleinere WEGs, also solche mit weniger als 10 Einheiten wie die klassischen zweier oder dreier WEGs, hart treffen: Diese haben bereits jetzt mit dem Rückzug von Hausverwaltern zu kämpfen.

Andere Gründe, weshalb ein Hausverwalter sein Amt niederlegen kann, sind Misskommunikation und Konflikte innerhalb der WEG, die die Zusammenarbeit schlichtweg untragbar machen. 

2. Wann ist die Amtsniederlegung rechtens, wann nicht? 

Die Trennung von einer WEG und der Hausverwaltung kann einerseits durch die Abberufung des Hausverwalters seitens der Wohnungseigentümer geschehen. Anderseits legt der Verwalter sein Amt nieder.

Die Amtsniederlegung ist gesetzlich nicht normiert, aber gängig und anerkannt.

Anders als beispielsweise bei einer vorzeitigen Kündigung des Mietverhältnisses, brauch es bei der Amtsniederlegung keinen besonderen Grund des Verwalters und sie bedarf auch nicht der Zustimmung der Eigentümer. 

Der WEG-Verwalter kann demnach sein Amt jederzeit mit sofortiger Wirksamkeit niederlegen. Dies entschied auch das Landgericht Karlsruhe in seinem Urteil vom 11. Dezember 2012 (Az. 11 S 231/11) sowie das Amtsgericht Hamburg-Blankenese (Beschl. v. 05. Januar 2017, 539 C 47/15). 

Dennoch kann sich der Hausverwalter schadensersatzpflichtig machen, wenn es sich um eine unberechtigte Amtsniederlegung handelt. Dies ist insbesondere der Fall, wenn die Amtsniederlegung zu einem Zeitpunkt stattfindet, in dem wichtige Verwaltungsaufgaben anstehen. Wenn der Eigentümergemeinschaft hierdurch ein Nachteil entsteht, ist der Verwalter zum Ersatz des entstandenen Schadens verpflichtet. 

Auch kann sich der Verwalter dann schadensersatzpflichtig machen, wenn er durch das Niederlegen seines Amtes gegen den zuvor geschlossenen Verwaltervertrag verstößt.

Umgekehrt besteht auch aufseiten des Verwalters ein Anspruch auf Schadensersatz, wenn dieser sein Amt berechtigterweise niedergelegt hat und beispielsweise noch die Zahlung des Honorars aussteht. 

Ein wichtiger Grund kann speziell in Pflichtverstößen seitens der Eigentümer liegen, die imstande sind, das Vertrauensverhältnis zwischen der WEG und dem Verwalter nachhaltig zu beeinträchtigen und es dem Verwalter unzumutbar machen, sein Amt fortzuführen. In der Praxis liegt ein wichtiger Grund bspw. in folgenden Fällen vor: 

  • Ausbleibenden Honorarzahlungen,
  • der Weigerung, eine Vollmachtsurkunde auszustellen, aus welcher der Umfang der Vertretungsmacht ersichtlich ist,
  • Beleidigungen oder Handgreiflichkeiten (sowie weiteren Delikten),
  • wenn die Eigentümer den Verwalter zur Nichtbeachtung von geltender Rechtsprechung anstiften,
  • wenn dem Verwalter wichtige Unterlagen für die Abrechnung nicht übergeben werden.
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Gut zu wissen :
Die Erklärung der Amtsniederlegung muss nicht allen Wohnungseigentümern zugehen. Wird diese im Rahmen der Eigentümerversammlung durch den (noch) Verwalter verkündet, erfolgt die Beendigung des Verwalteramts auch, wenn nicht alle Wohnungseigentümer auf der Versammlung anwesend sind.

3. Kann ein Hausverwalter jederzeit sein Amt niederlegen? 

Ja, ein Hausverwalter kann jederzeit sein Amt mit sofortiger Wirkung niederlegen. 

Wird die Niederlegung auf der Wohnungseigentümerversammlung verkündet, auf der nicht alle Eigentümer teilnehmen, ist sie dennoch wirksam: Die Amtsniederlegung muss nicht allen Eigentümern zugehen. 

Übrigens: Allein die Kündigung des Verwaltervertrags aus wichtigem Grund bedeutet nicht unbedingt auch die sofortige Amtsniederlegung des Verwalters. Verantwortlich hierfür ist die sogenannte „Trennungstheorie“, die zwischen den organschaftlichen Akten der Bestellung und Abberufung bzw. Amtsniederlegung der Hausverwaltung und dem schuldrechtlichen Geschäft, namentlich der Kündigung und dem Abschluss des Verwaltervertrags, unterscheidet.

Daher ist es für die Hausverwaltung ratsam, bei Amtsniederlegung gleichzeitig auch die Kündigung des Vertrags zu erklären und vice versa. 

4. Was kann die WEG tun, wenn der Hausverwalter zurücktritt? (Schritt-für-Schritt-Anleitung) 

Die Amtsniederlegung der Hausverwaltung kann für Wohnungseigentümergemeinschaften durchaus überraschend kommen und führt dazu, dass sich die WEG damit beschäftigen muss, wie es zumindest hinsichtlich ihrer Verwaltung für sie weitergeht und welche Alternativen zu dem bisherigen Hausverwalter noch zur Auswahl stehen. Wie eine WEG in einem solchen Fall am besten vorgeht, erfahren Sie in dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung. 

Gegenseitig nach Amtsniederlegung in der WEG beraten & Gespräch mit Verwalter suchen

In vielen Fällen war die Amtsniederlegung des Hausverwalters absehbar, etwa wenn sich dieser in den Ruhestand zurückzieht. Doch manchmal kommt sie überraschend für viele Eigentümer oder die Gründe des Verwalters sind nicht ganz ersichtlich. 

Es entsteht Klärungsbedarf, weshalb das Gespräch zur Hausverwaltung, aber auch zu den anderen Eigentümern gesucht werden sollte. Hier gilt es, Ruhe zu bewahren und sich damit auseinanderzusetzen, welche Schritte als Nächstes anstehen. 

Insbesondere in Fällen, in denen die Amtsniederlegung altersbedingt war oder aufgrund offensichtlicher Differenzen nicht abzuwenden ist, sollte sich schnellstmöglich mit der Suche nach einer neuen Hausverwaltung auseinandergesetzt werden. Welche Optionen WEGs hier haben, lesen Sie im nächsten Schritt. 

Neue Verwaltung suchen

Nun gilt es herauszufinden, in welcher Konstellation es mit der Verwaltung der Wohnungseigentümergemeinschaft weitergehen soll. Denn es obliegt der Eigentümergemeinschaft in ihrer Gesamtheit, einen neuen Verwalter zu suchen. Dies bedeutet jedoch nicht, dass jeder einzelne Eigentümer dazu verpflichtet ist, Angebote von potenziellen Hausverwaltungen einzuholen. Folgende Möglichkeiten sind denkbar:

Neue Hausverwaltung:

Um eine ordnungsgemäße Verwaltung der Wohnungseigentümergemeinschaft zu gewährleisten, sollte schnellstmöglich eine neue Hausverwaltung gefunden werden. Die Suche nach der einer guten Verwaltung gestaltet sich jedoch nicht immer als so einfach. 

Neben der Fachkompetenz sollte auch darauf geachtet werden, dass die Hausverwaltung zu den Bedürfnissen der WEG passt. Die Leistung und der Preis müssen stimmen, die Hausverwaltung sollte stets auf dem neuesten fachlichen Stand sein und ausreichend Erfahrung mit Wohnungseigentümergemeinschaften sowie Motivation mitbringen. 

Kurzum: Es ist eine Einzelfallentscheidung, die von der Objektgröße und weiteren individuellen Anforderungen der WEG abhängt. Daher sollten vorher die Erwartungen der einzelnen Eigentümer an die neue Hausverwaltung kommuniziert werden. 

Die Selbstverwaltung (mit professioneller Unterstützung):

Die Bestellung eines externen Verwalters ist nicht zwingend notwendig, daher kann das Modell der internen Selbstverwaltung ebenfalls attraktiv für WEGs sein.

Hier übernehmen die Eigentümer selbst die Verwaltungsaufgaben. In diesem Fall gibt es zwei Möglichkeiten: Einerseits kann die WEG komplett verwalterlos bleiben, andererseits kann ein Eigentümer der Gemeinschaft als Verwalter bestellt werden und übernimmt so die Aufgaben, die sonst einer externen Hausverwaltung obliegen. 

Dies hat insbesondere den Vorteil, dass die WEG, in der man selbst Eigentümer ist, eben auch eine „Herzensangelegenheit“ darstellt und Probleme externer Hausverwaltungen wie geringe Handlungsbereitschaft und unzureichende Verfügbarkeit oder auch zu hohe Kosten so umgangen werden.

Auch ist klar, dass die (Selbst-)Verwaltung einer WEG eine wichtige und zeitintensive Aufgabe ist und viel Fachwissen und Know-how in allen administrativen Bereichen der Arbeit erfordert. Doch dies ist nicht zwingend ein Hindernis, denn hier bieten innovative Anbieter wie Matera eine gelungene Ergänzung an, die aufkommende Schwachstellen mit passenden, digitalen Lösungen ausgleicht. 

Vielen klassischen Hausverwaltungen fällt der Sprung in die Digitalisierung schwer und sie leiden unter Personalmangel. Dies kann bei Matera und Co. nicht passieren, durch deren Struktur eine effiziente Zusammenarbeit zwischen Matera und den WEGs gewährleistet wird. 

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Gut zu wissen :
Das Expertenteam von Matera unterstützt WEGs in Selbstverwaltung beim Tagesgeschäft, von rechtlichen Fragen, über die Buchhaltung bis hin zu Themen rund um Sanierungsmaßnahmen. 

Der kommissarische Verwalter:

Die Aufgabe des kommissarischen Verwalters bestehen ausschließlich aus der Durchführung der dringender und wichtiger Maßnahmen und der Organisation der finalen Verwaltersuche sowie der Bestellung der neuen Hausverwaltung. Es handelt sich hierbei also um eine Übergangslösung. 

Der Notverwalter:

Wie der Name bereits verrät, handelt es sich bei dieser Form um eine Notlösung: Die Notverwaltung wird durch das Gericht eingesetzt. Dies kann von jedem Eigentümer verlangt werden. 

Der Rückgriff auf den Notverwalter soll aber nur das letzte Mittel darstellen. Die geschieht, nur, wenn es keine anderen Möglichkeiten mehr gibt, eine Lösung innerhalb der WEG bei dringlichen Angelegenheiten zu erzielen. Dringlichkeit liegt bspw. vor, wenn laufende Zahlungen erledigt werden müssen. Der Notverwalter kann dies vorübergehend übernehmen. 

Durchführung eines Umlaufbeschlussverfahrens oder einer Eigentümerversammlung 

Hat die Hausverwaltung ihr Amt niedergelegt, sollte sich im Rahmen einer  Eigentümerversammlung über die Ernennung der neuen Hausverwaltung oder das Einsetzen eines kommissarischen Verwalters abgestimmt werden. 

Dies kann bereits auf der Eigentümerversammlung geschehen, auf welcher der Verwalter seine Amtsniederlegung erklärt. Ansonsten wird hierzu regelmäßig eine außerordentliche Versammlung einberufen. 

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Gut zu wissen :
Der Beschluss ist anfechtbar, wenn die Ernennung des kommissarischen Verwalters nicht auf der Einladung zur Eigentümerversammlung angegeben wurde. Wurde der Beschluss angefochten, so wird eine außerordentliche Eigentümerversammlung einberufen und entweder die Wahl des “neuen” Verwalters bestätigt oder eine andere Hausverwaltung gewählt.  

Es besteht auch die Möglichkeit des Umlaufbeschlusses. Dies bedeutet, dass abseits der Eigentümerversammlung Beschlüsse in einer WEG getroffen werden können. Hierfür muss ein Beschlussantrag an alle im Grundbuch eingetragenen Eigentümer versendet werden, die dem Antrag einstimmig zustimmen müssen. 

Jedoch kann in der Teilungserklärung oder Gemeinschaftsordnung vereinbart werden, dass für einen einzelnen Gegenstand auch die einfache Mehrheit der abgegebenen Stimmen ausreichend ist. Der Umlaufbeschluss ist in § 23 Abs. 3 WEG geregelt. 

Wechsel zur neuen Verwaltung oder in die WEG-Selbstverwaltung

Hat sich die WEG nun beraten und über die organisatorische Weiterführung der WEG ausgetauscht, steht der konkrete Wechsel zu einer neuen Verwaltung oder zur Selbstverwaltung der WEG bevor.

Wird sich für eine neue Hausverwaltung entschieden, müssen entsprechende Angebote eingeholt werden. Bei der Kontaktaufnahme zu Hausverwaltern bietet sich eine Begehung der Wohnanlage an, da der potenzielle Verwalter so einen besseren Eindruck erhalten kann. 

Im Rahmen einer einberufenen Eigentümerversammlung stimmen die Eigentümer über die Einsetzung des neuen Verwalters ab, hier ist eine einfache Mehrheit ausreichend.

Um wiederum in die Selbstverwaltung zu wechseln, muss ein Eigentümer per Beschluss zum Verwalter bestimmt werden. 

Dies kann ebenfalls im Rahmen der Eigentümerversammlung oder eines Umlaufbeschlusses geschehen. Wurde sich für die Selbstverwaltung oder einen neuen Hausverwalter entschieden, geht’s an den Papierkram und der Verwaltervertrag wird unterzeichnet. 

5. BONUS: WEG effizienter und besser verwalten mit Matera 

Tritt der „Ernstfall“ ein und Ihre Hausverwaltung legt ihr Amt nieder, hoffen wir, dass Ihnen dieser Beitrag weiterhelfen konntenund Sie einen guten Überblick über die verschiedenen Optionen erlangt haben, die Ihrer WEG für die Zukunft offenstehen und nun einschätzen können, was auf Sie als Eigentümergemeinschaft zukommt und was es zu beachten gibt. 

Falls Ihr Hausverwalter sein Amt niedergelegt hat, sollten Sie das Angebot von Matera in Betracht ziehen.

Matera besteht aus einer hochmodernen Online-Plattform und einem Team aus WEG-Experten, die Ihrem internen Verwalter die Organisation Ihrer Wohnungseigentümergemeinschaft erleichtern und mögliche Lücken effektiv füllt.

Aufgaben wie das Erstellen des Jahresabschlusses oder des Wirtschaftsplans müssen so nicht mehr alleine durch die WEG übernommen werden, sondern können bequem und zuverlässig an Matera übergeben werden.  

Die fachliche Kompetenz umfasst nicht nur den juristischen Bereich, Matera steht der WEG auch bei Fragen rund um Bauvorhaben zur Seite. Ein weiterer Schwerpunkt liegt in der transparenten Kommunikation und ausgezeichneten Erreichbarkeit bei Anliegen der Eigentümergemeinschaft.

Holen Sie sich gern jederzeit ein kostenloses Angebot ein und erfahren Sie mehr darüber, wie Sie als WEG von Matera profitieren können!