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Sie suchen eine neue Hausverwaltung und stellen sich die Frage, wie man am besten vorgeht? Über 24 000 Hausverwaltungen bieten in Deutschland ihre Dienste an – da kann einem schon schwindlig werden. Es mangelt nicht an potenziellen Kandidaten. Es ist die Fülle an Möglichkeiten und die unterschiedlichen Leistungsprofile, die die Auswahl schwierig macht, die passende Hausverwaltung zu finden. Deshalb geben wir Ihnen in diesem Artikel eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, damit Sie schneller und einfacher eine neue Verwaltung finden.
1. Rechtzeitig mit der Suche nach dem neuen Hausverwalter starten
Gute Entscheidungen werden selten unter Zeitdruck und Informationsmangel getroffen. Insbesondere, wenn ein Verwalterwechsel ansteht oder zum ersten Mal ein Hausverwalter bestellt werden muss.
Und es gibt mehrere Anlässe, die zur Folge haben, dass ein (neuer) Hausverwalter gesucht werden muss:
- Entstehung bzw. Gründung der Wohnungseigentümergemeinschaft: Bei der Erstbestellung bestimmt in den meisten Fällen der Bauträger den Verwalter. Die Vertragsdauer des Verwaltervertrags ist bei einer Erstbestellung auf maximal 3 Jahre begrenzt.
- Auslaufen des Verwaltervertrags bzw. Nichtverlängerung des Mandats: Die Dauer eines Verwaltervertrags ist prinzipiell Verhandlungssache. Allerdings ist die Laufzeit des Vertrages gesetzlich auf 5 Jahre (3 Jahre bei Erstbestellung) begrenzt.
- Die WEG kündigt den aktuellen Verwalter wegen Pflichtverletzungen oder aber spricht eine ordentliche Kündigung aus, sollte der Vertrag diese Möglichkeit vorsehen.
- Der amtierende Hausverwalter legt sein Amt nieder, z. B. aus Alters- oder Gesundheitsgründen. Oder aber auch aufgrund von persönlichen Inkompatibilitäten oder bei sehr schwierigen WEGs.
In allen Fällen ist es empfehlenswert, so früh wie möglich die Suche nach einer neuen Hausverwaltung zu starten. 3 bis 4 Monate Vorlaufzeit sollten in jedem Fall einkalkuliert werden, um die beste Lösung für Ihre WEG zu finden.
2. Zuständigkeiten bei der Verwaltersuche abklären
Gute Kommunikation ist das A und O in einem Gebäude mit mehreren Eigentümern! Erst recht, wenn ein neuer Hausverwalter gesucht wird. So ist es wenig sinnvoll, wenn einzelne Mitglieder aus der Wohnungseigentümergemeinschaft wahllos mit Hausverwaltern in Kontakt treten und sich Angebote einholen. Dadurch entsteht ein großes Durcheinander!
Bei der Verwaltersuche sollte im besten Fall der Verwaltungsbeirat die Suche nach möglichen Kandidaten übernehmen. Falls diese Position nicht vergeben wurde, kann die Eigentümergemeinschaft die Suche nach einer neuen Hausverwaltung auch auf eine Gruppe von 2 oder 3 Miteigentümern übertragen.
3. Verschiedene Formen der Hausverwaltung in Betracht ziehen
Hausverwaltung ist nicht gleich Hausverwaltung! Vielen Eigentümer ist nicht bewusst, dass es neben der klassischen Hausverwaltung auch Alternativen gibt, die bei der Suche nach einer neuen Lösung auf jeden Fall in Betracht gezogen werden sollten.
Eine Option ist die digitale Hausverwaltung, die sich seit einigen Jahren etabliert hat. Deutlich spannender könnte für viele Eigentümergemeinschaften die Selbstverwaltung sein, bei der aus den eigenen Reihen der WEG ein Eigentümer als interner Verwalter bestellt wird. Im Gegensatz zu vielen anderen Formen der Hausverwaltung ist in diesem Fall immer ein Ansprechpartner vor Ort, um Probleme zu lösen.
Lange stand dieses Modell etwas im Abseits, da Eigentümer Angst vor hohem Arbeitsaufwand oder einem Mangel an Fachwissen hatten. Doch heutzutage gibt es innovative Anbieter wie Matera, die die Selbstverwaltung zu einer attraktiven Alternative zur klassischen Hausverwaltung machen. Und das nicht nur für kleine Eigentumsgemeinschaften mit wenigen Wohneinheiten!
Gut zu wissen: Die WEGs, die von Matera bei der Selbstverwaltung unterstützt werden, haben unterschiedliche Größen. Im Schnitt brauchen WEGs mit rund 20 Wohneinheiten nur 2 bis 3 Stunden pro Monat für die WEG-Verwaltung. Und bei komplizierten Themen übernehmen die Experten von Matera (z. B. Buchhaltung, Mahnungen, rechtliche Fragestellungen oder Betreuung von Renovierungsarbeiten).
4. Auswahlkriterien bestimmen
Machen Sie sich schon vor der ersten Kontaktaufnahme Gedanken um die Auswahlkriterien. Das macht zunächst die Suche und später die Auswahl deutlich effizienter. Um den am besten geeigneten Hausverwalter auszuwählen, sollten Sie bestimmte rechtliche Aspekte kennen und mehrere Kriterien berücksichtigen:
Verwaltervertrag und Verwalterhonorare
Das Wohnungseigentumsgesetz regelt die Leistungen, die eine WEG-Verwaltung mindestens erbringen muss.
Die Regelkosten (oder auch pauschale Grundvergütung) decken die gesetzlich vorgeschriebenen Leistungen einer WEG-Verwaltung ab. Es gibt auch sogenannte Sonderleistungen. Das sind Leistungen, die nicht unter die pauschale Grundvergütung fallen. Diese Leistungen können zusätzlich zu den Verwalterhonoraren anfallen. Zum Beispiel gelten Mahnungen oder Mahnverfahren als Sonderleistung. Oder aber auch die Betreuung von Sanierungsmaßnahmen werden über Sonderhonorare verrechnet.
Sollten Sie sich für eine professionelle Hausverwaltung entscheiden, ist es wichtig, sowohl die Honorare für das Basispaket als auch die zusätzlichen Kosten, die Ihnen in Rechnung gestellt werden können, zu vergleichen. Nur so können Sie die jährlichen Kosten für den Verwalter besser abschätzen und ein geeignetes Angebot für die Verwaltung auswählen.
Kundennähe und Reaktionsbereitschaft
Guter Kundenservice und eine schnelle Reaktionszeit sollten die Grundvoraussetzung für die neue Hausverwaltung sein. Um sich schnell ein Bild von der Qualität der professionellen Verwalter in Ihrer Umgebung zu machen, sollten Sie sich auf jeden Fall Bewertungen und Erfahrungsberichte im Internet durchlesen. Insbesondere bei größeren Problemen, wie z.B. einem Wasserschaden, muss schnell reagiert werden. Eine gute Erreichbarkeit und schnelle Reaktionsfähigkeit sind hier unerlässlich!
Die WEG-Selbstverwaltung bietet sich in diesem Punkt als großartige Alternative zur klassischen Variante an. Da der interne Verwalter ein Eigentümer ist, hat die WEG immer einen Ansprechpartner vor Ort. So kann im Falle eines Schadens oder jeglicher anderen Pannen schnell und wirksam reagiert werden.
5. Ideale Hausverwalter identifizieren
Bevor Sie die ersten Angebote einholen, ist es wichtig, sich umzuhören und sich einen Überblick über das Angebot in Ihrer Nähe zu schaffen.
Fragen Sie Freunde und Bekannte nach Empfehlungen. Sie sehen in der Nachbarschaft eine gut geführte Wohnanlage? Nehmen Sie Kontakt auf und fragen Sie, welcher Verwalter sich um die Immobilie kümmert und wie die Zusammenarbeit funktioniert.
Und Internet bietet auch eine Fülle an Suchportalen und Informationen zum Thema Hausverwaltung. Auf dieser Basis sollten Sie eine Liste mit 5 bis maximal 10 Kandidaten erstellen.
6. Kontakt aufnehmen und Angebote einholen
Es ist so weit! Die Anforderungen an den zukünftigen Hausverwalter sind definiert und die Liste an geeigneten Hausverwaltungen, die infrage kommen, ist endlich vollständig.
Jetzt ist der richtige Zeitpunkt, mit Anbietern Kontakt aufzunehmen und Angebote einzuholen. Idealerweise organisieren Sie ein Treffen vor Ort. Nur so kann sich der Hausverwalter einen guten Überblick über das Gebäude machen.
Sie und Ihre Miteigentümer können diese Möglichkeit nutzen, um Fragen zu klären und Wünsche zu äußern. Außerdem erhalten Sie einen guten ersten Eindruck von den Fähigkeiten des Hausverwalters und können bereits an dieser Stelle abschätzen, ob es passt oder nicht.
7. Angebote vergleichen und ordnen
Reservieren Sie sich genügend Zeit, um Angebote zu vergleichen. Die Liste mit den Auswahlkriterien wird Ihnen auch in dieser Etappe hilfreich sein.
Und vergessen Sie nicht, die Möglichkeit einer WEG-Selbstverwaltung mit den Angeboten der professionellen Hausverwaltungen zu vergleichen.
Mit der Vorbereitung der Abstimmung endet die eigentliche Suche nach einer neuen Verwaltung. Nun liegt es in den Händen der Gemeinschaft, eine Entscheidung zu treffen.
8. Abstimmung und Bestellung der neuen Hausverwaltung
Um die Suche abzuschließen, gilt es noch die verschiedenen Optionen zur Abstimmung vorzulegen. In den meisten Fällen wird dazu eine Eigentümerversammlung einberufen, anlässlich derer eine Abstimmung mit einfacher Mehrheit ausreichend ist, um einen neuen Verwalter zu bestellen.
Falls Sie in einer sehr kleinen Eigentümergemeinschaft leben, bietet sich auch ein Umlaufbeschluss zur Entscheidungsfindung an. Per Textform (z. B. per WhatsApp-Nachricht, E-Mail oder Post) können Beschlüsse erzielt werden. Jedoch sind Entscheidungen nur gültig, wenn Einstimmigkeit herrscht.
9. BONUS: Matera als neue Art der WEG-Verwaltung
In nur 8 Schritten zur neuen Hausverwaltung! Mit unserer Schritt-für-Schritt-Anleitung sollte das in Zukunft kein Problem mehr für Sie sein.
Falls Sie die Selbstverwaltung für Ihre WEG in Betracht ziehen, könnte Matera für Sie sehr interessant sein. Matera macht mit Hilfe einer hochmodernen Online-Plattform und einem Team aus WEG-Experten die WEG-Verwaltung einfacher denn je!
Sie möchten mehr erfahren? Dann holen Sie sich gerne ein kostenloses Angebot ein! Wir freuen uns schon auf Sie!
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