Mieux communiquer pour faire des économies

La communication est trop souvent négligée dans une copropriété. Pourtant, elle permet non seulement d’entretenir des relations cordiales avec le syndicat des copropriétaires de l’immeuble, mais aussi, et surtout d’anticiper les besoins de la copropriété et de prévoir les dépenses à engager.

En communiquant plus fréquemment, vous pourrez vous tenir au courant des projets à venir et prendre le temps pour vous renseigner sur leur faisabilité et leur coût.

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Quels en sont les avantages ?

• Anticiper les dépenses importantes : si des travaux sont prévus, vous pourrez garder un oeil sur les devis proposés et éviter de vous retrouver au pied du mur lors du vote en AG. Les décisions prises dans l’urgence sont souvent chères et peu pertinentes !
• Simplifiez vos assemblées générales : si vous avez déjà discuté entre copropriétaires des différents points à l’ordre du jour, les débats en AG iront beaucoup plus vite et seront plus efficaces ! De quoi éviter des AGs interminables et peu constructives.

N’attendez pas l’AG pour vous poser les bonnes questions, il sera trop tard pour agir le jour du vote !

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Savez-vous ce qu’il se passe dans votre copropriété ?

Il est important que tous les copropriétaires aient le même niveau d’information des sujets en cours et des projets dans la copropriété.

• Êtes-vous au courant des projets de travaux en cours ?
• Connaissez-vous la santé financière de votre copropriété ?
• Savez-vous si le conseil syndical souhaite changer de syndic ?
• Connaissez-vous les prestataires choisis ? Savez-vous si les contrats fournisseurs sont négociés ?

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Bon à savoir :

Si vous répondez “non” à au moins une de ces questions, c’est probablement que la communication peut être améliorée dans votre copropriété. Pour ce faire, il est recommandé de centraliser l’historique de vos échanges sur une seule et même plateforme afin d’assurer la transparence des projets.

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Quel(s) moyen(s) de communication utiliser ?

Pensez à utiliser un seul et même outil pour centraliser la communication de la copropriété. Il est également recommandé d’ajouter les locataires qui connaissent souvent mal le règlement de copropriété et la conduite à adopter dans les parties communes.

Quelques exemples de moyens de communication disponibles :

• Application de messagerie instantanée (WhatsApp, Facebook Messenger, Matera)
• Plateforme de visioconférence (Zoom, Google Hangout)
• Espace dédié à votre copropriété (intranet de syndic, espace Matera)

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Bon à savoir :

Les outils de messageries instantanées sont monnaie courante. Ils sont cependant limités quand il s’agit de centraliser l’historique des échanges, d’y insérer des documents ou de réaliser des sondages.

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Si l’intranet de votre syndic ne vous permet pas de réaliser cela, pensez à créer des discussions sur messagerie ou à utiliser votre espace Matera pour échanger.

Les moyens sont nombreux et ne seront que bénéfiques pour votre copropriété !

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💡 IDÉES DE SUJETS À SUIVRE TOUT AU LONG DE L'ANNÉE

• Echéances des prochains appels de fonds
• Remontée des problèmes courants (fuites d’eau, dératisation, insectes, …)
• Avancée des décisions prises en AG
• Suivi des dépenses sur le budget prévisionnel
• Date et lieu de la prochaine assemblée générale
• Organisation des interventions des prestataires (ascenseur, gardien d’immeuble, nettoyage, etc.)
• Travaux en cours ou prévus (ravalement de façade, réfection des toitures, balcons, etc.)

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Avez-vous de la visibilité sur la prochaine assemblée générale ?

Trop souvent les copropriétaires ne découvrent les résolutions d’AG qu’à la réception de la convocation de l'assemblée générale et dans la majorité des cas, il est trop tard pour la modifier.

Ne vous-êtes vous jamais retrouvé devant le fait accompli en lisant votre convocation d’AG ?

Pourtant, en se tenant simplement informé, les assemblées générales en deviennent :

• Rapides et efficaces : plus de débats interminables le jour J faute d’anticipation
• Conviviales : des copropriétaires qui se connaissent pour des échanges agréables
• Sans conflits : si des désaccords existent, il sera possible de les mettre au clair en amont de l’AG
• Bénéfiques pour vos portes-monnaie : évitez les décisions d’urgence souvent bien plus chères et court-termistes.

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Faites-vous part de vos suggestions d’amélioration de la vie de l’immeuble ?

Vous avez sûrement un avis sur la gestion actuelle de la copropriété et comment elle pourrait être améliorée. Mais avez-vous déjà partagé votre point de vue avec d’autres copropriétaires ? Vous êtes sans doute plusieurs à avoir le même ressenti.

Encore une fois, utiliser un outil de communication vous permettra de lister les anomalies que vous voyez et de budgétiser des projets. En discutant avec d’autres copropriétaires de vos envies, vous pourrez reprendre la main sur les décisions et décider ensemble des projets réalisables.

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💡 À RETENIR

• Se tenir informé(e) des sujets tout au long de l’année est indispensable pour prendre des décisions rapides et réfléchies lors des assemblées générales.
• Garder le contact assure la convivialité et améliore les relations dans la copropriété.
• Centraliser l’historique des échanges sur une seule et même plateforme assure la continuité des projets et la pérennité de la copropriété à long terme.
• Communiquer entre copropriétaires permet d’anticiper des dépenses et de choisir le juste prix pour réaliser un projet.