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Les assemblées générales en physique de nouveau autorisées
Quelle est la date officielle de l’autorisation des assemblées générales en présentiel ?
À partir du mercredi 9 juin, il sera de nouveau possible d’organiser vos assemblées générales en présentiel. Cette autorisation résulte du plan de déconfinement annoncé par le gouvernement en avril dernier.
Si vous êtes syndic de copropriété et souhaitez organiser votre prochaine assemblée générale de nouveau en présentiel, vous devez l’indiquer dans les convocations à envoyer aux copropriétaires au minimum 21 jours avant la date de celle-ci.
Quelles consignes sont à respecter pour tenir une assemblée générale en présentiel ?
Si vous faites le choix d’une assemblée générale en présentiel, vous devez tout de même tenir compte des consignes en vigueur, à savoir :
- Respecter une jauge de 4 mètres carrés par personne minimum dans le lieu choisi ;
- Se tenir à un mètre de distance les uns des autres ;
- Si l’assemblée générale se tient dans un espace fermé, il doit être régulièrement ventilé ;
- Le port du masque est obligatoire ;
- Les gestes barrières habituels doivent être appliqués : se laver régulièrement les mains, éternuer dans son coude, etc.
Les assemblées générales en visioconférence restent possibles
La prolongation des assemblées générales dématérialisées
Il y a un an, le gouvernement autorisait la tenue des assemblées générales en visioconférence dans l’ordonnance du 20 mai 2020 entre le 1er juin 2020 et le 1er juillet 2020. Suite au reconfinement, cette autorisation avait été prolongée jusqu’au 1er juillet 2021.
L’incertitude quant à l’avenir de la pandémie de Covid-19 devrait pousser le gouvernement à reconduire cette autorisation jusqu’au 31 octobre 2021. Cette proposition figure dans le projet de loi relatif à la sortie de l'état d’urgence sanitaire qui s’achève au 1er juin 2021, et qui doit être étudié par le Parlement.
Pour rappel, ces ordonnances permettent aux copropriétés de tenir des assemblées générales par visioconférence ou audioconférence, si cette possibilité n’avait pas été votée préalablement à la pandémie de Covid-19. En tant que syndic, vous avez le choix concernant l’outil choisi pour tenir l’assemblée générale de façon dématériali
Est-ce que Zoom est légal pour tenir une assemblée générale en visioconférence ?
La réponse est oui ! Vous pouvez tout à fait utiliser Zoom pour tenir une assemblée générale.
Matera a choisi Zoom car il s’agit de l’un des outils les plus utilisés dans le monde mais également de l’un des plus sécurisés. En effet, Zoom utilise l’algorithme AES qui est le plus sûr au monde et a récemment acheté Keybase, une entreprise de cybersécurité pour renforcer son dispositif de sécurité et éviter notamment tout piratage informatique.
Et si vous êtes soucieux de vos informations personnelles, pas de panique ! Zoom ne vend aucune donnée personnelle à des fins commerciales ou publicitaires. Si cela vous intéresse, vous pouvez consulter leur politique de confidentialité pour plus d’informations.
Les autres possibilités pour vos assemblées générales
Le vote par correspondance
Si en tant que copropriétaire vous ne pouvez pas être présent à l’assemblée générale, vous pouvez choisir de voter par correspondance.
À noter que le vote par correspondance ne peut remplacer la tenue d’une assemblée générale. Si vous êtes absent et souhaitez voter par correspondance, vous devrez voter en anticipation de l’assemblée générale et votre vote sera alors pris en compte lors de l’assemblée générale.
Pour permettre le vote par correspondance, le syndic est tenu de joindre un formulaire de vote avec les convocations. Ce formulaire contient toutes les résolutions à l’ordre du jour et vous permet de voter pour, contre ou de vous abstenir pour chacune d’entre elles. Une fois le formulaire dûment rempli, vous devez l’envoyer au syndic de copropriété.
Donner son pouvoir en assemblée générale
Si vous le préférez, vous pouvez également donner votre pouvoir à un autre copropriétaire ou à un tiers qui n’est pas dans la copropriété (cela peut être un membre de votre famille par exemple). La personne désignée pourra participer aux débats et voter en votre nom.
Pour donner votre pouvoir, vous devez remplir un formulaire de pouvoir et le transmettre en lettre simple ou le remettre en mains propres à la personne qui vous représentera. Elle sera alors chargée de remettre ce formulaire au président de séance de l’assemblée générale. Vous pouvez aussi notifier que vous donnez votre pouvoir à un tiers en envoyant un courrier à votre syndic mais cela n’est nullement obligatoire.
Souvenez-vous de ces 3 règles d’or :
- Le pouvoir doit être rempli par écrit et signé par celui qui sera absent (le représenté) ;
- Le pouvoir n’a pas à être signé par celui qui le reçoit (le représentant) ;
- Lors de l'assemblée générale : le représentant signe la feuille de présence en son nom, ainsi que pour la personne qu'il représente.
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