Qu’est-ce qu’un syndic bénévole ?
Le syndic bénévole est un copropriétaire (ou un groupe de copropriétaires) qui assume, sans rémunération directe, les missions de gestion habituellement confiées à un syndic professionnel. Son rôle consiste à représenter le syndicat des copropriétaires, veiller à l’entretien de l’immeuble, respecter le règlement de copropriété et tenir la comptabilité de la copropriété.
Principes et cadre légal
Le syndic bénévole doit être désigné par l’assemblée générale des copropriétaires, à la majorité prévue par la loi du 10 juillet 1965.
Il n’est pas exonéré de ses responsabilités légales : il doit souscrire une assurance responsabilité civile et respecter les textes relatifs à la copropriété (règlement de copropriété, tenue des comptes, convocations d’AG…).
Différences avec un syndic professionnel
- Coûts : Contrairement au syndic professionnel, qui perçoit des honoraires, le syndic bénévole ne reçoit pas de rémunération fixe.
- Compétences : Un syndic professionnel a une équipe dédiée et une expertise juridique et comptable. Le syndic bénévole doit maîtriser (ou apprendre) ces notions et se former si nécessaire.
- Disponibilité : Le bénévole, généralement résident de l’immeuble, est plus facilement accessible en cas de souci, mais doit veiller à bien gérer son temps.
Qu’en est-il du syndic coopératif ?
Un syndic coopératif se situe entre le syndic bénévole et le syndic professionnel. Le conseil syndical y joue un rôle central : il est investi des pouvoirs de gestion, et l’un de ses membres est désigné “syndic” pour la partie administrative. Chaque copropriétaire peut alors participer aux décisions et aux tâches, partageant ainsi le poids de la gestion. Contrairement au syndic bénévole, il s’agit d’une organisation collective qui limite la charge individuelle.
Création d’un syndic bénévole : comment s’y prendre ?
Parce que chaque copropriété est unique, il existe plusieurs cas de figure dans lesquels mettre en place un syndic bénévole…
1ère cas : Changer de syndic et créer le syndic bénévole lors de l’assemblée générale annuelle
Tous les ans, le syndic de copropriété doit convoquer une assemblée générale. Lors de celle-ci, il est possible de voter la résolution de changement de syndic et le passage en syndic bénévole si le mandat de votre syndic actuel arrive à terme.
Toutefois, il est nécessaire de s’y prendre à l’avance. En effet, la convocation d’assemblée générale est envoyée par le syndic au moins 21 jours avant l’AG. Cette convocation contient l’ordre du jour de la réunion, c’est-à-dire les résolutions qui seront votées le jour de l’AG. C’est pourquoi, vous devez envoyer avant réception de cette convocation une lettre recommandée avec accusé de réception contenant :
- L’inscription à l’ordre du jour d’une résolution portant sur l’élection d’un syndic bénévole ;
- La durée du mandat ;
- Éventuellement un modèle de contrat. En effet, le décret du 26 mars 2015 définit un contrat-type pour les syndics de copropriété. Tout contrat conclu ou renouvelé doit respecter ce modèle type en mentionnant des clauses obligatoires telles que les missions, la durée du contrat, l'éventuelle rémunération, etc. Ce contrat-type s’applique également aux syndics bénévoles.
2ème cas : Révoquer le syndic pour créer un syndic bénévole
Lorsqu’il existe une cause légitime de révocation du syndic, il est possible de changer de syndic en cours de mandat en convoquant une assemblée générale extraordinaire. L’unique motif évoqué par la loi est l’absence de fiche synthétique, mais la jurisprudence a également donné les exemples suivants :
- Défaut de souscription aux assurances obligatoires comme l’assurance multirisque immeuble ;
- Engagement de travaux sans l’autorisation de l’assemblée générale sauf s’il s’agit de travaux urgents menaçant la salubrité et/ou la sécurité de l’immeuble et de ses résidents ;
- Non-respect d’une décision votée en assemblée générale ou d’une disposition du règlement de copropriété ;
- Fautes de gestion, négligence ou malversations financières.
Dans ce cas-là, sur demande du conseil syndical ou d’un ou plusieurs copropriétaires, le syndic est tenu de convoquer une assemblée générale. Si cette demande est restée infructueuse pendant 8 jours, le président du conseil syndical peut procéder lui-même à la convocation d’une assemblée générale extraordinaire.
La révocation du syndic prend effet au jour de l’assemblée générale suite à un vote à la majorité absolue, le syndic sortant n’a droit à aucune indemnité. Vous êtes alors parfaitement libre de procéder à la création et au vote de l’adoption du syndic bénévole au cours de la même séance à la majorité absolue.
3ème cas : Obtenir la nullité du mandat de syndic pour créer un syndic bénévole
L'article 18 de la loi de 1965 oblige le syndic à procéder à l’ouverture d’un compte bancaire séparé au nom de la copropriété. S’il ne le fait pas dans un délai de 3 mois à compter de sa désignation, son mandat est nul de plein droit.
De même, le syndic qui ne procéderait pas à l’ouverture d’un compte spécifique au fonds de travaux verrait son mandat annulé à l’expiration d’un délai de 3 mois suivant sa désignation. Dans l’une ou l’autre de ces situations, tout copropriétaire est à même de demander la nullité du mandat du syndic.
Deux cas sont alors à prévoir :
- Si la nullité n’a pas encore été prononcée, il suffit de contraindre le syndic à convoquer une assemblée générale conformément à l’hypothèse 2 et de procéder à l’élection du syndic bénévole ;
- Si la nullité a été prononcée, le syndicat des copropriétaires est alors dépourvu de syndic. Tout copropriétaire est alors à même de convoquer une assemblée générale pour procéder à la création du syndic bénévole de l’immeuble conformément à l'article 17 de la loi de 1965.
Quelles sont les responsabilités et obligations d’un syndic bénévole ?
Contrairement à ce que son nom laisse penser, le syndic bénévole ne se soustrait pas à ses obligations. Il doit assumer toutes les missions d’un syndic traditionnel, avec la même rigueur, afin de garantir une gestion conforme et transparente de la copropriété.
Gestion administrative et juridique
Le syndic bénévole est chargé de convoquer et d’organiser les assemblées générales, de rédiger les procès-verbaux et de tenir à jour la liste des copropriétaires. Il veille également au respect du règlement de copropriété et des décisions votées en AG.
Par ailleurs, il doit conserver les archives (contrats, factures, courriers) et être le relais des copropriétaires pour toute question ou problème légal.
Gestion financière et comptable
Il doit ouvrir un compte bancaire séparé au nom du syndicat des copropriétaires et assurer le suivi financier : charges de copropriété, appels de fonds, paiement des factures, suivi des impayés. À l’issue de chaque exercice, il présente une comptabilité claire lors de l’assemblée générale.
Avantages et inconvénients du syndic bénévole
Le syndic bénévole attire de nombreuses copropriétés souhaitant réduire leurs charges et renforcer la gestion locale de leur immeuble. Cependant, cette option présente aussi certaines contraintes, notamment en termes de temps et de responsabilités.
Combien coûte réellement un syndic bénévole ?
Même s’il est "bénévole", le syndic d’une copropriété doit tout de même prévoir certains frais liés à la gestion. Il est important d’anticiper ces coûts pour éviter les mauvaises surprises.
Frais administratifs et juridiques
- Assurance responsabilité civile
- Souscrire une assurance syndic est fortement recommandé afin de couvrir les éventuels litiges ou erreurs de gestion.
- Frais postaux et matériels
- L’envoi des convocations d’assemblée générale, des procès-verbaux et autres documents administratifs représente un coût non négligeable.
Outils et logiciels de gestion
Pour simplifier la gestion de la copropriété, certains syndics bénévoles utilisent des logiciels spécialisés pour la comptabilité, le suivi des charges et la communication avec les copropriétaires.
Comment devenir syndic bénévole ?
Si vous souhaitez devenir syndic bénévole, voici les étapes essentielles à suivre pour assurer une gestion efficace de votre copropriété.
Se former et s’informer
Il est indispensable de maîtriser les bases du droit de la copropriété, de la gestion financière et de la réglementation en vigueur. Il existe des formations gratuites et des guides pratiques en ligne pour apprendre à gérer efficacement une copropriété.
Travailler en collaboration avec le conseil syndical
Le conseil syndical joue un rôle clé dans la gestion de l’immeuble. Il est essentiel de bien communiquer avec ses membres et d’établir une relation de confiance.
Utiliser des outils adaptés
Pour éviter la surcharge administrative, il est conseillé d’opter pour une solution en ligne comme un logiciel de gestion de copropriété. Cela permet d’automatiser certaines tâches et de simplifier la comptabilité.
Comment immatriculer une copropriété gérée par un syndic bénévole ?
La création d’un compte déclarant
En tant que représentant légal du syndicat des copropriétaires, seul le syndic bénévole a le pouvoir d’immatriculer le syndic. C’est donc lui qui doit donc créer le compte déclarant.
Pour cela, voici les étapes à suivre :
- Rendez-vous sur le portail de l’ANAH (Agence nationale pour l’amélioration de l’habitat) ;
- Cliquez sur “Immatriculer une copropriété" ;
- Ensuite, en dessous de “Vous n’avez pas de compte”, cliquez sur “S’inscrire” ;
- Puis, cochez la case “Syndic” ;
- Renseignez les coordonnées du syndic (c’est obligatoire du fait de son statut de représentant légal) :
- Civilité, nom et prénom ;
- Adresse e-mail ;
- Numéro de téléphone ;
- Adresse postale.
- Enfin, cliquez sur valider.
Vous allez recevoir un e-mail du registre d’immatriculation pour définir votre mot de passe, puis un code d’activation par courrier postal.
Quelles alternatives si on ne souhaite pas gérer seul ?
Si devenir syndic bénévole vous semble trop contraignant, plusieurs solutions alternatives existent pour alléger la gestion tout en gardant un contrôle sur la copropriété.
Le syndic professionnel
Un syndic professionnel prend en charge l’intégralité des tâches administratives et financières. Cette option garantit une gestion experte, mais représente un coût plus élevé pour les copropriétaires.
Le syndic coopératif
Avec un syndic coopératif, la gestion est assurée par plusieurs copropriétaires qui se répartissent les tâches. Cela permet de réduire les coûts tout en conservant une organisation participative.
Externaliser certaines tâches
Même avec un syndic bénévole, certaines missions peuvent être confiées à des prestataires externes :
- Comptabilité : un expert-comptable ou un logiciel pour gérer les finances.
- Assistance juridique : un cabinet pour éviter les erreurs légales.
FAQ : Nous répondons à vos questions
Qui peut devenir syndic bénévole ?
Tout copropriétaire peut endosser ce rôle, à condition d’être élu par l’assemblée générale.
Le syndic bénévole doit-il obligatoirement ouvrir un compte bancaire séparé ?
Oui, la loi impose l’ouverture d’un compte bancaire distinct au nom du syndicat des copropriétaires.
Peut-on verser une indemnité à un syndic bénévole ?
Non, mais l’assemblée générale peut rembourser certaines dépenses (ex. assurance, frais postaux).
Quels sont les risques en cas de mauvaise gestion ?
Un syndic bénévole engage sa responsabilité civile et pénale en cas de négligence ou d’erreur administrative.
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Le syndic bénévole se révèle être une formule attrayante pour réduire les coûts et favoriser la proximité au sein d’une copropriété.Toutefois, il requiert rigueur, compétences et un investissement personnel conséquent.Avant de l’adopter, il est donc crucial de bien mesurer les avantages (économies, réactivité, transparence) et les contraintes (responsabilité, temps, savoir-faire). Les copropriétaires doivent également envisager les solutions alternatives, comme le syndic coopératif ou l’externalisation partielle de certaines tâches, pour trouver l’organisation la plus adaptée. Dans tous les cas, une compréhension claire du cadre légal et un dialogue régulier entre les résidents sont les clés d’une gestion sereine et efficace.
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Joseph, spécialiste des questions de copropriété et syndic de copropriété. Il a rejoint Matera en 2023 et s'occupe de la maintenance/développement du site web. Il rédige également de nombreux articles sur différentes thématiques de l’immobilier : copropriété, syndic de copropriété, rénovation énergétique ou encore gestion locative.
