“Jetzt wird jeder Buchungsschritt offen gelegt, total transparent”

Wieso waren Sie auf der Suche nach einer neuen Verwaltungslösung? 

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Das hat verschiedenste Gründe gehabt. Der Hauptgrund war aber immer die Erreichbarkeit, der von den Eigentümern immer genannt wurde. Also sprich telefonisch, egal welchen Verwalter wir auch hatten, waren die meisten Sachbearbeiter nicht erreichbar. Und wenn man dann mal eine Mail geschickt hat, dann kam irgendwann, nach Wochen gefühlt, eine Antwort. Das war eigentlich der Hauptgrund zu sagen, dass wir wechseln. Wir haben das am Anfang nicht so richtig verstanden mit dieser Aufgabenteilung, fanden die Idee aber gut und haben das aber dann relativ schnell verstanden, wie es gemeint ist.

Im Grunde genommen, so wie es uns erklärt wurde, ist es eigentlich schon in der Praxis. Also sprich, dass der Eigentümer vor Ort sich mit den Handwerkern trifft, das war bei uns sowieso schon gängige Praxis, weil der Verwalter uns alleine gelassen hat. Von daher war das, was von Matera betont wurde, uns schon bekannt . Also das war schon gelebte Praxis. Wir mussten uns sowieso schon selber darum kümmern und von daher war da natürlich auch der Preis ein entscheidender Punkt.

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Wie sind Sie auf Matera gestoßen?

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Ja, das war einmal der Preis mit Sicherheit, er ist ja unschlagbar. Dann aber eben auch zu sagen, wenn wir sowieso schon mit im Boot sitzen und wir für den Verwalter die Arbeit machen, dann mit der  Aufgabenteilung und Matera. Wir selber haben keine Rechtssicherheit, aber man kann mit der Rechtssicherheit über ihre Plattform ihre Rechtsabteilung bedienen, was sehr attraktiv war. Wir erledigen dann die Dinge vor Ort so, dass quasi jeder in seiner Kernkompetenz ist. Das war eigentlich der Grund, warum wir uns für Matera entschieden haben. 

Allerdings, was sich jetzt im Nachhinein herausgestellt hat, was ein viel größeres und wichtigeres Kriterium ist, das haben wir am Anfang nicht bedacht, ist das die Plattform die Matera anbietet. Wir haben die Möglichkeit, dass die Versammlung schon im Vorfeld diskutiert werden kann. Das hat sich als sehr sehr als segensreich gezeigt, weil wir früher immer Versammlung hatten, die 4-5 Stunden gedauert haben, da erst dann die ganzen Diskussionen geführt wurden. Das fand jetzt alles im Vorfeld schon statt. In der App, in der man quasi untereinander kommunizieren kann, so dass die eigentlichen Versammlungen kurz und knackig waren. 

Das ist hervorragend und das haben wir überhaupt nicht absehen können, dass einfach dieses Tool,  was Matera uns mit an die Hand gegeben hat, um über die Verwaltung schon im Vorfeld zu diskutieren, dabei unterstützt. Das hat sich als super erwiesen.  Es ist genau wie früher diskutiert worden, aber nicht während der Versammlung, denn das ist immer sehr ermüdend gewesen. Die Versammlung war dadurch kurz und knackig. Diese Kommunikationsebene ist sensationell, in dem man diese einzelnen Tagesordnungspunkte vorab diskutieren kann. 

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Wie verlief der Wechsel zu Matera?

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Der Wechsel war im Grunde genommen, ja. Was soll ich dazu jetzt sagen?  Also das war völlig easy, will ich mal sagen. Es war eigentlich ein nahtloser Übergang. Es lief sogar hinterher besser, möchte ich sagen, als es vorher lief.

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Was gefällt Ihnen besonders an Matera?

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Das habe ich vielleicht auch nicht so deutlich erwähnt. Ein Grund, warum wir gewechselt haben, ist die ständige Erreichbarkeit bei Matera, die online gegeben ist. Jemand ist immer online verfügbar, telefonisch erfolgt bei größeren Problemen ein Rückruf nach zwei bis drei Tagen. Per E-Mail hingegen ist immer jemand ansprechbar. Die Erreichbarkeit war ein entscheidendes Kriterium. Dann natürlich der Preis und jetzt auch die Transparenz – das kannten wir überhaupt nicht. Bisher fand im Stillen Kämmerlein eine Rechnungsprüfung mit dem Beirat statt, und als Eigentümer wussten wir nicht, was dort passierte.

Wir vertrauten dem Beirat, haben jedoch nie einen Kontoauszug gesehen. Jetzt wird jeder Buchungsschritt offen gelegt, total transparent. Jede einzelne Buchung kann von jedem eingesehen werden, das ist wirklich sensationell. Das ist also der dritte Punkt: Erreichbarkeit, Preis und Transparenz. Vielleicht auch als vierten Punkt – das ist wirklich ein Thema – die vorab stattfindende Kommunikation. Schon im Vorfeld werden die Emotionen, die während der Versammlung auftreten, herausgenommen. Das sind die vier Punkte, die ich nennen würde.

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Wie ist die erste Eigentümerversammlung mit Matera abgelaufen? 

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Im Vorfeld haben wir die für uns wichtigen Tagesordnungspunkte veröffentlicht, über die intensiv diskutiert wurde. Unsere Sachbearbeiterin hat diese dann in die Einladung aufgenommen, nachdem alles...

Grundsätzlich waren die Beschlüsse bereits gefasst. Wir hatten alles im Voraus durchdiskutiert, sie hat es dann rechtssicher für uns vorformuliert, und wir mussten quasi nichts mehr tun – alles war bereits vorbereitet. Die Einladung war vorgegeben, und wir konnten vorab eine Probeversammlung durchführen. Das war sehr hilfreich. Ich habe die Versammlung gehalten und konnte im Vorfeld eine Probe mit allen einzelnen Tagesordnungspunkten machen, was mir Sicherheit gab. Etwas, was hervorzuheben ist: Unsere Versammlungen fanden an einem Sonntag statt.

Eine halbe Stunde vorher wurde ich von der Sachbearbeiterin angerufen – an einem Sonntag, wohlgemerkt – ob es noch irgendwelche Probleme gibt und wie sie unterstützen kann. Das war nicht der Fall, und dann konnte ich loslegen. Es hat wunderbar funktioniert. Es war für uns neu, dass das Protokoll sofort fertig war. Früher haben wir teilweise Wochen darauf gewartet. Direkt nach der Versammlung war alles klar, das Protokoll, die Beschlüsse – alles sofort. Jeder hat dann eine E-Mail bekommen, und das Thema war erledigt. So konnten wir sofort mit den Handwerkern das umsetzen, was wir beschlossen hatten.