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Sie möchten den Verwalter wechseln, Änderungen an der Hausordnung durchführen oder Renovierungen in die Wege leiten? Dann müssen Sie in einer Eigentümergemeinschaft immer darüber abstimmen! Nur durch wirksame Beschlüsse können diese und viele weitere Themen realisiert werden.
In den meisten Fällen erfolgen die Abstimmungen in einer Eigentümerversammlung. Doch es gibt eine Alternative: den Umlaufbeschluss! Was das ist, wie ein Umlaufverfahren funktioniert und welche Details es zu beachten gibt, erfahren Sie in diesem Artikel.
1. Definition - Was ist ein Umlaufbeschluss?
In einer Wohnungseigentümergemeinschaft können Beschlüsse
- in einer Eigentümerversammlung
- oder durch einen Umlaufbeschluss im Umlaufverfahren nach § 23 Abs. 3 WEG
erzielt werden! Falls Entscheidungen in Ihrer WEG schnell getroffen werden sollen, ist ein Umlaufbeschlussverfahren im Vergleich zu einer Versammlung die deutlich bessere Wahl!
Es muss lediglich ein Antrag in Textform (z. B. per E-Mail, Post oder WhatsApp-Textnachricht) an alle Miteigentümer geschickt werden. Wenn alle WEG-Mitglieder zugestimmt haben, sind Beschlüsse im Umlaufverfahren erfolgreich.
Der hohe Organisationsaufwand einer Eigentümerversammlung entfällt komplett und macht diese Art der Entscheidungsfindung deutlich einfacher und schneller.
Es gibt jedoch ein paar Dinge zu beachten! Aber keine Sorge. Auf alle Ausnahmen und Formalitäten gehen wir jetzt für Sie in diesem Artikel ein.
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2. Wie funktioniert ein Umlaufverfahren?
Ein Umlaufverfahren ist per Definition recht unkompliziert gestaltet. Eingeleitet werden kann der Prozess auf zwei verschiedenen Wegen:
- An alle Eigentümer der WEG wird zeitgleich der Beschlussantrag verschickt und die Zustimmung eingeholt. Das ist die Bedeutung eines Umlaufbeschlusses im weiteren Sinne.
- Die Alternative ist ein Umlaufverfahren im engeren Sinne. In diesem Fall wird ein Schreiben zunächst an einen Eigentümer aus der WEG geschickt. Nachdem eine schriftliche Entscheidung von dieser Person getroffen wurde, wird genau dieses Schreiben reihum durch die ganze WEG gereicht, bis jeder Eigentümer seine Stimme abgegeben hat.
Die Durchführung des Umlaufverfahrens muss dank des neuen WEG-Gesetzes nur noch in Textform erfolgen. Dementsprechend können Sie folgende Kommunikationsmittel zur Abstimmung nutzen:
- Post
- WhatsApp (als Text)
- andere Messenger-Dienste (z. B. Facebook Messenger, Telegram)
Dadurch ist das Umlaufverfahren deutlich schneller und einfacher als in der Vergangenheit und eignet sich (besser denn je) für WEGs, bei denen ein Teil der Eigentümergemeinschaft nicht vor Ort ist. In solchen Fällen mussten die Beschlüsse postalisch hin und her geschickt werden. Außerdem waren die Unterschriften von allen Wohnungseigentümern notwendig!
Heutzutage kann ein Umlaufbeschlussverfahren problemlos per Chat (oder E-Mail) mit allen Mitgliedern der WEG durchgeführt werden. Alles mit wenigen Klicks und komplett papierlos.
Jedoch müssen Sie noch eine wichtige Sache beachten: Bei einem Umlaufverfahren ist die sogenannte Allstimmigkeit notwendig, damit ein Beschluss zum Erfolg führt. Das bedeutet, dass alle im Grundbuch eingetragenen Wohnungseigentümer zustimmen müssen.
Falls es eine einzige Enthaltung oder Gegenstimme gibt, scheitert das Vorhaben und eine Abstimmung muss in einer Eigentümerversammlung durchgeführt werden. Sie können jedoch das Abstimmungsverfahren für eine bestimmte Angelegenheit ändern. Dadurch würde auch eine einfache Mehrheit bei einem Umlaufverfahren reichen. Mehr dazu in diesem Abschnitt.
3. Fristen für die Stimmabgabe
Es muss stets eine Frist für die Stimmabgabe eines Umlaufbeschlusses geben. Gemäß § 24 Abs. 4 S. 2 WEG ist eine Mindestfrist von drei Wochen gesetzlich vorgeschrieben. Diese Frist gibt allen Eigentümern ausreichend Zeit, den Beschlussvorschlag zu prüfen und eine wohlüberlegte Entscheidung zu treffen. Zudem stellt sie sicher, dass auch Wohnungseigentümer, die vorübergehend abwesend sind, ihre Stimme abgeben können. Wird die Frist des Umlaufbeschlusses überschritten oder stimmen nicht alle Eigentümer ab, ist der Umlaufbeschluss ungültig, und die Entscheidung muss in einer Eigentümerversammlung erfolgen.
4. Überprüfung des Umlaufbeschlusses
Bevor eine Wohnungseigentümergemeinschaft einen Umlaufbeschluss fasst, muss geprüft werden, ob sie dazu berechtigt ist – dies wird als Beschlusskompetenz bezeichnet. Die Berechtigung zur Beschlussfassung kann in der Gemeinschaftsordnung oder der Teilungserklärung nachgelesen werden. Dort ist geregelt, welche Entscheidungen die Eigentümergemeinschaft treffen darf, insbesondere in Bezug auf das Gemeinschaftseigentum. Entscheidungen zum Sondereigentum können nur getroffen werden, wenn sie Auswirkungen auf das Gemeinschaftseigentum haben.
5. Ab wann ist ein Umlaufbeschluss wirksam?
Erst durch die Veröffentlichung des Ergebnisses werden Umlaufbeschlüsse wirksam. Die Definition des Verfahrens sieht vor, dass der Initiator des Umlaufverfahrens (z. B. ein Eigentümer aus der WEG) verschiedene Wege zur Bekanntgabe nutzen kann. In den meisten Fällen wird das Ergebnis schriftlich per E-Mail oder Post allen Wohnungseigentümern mitgeteilt. Auch ein Aushang im Treppenhaus kann zur Verkündung genutzt werden.
6. Kann ein Umlaufbeschluss angefochten werden?
Die Bekanntgabe ist erfolgt und Sie möchten Ihre Entscheidung beim Umlaufverfahren revidieren? In diesem Fall können Sie wie bei einer Eigentümerversammlung eine Beschlussanfechtung in die Wege leiten.
Es gibt jedoch einige Punkte, die Sie als Eigentümer beachten müssen:
- Laut § 46 WEG muss innerhalb von einem Monat die Beschlussanfechtung erfolgen. Berücksichtigen Sie dabei, dass die Frist an dem Tag beginnt, an dem der Beschluss bekannt gegeben wurde.
- Ihre Beschlussanfechtung müssen Sie als Klageschrift beim Amtsgericht einreichen. Falls Sie diesen Weg wählen, sollten Sie sich auf jeden Fall juristische Unterstützung von einem Anwalt einholen, der mit dem WEG-Gesetz gut vertraut ist.
- Für Ihren Fall ist laut § 43 Abs. 1 WEG das Amtsgericht zuständig, „in dessen Bezirk das Grundstück liegt“. Falls sich das Gebäude bspw. in Berlin-Charlottenburg befindet, müssen Sie sich an das Amtsgericht Charlottenburg wenden.
7. Was ist ein Umlaufbeschluss mit einfacher Mehrheit?
Für ein Umlaufverfahren mit einfacher Mehrheit ist ein vorangegangener Beschluss (sog. "Absenkungsbeschluss") erforderlich, in dem die WEG beschließt, eine Entscheidung zum TOP im Umlaufverfahren mit Mehrheitsentscheidung zu treffen.
Folgendes Beispiel verdeutlicht diesen Sachverhalt für Sie:
- In einer Eigentümerversammlung soll über die Beauftragung eines Handwerkers abgestimmt werden. Jedoch liegen noch keine Angebote vor. Deshalb beschließt die WEG, dass per einfacher Mehrheit in einem Umlaufverfahren statt während einer Versammlung die Entscheidung getroffen werden soll, sobald der Verwalter die Angebote eingeholt hat. Die WEG fasst daraufhin diesen Beschluss.
- 2 Wochen später hat der Verwalter alle Angebot eingeholt. Nun erfolgt die Abstimmung im Umlaufverfahren - mit einfacher Mehrheit!
Bitte beachten Sie: Die Aufhebung der Allstimmigkeit ist nur für dieses konkrete Vorhaben wirksam - hier die Beauftragung von Handwerkern. Eine dauerhafte Absenkung der erforderlichen Mehrheit ist keine Möglichkeit!
Um die einfache Mehrheit für ein Umlaufverfahren zu beschließen, könnte ein Tagesordnungspunkt für eine Eigentümerversammlung wie folgt lauten:
TOP X: Beauftragung eines Handwerkers
[Sachverhaltsdarstellung]*
Die Wohnungseigentümer beschließen, dass die Beschlussfassung im Umlaufverfahren des § 23 Abs. 3 Satz 2 WEG erfolgt. Der Verwalter wird insoweit beauftragt, nach Möglichkeit mindestens 3 Vergleichsangebote geeigneter Unternehmen einzuholen und diese den Wohnungseigentümern mit der Beschlussvorlage zu übersenden. Der Verwalter hat den Wohnungseigentümern des Weiteren einen Termin mitzuteilen, bis zu dem der Abstimmungsvorgang abgeschlossen sein wird. Der Verwalter weist abschließend darauf hin, dass der Umlaufbeschluss nicht der Zustimmung sämtlicher Wohnungseigentümer bedarf. Für eine Beschlussfassung ist vielmehr die einfache Mehrheit der abgegebenen Stimmen ausreichend.
*In diesem Punkt beschreiben Sie so detailliert wie nur möglich den Sachverhalt.
8. Vor- und Nachteile eines Umlaufbeschlusses
Umlaufbeschlüsse bieten den Vorteil einer schnellen und unkomplizierten Entscheidungsfindung, da Eigentümer flexibel und ortsunabhängig abstimmen können. Der organisatorische Aufwand ist gering, da keine Versammlung geplant, kein Termin abgestimmt und keine Anreise organisiert werden muss. Zudem entfallen Kosten für Raummieten oder sonstige Veranstaltungsausgaben.
Allerdings bringt dieses Verfahren auch Nachteile mit sich. Der fehlende persönliche Austausch kann insbesondere bei komplexen Themen zu Unsicherheiten oder Fehlentscheidungen führen. Zudem erfordert ein Umlaufbeschluss in der Regel die Zustimmung aller Wohnungseigentümer, sodass bereits eine einzige Gegenstimme das Verfahren scheitern lassen kann.
9. Kostenlose Vorlagen für Umlaufbeschlussverfahren
Sie suchen nach Muster-Umlaufbeschlüssen für Ihre WEG? Dann werden Sie hier fündig. Unsere Gratis-Muster umfassen folgende Themen:
- Wahl des Verwaltungsbeirats
- Teilnahme an Eigentümerversammlungen in elektronischer Form
- Abbestellung der Hausverwaltung
Als Bonus haben wir auch für die Verkündung des Beschlussergebnisses eine Vorlage für Sie bereitgestellt. Sie sind interessiert?
Dann klicken Sie einfach auf das Banner, um die kostenlosen Vorlagen herunterzuladen:
10. FAZIT: Umlaufbeschluss in einer WEG
Der Umlaufbeschluss bietet sich in vielen WEGs als hervorragende Alternative zur Eigentümerversammlung an. So können Sie in Ihrer Eigentümergemeinschaft schnell und unkompliziert über Themen abstimmen.
Auch ein Verwalterwechsel kann durch ein Umlaufverfahren in die Wege geleitet werden.
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Bei Matera werden Sie durch ein Expertenteam vollumfänglich bei der Selbstverwaltung Ihrer WEG unterstützt - von der Erstellung der Jahresabrechnungen bis zur Vorbereitung von Eigentümerversammlungen.
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Wann wird ein Umlaufbeschluss benötigt?
Ein Umlaufbeschluss wird benötigt, wenn schnelle Entscheidungen innerhalb der Wohnungseigentümergemeinschaft getroffen werden müssen, ohne dass eine Eigentümerversammlung einberufen werden muss.
Was passiert, wenn ein Eigentümer den Umlaufbeschluss ignoriert?
Wenn ein Eigentümer auf einen Umlaufbeschluss nicht reagiert, führt das zur Unwirksamkeit des Beschlusses, da gemäß der Definition des Umlaufverfahrens Allstimmigkeit erforderlich ist. Eine Eigentümerversammlung ist dann notwendig. Eine Ausnahme besteht, wenn zuvor in der Eigentümerversammlung beschlossen wurde, dass auch eine einfache Mehrheit für den Umlaufbeschluss ausreicht.
Kann ein Umlaufbeschluss mit WhatsApp realisiert werden?
Ja, ein Umlaufbeschlussverfahren über WhatsApp ist eine Möglichkeit Sowohl die Durchführung als auch die Verkündung können seit der WEG-Reform 2020 über den beliebten Messenger realisiert werden.
Stimmen sind jedoch nur gültig, wenn Sie in Textform eingereicht wurden! Sprachnachrichten oder Videobotschaften werden nicht akzeptiert.
Wann kommt ein Umlaufbeschluss nicht zustande?
Ein Umlaufbeschluss kommt nicht zustande, wenn nicht alle Eigentümer zustimmen oder wenn eine Entscheidung ohne die notwendige Beschlusskompetenz getroffen wird.
Wer darf das Umlaufverfahren einleiten?
Jeder Wohnungseigentümer kann einen Umlaufbeschluss einleiten. Auch Verwaltungsbeiräte sind dazu berechtigt.
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