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Sie möchten den Verwalter wechseln, Änderungen an der Hausordnung durchführen oder Renovierungen in die Wege leiten? Dann müssen Sie in einer Eigentümergemeinschaft immer darüber abstimmen! Nur durch einen wirksamen Beschluss können diese und viele weitere Themen realisiert werden.
In den meisten Fällen erfolgen die Abstimmungen in einer Eigentümerversammlung. Doch es gibt eine Alternative: den Umlaufbeschluss! Was das ist, wie ein Umlaufverfahren funktioniert und welche Details es zu beachten gibt, erfahren Sie in diesem Beitrag.
1. Was ist ein Umlaufbeschluss?
In einer Wohnungseigentümergemeinschaft können Beschlüsse
- in einer Eigentümerversammlung
- oder durch einen Umlaufbeschluss im Umlaufverfahren nach § 23 Abs. 3 WEG
erzielt werden! Falls Entscheidungen in Ihrer WEG schnell getroffen werden sollen, ist ein Umlaufbeschlussverfahren die deutlich bessere Wahl!
Es muss lediglich ein Antrag in Textform (z. B. per E-Mail, Post oder WhatsApp-Textnachricht) an alle Miteigentümer geschickt werden. Wenn alle WEG-Mitglieder zugestimmt haben, ist ein Beschluss im Umlaufverfahren erfolgreich.
Der hohe Organisationsaufwand einer Eigentümerversammlung entfällt komplett und macht diese Art der Entscheidungsfindung deutlich einfacher und schneller.
Es gibt jedoch ein paar Dinge zu beachten! Aber keine Sorge. Auf alle Ausnahmen und Formalitäten gehen wir jetzt für Sie ein.
2. Wie funktioniert ein Umlaufverfahren?
Ein Umlaufverfahren ist recht unkompliziert gestaltet. Eingeleitet werden kann der Prozess auf zwei verschiedenen Wegen:
- An alle Eigentümer der WEG wird zeitgleich der Beschlussantrag verschickt und die Zustimmung eingeholt. Das ist ein Umlaufbeschluss im weiteren Sinne.
- Die Alternative ist ein Umlaufverfahren im engeren Sinne. In diesem Fall wird ein Schreiben zunächst an einen Eigentümer aus der WEG geschickt. Nachdem eine schriftliche Entscheidung von dieser Person getroffen wurde, wird genau dieses Schreiben reihum durch die ganze WEG gereicht, bis jeder Eigentümer seine Stimme abgegeben hat.
Die Durchführung des Umlaufverfahrens muss dank des neuen WEG-Gesetzes nur noch in Textform erfolgen. Dementsprechend können Sie folgende Kommunikationsmittel zur Abstimmung nutzen:
- Post
- WhatsApp (als Textnachricht)
- andere Messenger-Dienste (z. B. Facebook Messenger, Telegram)
Dadurch ist das Umlaufverfahren deutlich schneller und einfacher als in der Vergangenheit und eignet sich (besser denn je) für WEGs, bei denen ein Teil der Eigentümergemeinschaft nicht vor Ort ist. In solchen Fällen mussten die Umlaufbeschlüsse postalisch hin und her geschickt werden. Außerdem waren die Unterschriften von allen Wohnungseigentümern notwendig!
Heutzutage kann ein Umlaufbeschlussverfahren problemlos per Chat (oder E-Mail) mit allen Mitgliedern der WEG durchgeführt werden. Alles mit wenigen Klicks und komplett papierlos.
Jedoch müssen Sie noch eine wichtige Sache beachten: Bei einem Umlaufverfahren ist die sogenannte Allstimmigkeit notwendig, damit ein Beschluss zum Erfolg führt. Das bedeutet, dass alle im Grundbuch eingetragenen Eigentümer zustimmen müssen.
Falls es eine einzige Enthaltung oder Gegenstimme gibt, scheitert das Vorhaben und eine Abstimmung muss in einer Eigentümerversammlung durchgeführt werden. Sie können jedoch das Abstimmungsverfahren für eine bestimmte Angelegenheit ändern. Dadurch würde auch eine einfache Mehrheit bei einem Umlaufverfahren reichen. Mehr dazu in diesem Abschnitt.
3. Ab wann ist ein Umlaufbeschluss wirksam?
Erst durch die Veröffentlichung des Ergebnisses wird ein Umlaufbeschluss wirksam. Dafür kann der Initiator des Umlaufverfahrens (bspw. ein Eigentümer aus der WEG) verschiedene Wege nutzen. In den meisten Fällen wird das Ergebnis schriftlich per E-Mail oder Post allen Eigentümer mitgeteilt. Auch ein Aushang im Treppenhaus kann zur Verkündung genutzt werden.
4. Kann ein Umlaufbeschluss angefochten werden?
Die Bekanntgabe ist erfolgt und Sie möchten Ihre Entscheidung beim Umlaufverfahren revidieren? In diesem Fall können Sie wie bei einer Eigentümerversammlung eine Beschlussanfechtung in die Wege leiten.
Es gibt jedoch einige Punkte, die Sie als Eigentümer beachten müssen:
- Laut § 46 WEG muss innerhalb von einem Monat die Beschlussanfechtung erfolgen. Berücksichtigen Sie dabei, dass die Frist an dem Tag beginnt, an dem der Beschluss bekannt gegeben wurde.
- Ihre Beschlussanfechtung müssen Sie als Klageschrift beim Amtsgericht einreichen. Falls Sie diesen Weg wählen, sollten Sie sich auf jeden Fall juristische Unterstützung von einem Anwalt einholen, der mit dem WEG-Gesetz gut vertraut ist.
- Für Ihren Fall ist laut § 43 Abs. 1 WEG das Amtsgericht zuständig, „in dessen Bezirk das Grundstück liegt“. Falls das Gebäude sich bspw. in Berlin-Charlottenburg befindet, müssen Sie sich an das Amtsgericht Charlottenburg wenden.
5. Was hat sich durch die WEG-Reform 2020 geändert?
Wie bereits mehrfach erwähnt, gab es durch die WEG-Reform 2020 zwei wichtige Änderungen, die Sie als Eigentümer auf jeden Fall bei einem Umlaufbeschluss kennen sollten:
Einfache Mehrheit bei einem Umlaufverfahren:
Grundsätzlich war die sog. Allstimmigkeit bei einem Umlaufbeschluss notwendig, um einen Beschluss zum Erfolg zu führen. Dies bedeutet, dass eine Enthaltung oder Gegenstimme den Antrag scheitern lassen kann. Seit der WEG-Reform 2020 können Umlaufverfahren mit einfacher Mehrheit gem. § 23 Abs. 3 S. 2 WEG durchgeführt werden. Dafür ist jedoch erforderlich, dass der Beschluss zuvor Gegenstand der Tagesordnung einer Eigentümerversammlung war.
Textform statt Schriftform:
Die zweite Änderung betrifft eine wichtige Formalität bei einem Umlaufverfahren. Statt der Schriftform ist nun die Textform (per E-Mail, Post, Messenger etc.) für die Durchführung vollkommen ausreichend. Die Unterschriften der Eigentümer sind nicht mehr zwingend erforderlich.
6. Häufig gestellte Fragen (FAQ) zum Umlaufbeschluss
Was passiert, wenn ein Eigentümer den Umlaufbeschluss ignoriert?
Leider kann es vorkommen, dass ein Eigentümer auf einen Umlaufbeschluss nicht reagiert. In diesem Fall kann die WEG wenig machen. Eine verpflichtende Teilnahme an einem Umlaufverfahren ist nicht gesetzlich vorgeschrieben.
Falls Allstimmigkeit besteht, führt der Umlaufbeschluss in dieser Situation zu keinem Ergebnis. Damit wäre der Beschluss nicht wirksam und eine Eigentümerversammlung zur Beschlussfindung notwendig.
Jedoch gibt es eine Ausnahme: Dafür muss in einer Eigentümerversammlung vorab beschlossen werden, dass für ein Umlaufverfahren auch eine einfache Mehrheit ausreichend ist. Sollte es diese Vereinbarung geben, ist ein Umlaufbeschluss auch dann gültig, wenn einzelne Eigentümer nicht teilnehmen und ihre Stimme abgeben.
Kann ein Umlaufbeschluss mit WhatsApp realisiert werden?
Ja, ein Umlaufbeschlussverfahren ist auch über WhatsApp möglich. Sowohl die Durchführung als auch die Verkündung können seit der WEG-Reform 2020 über den beliebten Messenger realisiert werden.
Kann ein Wohnungseigentümer einen Umlaufbeschluss einleiten?
Ja, jeder Wohnungseigentümer kann einen Umlaufbeschluss einleiten. Auch Verwaltungsbeiräte und Hausverwalter sind dazu berechtigt.
7. BONUS: Per Umlaufbeschluss zur neuen WEG-Verwaltung?
Der Umlaufbeschluss bietet sich in vielen WEGs als hervorragende Alternative zur Eigentümerversammlung an. So können Sie in Ihrer Eigentümergemeinschaft schnell und unkompliziert über Themen abstimmen.
Auch ein Verwalterwechsel kann durch ein Umlaufverfahren in die Wege geleitet werden. Falls Sie unzufrieden mit Ihrer aktuellen Hausverwaltung sind, könnte Matera für Sie sehr interessant sein.
Matera macht die Verwaltung einer WEG einfacher als jemals zuvor. Und so funktioniert’s: Die WEG bestellt aus Ihren eigenen Reihen, bspw. durch einen Umlaufbeschluss, einen internen Verwalter, der vor Ort alles im Blick behält. Matera nimmt die lästigen administrativen Aufgaben im Hintergrund ab und kümmert sich u. a. um die Buchhaltung oder die Erstellung der Jahresabrechnung.
Sie haben Fragen? Dann melden Sie sich gerne bei uns. Sie können sich auch gerne direkt ein kostenloses Angebot von uns einholen. Wir freuen uns schon auf Sie.
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