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WEG-Selbstverwaltung: Alles, was Sie wissen müssen (2024)

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WEG-Selbstverwaltung: Alles, was Sie wissen müssen (2024)

Aktualisiert am:
30.4.2024
Autor:
Jan Milz
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Die Selbstverwaltung von Wohnungseigentümergemeinschaften (kurz: WEG oder Eigentümergemeinschaften) wird immer beliebter. So verwalten sich bereits 10 bis 15% aller WEGs in Deutschland selbst, weil sie keinen externen Hausverwalter finden oder mit ihrer Hausverwaltung unzufrieden waren. 

Doch wie funktioniert eine WEG ohne externen Verwalter? Und in welchen Fällen ist dieses Modell sinnvoll? Wir gehen diesen und vielen weiteren Fragen nach und stellen Ihnen diese spannende Alternative zur externen WEG-Verwaltung vor!

1. Was bedeutet WEG-Selbstverwaltung?

Wie der Begriff Selbstverwaltung schon nahelegt, handelt es sich dabei um ein Modell der internen Verwaltung von Eigentümergemeinschaften - sprich um eine interne Organisation von Verwaltungsaufgaben zwischen den Eigentümern. Die Verwaltung der WEG wird also in den eigenen Reihen gehalten und nicht an eine externe Hausverwaltung abgegeben. 

Hierbei wird zwischen zwei Modellen unterschieden:

Die “echte Selbstverwaltung” einer WEG 

Bei der “echten Selbstverwaltung” hat die WEG keinen Verwalter bestellt und ist daher “verwalterlos”. In diesem Fall entscheiden die Eigentümer gemeinschaftlich. Die Aufgaben, insbesondere die Durchführung der Beschlüsse der Eigentümerversammlung, werden in der Regel per Geschäftsordnungsplan verteilt. Um die Angelegenheiten der WEG ordnungsgemäß zu erledigen, bedarf es einer hohen Einsatzbereitschaft aller Eigentümer.

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Gut zu wissen :
Das Modell der “echten Selbstverwaltung” ist das am wenigsten verbreitete Modell. Grund dafür dürfte sein, dass das Modell lediglich in Eigentümergemeinschaften funktioniert, die sich sehr gut untereinander verstehen. Denn das Modell der echten Selbstverwaltung setzt zum Funktionieren eine weit überdurchschnittliche Beteiligung am WEG-Leben jedes Wohnungseigentümers voraus.

Die “unechte Selbstverwaltung” einer WEG

Bei der „unechten Selbstverwaltung“ wird aus den Reihen der Wohnungseigentümer ein WEG-Verwalter (sog. „interner Verwalter“) gewählt. Rechtlich gesehen macht es aber keinen Unterschied, ob der Verwalter aus den Reihen der Wohnungseigentümer kommt oder ein extern beauftragter WEG-Verwalter bestellt wird (vgl. § 26 WEG).

2. Ist ein professioneller WEG-Verwalter Pflicht? 

Nein, die Bestellung eines externen WEG-Verwalters ist vom Wohnungseigentumsgesetz (WEG) nicht zwingend vorgeschrieben. Vielmehr obliegt die Verwaltung des Gemeinschaftseigentums der Gemeinschaft der Miteigentümer (§18 Abs. 1 WEG-Gesetz). 

Und diese Verpflichtung kann auch über eine Selbstverwaltung erfüllt werden. Somit kann auch ein Eigentümer zum internen Hausverwalter bestellt werden. 

3. Das Grundproblem der externen Hausverwaltung

Um das Grundproblem der externen Verwaltung verstehen zu können, muss man sich zunächst die Interessenlage vor Augen führen.

Bei einer externen Hausverwaltung handelt es sich um ein wirtschaftlich getriebenes Unternehmen, das zunächst auf seine Rentabilität achtet. Obwohl dies im optimalen Szenario zur Professionalisierung solcher Verwaltungen führt, hat es mitunter negative Auswirkungen auf die Eigentümergemeinschaften. Denn das Interesse der WEG und der externen Verwaltungen fallen auseinander. 

Bei einer externen Verwaltung sind die Eigentümergemeinschaften von einem Verwalter abhängig, dem meistens mehr als 40 Gebäude gleichzeitig anvertraut werden. Das führt dazu, dass dieser alle Hände voll zu tun hat und daher neue WEGs wegen Überlastung ablehnt.

Dies bestätigt auch das Branchenbarometer, welches vom Verband der Immobilienverwalter VDIV jedes Jahr durchgeführt wird. So müssen laut der 2022er Erhebung mehr als die Hälfte aller Hausverwalter (51,3%) aufgrund eines Mangels an Fachkräften auf die Betreuung neuer Gemeinschaften verzichten, obwohl es zahlreiche Anfragen gibt.

Darüber hinaus gibt es leider auch Hausverwaltungen, die wenig handeln und schwer erreichbar sind. Das dürfte Ihnen vielleicht bekannt sein, denn Beispiele gibt es zur Genüge. 

So gibt es Verwalter, die schon das zweite Jahr in Folge keine Eigentümerversammlung einberufen oder den Beschluss zur Dachsanierung nach 2 Jahren immer noch nicht umgesetzt haben.

Zudem gibt es auch ein Strukturproblem im deutschen Markt: Eine große Anzahl von Hausverwaltern ist älter als 60 Jahre. Dadurch werden viele Verwalter altersbedingt in den nächsten Jahren ausscheiden. Zudem finden viele Verwaltungen keine Nachfolger. Das erschwert die Verwaltersuche zusätzlich und begründet auch, wieso viele WEGs keinen Hausverwalter finden.

Die Kosten für externe Verwalter sind zudem in den letzten Jahren erheblich gestiegen. Besonders kleinere WEGs bekommen dies zu spüren. Auf Basis von Erhebungen haben wir zum Beispiel im Münchner Raum ein Mittel von 27 € pro Wohneinheit pro Monat ermittelt.

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Beispiel :
WEG A: 50 Einheiten, Kosten: 20 Euro pro Einheit - 12.000 Euro pro Jahr
WEG B: 10 Einheiten, Kosten: 30 Euro pro Einheit - 3.600 Euro pro Jahr

Für WEG A und WEG B hat der Verwalter ein und denselben Arbeitsprozess: Buchhaltung, Eigentümerversammlung, Fungieren als Kontaktperson etc. Jedoch benötigt der Verwalter für WEG A verhältnismäßig weniger Zeit pro Wohneinheit im Vergleich zu WEG B. Das bedeutet, dass WEG B für den Verwalter mehr Aufwand erzeugt. Die Konsequenz daraus ist, dass die Verwaltung sich diesen Unterschied entsprechend vergüten lässt. Manche Verwalter lehnen kleine WEGs genau aus diesem Grund auch ab.

Hinzu kommt, dass die Qualität der Arbeit der Verwalter oftmals hinter den Erwartungen der Eigentümergemeinschaft zurückbleibt. Dies liegt schlicht und ergreifend daran, dass in vielen Fällen die Verwalter durch intransparente Strukturen, Ungenauigkeiten oder Nichthandeln unter den Teppich kehren können. 

Der Eigentümergemeinschaft stehen zwar seit der WEG-Reform 2020 umfassende Informations- und Einsichtsrechte zu, dies lassen sich die Verwalter jedoch mitunter noch zusätzlich vergüten. 

Aber auch im Falle der Einsicht wird der Wohnungseigentümer in der Regel nicht schlauer, da ihm der Überblick über die Finanzen der Eigentümergemeinschaften fehlt und daher auch das grundlegende Verständnis zur Nachvollziehbarkeit fehlt. Eine Kontrolle der Verwaltung ist mithin nicht hinreichend möglich.

Dass auch die Gefahr besteht, dass die WEG Opfer eines unseriösen Verwalters wird, zeigt der Fall eines 46-jährigen Hausverwalters, der vermeintlich bis zu 700.000 Euro an Rücklagen der WEG veruntreut hat.

Tipp von uns: Selbstverwaltete WEGs profitieren bei Matera von einem integrierten WEG-Konto, das maximale Transparenz schafft. Veruntreuungs-Fälle wie in Stuttgart sind dadurch nicht möglich, da jede Kontobewegung nachvollziehbar ist. Außerdem können alle Eigentümer der WEG bei Matera alle Dokumente (wie z.B. Protokolle der Eigentümerversammlungen) jederzeit einsehen.

4. Wann macht die Selbstverwaltung für eine WEG Sinn? 

Das Modell der Selbstverwaltung ist in den letzten Jahren für WEGs immer präsenter geworden, da es viele Grundprobleme der externen Hausverwaltung löst und sich als ernstzunehmende Alternative etabliert hat. 

Insbesondere bei kleineren WEGs mit wenigen Wohneinheiten ist dieser Ansatz sinnvoll, da externe Hausverwalter eine Zusammenarbeit aus monetärer Sicht oftmals ablehnen.

Außerdem findet sich in solchen Konstellationen zügig ein interner Verwalter.

Selbstverständlich gibt es auch Fälle, in denen die WEG-Selbstverwaltung sich nicht für eine Eigentümergemeinschaft eignet: 

  • Sollte sich bspw. kein Eigentümer für die Rolle des internen Verwalters finden, ist dieses Modell zunächst vom Tisch.
  • Das größte Problem stellt allerdings in den meisten Fällen die mangelnde Professionalität der Selbstverwaltung dar - Ausnahmen bestätigen natürlich die Regel. Zwar kennen die internen Verwalter die Immobilie sehr gut, die notwendigen kaufmännischen, rechtlichen und technischen Fähigkeiten weisen jedoch die allerwenigsten in einem notwendigen Maße auf. 

Genau aus diesem Grund existieren professionelle Anbieter wie Matera! Matera unterstützt Eigentümergemeinschaften in der Selbstverwaltung durch ein Team aus Experten, die sich innerhalb von 24 Stunden um rechtliche und kaufmännische Anliegen kümmern. Darüber hinaus schafft unser Online-Portal und ein integriertes WEG-Bankkonto einen guten Überblick zu den WEG-Finanzen - in Echtzeit! Dadurch entlastet das Matera-Modell selbstverwaltete WEGs vollumfänglich und erspart den internen Verwaltern viel Arbeit.

5. Welche Aufgaben übernimmt eine WEG in Selbstverwaltung? 

Das WEG-Gesetz regelt im § 19 das Aufgabenspektrum, welches auch selbstverwaltete Eigentümergemeinschaften zu erfüllen haben.

Dadurch ergeben sich für die WEG und den internen Verwalter in der Selbstverwaltung folgende Aufgaben: 

Um diese Aufgabenfülle zu meistern, können sich selbstverwaltete WEGs auch professionelle Unterstützung einholen - bspw. durch Anbieter wie Matera.

6. Was ist zu tun, um in die Selbstverwaltung zu wechseln?

Um in die Selbstverwaltung zu wechseln, muss aus den Reihen der Eigentümer ein interner Verwalter per Beschluss bestellt werden. 

Dafür gibt es zwei Optionen: 

  • die Organisation einer Eigentümerversammlung 
  • oder die Durchführung eines Umlaufbeschlusses. 

Der Umlaufbeschluss ist deutlich schneller und einfacher realisiert. Nach § 24 Abs. 4 WEG reicht die Textform aus. So kann die WEG per E-Mail oder Messenger den Beschluss fassen. Doch es gibt einen Haken: Die sog. Allstimmigkeit unter allen Eigentümern ist bei der Beschlussfindung notwendig! Falls es eine Enthaltung oder Gegenstimmung gibt, ist der Umlaufbeschluss ungültig.

In den meisten WEGs wird daher eine Eigentümerversammlung die einzige Option für einen Wechsel in die Selbstverwaltung sein. Das Wohnungseigentumsgesetz regelt in § 24 Abs. 3 die heikle Situation der Einberufung einer Eigentümerversammlung bei Fehlen eines Verwalters. Demnach kann die Versammlung vom Verwaltungsbeirat, von dessen Vertreter oder einem dazu ermächtigten Eigentümer erfolgen.

Die Einberufung hat funktioniert? Dann genügt bei einer Eigentümerversammlung für die Wahl des internen Verwalters - respektive für den Wechsel in die Selbstverwaltung - die einfache Mehrheit (mehr als 50% der Stimmen).

7. Vorteile und Nachteile der Selbstverwaltung für WEGs

Vorteile der Selbstverwaltung

Die Selbstverwaltung ist für viele WEGs eine vorteilhafte Alternative zur externen Hausverwaltung. Grund dafür ist, dass bei diesem Modell in der Regel dieselben Interessen wie die WEG verfolgt werden. Insbesondere möchte der interne Verwalter (der zugleich Eigentümer ist):

  • die Kosten für die Eigentümergemeinschaft so gering wie möglich halten,
  • einen möglichst guten baulichen Zustand des Gemeinschaftseigentums,
  • und ein gutes nachbarschaftliches Verhältnis sicherstellen.

Einen großen Vorteil bietet die WEG-Selbstverwaltung immer dann, wenn der interne Verwalter auch vor Ort lebt, da er zumeist über alle Geschehnisse innerhalb der Eigentümergemeinschaft umfassend informiert ist und auch sofort handeln kann. 

Im Falle von dringenden Handwerksarbeiten bspw. kann der Selbstverwalter unverzüglich reagieren und die baulichen Arbeiten persönlich begleiten. Lange Reaktionszeiten entfallen, da er selbst auch als Wohnungseigentümer betroffen ist und schnell Maßnahmen ergreifen kann.

Nachteile der Selbstverwaltung

Nachteile sind auch bei der WEG-Selbstverwaltung nicht ausgeschlossen. Die traditionelle Selbstverwaltung kann zweifelsfrei mit einem hohen Zeitaufwand verbunden sein. Auch die rechtlichen Vorschriften durch das WEG-Gesetz können abschrecken. Aber keine Sorge! Professionelle Anbieter wie Matera unterstützen Eigentümergemeinschaften in der Selbstverwaltung und gleichen die genannten Nachteile durch WEG-Expertise aus.

8. Häufig gestellte Fragen (FAQ) zur WEG-Selbstverwaltung 

Welche Versicherung sollte eine WEG in Selbstverwaltung abschließen? 

Welche Versicherung sollte eine WEG in Selbstverwaltung abschließen? Eine WEG in Selbstverwaltung sollte auf jeden Fall eine Vermögensschadenhaftpflichtversicherung abschließen. Wieso? Dem internen Verwalter und dem Verwaltungsbeirat können auch Fehler unterlaufen, wodurch sie haftbar gemacht werden können. Mit einer Vermögensschadenhaftpflicht sind sie bei folgenden Schäden abgesichert: 

  • Fehler beim Erstellen von Abrechnungen
  • Fehlerhafte Verträge
  • Versäumte Wartungen
  • Versäumen einer Kündigung
  • Kompetenzüberschreitung, z.B. Kündigung von Handwerkerverträgen ohne Vollmacht
  • Verspätete Zahlungen an Handwerker

Falls Sie sich für Matera entscheiden, werden für den internen Verwalter und den WEG-Beirat eine Vermögensschadenhaftpflichtversicherung abgeschlossen. Dadurch sind bei einem Schadensfall alle Beteiligten bis zu einer Gesamtsumme von 9 Millionen Euro abgesichert. Welche Versicherungen für WEGs in Selbstverwaltung darüber hinaus sinnvoll sind und welche Details es bei der Vermögensschadenhaftpflicht zu beachten gibt, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Sollte eine selbstverwaltete WEG eine Software nutzen? 

Ja, die Nutzung einer Software ist für selbstverwaltete WEG empfehlenswert, da sich viele Aufgaben - wie die Erstellung des Wirtschaftsplans - kaum mit Excel oder Papier bewerkstelligen lassen. Dennoch haben viele Tools einen großen Haken: Die fehlende persönliche Unterstützung. Genau hier kommen Anbieter wie Matera ins Spiel.

Neben einem modernen Online-Portal mit integriertem WEG-Bankkonto bietet unsere Lösung auch vollumfängliche Unterstützung durch WEG-Experten. Dadurch muss bspw. bei rechtlichen Fragen keine Eigenrecherche durchgeführt werden - ein Problem, welches bei reinen Software-Lösungen immer auftritt. 

Erfordert der Wechsel in die Selbstverwaltung bei einer Eigentümerversammlung die Einstimmigkeit? 

Nein, für den Wechsel in die Selbstverwaltung ist keine Einstimmigkeit erforderlich! Die einfache Mehrheit reicht bei einer Eigentümerversammlung für einen Wechsel aus

Wie kann eine Eigentümergemeinschaft “verwalterlos” werden?

Mehrere Situationen können dazu führen, dass eine Eigentümerschaft plötzlich verwalterlos wird:

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Gut zu wissen :
In diesen Fällen muss die Eigentümergemeinschaft schnell reagieren, um die weitere reibungslose Bewirtschaftung gemeinschaftlichen Eigentums sicherzustellen. Deshalb empfiehlt sich bspw. ein Wechsel in die Selbstverwaltung.

9. BONUS: WEG-Selbstverwaltung mit Matera

Damit die Selbstverwaltung eine echte Alternative zur externen Verwaltung sein kann, muss die Professionalität der Verwaltung sichergestellt sein.

Genau hier setzt das Matera-Modell an. Matera unterstützt durch ein Expertenteam selbstverwaltete WEGs durch die Übernahme von wichtigen Aufgaben aus dem kaufmännischen (Buchhaltung, Erstellung von Wirtschaftsplänen und Jahresabschlüssen etc.) und rechtlichen Bereich (Unterstützung bei Eigentümerversammlungen etc.).

Dadurch gleicht Matera die Schwächen der Selbstverwaltung aus und schafft darüber hinaus durch ein modernes Online-Portal einen transparenten Überblick zur finanziellen Situation der WEG. So sind - auch dank eines integrierten WEG-Bankkontos - alle Ein- und Auszahlung in Echtzeit einsehbar. 

Durch diese und viele weitere Aspekte profitieren Eigentümergemeinschaften bei Matera auf verschiedenen Ebenen: 

  • Schnelle Hilfe und umfassende Kontrolle: Bei uns erhalten Sie persönliche Unterstützung durch einen Ansprechpartner innerhalb von 24 Stunden. Bei Bedarf stehen Ihnen auch unsere Buchhalter und Juristen zur Verfügung, um komplexe Anliegen zu lösen. 
  • Mit unserem Online-Portal und dem integrierten WEG-Bankkonto behalten Sie und Ihre Mitbesitzer jederzeit den Überblick über alle Ein- und Auszahlungen der WEG. Darüber hinaus können Sie mit nur wenigen Klicks jederzeit auf alle Rechnungen zugreifen und maximale Transparenz gewährleisten. 
  • Und falls es doch einmal zu einem Haftungsfall kommen sollte, sind der interne Verwalter und alle Beiratsmitglieder durch unsere Vermögensschadenhaftpflicht bestens abgesichert.

Sie möchten mehr über Matera erfahren? Holen Sie sich noch heute ein kostenloses Angebot ein. Unsere WEG-Experten freuen sich schon auf Sie!