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Die Selbstverwaltung von Wohnungseigentümergemeinschaften (kurz: WEG oder Eigentümergemeinschaften) ist in Deutschland noch nicht weit verbreitet. Über 90 Prozent der Eigentümergemeinschaften werden von einer Hausverwaltung extern verwaltet. Lediglich 10 Prozent nutzen das Modell der WEG-Selbstverwaltung, bei der ein Eigentümer als Verwalter bestellt wird.
Doch wie funktioniert dieses Modell? Und in welchen Fällen ist das Modell der WEG-Selbstverwaltung sinnvoll? Wir gehen diesen und vielen weiteren Fragen nach und stellen Ihnen diese spannende Alternative zur externen WEG-Verwaltung vor!
1. Was bedeutet WEG-Selbstverwaltung?
Wie der Begriff Selbstverwaltung schon nahelegt, handelt es sich dabei um ein Modell der internen Verwaltung von Eigentümergemeinschaften - sprich um eine interne Organisation von Verwaltungsaufgaben zwischen den Eigentümern. Die Verwaltung der WEG wird also in den eigenen Reihen gehalten und nicht an eine externe Hausverwaltung abgegeben. Hierbei wird zwischen zwei Modellen unterschieden:
Die “echte Selbstverwaltung” einer WEG
Bei der “echten Selbstverwaltung” hat die WEG keinen Verwalter bestellt und ist daher “verwalterlos”. In diesem Fall entscheiden die Eigentümer gemeinschaftlich. Die Aufgaben, insbesondere die Durchführung der Beschlüsse der Eigentümerversammlung, werden in der Regel per Geschäftsordnungsplan verteilt. Um die Angelegenheiten der WEG ordnungsgemäß zu erledigen, bedarf es einer hohen Einsatzbereitschaft aller Eigentümer.
Die “unechte Selbstverwaltung” einer WEG
Bei der “unechten Selbstverwaltung” wird aus den Reihen der Wohnungseigentümer ein interner Verwalter bestellt, der die gleichen Rechte und Pflichten wie ein extern beauftragter WEG-Verwalter (vgl. § 26 WEG) innehat.
2. Das Grundproblem der externen Hausverwaltung
Um das Grundproblem der externen Verwaltung verstehen zu können, muss man sich zunächst die Interessenlage vor Augen führen.
Bei einer externen Hausverwaltung handelt es sich um ein wirtschaftlich getriebenes Unternehmen, welches zunächst auf seine Rentabilität achtet. Zwar führt dies (im besten Fall) zur Professionalisierung solcher Verwaltungen, es geht jedoch auch zulasten der Eigentümergemeinschaften. Denn das Interesse der WEG und der externen Verwaltungen fallen auseinander.
Bei einer externen Verwaltung sind die Eigentümergemeinschaften von einem Verwalter abhängig, dem meistens mehr als 40 Gebäude gleichzeitig anvertraut werden. Das führt dazu, dass dieser alle Hände voll zu tun hat und daher:
- neue Eigentümergemeinschaften wegen Überbelastung ablehnt
- den Aufwand in Bezug auf einzelne WEGs so gering wie möglich hält - sprich wenig handelt bzw. nur äußerst reaktiv.
Letzteres dürfte dem ein oder anderen Leser wohl bekannt sein, z.B. wenn der Verwalter schon das zweite Jahr in Folge keine Eigentümerversammlung einberuft oder den Beschluss zur Dachsanierung nach 2 Jahren immer noch nicht umgesetzt hat.
Zudem gibt es auch ein Strukturproblem im deutschen Markt: Eine große Anzahl von Hausverwaltern ist älter als 60 Jahre. Es gibt Nachfolgeprobleme bzw. Verwalter scheiden altersbedingt aus.
Die Kernprobleme lassen sich wie folgt zusammenfassen:
- Geringe Handlungsbereitschaft und Verfügbarkeit
- Steigende Kosten
- Intransparente Strukturen
- Nachfolgeprobleme
Die Kosten für externe Verwalter sind zudem in den letzten Jahren erheblich gestiegen. Besonders kleinere WEGs bekommen dies zu spüren. Auf Basis von Erhebungen haben wir zum Beispiel im Münchner Raum ein Mittel von 27 € pro Wohneinheit pro Monat ermittelt.
WEG B: 10 Einheiten, Kosten: 30 Euro pro Einheit - 3.600 Euro pro Jahr
Für WEG A und WEG B hat der Verwalter ein und denselben Arbeitsprozess: Buchhaltung, Eigentümerversammlung, Fungieren als Kontaktperson etc. Jedoch benötigt der Verwalter für WEG A verhältnismäßig weniger Zeit pro Wohneinheit im Vergleich zu WEG B. Das bedeutet, dass WEG B für den Verwalter mehr Aufwand erzeugt. Die Konsequenz daraus ist, dass die Verwaltung sich diesen Unterschied entsprechend vergüten lässt. Manche Verwalter lehnen kleine WEGs genau aus diesem Grund auch ab.
Hinzu kommt, dass die Qualität der Arbeit der Verwalter oftmals hinter den Erwartungen der Eigentümergemeinschaft zurückbleibt. Dies liegt schlicht und ergreifend daran, dass in den vielen Fällen die Verwalter durch intransparente Strukturen, Ungenauigkeiten oder Nichthandeln unter den Teppich kehren können.
Der Eigentümergemeinschaft bzw. der Wohnungseigentümer stehen zwar seit der WEG-Reform 2020 umfassende Informations- und Einsichtsrechte zu, dies lassen sich die Verwalter jedoch mitunter noch zusätzlich vergüten. Aber auch im Falle der Einsicht wird der Wohnungseigentümer in der Regel nicht schlauer, da ihm der Überblick über die Finanzen der Eigentümergemeinschaften fehlen und daher auch das grundlegende Verständnis zur Nachvollziehbarkeit fehlt. Eine Kontrolle der Verwaltung ist mithin nicht hinreichend möglich.
Dass auch die Gefahr besteht, dass die WEG Opfer eines unseriösen Verwalters wird, zeigt der Fall eines 46-jährigen Hausverwalters, der vermeintlich bis zu 700.000 Euro an Rücklagen der WEG veruntreut hat.
Tipp von uns: Selbstverwaltete WEGs profitieren bei Matera von einem intergrierten WEG-Konto, welches maximale Transparenz schafft. Veruntreuungsfälle wie in Stuttgart sind dadurch nicht möglich, da jede Kontobewegung nachvollziehbar ist. Außerdem können alle Eigentümer der WEG bei Matera alle Dokumente (wie z.B. Protokolle der Eigentümerversammlungen) jederzeit einsehen.
3. Wann macht die Selbstverwaltung für eine WEG Sinn?
Das Modell der WEG-Selbstverwaltung ist in den letzten Jahren immer präsenter geworden, da es viele Grundprobleme der externen Hausverwaltung löst und sich als ernstzunehmende Alternative etabliert hat.
Insbesondere in kleineren WEGs mit wenigen Wohneinheiten macht dieser Ansatz Sinn, da externe Hausverwalter eine Zusammenarbeit aus monetärer Sicht oftmals ablehnen.
Außerdem bietet sich das Modell für Eigentümergemeinschaften an, bei denen alle Eigentümer derselben Meinung sind und sich schnell ein interner Verwalter aus den eigenen Reihen bestellt lässt. Doch selbstverständlich ist dieses Modell nicht für jede Eigentümergemeinschaft die beste Option. Sollte in der WEG keiner der Miteigentümer die Rolle des internen Verwalters übernehmen, ist die die Selbstverwaltung direkt von Anfang an nicht möglich.
Das größte Problem stellt allerdings in den meisten Fällen die mangelnde Professionalität der Selbstverwaltung dar (Ausnahmen bestätigen natürlich die Regel). Zwar kennen die internen Verwalter die Immobilie sehr gut, die notwendigen kaufmännischen, rechtlichen und technischen Fähigkeiten weisen jedoch die allerwenigsten in einem notwendigen Maße auf.
Genau aus diesem Grund existieren kooperative Modelle wie Matera! Matera unterstützt den internen Verwalter mit einem Team aus WEG-Experten und einer hochmodernen Online-Plattform. Die WEG-Selbstverwaltung ist dadurch nicht nur für kleine WEGs eine Option! Auch größere Eigentümergemeinschaften können in Kooperation mit Matera in die WEG-Selbstverwaltung und ihre WEG schneller, besser und einfacher verwalten als jemals zuvor.
4. Welche Aufgaben übernimmt eine WEG in Selbstverwaltung?
Zwischen einem externen WEG-Verwalter und einer selbst verwalteten WEG gibt es beim Aufgabenspektrum keine Unterschiede. Das WEG-Gesetz differenziert in diesem Punkt nicht und schreibt dem internen Verwalter auch eine Reihe an Pflichten vor, die zwingend erfüllt werden müssen.
Dadurch ergeben sich u.a. diese Aufgaben:
- Durchführung von Eigentümerversammlungen (mindestens einmal pro Jahr)
- Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung erstellen
- Korrespondenz mit externen Dienstleistern (z.B. Handwerkern)
- Einbeziehung des Hausgeldes von den Miteigentümern
- Erhaltungsrücklage bilden
Selbstverständlich bleiben die oben genannten Aufgaben nicht beim internen Verwalter hängen! Er kann die Nutzung eines kooperativen Modells wie Matera in Betracht ziehen (oder sich die die Unterstützung der Miteigentümer einholen). Matera übernimmt mit einem Team aus WEG-Experten eine Reihe von Aufgaben, wie z.B. die Erstellung des Wirtschaftsplans und der Jahresabrechnung, und erspart den internen Verwaltern viel Arbeit bei Organisation der WEG.
5. Was ist zu tun, um in die Selbstverwaltung zu wechseln?
Um in die Selbstverwaltung zu wechseln, muss ein interner Verwalter aus den Reihen der Eigentümer einer WEG per Beschluss bestimmt werden.
Dafür gibt es zwei Optionen: die Organisation einer Eigentümerversammlung oder die Durchführung eines Umlaufbeschlusses.
Der Umlaufbeschluss ist die deutlich schnellere Variante. Nach § 24 Abs. 4 WEG reicht eine Abstimmung durch alle Eigentümer in Textform aus. So kann die WEG per E-Mail oder Messenger den Beschluss fassen. Doch es gibt einen Haken: Die sog. Allstimmigkeit unter allen Eigentümern ist bei der Beschlussfindung notwendig! Falls es eine Enthaltung oder Gegenstimmung gibt, ist der Umlaufbeschluss ungültig.
In den meisten WEGs wird daher eine Eigentümerversammlung die einzige Option für einen Wechsel in die Selbstverwaltung sein. Das Wohnungseigentumsgesetz regelt in § 24 Abs. 3 die heikle Situation der Einberufung einer Eigentümerversammlung bei Fehlen eines Verwalters. Demnach kann bzw. muss die Versammlung vom Verwaltungsbeirat, von dessen Vertreter oder einem dazu ermächtigten Eigentümer erfolgen.
Die Einberufung hat funktioniert? Dann genügt bei der Eigentümerversammlung eine einfache Mehrheit (mehr als 50% der Stimmen), um einen internen Verwalter zu bestellen. Durch diese Wahl wird der Wechsel in die Selbstverwaltung abgeschlossen.
6. Vorteile und Nachteile der Selbstverwaltung für WEGs
Vorteile der Selbstverwaltung
Die Selbstverwaltung ist für viele WEGs eine vorteilhafte Alternative zur externen Hausverwaltung. Grund dafür ist, dass der Selbstverwaltung in der Regel dieselben Interessen wie die WEG verfolgt. Insbesondere möchte der Selbstverwalter
- Die Kosten für die Eigentümergemeinschaft so gering wie möglich halten,
- einen möglichst guten baulichen Zustand des Gemeinschaftseigentums
- ein gutes nachbarschaftliches Verhältnis (insb. dann wenn er auch vor Ort lebt).
Daher ist das Engagement und das Verantwortungsbewusstsein des Selbstverwalters in der Selbstverwaltung ungleich höher als das des externen Verwalters. Dafür bedarf es dann noch nicht mal einer Vergütungsmotivation.
Einen großen Vorteil bietet die Selbstverwaltung immer dann, wenn der Selbstverwalter auch vor Ort lebt, da er zumeist über alle Geschehnisse innerhalb der Eigentümergemeinschaft umfassend informiert ist und auch sofort handeln kann. Im Falle von dringenden Handwerksarbeiten bspw. kann der Selbstverwalter sofort reagieren und die baulichen Arbeiten persönlich begleiten. Lange Reaktionszeiten entfallen, da er selbst auch als Wohnungseigentümer betroffen ist und schnell Maßnahmen ergreifen kann.
Nachteile der Selbstverwaltung
Nachteile sind auch bei der Selbstverwaltung nicht ausgeschlossen. Die traditionelle Selbstverwaltung kann zweifelsfrei mit einem hohen Zeitaufwand verbunden sein und die rechtlichen Vorschriften durch das WEG-Gesetz können abschrecken. Aber keine Angst, Anbeiter wie Matera unterstützen interne Verwalter bei administrativen Aufgaben und machen alle Nachteile wett.
7. Häufig gestellte Fragen (FAQ) zur WEG-Selbstverwaltung
Welche Versicherung sollte eine WEG in Selbstverwaltung abschließen?
Eine WEG in Selbstverwaltung sollte auf jeden Fall eine Vermögensschadenhaftpflichtversicherung abschließen. Wieso? Dem internen Verwalter und dem Verwaltungsbeirat können auch Fehler unterlaufen, wodurch sie haftbar gemacht werden können. Mit einer Vermögensschadenhaftpflicht sind sie bei folgenden Schäden abgesichert:
- Fehler beim Erstellen von Abrechnungen
- Fehlerhafte Verträge
- Versäumte Wartungen
- Versäumen einer Kündigung
- Kompetenzüberschreitung, z.B. Kündigung von Handwerkerverträgen ohne Vollmacht
- Verspätete Zahlungen an Handwerker
Falls Sie sich für Matera entscheiden, werden für den internen Verwalter und den WEG-Beirat eine Vermögensschadenhaftpflichtversicherung abgeschlossen. Dadurch sind bei einem Schadensfall alle Beteiligen bis zu einer Gesamtsumme von 9 Millionen Euro abgesichert. Welche Versicherungen für WEGs in Selbstverwaltung darüber hinaus sinnvoll sind und welche Details es bei der Vermögensschadenhaftpflicht zu beachten gibt, erfahren Sie in diesem Beitrag.
Sollte eine selbstverwaltete WEG eine Software nutzen?
Ja, eine WEG in Selbstverwaltung sollte auf jeden Fall eine Hausverwaltungssoftware nutzen! Viele Aufgaben, wie die Erstellung des Wirtschaftsplans, lassen sich mit Excel oder per Papier kaum bewerkstelligen. Glücklicherweise gibt es gute Lösungen auf dem Markt! So bietet Matera eine hochmoderne Online-Verwaltungsplattform speziell für WEGs in Selbstverwaltung an.
Ist ein professioneller WEG-Verwalter Pflicht?
Die Bestellung eines externen WEG-Verwalters ist vom Wohnungseigentumsgesetz (WEG) nicht zwingend vorgeschrieben. Vielmehr obliegt die Verwaltung des Gemeinschaftseigentums der Gemeinschaft der Miteigentümer (§18 Abs. 1 WEG).
Und diese Verpflichtung kann auch über eine Selbstverwaltung erfüllt werden. Folglich bedeutet dies, das von der WEG ein Verwalter bestellt werden muss, dies aber nicht zwingend ein professioneller Verwalter sein muss. Somit kann auch ein Eigentümer als Hausverwalter bestellt werden.
Wie kann eine Eigentümergemeinschaft “verwalterlos” werden?
Mehrere Situationen können dazu führen, dass eine Eigentümergemeinschaft plötzlich ohne Verwalter dasteht und somit verwalterlos ist:
- Der gewählte Verwalter ist verhindert (Krankheit, schwerem Unfall oder Tod) und ist nicht mehr in der Lage seine Aufgaben wahrzunehmen.
- Der Verwalter hat sein Mandat zurückgelegt.
- Das Mandat wurde nicht verlängert bzw. ist ausgelaufen: Die Ernennung des Verwalters kann nicht stillschweigend erfolgen. Am Ende seiner Amtszeit oder nach seinem Rücktritt, wenn keine ordnungsgemäß einberufene Versammlung einen Nachfolger bestimmt hat, fehlt der Miteigentümergemeinschaft ein Verwalter. Das Gleiche gilt für den Fall der Abberufung, der Ungültigkeit des Mandats oder des Konkurses des professionellen Verwalters.
In diesen Fällen sollte die Eigentümergemeinschaft schnell reagieren, um die weitere reibungslose Bewirtschaftung gemeinschaftlichen Eigentums sicherzustellen.
8. BONUS: WEG-Selbstverwaltung mit Matera
Damit die Selbstverwaltung eine echte Alternative zur externen Verwaltung sein kann, muss die Professionalität der Verwaltung sichergestellt sein.
Genau hier setzt das Matera-Modell an. Dabei handelt es sich um ein Komplettpaket für jede Eigentümergemeinschaft. Matera entlastet die selbstverwalteten WEGs durch Übernahme von wichtigen Aufgaben aus dem kaufmännischen (Buchhaltung, Erstellung von Wirtschaftsplänen und Jahresabschlüssen etc.) und rechtlichen Bereich (Unterstützung bei Eigentümerversammlungen etc.).
Matera gleicht somit die Schwächen der Selbstverwaltung aus. Dies gelingt durch eine interessengerechte Aufgabenteilung:
- Selbstverwalter: Insiderkenntnisse vor Ort, Verfügbarkeit, hohe Motivation
- Auslagerung an Matera: Übernahme der kaufmännischen (Buchhaltung, Jahresabschlüsse, Wirtschaftspläne) rechtlichen (Eigentümerversammlungen) und technischen Angelegenheiten (Begleitung von baulichen Vorhaben).
Vorteile im Überblick:
- Das Beste: Insgesamt sparen Sie im Durchschnitt bis zu 30% gegenüber der Verwaltung durch eine externe Dienstleistung
- Über die zentrale Plattform von Matera haben alle WEG-Beteiligten (auch die Wohnungseigentümer) die Möglichkeit auf jedes Dokument zuzugreifen, die Banküberweisung
Somit wird jeder Eigentümergemeinschaft die Selbstverwaltung ermöglicht. Sie möchten mehr über Matera erfahren? Holen Sie sich noch heute ein kostenloses Angebot ein. Unsere WEG-Experten freuen sich schon auf Sie!
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