Hausverwaltung überprüfen: Was Sie als Eigentümer beachten müssen

1. Aktuelle Skandale erschüttern das Vertrauen in Hausverwalter

Der jüngste Skandal dreht sich um das Hausverwaltungsunternehmen Kallmeyer und Nagel, das im Januar 2025 Insolvenz angemeldet hat, weil Rücklagen betreuter WEG ohne Wissen der Eigentümer in Anleihen der DR Deutsche Rücklagen investiert wurden. 

Bereits im Zuge des Consigma-Skandals im Jahr 2024, war diese Problematik in den Fokus gerückt. Seit Dezember 2024 werden die Verfahren in Frankfurt bei der Schwerpunktstaatsanwaltschaft für Wirtschaftsstrafsachen gesammelt. Mehr als 20 Strafanzeigen von verschiedenen Wohnungseigentümergemeinschaften (WEG) gingen bereits ein.

Solche Straftaten erregen viel Aufsehen. Leider gibt es immer wieder Fälle, in denen Hausverwalter WEG-Gelder veruntreuen. 

Die meisten Verwalter gehen ihrer Aufgabe, die Eigentümergemeinschaft und deren Finanzen ordentlich zu verwalten, pflichtbewusst nach.

Dennoch werfen die oben beschriebenen Fälle die Frage auf, wem Eigentümer jetzt überhaupt noch vertrauen können.

2. Wie kann ich meine Hausverwaltung überprüfen?

Folgende Punkte sollten Sie als Eigentümer prüfen, um sicherzustellen, dass Ihre Hausverwaltung gute Arbeit leistet.

Einrichtung eines engagierten Verwaltungsbeirats

Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser. Genau so ist es in der ordnungsgemäßen WEG-Verwaltung auch vorgesehen. Das wichtigste Kontrollorgan der Eigentümergemeinschaft ist der Verwaltungsbeirat. In § 29 Abs. 2 Satz 1 des Wohnungseigentumsgesetzes (WEG) ist festgelegt, dass der Verwaltungsbeirat den Verwalter bei der Durchführung seiner Aufgaben unterstützt und überwacht.

Zu den Aufgaben des Verwaltungsbeirats zählt, mindestens einmal im Jahr die Jahresabrechnung und den Wirtschaftsplan zu kontrollieren.

Bei den Kunden des Hamburger Hausverwaltungsunternehmens Kallmeyer und Nagel hatten Eigentümer laut Recherchen des Hessischen Rundfunks keine Chance etwas einzusehen, da die Deutsche Rücklagen GmbH auf den Kontoauszügen nicht zu sehen war.

Digitale Plattformen und Apps für mehr Transparenz

Moderne Hausverwaltungen setzen zunehmend auf digitale Lösungen, die es den Beiratsmitgliedern, aber auch allen anderen Eigentümern ermöglichen, jederzeit Einblick in die finanziellen Aktivitäten ihrer WEG zu erhalten. 

Viele fortschrittliche Hausverwaltungen bieten inzwischen Online-Portale oder mobile Apps an, über die Eigentümer Zugriff auf wichtige Informationen haben. Hier können Sie Kontostände einsehen, Rechnungen prüfen und Transaktionen nachvollziehen. 

Diese Transparenz schafft Vertrauen und gibt Eigentümern die Möglichkeit, aktiv den Verwaltungsprozess mitzuverfolgen.

Regelmäßige Berichterstattung durch die Hausverwaltung

Detaillierte Berichte durch die Hausverwaltung sind wichtig, um alle Eigentümer auf dem Laufenden zu halten.

Dazu gehört verpflichtend einmal pro Jahr die WEG-Abrechnung, auch Jahresabrechnung genannt. Das Gegenstück dazu ist der Wirtschaftsplan. Dieser ermöglicht den Wohnungseigentümern, die Ausgaben mit dem geplanten Budget abzugleichen. Bei Unstimmigkeiten sollten Sie hellhörig werden und bei Ihrer Hausverwaltung nach einer Erklärung fragen.

Offene Kommunikation und Einsichtnahme

Eine offene Kommunikationskultur zwischen Hausverwaltung und Eigentümern ist unerlässlich. Die Einsichtnahme in WEG-Dokumente, Abrechnungen und Protokolle muss vom Verwalter stets gewährt werden. Eventuelle Fragen sollten zeitnah beantwortet werden. Regelmäßige Eigentümerversammlungen bieten zudem die Möglichkeit, Anliegen persönlich zu besprechen und Unklarheiten auszuräumen. Der Verwalter sollte zumindest einmal pro Jahr zu einer Versammlung einladen. Für dringende Themen können aber auch außerordentliche Eigentümerversammlungen anberaumt werden.

Erhaltungsrücklage nur in sichere Anlageformen stecken

Die Verwaltung der WEG-Finanzen fällt in den kaufmännischen Aufgabenbereich des Verwalters. In diesem Rahmen sollte er die Erhaltungsrücklage auch zinsbringend anlegen, allerdings ohne zu viel Risiko einzugehen. In der Regel kommen Tagesgeldkonten oder Festgeldkonten dafür in Frage. Entscheidungen zu Anlagen müssen transparent abgesprochen und bedürfen der Zustimmung der Eigentümer.

WEG-Konten immer als offene Fremdgeldkonten führen

Sowohl für das Rücklagenkonto als auch das Girokonto der Eigentümergemeinschaft gilt nach § 19 Abs. 2 WEG, dass nur ein sogenanntes offenes Fremdgeldkonto als Kontoart in Frage kommt. Die Eigentümergemeinschaft tritt hier als Kontoinhaberin auf und erteilt dem Hausverwalter durch eine Vollmacht die Erlaubnis, im Rahmen ordentlicher Verwaltung über die WEG-Finanzen zu verfügen.

Der Verwalter darf das WEG-Konto also nicht als Eigen- oder Sonderkonto führen, sondern muss ein Fremdgeldkonto, auch WEG-Eigenkonto genannt, einrichten. 

Als Eigentümer sollten Sie auf keinen Fall zulassen, dass der Verwalter das WEG-Konto als Treuhandkonto anlegt, bei dem er der Kontoinhaber ist. 

Zertifizierung und Mitgliedschaft in Verbänden

Hausverwaltungen sollten ihre fachliche Kompetenz durch entsprechende Qualifikationen und Zertifizierungen nachweisen können. Dies gibt Eigentümern die Sicherheit, dass ihr Vermögen von Experten verwaltet wird, die mit rechtlichen und wirtschaftlichen Anforderungen vertraut sind.

Mitgliedschaften in Berufsverbänden, wie etwa dem VDIV (Verband der Immobilienverwalter Deutschland e.V.), sind ein gutes Zeichen. Die Hausverwaltung kann sich mit anderen Mitgliedern über aktuelle Entwicklungen und Gesetze austauschen.

Auch wenn Eigentümer dadurch nicht vor mutwilliger Veruntreuung geschützt sind, bieten zertifizierte und gut vernetzte Verwalter mehr Rechtssicherheit und machen weniger Fehler.

3. Was tun bei Verdacht auf Veruntreuung?

Ein Mangel an Transparenz in der Verwaltung der WEG-Finanzen kann ein erstes Warnsignal für Unregelmäßigkeiten sein. Besonders problematisch sind undurchsichtige Zahlungsvorgänge oder das wiederholte Umbuchen von Geldern zwischen verschiedenen WEG-Konten. Solche Praktiken erschweren die Nachvollziehbarkeit der finanziellen Situation und können auf eine mögliche Veruntreuung hinweisen. Wenn zudem Fragen nur ausweichend beantwortet werden und die Jahresabrechnung unvollständig oder unübersichtlich ist, sollten Eigentümer hellhörig werden. 

Wenn Sie Ihre Hausverwaltung der Veruntreuung von WEG-Geldern verdächtigen, ist schnelles und systematisches Handeln wichtig. 

Zunächst sollten Sie sich als Eigentümer oder Verwaltungsbeirat Einsicht in alle relevanten Unterlagen und Bankkonten verschaffen.

Bei bestätigtem Verdacht sollte die Hausverwaltung umgehend abberufen und der Vertrag gekündigt werden. Parallel sollte die WEG Schadensersatzansprüche prüfen.

Eine ausführliche Schritt-für-Schritt-Anleitung finden Sie in unserem Artikel: Hausverwaltung veruntreut Gelder: So gehen Sie vor

4. Exkurs: Selbstverwaltung als Alternative zu traditioneller Hausverwaltung

Für Eigentümer, die nach negativen Erfahrungen kein Vertrauen mehr in externe Hausverwaltungen haben, kann die Selbstverwaltung eine gute Option sein. 

Moderne Verwaltungen wie Matera bieten hierfür die notwendige Unterstützung in Form von Software und Expertise von WEG-Spezialisten. Diese Lösung erfordert zwar mehr Engagement seitens der Eigentümer, gibt ihnen aber auch die volle Kontrolle über die Finanzen und Verwaltungsprozesse der Eigentümergemeinschaft.

5. Fazit - Vertrauenswürdige Hausverwaltung erkennen: Transparenz und regelmäßige Kontrollen für mehr Sicherheit

Das Vertrauen in Hausverwaltungen ist durch mehrere Skandale erschüttert. Eigentümer und Hausverwalter müssen auf Transparenz, offene Kommunikation und moderne technologische Lösungen setzen, um mehr Sicherheit zu erlangen.

Letztendlich liegt es an jeder einzelnen Hausverwaltung, durch professionelles und ethisches Handeln das Vertrauen der Eigentümer zu gewinnen und zu erhalten. Die meisten Hausverwaltungen arbeiten professionell und engagiert am Werterhalt der Ihnen anvertrauten Immobilien.

Eigentümer und besonders Beiratsmitglieder sollten sich trotzdem aktiv und regelmäßig mit der Verwaltung ihres Gemeinschaftseigentums auseinandersetzen und ihre Kontrollrechte wahrnehmen.

Nur durch das Zusammenspiel von verantwortungsvollen Hausverwaltungen und engagierten Eigentümern kann eine sichere und transparente Verwaltung von Wohneigentum gewährleistet werden.