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Quelles sont les obligations légales du conseil syndical ?

Quelles sont les obligations légales du conseil syndical ?

Quelles sont les obligations légales du conseil syndical ?

Quelles sont les obligations légales du conseil syndical ?

Le conseil syndical occupe un rôle central dans la copropriété. En effet, ses missions et obligations varient selon le mode de gestion adopté par la copropriété. En syndic professionnel ou bénévole, il joue l’intermédiaire entre le syndicat des copropriétaires et le syndic de copropriété. En revanche, en syndic coopératif, il exerce les missions du syndic et administre l’immeuble. Quel est le rôle du conseil syndical, ses obligations légales et ses responsabilités ? On vous dit tout dans cet article ! 

Sommaire

Qu’est-ce que le conseil syndical ?

Le conseil syndical est l’un des principaux organes de la copropriété. Il est composé d’un groupe de copropriétaires élus en assemblée générale. Ses obligations légales et missions diffèrent selon le modèle de syndic de copropriété adopté. Il existe trois types de syndic :

  • Le syndic professionnel : il s’agit d’une entreprise externe qui gère l’immeuble en échange d’honoraires, il peut également facturer des frais annexes pour la préparation d’un état daté ou la convocation d’une assemblée générale extraordinaire par exemple ; 
  • Le syndic bénévole : c’est lorsqu’un copropriétaire est élu en assemblée générale en qualité de syndic de copropriété ;
  • Le syndic coopératif : dans ce modèle, c’est légalement le président du conseil syndical qui agit en qualité de syndic de copropriété. Mais, dans les faits, les autres membres du conseil syndical participent à la gestion de la copropriété selon leurs affinités et leur disponibilité.

Les membres du conseil syndical sont élus en assemblée générale à la majorité absolue. Pour rappel, cette règle de majorité comptabilise les voix de tous les copropriétaires présents, représentés et absents. Toute personne physique ou morale possédant un ou plusieurs lots dans la copropriété peut être élue comme conseiller syndical. À noter toutefois qu’un locataire ne peut pas devenir conseiller syndical, et ce, même si le copropriétaire souhaite lui donner son mandat pour le représenter. 

Ainsi, les personnes pouvant être élus comme membres sont : 

  • Un propriétaire dans l'immeuble ; cela implique également les associés d’une société civile immobilière (SCI) ;
  • Un conjoint (marié ou partenaire de PACS) d'un copropriétaire ;
  • Un représentant légal d'un copropriétaire (tuteur ou curateur) ;
  • Un acquéreur à terme, c’est-à-dire un copropriétaire qui achète un bien immobilier de façon progressive mais qui ne profite pas encore de la propriété du bien. C’est par exemple le cas de l’accession à la copropriété ou de la vente en viager ;
  • Un nu-propriétaire et l’usufruitier du bien, en cas de division de la propriété ;
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Bon à savoir :
Afin d’éviter les conflits d'intérêt au sein de la copropriété, une mesure interdit à certaines personnes liées au syndic professionnel ou bénévole de devenir conseiller syndical. Il s’agit du conjoint du syndic, de son partenaire de PACS ou de son concubin, de ses ascendants et descendants jusqu’au second degré ainsi que de ses employés.

Quelles sont les obligations légales du conseil syndical en syndic professionnel ou bénévole ?

Le contrôle de la gestion du syndic de copropriété

La comptabilité du syndic de copropriété

Selon l’article 26 du décret de 1967, le conseil syndical doit contrôler la gestion du syndic, notamment la comptabilité, la répartition des dépenses ainsi que l'élaboration du budget prévisionnel

Pour effectuer son contrôle, le conseil syndical peut avoir accès et disposer d’une copie de toutes les pièces, documents, correspondances et registres se rapportant à la gestion du syndic et à l'administration de la copropriété. Il doit pour cela en faire la demande au syndic sans aucune condition spécifique.

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Bon à savoir :
En l’absence de transmission des pièces par le syndic et au-delà d’un délai d’un mois à compter de la demande du conseil syndical, des pénalités de 15€ par jour de retard sont imputées au syndic.

Les contrats conclus par le syndic de copropriété

Le conseil syndical doit être obligatoirement consulté par le syndic pour la mise en concurrence et la conclusion de contrats lorsque le coût de ceux-ci dépasse un certain montant voté en assemblée générale à la majorité absolue. Il s’agit du seuil de consultation.

L’assistance au syndic dans ses tâches

Le conseil syndical peut assister le syndic professionnel ou le syndic bénévole dans certaines de ses missions. La mission d'assistance peut porter sur :

  • Le choix des prestataires de l’immeuble (concierge, gardien, employé de ménage, etc.) ;
  • Le choix des entreprises pour la réalisation des travaux décidés et votés en assemblée générale ;
  • L'examen des devis fournis par les entreprises de services ;
  • La préparation de l'assemblée générale et de l’ordre du jour avec le syndic de copropriété.
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Bon à savoir :
En gestion bénévole ou professionnelle, le président du conseil syndical peut décider de convoquer une assemblée générale et mettre en demeure le syndic de convoquer cette assemblée en lui précisant les questions à porter à l'ordre du jour. La demande doit être faite au syndic par courrier recommandé avec accusé de réception.

Le syndic doit alors obligatoirement convoquer l’assemblée générale. Si cela n’est pas fait dans les huit jours suivant la mise en demeure, c'est le président du conseil syndical qui se charge de la convocation.

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Bon à savoir :
Les copropriétaires peuvent déléguer leurs pouvoirs au conseil syndical, et ce, peu importe le mode de gestion. Cela concerne par exemple les travaux de ravalement urgents ou une réfection de toiture. Pour que cette délégation de pouvoir soit possible, il est obligatoire que :
  • Le conseil syndical mette à l'ordre du jour de l'assemblée générale la délégation de pouvoir sur un sujet précis et que les copropriétaires votent la délégation à la majorité absolue ;
  • La dépense liée à la délégation soit dans la limite d’un certain montant défini en assemblée générale ;
  • Le conseil syndical soit constitué d'au moins 3 membres ;
  • La délégation ne dépasse pas la durée maximum de 2 ans renouvelables.

La rédaction d’un rapport annuel

Le conseil syndical doit rendre compte de sa mission une fois par an en assemblée générale. Les copropriétaires reçoivent le compte rendu avec leur convocation à l'assemblée générale. Lors de la réunion, le conseil syndical donne son avis sur l’exécution des missions du syndic en dressant un bilan. Cela permet au syndicat des copropriétaires de voter en étant objectivement informé et bien éclairé. Pour rappel, le syndicat des copropriétaires est composé de l’ensemble des copropriétaires.

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Bon à savoir :
Les copropriétaires peuvent donner quitus au syndic, ce qui signifie qu'ils approuvent et reconnaissent la qualité de son travail. La résolution est votée en assemblée générale à la majorité simple. Donner quitus n’est pas une décision à prendre à la légère puisqu’elle décharge le syndic de ses responsabilités légales sur l’année comptable qui vient de s’écouler.


Quelles sont les obligations légales du conseil syndical en syndic coopératif ?

L’administration de l’immeuble 

En syndic coopératif, c’est le conseil syndical qui gère la copropriété sans intermédiaire. Comme vu précédemment, d’un point de vue légal, c’est le président du conseil syndical qui détient la qualité de syndic. Mais, dans les faits, tous les conseillers syndicaux participent à l’administration de l’immeuble et peuvent ainsi se répartir les tâches. 

D’après l’article 21 de la loi de 1965, le président est élu au sein du conseil syndical selon les modalités fixées par le règlement de copropriété, ou, à défaut, à la majorité des conseillers syndicaux. Pour rappel, le règlement de copropriété est un document qui définit les règles de fonctionnement de l'immeuble ainsi que les droits et les obligations des copropriétaires.

On dit alors que le président est doublement élu, une première fois par le syndicat des copropriétaires en assemblée générale en tant que conseiller syndical, et une seconde fois par les membres du conseil syndical pour le poste de président.

Le président-syndic et les autres membres du conseil assurent les mêmes missions que celles d’un syndic professionnel ou bénévole, c’est-à-dire :

  • Tenir et convoquer une assemblée générale au moins une fois par an ;
  • Établir le budget prévisionnel de la copropriété chaque année ;
  • Collecter les charges de copropriété via l’envoi des appels de fonds ;
  • Recouvrer les charges impayées, le cas échéant ;
  • Tenir la comptabilité de la copropriété ;
  • Immatriculer la copropriété et mettre à jour les données financières sur le registre national des copropriétés chaque année, dans les deux mois suivant l’assemblée générale ayant approuvé les comptes. L’immatriculation et la mise à jour permettent d’avoir une fiche synthétique contenant des informations d’identification et d’organisation de la copropriété ;
  • Convoquer des travaux urgents si la salubrité de l’immeuble et/ou la sécurité des habitants est menacée ;
  • Représenter le syndicat des copropriétaires dans tous ses actes et actions en justice. Cela peut concerner le recouvrement de créance ou la signature de contrats au nom du syndicat des copropriétaires ;
  • Faire exécuter les résolutions adoptées en assemblée générale ;
  • Faire respecter le règlement de copropriété.

La désignation d’un contrôleur aux comptes 

En syndic coopératif, le conseil syndical ne peut pas contrôler en toute impartialité et transparence sa propre gestion, il est donc nécessaire de nommer une commission de contrôle des comptes. 

La désignation se fait en assemblée générale à la majorité simple. Pour rappel, cette règle de majorité comptabilise les votes des copropriétaires présents et représentés exprimés (sans abstentions). 

La commission peut être composée d’une ou plusieurs personnes physiques ou morales. Il peut s’agir d’un copropriétaire ou d’une personne extérieur à la copropriété, comme un expert-comptable ou un commissaire aux comptes.

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Attention !
Dans le cas où le contrôleur désigné est un copropriétaire, ce dernier ne peut être le conjoint, le concubin, le descendant, ascendant du syndic ou de l’un des membres du conseil syndical.

Le contrôleur aux comptes vérifie et valide les actes comptables et les dépenses faites par le président-syndic au cours de l’année. Il doit ensuite rendre un rapport de ses activités à présenter lors de l’assemblée générale annuelle. 

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Bon à savoir :
Matera accompagne les copropriétés en syndic coopératif grâce à une plateforme en ligne sur laquelle l’intégralité de la comptabilité est automatisée et toutes les dépenses sont rendues accessibles en temps réel pour l’ensemble des copropriétaires. Matera dispose également d’experts qui prennent le relais sur des sujets plus techniques comme la comptabilité, le juridique ou encore les travaux. 

Obligations légales et responsabilité juridique du conseil syndical

Le conseil syndical étant dépourvu de personnalité morale, il n’est pas possible d’engager sa responsabilité juridique, et ce, peu importe le modèle de gestion (professionnelle, bénévole ou coopérative). Cependant, chacun des membres du conseil syndical peut engager sa responsabilité dans l'exécution de sa mission. Cela reste toutefois rare. En effet, les conseillers syndicaux bénéficient d’une quasi-immunité, à partir du moment où les actes accomplis entrent dans l’exercice de leurs fonctions. 

La responsabilité civile des membres n’est engagée qu’en cas de faute grave, par exemple en cas de nuisance volontaire à un ou plusieurs copropriétaires, agissements dans les intérêts du syndic, détournement de fonds, etc.

Selon l’article 21-4 de la loi du 10 juillet 1965, chaque membre du conseil syndical a pour obligation d’être couvert par une assurance de responsabilité civile. L’assurance doit être souscrite par le syndicat des copropriétaires.

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Bon à savoir :
Les membres du conseil syndical en gestion coopérative accompagnés Matera profitent d'une assistance juridique personnalisée gratuite et d’une assurance en responsabilité civile AXA incluse dans l’abonnement annuel.
On ne s'arrête pas en si bon chemin!
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