Le vote par correspondance : une solution pour les copropriétaires absents
Le vote par correspondance est une option offerte aux copropriétaires qui ne peuvent pas assister à l'assemblée générale (AG), que ce soit en présentiel ou à distance (audioconférence ou visioconférence). Cela leur permet de voter sur les résolutions à l'ordre du jour en anticipation de l'assemblée générale dématérialisée. Cette modalité de vote est autorisée depuis l’arrêté du 2 juillet 2020 fixant le modèle de formulaire de vote par correspondance aux assemblées générales de copropriétaires.
Il est important de noter que le vote par correspondance ne remplace pas la tenue d'une assemblée générale. Le copropriétaire vote simplement par anticipation, avant la tenue de l’AG. Le vote sera alors pris en compte lorsque celle-ci aura lieu.
Les avantages du vote par correspondance
Le vote par correspondance présente deux principaux avantages pour les copropriétaires et la gestion de la copropriété :
- Il permet une participation plus large aux décisions, incluant les copropriétaires absents (par exemple, qui habitent à l’étranger) ;
- Il facilite la prise de décision en assurant un quorum plus facilement atteignable.
Quelles sont les étapes du vote par correspondance ?
L’envoi du formulaire de vote
Pour permettre le vote par correspondance, le syndic de copropriété doit envoyer aux copropriétaires, avec la convocation à l’assemblée générale, un formulaire de vote. Ce formulaire doit :
- Contenir toutes les résolutions à l'ordre du jour ;
- Laisser la possibilité de voter pour, contre ou de s'abstenir pour chacune d'entre elles.
Le remplissage et l'envoi du formulaire de vote
Une fois le formulaire reçu, le copropriétaire doit le remplir en indiquant clairement ses choix de vote.
Il doit ensuite envoyer ce formulaire au syndic de copropriété au plus tard trois jours francs avant la date de l'assemblée générale.
Lorsque le formulaire de vote est transmis par mail à l'adresse indiquée par le syndic, il est présumé réceptionné à la date de l'envoi.
La mention du vote par correspondance sur la feuille de présence
La feuille de présence rédigée pendant l’assemblée générale ne doit pas oublier de mentionner les nom et domicile de chaque copropriétaire ou associé ayant voté par correspondance. Il doit aussi y être mentionné la date de réception du formulaire par le syndic.
Modèle de formulaire de vote par correspondance
FORMULAIRE DE VOTE PAR CORRESPONDANCE
Objet :
ASSEMBLEE GENERALE DES COPROPRIETAIRES du (des) immeuble(s) sis ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… (indiquer l’adresse du ou des immeubles).
Date et lieu :
Le ………………………………………….. (indiquer jour/mois/année)
A …………………………………………… (indiquer heure de la convocation)
Adresse …………………………………… (indiquer lieu de la réunion)
Ce formulaire doit être adressé à : …………………………
………….……………………………………………………..
………….……………………………………………………..
(indiquer le nom, l’adresse postale et l’adresse électronique de l’organisateur de l’assemblée)
Je soussigné (e) : …………………………………………..………………………………………….. ………………………………………….. ………………………………………….. (indiquer les nom et prénom du copropriétaire, de l’associé ou, en cas d’indivision ou de démembrement du droit de propriété, les nom et prénom du mandataire commun),
domicilié (e) au : …………………………………………..………………………………………….. ………………………………………….. ………………………………………….. (indiquer l’adresse de son domicile),
après avoir pris connaissance de l’ordre du jour et des documents annexés à la convocation ou mis à disposition sur le site en ligne sécurisé de la copropriété,
souhaite émettre sur chacune des questions soumises à la délibération de l’assemblée générale des copropriétaires convoquée le ……..………. (date), à ……………………………………………………………………………………………………. (adresse), à …………………. (heure) le vote exprimé dans le tableau ci-joint (indiquer le nombre de pages). **
Fait à …………………………….., le …………………………….
****(Signature du copropriétaire, de l’associé ou du mandataire commun)
Attention : la partie à partir de “souhaite émettre” doit être remplie par l’organisateur de l’assemblée.
Sur une autre page, prévoyez ensuite le tableau à joindre ci-dessous :
Adresse du ou des immeubles :
Nom du copropriétaire/associé/mandataire commun :
Date de l’assemblée :
Signature** (du copropriétaire, de l’associé ou du mandataire commun)
- Cocher la case par correspondance
- Si plusieurs pages de vote, parapher les pages intermédiaires et signer la dernière page
Sur une autre page, prévoyez ensuite un rappel des dispositions légales et réglementaires (voir ci-dessous) :
RAPPEL DES DISPOSITIONS LÉGALES ET RÉGLEMENTAIRES
Il s’agit du formulaire prévu par l’alinéa 2 de l’article 17-1 A de la loi no 65-557 du 10 juillet 1965 qui précise que :
« Les copropriétaires peuvent, par ailleurs, voter par correspondance avant la tenue de l’assemblée générale, au moyen d’un formulaire établi conformément à un modèle fixé par arrêté. Si la résolution objet du vote par correspondance est amendée en cours d’assemblée générale, le votant par correspondance ayant voté favorablement est assimilé à un copropriétaire défaillant pour cette résolution. »
Ce formulaire est régi par les articles 9, alinéa 2, 9 bis, 14, alinéas 1 à 4, 14-1 et 17, alinéa 3, du décret no 67-223 du 17 mars 1967 modifié pris pour l’application de la loi no 65-557 du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis, selon lesquels :
Alinéa 2 de l’article 9 :
« Le formulaire de vote par correspondance mentionné au deuxième alinéa de l’article 17-1 A est joint à la convocation. »
Article 9 bis :
« Pour être pris en compte lors de l’assemblée générale, le formulaire de vote par correspondance est réceptionné par le syndic au plus tard trois jours francs avant la date de la réunion.
Lorsque le formulaire de vote est transmis par courrier électronique à l’adresse indiquée par le syndic, il est présumé réceptionné à la date de l’envoi. »
Alinéas 1er à 4 de l’article 14 :
« Il est tenu une feuille de présence, pouvant comporter plusieurs feuillets, qui indique les nom et domicile de chaque copropriétaire ou associé :
– présent physiquement ou représenté ;
– participant à l’assemblée générale par visioconférence, par audioconférence ou par un autre moyen de communication électronique ;
– ayant voté par correspondance avec mention de la date de réception du formulaire par le syndic. »
Article 14-1 :
« Au moment du vote, le formulaire de vote par correspondance n’est pas pris en compte lorsque le copropriétaire, l’associé ou leur mandataire est présent à l’assemblée générale, quelle que soit la date à laquelle a été établi ou reçu le formulaire de vote par correspondance ou le mandat avec délégation de vote, y compris en cas de délégation de vote sans désignation d’un mandataire. »
Alinéa 3 de l’article 17 :
« Le procès-verbal comporte, sous l’intitulé de chaque question inscrite à l’ordre du jour, le résultat du vote. Il précise les noms et nombre de voix des copropriétaires ou associés qui se sont opposés à la décision, qui se sont abstenus, ou qui sont assimilés à un copropriétaire défaillant en application du deuxième alinéa de l’article 17-1 A de la loi du 10 juillet 1965. »
